Manajemen Konstruksi: Tips & Tahapan Lengkap (Part 1)

Kanya Anindita
Manajemen Konstruksi: Tips & Tahapan Lengkap (Part 1)

Manajemen konstruksi melibatkan banyak proses dan persyaratan. Ini merupakan fondasi untuk setiap proyek pembangunan sekaligus kunci keberhasilannya. Tujuan utama dari manajemen konstruksi adalah untuk secara tajam mengontrol dan memantau kemajuan suatu proyek dalam hal kualitas, biaya, dan waktu. Ini mencakup spektrum tanggung jawab yang luas dan menyebar ke berbagai sektor (perumahan, agrikultur, institusi, industri, dan lain-lain).

Manajer konstruksi memainkan peran yang sangat penting untuk memastikan keberhasilan suatu proyek. Karena, perencanaan dalam proyek konstruksi sering berubah, maka diperlukan seorang manajer yang dapat menjaga stabilitas dan memfasilitasi koordinasi antara anggota tim. Namun, banyak faktor lainnya yang juga memiliki dampak besar terhadap keberhasilan proyek konstruksi.

Tanpa basa-basi lagi, mari kita cari tahu secara lengkap tentang proses-proses dan prinsip-prinsip yang ada dalam manajemen konstruksi. Ini mungkin akan menjadi bacaan yang panjang, tetapi sangat informatif!

Untuk memudahkan Anda memahami artikel ini, simak daftar isi berikut ini. 

DAFTAR ISI

  1. Tugas & Tanggung Jawab Manajer Konstruksi
  2. Peran Kontraktor Umum
  3. Fungsi Utama Manajemen Konstruksi
  4. Langkah-Langkah Memenangkan Proyek Konstruksi
  5. Tahapan-Tahapan Manajemen Konstruksi
  6. Tips Mengoptimalkan Penjadwalan Proyek Konstruksi
  7. Tips Memilih Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi Terbaik
  8. Tips Melakukan Dokumentasi Proyek Konstruksi
  9. Tips Menghadapi & Mengurangi Risiko Manajemen Konstruksi
  10. Tips Menghadapi Kegagalan Proyek
  11. Tips Menghadapi Perubahan dalam Proyek Konstruksi
  12. Kesimpulan

Tugas & Tanggung Jawab Manajer Konstruksi 

Secara sederhana, manajer konstruksi adalah orang-orang yang bertanggung jawab atas proyek agar berjalan sesuai dengan rencana. Misi utama untuk manajer konstruksi adalah memastikan penyelesaian proyek berdasarkan anggaran dan waktu yang disepakati. Selain itu, mereka harus memastikan bahwa seluruh proyek mematuhi peraturan bangunan yang ada.

Manajemen Konstruksi: Tips & Tahapan Lengkap (Part 1)Manajer konstruksi memiliki banyak tanggung jawab selama pelaksanaan proyek pembangunan, yang dapat dibagi ke dalam beberapa kategori berikut:

  • Menetapkan anggaran dan melakukan analisis biaya
  • Menjadwalkan waktu kerja
  • Memilih metode dan strategi konstruksi yang tepat
  • Mempertahankan hubungan yang baik dengan klien
  • Menegosiasikan perjanjian kontrak dengan pekerja dan agen proyek
  • Menjaga pekerja dengan baik di lokasi
  • Bekerja bersama dengan banyak konsultan proyek

Peran Kontraktor Umum

Manajer konstruksi harus siap mencari kontraktor begitu tahap desain selesai. Kontraktor umum bertanggung jawab pada beberapa hal berikut:

  • Menjadi tulang punggung proyek
  • Koordinasi pekerjaan
  • Alokasi sumber daya
  • Pemecahan masalah saat masalah muncul

Ada dua jenis kontraktor umum. Pertama, mereka yang akan melaksanakan tugas berdasarkan visi arsitek dan desainer. Yang kedua, mereka yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pembuatan desain proyek. Jadi, jelaslah bahwa kontraktor umum memainkan peran pokok selama proses pembangunan dan mereka memiliki tanggung jawab yang berbeda tergantung pada keterlibatan mereka selama tahap desain proyek.

