Perusahaan kontraktor tentu perlu berbagai software penunjang dalam menjalankan usahanya. Software manajemen konstruksi menjadi software penting bagi seorang kontraktor maupun perusahaan. Software kontraktor memiliki fitur untuk memudahkan proses penyusunan RAB.
Di antara sekian banyak solusi otomatis untuk bisnis yang tersedia di luar sana, ada salah satu vendor yang menyediakan software untuk perusahaan kontraktor. Software manajemen konstruksi Hashmicro adalah salah satu software untuk perusahaan kontraktor yang mudah digunakan. Tidak hanya itu, ternyata ada beberapa project planning software yang dianggap penting untuk perusahaan konstruksi. Berikut penjelasan lengkapnya!
Daftar Isi
1. Project dan Contract Management
Manajemen proyek merupakan salah satu bagian paling krusial dalam perusahaan konstruksi. Ada banyak fase dan proses yang dilibatkan dalam manajemen proyek, seperti perencanaan, penganggaran, estimasi, pembagian tugas, pengawasan proyek, pengelolaan kontrak, dan lain-lain.
Semua proses yang kompleks dan repetitif bisa membuang banyak waktu, biaya, dan sumber daya bila dikerjakan secara manual. Oleh karena itu, perusahaan konstruksi memerlukan bantuan solusi otomatis yang dapat menyederhanakan proses-proses tersebut, sehingga berbagai tugas dapat terselesaikan secara tepat waktu dan dapat meningkatkan kepuasan klien.
Software Manajemen Proyek memudahkan bisnis konstruksi dalam membuat tahapan-tahapan dalam setiap proyek, mengawasi setiap kemajuan, mendistribusikan tugas karyawan secara tepat dan memantau kinerja mereka, mengatur anggaran, memprediksi penghasilan dari setiap proyek, mengelola kontrak dengan klien, dan masih banyak lagi.
Fitur pada software manajemen proyek dan kontrak modern
Beberapa fitur umum yang ada dalam software manajemen proyek dan kontrak modern yakni:
- Manajemen penugasan: membantu pengawas untuk membagikan setiap tugas ke orang yang tepat dengan tenggat waktu tertentu serta memantau setiap kemajuan
- Manajemen biaya dan tagihan: memudahkan kontraktor mengelola biaya yang dikeluarkan untuk setiap proyek, membuat tagihan, dan memantau status pembayaran untuk setiap kontrak
- Pengelolaan kontrak: memungkinkan kontraktor untuk membuat, mengedit, dan memantau batas waktu kontrak dengan klien dalam satu sistem
- Laporan analitik: alat pelaporan ini memungkinkan kontraktor untuk menganalisis proyek, kinerja karyawan, memprediksi penghasilan di masa mendatang, serta mengetahui keuntungan dan kerugian yang diraih dari setiap proyek
- Manajemen timesheet: memungkinkan kontraktor untuk memonitor jam kerja karyawan sehingga memudahkan mereka untuk mengestimasi gaji.
Baca juga : Apa itu CRM dan kegunaanya bagi Bisnis Anda.
2. CRM Perusahaan Konstruksi
Sistem CRM (Customer Relationship Management) adalah perangkat lunak yang penting bagi setiap jenis bisnis yang berhadapan dengan pelanggan atau klien dan bahkan mitra, tidak terkecuali bisnis konstruksi. Aplikasi CRM tidak hanya memudahkan kontraktor untuk mengelola dan menyimpan seluruh informasi penting terkait klien dalam satu repository terpusat, tetapi juga berbagai data penting yang berhubungan dengan mitra mereka, seperti subkontraktor, bank, arsitek, dan lain-lain.
Software CRM membantu perusahaan konstruksi untuk melacak data pelanggan dan mengelola proses penjualan secara lebih sistematis. Software ini memungkinkan kontraktor untuk lebih fokus kepada peluang yang berpotensi tinggi dan memprediksi penghasilan yang perusahaan dapatkan dari klien.
Fitur-fitur yang pada umumnya ada di dalam sistem CRM modern di antaranya:
- Manajemen Customer Database: Aplikasi yang dapat membantu kontraktor mengelola data prospek dan calon klien sehingga memudahkan pencarian.
- Manajemen Sales Pipeline: Memungkinkan tim penjualan membuat dan memonitor tahapan penjualan, melacak status penjualan, dan menganalisis peluang
- Pengelolaan Tenaga Penjualan: Fitur CRM dalam sistem perusahaan kontraktor dapat membantu manajer penjualan mendistribusikan prospek ke tenaga penjualan yang tepat serta memantau kinerja mereka.
- Email Marketing: memudahkan bagian pemasaran untuk membuat dan mempersonalisasi marketing campaign kepada prospek dan klien sesuai dengan segmentasinya
- Laporan Penjualan: Memungkinkan kontraktor untuk melihat wawasan lengkap mengenai keuntungan dan kerugian dalam penjualan, menganalisis klien dan prospek, mengetahui sales turnover, dan lain-lain.
3. Inventory Management Perusahaan Konstruksi
Pengelolaan peralatan adalah hal yang krusial dalam bisnis konstruksi. Dengan banyaknya lokasi kerja serta berbagai jenis material dan peralatan yang berbeda, manajer konstruksi harus dapat memastikan bahwa peralatan selalu lengkap. Peralatan yang hilang dapat mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan konstruksi. Oleh karena itu, mereka membutuhkan perangkat lunak yang dapat membantu mereka melacak seluruh peralatan di seluruh lokasi kerja.
Sistem akuntansi perusahaan kontraktor dapat membantu kontraktor untuk memastikan ketersediaan material dan peralatan konstruksi mereka. Aplikasi untuk perusahaan kontraktor juga dapat memudahkan pengambilan peralatan, mengidentifikasi peralatan apa saja yang memiliki nilai tinggi untuk bisnis mereka, mengontrol biaya untuk pembelian barang, memudahkan pemesanan ke penyuplai, dan masih banyak lagi. Hal inilah yang menjadikan software untuk perusahaan kontraktor sangat penting dalam mengelola dan memanajemen perusahaan konstruksi Anda.
Fitur dalam software manajemen inventaris yang berguna bagi perusahaan konstruksi:
- Manajemen Tingkat Stok: Software konstruksi memungkinkan manajer inventaris untuk mengatur tingkat minimum stok dan menyalakan peringatan ketika tingkat persediaan material atau peralatan berkurang (misalnya karena hilang atau rusak).
- Manajemen Procurement: Pembelian barang material dan peralatan terkadang menjadi tugas utama bagi perusahaan konstruksi. Hal itu yang membuat perusahaan konstruksi membutuhkan sistem perusahaan kontraktor. Aplikasi kontraktor berbasis web mengizinkan penanggung jawab inventaris untuk melakukan pemesanan ulang untuk material dan peralatan tertentu kepada penyuplai secara otomatis. Hal ini tentu membuat perusahaan tidak akan membeli barang yang sama dan masih ada dalam inventaris.
- Dukungan Multi-Location: Software perusahaan kontraktor memungkinkan perusahaan konstruksi untuk mengawasi inventaris mereka di banyak lokasi kerja. Hal ini tentu dapat meningkatkan pengawasan dan minim kehilangan berbagai barang inventaris di lapangan.
- Manajemen Penyuplai: Aplikasi untuk perusahaan kontraktor dapat menyimpan seluruh detail penyuplai sehingga memudahkan kontraktor untuk membandingkan beberapa penawaran. Hal ini membuat kontraktor dapat membeli material dan peralatan pada vendor yang terbaik.
- Inventory Forecasting: Software untuk perusahaan kontraktor dapat membantu perusahaan untuk memprediksi kebutuhan material dan peralatan konstruksi di masa depan sehingga menghindari pembelian barang yang tidak perlu.
4. Akuntansi Perusahaan Konstruksi
Perusahaan apa pun membutuhkan pengelolaan akuntansi yang baik untuk memastikan bahwa arus kas mereka tetap stabil, termasuk juga perusahaan konstruksi. Terlebih lagi, penggunaan software keuangan yang tepat dapat membantu kontraktor dalam mengidentifikasi potensi risiko dan kesalahan yang dapat terjadi dalam pengelolaan keuangan.
Selain itu, program akuntansi untuk kontraktor dapat juga perusahaan kontraktor gunakan. Hal ini karena program akuntansi untuk kontraktor dapat mengelola berbagai hal seperti pajak, gaji, dan pengelolaan keuangan.
Software akuntansi kontraktor membantu perusahaan konstruksi untuk mengelola akun harian, mengontrol pengeluaran, memproses tagihan dan pembayaran, membayar pajak, dan menghasilkan berbagai jenis laporan keuangan. Beberapa fitur umum dalam software akuntansi yakni:
Manajemen penagihan
Aplikasi keuangan kontraktor dapat membantu perusahaan untuk mengirimkan pengingat waktu tenggat pembayaran kepada klien secara otomatis. Hal ini sangat penting agar siklus keuangan perusahaan tetap terus berjalan.
Manajemen pajak
Software akuntansi kontraktor tentu memiliki fitur untuk membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengelola pajak dengan mudah. Pengelolaan pajak yang rumit tentu akan menyulitkan seorang akuntan dalam mengidentifikasi pajak yang harus mereka bayar. Oleh karena itu, sistem akuntansi perusahaan kontraktor dapat menghitung pajak penghasilan, pajak perusahaan, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan.
Pengelolaan pembayaran
Aplikasi keuangan kontraktor memiliki fitur untuk memproses berbagai pembayaran dari klien dan memonitor status pembayaran secara otomatis. Pembayaran dapat dilakukan dengan terstruktur dan sesuai dengan jadwal. Oleh karena itu, program akuntansi perusahaan kontraktor sangat berfungsi agar perusahaan tidak mengalami keterlambatan pembayaran pada client.
Pengelolaan faktur
Sistem akuntansi kontraktor memungkinkan perusahaan untuk membuat faktur berulang yang dipersonalisasi untuk klien yang berbeda. Hal ini menjadikan pembukuan konstruksi menjadi lebih optimal. Sistem akuntansi perusahaan kontraktor juga dapat mengotomatiskan proses pembukuan secara otomatis dan optimal.
Manajemen laporan keuangan
- Program pembukuan kontraktor dapat mengizinkan perusahaan untuk membuat berbagai jenis laporan keuangan yang akurat seperti laporan laba rugi, arus kas, perubahan modal, dan lainnya. Dengan bantuan program pembukuan kontraktor, kinerja seorang akuntan dapat meningkat dan lebih optimal.
Baca juga: 5 Tips Meningkatkan Efisiensi dalam Manajemen Proyek Konstruksi
5. HRM Perusahaan Konstruksi Industri
Karyawan adalah aset perusahaan konstruksi yang paling penting, karena mereka lah yang membantu perusahaan konstruksi terus berkembang. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan kesejahteraan mereka. Maka dari itu, Dengan adanya fitur HRM dalam software untuk kontraktor, perusahaan dapat lebih mudah dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja karyawan atau pekerja konstruksi.
Fitur HRM dalam software kontraktor sangat penting bagi perusahaan untuk memudahkan pengelolaan administrasi karyawan. Fitur HRM dalam aplikasi kontraktor juga dapat mengolah dan mendistribusikan gaji pekerja proyek. Hal ini membuat kontraktor tidak akan mengalami pembengkakan keuangan akibat gaji untuk pekerjanya.
Manfaat utama HRM untuk perusahaan konstruksi
- Mengelola gaji karyawan berdasarkan waktu kerja mereka. Software HRM yang terintegrasi dengan software keuangan kontraktor dapat menilai dan mendistribusikan gaji karyawan secara optimal. Terlebih lagi, penggunaan sistem manajemen proyek konstruksi dalam hal penggajian yang aman dan terpercaya dapat membantu perusahaan atau kontraktor dalam menjaga kepercayaan karyawan dan menghindari potensi konflik terkait penggajian. Sehingga, mereka akan menerima gaji sesuai dengan jam kerja yang telah mereka lalui.
- Memantau kehadiran dan mengelola cuti karyawan. Software perusahaan kontraktor tentu wajib memiliki fitur dan fungsi untuk memantau kehadiran para karyawan. Demikian pula, integrasi antara sistem absensi dan sistem manajemen kepegawaian dapat memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dan mengelola absensi mereka secara mandiri.
- Memproses pengembalian uang yang akan karyawan gunakan untuk keperluan proyek. Proses reimburse dari karyawan tentu menjadi kesulitan tersendiri bagi HR dalam mengelolanya secara manual. HR dapat mempermudah pekerjaan tersebut dengan menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan software keuangan kontraktor. Reimburse dapat berjalan secara otomatis dengan hanya memasukkan bukti pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan.
- Membuat survei dan penilaian untuk karyawan.
- Mempermudah proses rekrutmen untuk proyek-proyek mendatang
Kesimpulan
Perusahaan industri konstruksi dalam mengoptimalkan alur kerja mereka tidak bisa lepas dari kebutuhan solusi perangkat lunak. Tidak hanya itu, solusi perangkat lunak juga dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan industri konstruksi melalui kemudahan dan kecepatan dalam implementasinya. Oleh karena itu, Anda tidak perlu khawatir kerepotan mengimplementasikan satu-satu dari sekian banyak software tersebut.
Salah satu software kontraktor yang telat terintegrasi dengan lima komponen di atas adalah Hash Contruction Suite. Sistem ini sangat membantu Anda dalam perkembangan proyek, tenaga kerja, penggunaan bahan baku, hingga melacak aktualisasi RAB dan RAP. Hubungi kami dan dapatkan demo gratis untuk mengetahui informasi software kontruksi lebih lanjut.
