Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Syifa Fadiyah
visitor-management-system

Berapa banyak orang yang mengunjungi perusahaan Anda hari ini? Bagaimana dengan kemarin? Berapa banyak yang datang pada tanggal 27 Mei 2018?

Mungkin Anda kesulitan menjawab pertanyaan ini. Kalau pun Anda merasa bisa menjawabnya, pasti Anda harus mengeluarkan dokumen kertas yang sudah lusuh atau membuka dokumen Excel di komputer Anda dan menghitungnya secara manual.

Muncul pertanyaan baru: seberapa akurat data tersebut? Apakah nama pengunjung yang ada di dokumen itu benar? Bagaimana jam kedatangannya? Apakah Anda mengetahui karyawan mana yang dikunjungi pengunjung tersebut? Beberapa kantor memiliki lobi atau ruangan yang tidak terkunci. Bagaimana jika pengunjung tersebut, tanpa sepengetahuan kita dan tanpa kepentingan tertentu, memasuki ruangan tersebut?

Seperti itulah pertanyaan-pertanyaan yang akan sulit dijawab jika kantor tidak mengaplikasikan visitor management system, sebuah sistem check-in digital.

Artikel ini akan membahas apa itu visitor management system dan manfaatnya.

Pengertian Visitor Management System

Visitor management system merupakan teknologi yang digunakan untuk menelusuri pengunjung yang memasuki kantor Anda. Pengunjung tersebut bisa pelanggan Anda, kurir, calon karyawan, kontraktor, konsultan, atau adik sepupu dari nenek CEO Anda. Yang jelas, siapapun yang bukan karyawan penuh waktu adalah pengunjung.

Sistem ini menggantikan pendataan pengunjung konvensional dengan media yang lebih mudah diakses dengan informasi akses pengunjung ke bangunan, kampus, atau fasilitas lainnya. Pengunjung akan diminta untuk melakukan log-in jika ingin memasuki bangunan tertentu karena mereka mereka akan memiliki kartu tanda pengenal yang bisa menjamin kemanan kantor Anda.

Manfaat Visitor Management System

Dengan tergantikannya metode pendataan dan pengelolaan pengunjung konvensional dengan teknologi tentunya menghadirkan manfaat yang sebelumnya belum pernah ada. Secara garis besar, sebuah visitor management system akan meningkatkan produktivitas dan efisiensinya. Ini penjabarannya:

Meningkatkan kenyamanan di lingkungan kerja

Prioritas dari sebuah organisasi adalah keamanan dari lingkungan kerja, fasilitas dan pekerjanya. Keamanan ini hanya akan didapat dengan mengaplikasikan visitor management system yang akan menjamin tidak adanya gangguan dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.

Jika keamanan ini sudah terwujud, maka manfaat lainnya seperti lingkungan yang nyaman saat bercengkrama dengan klien akan tercapai. Karyawan akan merasa aman dan dapat berinteraksi dengan suasana yang menyenangkan dengan para pengunjung dan klien.

Menciptakan reputasi yang bagus

Membangun sebuah reputasi brand yang baik dapat dicapai dengan menggunakan visitor management system. Sebuah sistem yang baik akan mampu membangun kepercayaan dan ketergantungan yang mutual antara karyawan dan pengunjung.

Pengunjung akan terkesan ketika mereka memasuki kantor Anda yang memiliki sistem keamanan yang ketat terhadap pengunjung yang keluar dan masuk kantor. Karena itulah, brand Anda akan memiliki impresi yang baik.

pengontrolan lingkungan kerja yang efisien

Sistem ini akan membuat kontrol lingkungan kerja yang jauh lebih efisien. Setiap orang yang ada di fasilitas kantor Anda akan terdeteksi melalui sistem pendaftaran pengunjung.

Dengan visitor management system, manajemen akan mudah memantau siapa ada di mana, siapa yang memasuki dan keluar dari ruangan. Jika suatu hari ada situasi genting seperti bencana alam, kebakaran, atau lainnya, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah digunakan karena sistem ini akan bekerja di perangkat manapun.

Keamanan lingkungan kerja

Pemilik binsis industri kerap kali dihantui oleh spionase. Pencegahan kerusakan atau pencurian di lingkungan industri harus dilakukan. Karena ini pulalah visitor management system ada.

Sistem ini akan memiliki tab terbuka yang akan memantau pengunjung terdaftar dengan tanda pengenal pengunjung. Tidak hanya mengantisipasi pencurian di lingkungan kerja, dengan adanya tanda pengenal, karyawan akan semakin awas di lingkungan ia bekerja.

sebuah solusi yang hemat

Kontras dengan solusi keamanan yang menggunakan teknologi pemindai yang dilakukan terhadap pengunjung, solusi visitor management system cenderung lebih ramah dan jauh lebih efisien.

Salah satu keunggulan dari sistem ini adalah fleksibel dan memiliki skalabilitas yang tinggi. Selain itu, Anda juga bisa memilih fitur yang hanya diperlukan oleh perusahaan Anda. Itu berarti, hanya dengan investasi yang tidak begitu besar, Anda bisa mendapatkan sistem yang tentunya akan menambah keefektivitasan bisnis Anda.

Dengan sekian manfaat yang ditawarkan visitor management system, jelas sudah bahwa sistem ini sangatlah penting. Tidak mengimplementasikannya ke bisnis Anda hanya akan menambah beban pekerjaan di masa depan dengan alasan yang dapat dihindari.

Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai visitor management system, Anda bisa hubungi kami di sini.

Baca artikel lainnya: 5 Software Helpdesk Terbaik di Indonesia

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like

Dapatkan Update Gratis dari Kami

×