Fungsi Utama Manajemen Konstruksi

Setiap proyek konstruksi memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Sering kali, tujuan ini saling tumpang tindih. Dalam kasus seperti ini, manajer konstruksi perlu memiliki strategi yang tepat. Mereka harus dapat memberikan penjelasan kepada seluruh pemangku kepentingan dan mencegah perselisihan yang dapat menghambat kelancaran proyek. 

Dengan mengingat hal tersebut, berikut ini kami rangkum beberapa fungsi utama manajemen konstruksi:

  1. Menetapkan tujuan dan ruang lingkup proyek dengan jelas. Ini juga termasuk mengatur jadwal, menetapkan standar kinerja, penganggaran, dan memilih pekerja proyek.
  2. Meningkatkan alokasi sumber daya dengan memperbaiki proses pengadaan dan pengelolaan peralatan.
  3. Menjalankan tugas-tugas operasional sebagai hasil dari koordinasi dan pemantauan efektif dari seluruh proses (misalnya: desain, kontrak, perencanaan dll).
  4. Membangun saluran komunikasi yang kuat untuk menghindari atau menyelesaikan konflik proyek

No. 1 ERP Software for Construction
Hit every milestone, mitigate risks and keep costs under control with the right ERP software!

Langkah-Langkah Memenangkan Proyek Konstruksi

Proses bidding atau penawaran bisa panjang dan menantang. Parameter yang dapat memengaruhi kesulitan proses penawaran adalah jumlah total kontraktor yang mengajukan penawaran untuk pekerjaan itu. Proses penawaran dimulai ketika pemilik proyek berbagi informasi mengenai proyek dengan kontraktor dan subkontraktor untuk mendapatkan penawaran. 

Pertama, estimasi biaya dibuat berdasarkan pada desain. Dengan begini, klien dapat memiliki gambaran tentang anggaran yang akan dibutuhkan oleh kontraktor umum untuk melaksanakan proyek. Ada dua jenis penawaran yang dapat diantisipasi kontraktor:

  1. Penawaran terbuka: Biasanya lebih menarik banyak perhatian dan sangat umum dalam hal proyek konstruksi publik. Dalam proyek penawaran terbuka, setiap kontraktor memiliki kesempatan untuk mengajukan penawaran.
  2. Penawaran tertutup: Biasanya lebih sering digunakan di proyek-proyek swasta. Dalam hal ini, klien (pemilik proyek) dapat mengundang tim kontraktor tertentu untuk mengajukan penawaran mereka.

Setelah pemilik proyek menerima penawaran, mereka biasanya akan memutuskan pemenang berdasarkan tiga hal, yakni harga penawaran, nilai (manfaat), dan kualifikasi kontraktor. Kemudian, setelah kontraktor dipilih, kedua belah pihak (klien dan kontraktor) harus menemukan model pembayaran yang sesuai dengan proyek mereka. Beberapa model pembayaran yang bisa dipilih yakni:

Lump Sum: Ini adalah pilihan utama di sebagian besar proyek konstruksi. Klien menyetujui harga yang ditentukan dan membayarnya di awal terlepas dari hasil proyek.

Harga satuan: Ketika klien dan kontraktor tidak dapat menyetujui harga tertentu, maka harga satuan ditentukan untuk setiap tahap proyek.

Biaya plus jasa: Ini menguntungkan bagi kontraktor. Dalam hal ini, klien adalah orang yang harus menanggung biaya tambahan selama proses pembangunan.

Tahapan-Tahapan Manajemen Konstruksi

Setelah proses penawaran dan tanda tangan kontrak selesai, proyek konstruksi dapat dimulai. Manajemen proyek bangunan sangat berbeda dengan manajemen proyek jenis lain. Namun, ada beberapa prinsip yang biasanya selalu ada. Proyek konstruksi biasanya terdiri dari lima tahapan:

  • Inisiasi

Sebelum proyek dimulai, manajer konstruksi harus membuat laporan kelayakan proyek dan mengajukannya ke pemangku kepentingan untuk menentukan apakah mereka dapat melanjutkan sesuai rencana. Jika semua orang setuju, manajer konstruksi mengumpulkan dokumen inisiasi proyek yang mencakup ruang lingkup serta kebutuhan bisnis.

  • Perencanaan

Di tahap inilah manajer proyek menyusun perencanaan yang mencakup informasi tentang beberapa aspek penting dari proyek, seperti alur kerja dan estimasi biaya. Perencanaan adalah proses panjang yang tidak pernah berakhir sampai proyek selesai, karena selalu ada perubahan.

  • Eksekusi

Di sinilah pelaksanaan proyek konstruksi yang sebenarnya dimulai. Tahap proses ini biasanya terdiri dari dua proses, yakni pelaksanaan proyek dan pengendalian atau pemantauan proses. Selama fase ini, tim proyek terus memastikan bahwa semua tugas berjalan sebagaimana mestinya. Rapat diadakan secara teratur untuk mematuhi setiap aspek dari proses konstruksi.

  • Pemantauan

Manajer konstruksi mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk mengawasi proyek dan menyesuaikan jadwalnya dengan perubahan dan masalah-masalah yang muncul. Ini dilakukan untuk mempertahankan kendali terhadap proyek.

  • Penutupan

Tahap ini adalah penyelesaian proyek. Pada tahap ini, manajer konstruksi memeriksa apakah proyek telah memenuhi tujuan awal dan apakah proyek diselesaikan berdasarkan estimasi anggaran awal. Kemudian, manajer menyusun laporan yang menyajikan hasil akhir dari proyek, yang dapat menjadi sumber pengetahuan berharga untuk proyek pembangunan masa depan.

Tips Mengoptimalkan Penjadwalan Proyek Konstruksi

Anda harus dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. Sebab, jika tidak, akan ada banyak biaya yang dihabiskan dan Anda akan menempatkan tim proyek Anda di bawah tekanan. Inilah mengapa proyek konstruksi membutuhkan solusi digital yang dapat memberikan visibilitas lengkap di seluruh proses dan memudahkan pemangku kepentingan proyek untuk memonitor setiap detail. 

Secara singkat, berikut adalah empat komponen dasar penjadwalan dalam manajemen konstruksi:

  1. Alokasi tugas secara real-time

Membuat, menetapkan, dan memprioritaskan tugas secara real-time selama pengembangan proyek konstruksi sangat penting. Dengan begitu, Anda dapat memastikan bahwa semua masalah diselesaikan tepat waktu dan penundaan yang menyebabkan pemborosan dapat dihindari. 

  1. Pemantauan perkembangan secara online

Digitalisasi industri konstruksi semakin mengalami kemajuan dan penjadwalan adalah bagian penting di dalamnya. Memantau kemajuan secara online dan real-time dapat membantu Anda mempercepat kemajuan proyek dan memperpendek siklusnya.

Semua itu dapat dengan mudah apabila Anda memiliki sistem manajemen proyek otomatis.

  1. Bagi jadwal ke pekerja

Setelah tugas diberikan dan rencana yang jelas telah ditetapkan, maka sudah saatnya untuk mengomunikasikan semuanya itu kepada seluruh pekerja yang terlibat. Melalui perangkat lunak manajemen proyek yang andal, ini dapat dilakukan secara real-time sehingga memudahkan tim untuk mengoordinasikan langkah selanjutnya dengan lebih cepat dan mudah.

  1. Komunikasi dengan subkontraktor via mobile

Salah satu masalah yang paling umum yang sering terjadi dalam manajemen konstruksi adalah kurangnya kepercayaan di seluruh rantai pasokan. Akibatnya, subkontraktor akhirnya menunda tugas mereka karena takut subkontraktor sebelumnya tidak menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Hal ini menyebabkan penundaan proyek yang signifikan dan situs konstruksi ditinggalkan selama berminggu-minggu sebelum tugas berikutnya dimulai. 

Di sinilah peran solusi otomatis menjadi sangat dibutuhkan. Sistem manajemen proyek konstruksi terpusat memungkinkan seluruh pihak, termasuk subkontraktor, untuk memantau kemajuan berbagai tugas dengan menggunakan ponsel mereka. Ini dapat mempercepat dan meningkatkan kepercayaan di antara berbagai pemangku kepentingan proyek.

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles