BerandaProductsSoftwareMengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Berapa banyak orang yang mengunjungi perusahaan Anda hari ini? Bagaimana dengan kemarin?  Mungkin Anda kesulitan menjawab pertanyaan ini. Kalau pun Anda merasa bisa menjawabnya, pasti Anda harus mengeluarkan dokumen kertas yang sudah lusuh atau membuka dokumen Excel di komputer Anda dan menghitungnya secara manual. Hal ini tentunya tidak efisien mengingat waktu pengerjaan yang lama. Penggunaan sistem untuk manajemen pengunjung dapat menjadi solusi yang dapat Anda pilih. Visitor Management Software dari HashMicro telah dilengkapi sistem barcode dan QR Code yang sesuai dengan standar New Normal sehingga Anda tidak perlu khawatir lagi.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software Manajemen Visitor HashMicro

Lalu, muncul pertanyaan baru: seberapa akurat data tersebut? Apakah nama pengunjung yang ada di dokumen itu benar? Bagaimana jam kedatangannya? Apakah Anda mengetahui karyawan mana yang dikunjungi pengunjung tersebut? Beberapa kantor memiliki lobi atau ruangan yang tidak terkunci. Bagaimana jika pengunjung tersebut, tanpa sepengetahuan kita dan tanpa kepentingan tertentu, memasuki ruangan tersebut? HashMicro menghadirkan solusi terbaik untuk membantu operasional bisnis Anda dengan sistem manajemen visitor terbaik di Indonesia. Dengan sistem ini Anda dapat mencatat data penting pengunjung secara paperless. Ketahui lebih detail lewat Artikel ini yang akan membahas apa itu visitor management system dan manfaatnya, serta mengetahui skema perhitungan harga software untuk mendapatkan gambaran harga.

visitor management system

Pengertian Visitor Management System

Visitor management system merupakan teknologi yang digunakan untuk menelusuri pengunjung yang memasuki kantor Anda. Pengunjung tersebut bisa pelanggan Anda, kurir, calon karyawan, kontraktor, konsultan, atau adik sepupu dari nenek CEO Anda. Yang jelas, siapapun yang bukan karyawan penuh waktu adalah pengunjung.

Sistem ini menggantikan pendataan pengunjung konvensional dengan media yang lebih mudah diakses dengan informasi akses pengunjung ke bangunan, kampus, atau fasilitas lainnya. Sistem ini akan meminta pengunjung untuk melakukan log-in jika ingin memasuki bangunan tertentu karena mereka mereka akan memiliki kartu tanda pengenal yang bisa menjamin kemanan kantor Anda.

Manfaat Visitor Management System

Dengan tergantikannya metode pendataan dan pengelolaan pengunjung dengan teknologi, sistem visitor management tentunya menghadirkan manfaat yang sebelumnya belum pernah ada. Secara garis besar, sebuah visitor management system akan meningkatkan produktivitas dan efisiensinya. Ini penjabarannya:

1. Meningkatkan kenyamanan di lingkungan kerja

Prioritas dari sebuah organisasi adalah keamanan dari lingkungan kerja, fasilitas dan pekerjanya. Kantor akan mendapatkan keamanan ini sekaligus dengan mengaplikasikan sistem visitor management, karena sistem ini akan menjamin tidak adanya gangguan dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.

Jika keamanan ini sudah terwujud, maka manfaat lainnya seperti lingkungan yang nyaman saat bercengkrama dengan klien akan tercapai. Karyawan akan merasa aman dan dapat berinteraksi dengan suasana yang menyenangkan dengan para pengunjung dan klien.

good work environment
Source: freepik.com

2. Menciptakan reputasi yang bagus

Selanjutnya, perusahaan dapat membangun reputasi brand yang baik dengan menggunakan visitor management system. Sebuah sistem yang baik akan mampu membangun kepercayaan dan ketergantungan yang mutual antara karyawan dan pengunjung.

Pengunjung akan terkesan ketika mereka memasuki kantor Anda yang memiliki sistem keamanan yang ketat terhadap pengunjung yang keluar dan masuk kantor. Karena itulah, brand Anda akan memiliki impresi yang baik. Kelola data manajemen visitor Anda lebih baik untuk menciptakan reputasi perusahaan yang bagus bersama HashMicro. Dapatkan demonya sekarang!

Baca juga: Branding adalah: Manfaat, Unsur, Tujuan, dan Strategi yang Penting Anda Ketahui

3. Pengontrolan lingkungan kerja yang efisien

Sistem ini akan membuat kontrol lingkungan kerja yang jauh lebih efisien, karena etiap orang yang ada di fasilitas kantor Anda akan terdeteksi melalui sistem pendaftaran pengunjung.

Dengan sistem visitor management, manajemen akan mudah memantau siapa ada di mana, siapa yang memasuki dan keluar dari ruangan. Jika suatu hari ada situasi genting seperti bencana alam, kebakaran, atau lainnya, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah digunakan karena sistem ini akan bekerja di perangkat manapun.

4. Keamanan lingkungan kerja

Pemilik binsis industri kerap kali dihantui oleh spionase. Oleh karenanya, pencegahan kerusakan atau pencurian di lingkungan industri harus perusahaan lakukan. Karena ini pulalah visitor management system ada.

Sistem ini akan memiliki tab terbuka yang akan memantau pengunjung terdaftar dengan tanda pengenal pengunjung. Tidak hanya mengantisipasi pencurian di lingkungan kerja dengan adanya tanda pengenal, karyawan pun akan semakin awas di lingkungan ia bekerja.

5. Sebuah solusi yang hemat

Kontras dengan solusi keamanan yang menggunakan teknologi pemindai, solusi visitor management system cenderung lebih ramah dan jauh lebih efisien. Kemudian, salah satu keunggulan dari sistem ini adalah fleksibel dan memiliki skalabilitas yang tinggi. Selain itu, Anda juga bisa memilih fitur yang hanya perusahaan Anda butuh. Itu berarti, hanya dengan investasi yang tidak begitu besar, Anda bisa mendapatkan sistem yang tentunya akan menambah keefektivitasan bisnis Anda. Anda dapat melihat gambaran mengenai skema perhitungan harga software untuk menyesuaikan kebutuhan perusahaan dengan keuangan.

Kesimpulan

Dengan segudang manfaat dari visitor management system, sudah jelas bahwa sistem ini sangatlah menguntungkan perusahaan. Tidak mengimplementasikannya ke bisnis Anda hanya akan menambah beban pekerjaan di masa depan dengan alasan yang dapat dihindari.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software Manajemen Visitor HashMicro

Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai visitor management system dari HashMicro, Anda bisa hubungi kami di sini.

Baca artikel lainnya: 5 Software Helpdesk Terbaik di Indonesia

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Syifa Fadiyah
Syifa Fadiyah
Syifa is a full-time writer at BusinessTech who focuses on business management improvement and solution.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA