Contoh Slip Gaji Karyawan, Manfaat, dan Komponennya

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, transparansi dan akuntabilitas adalah kunci untuk menjaga kepercayaan antara perusahaan dan karyawan. Salah satu elemen penting yang sering kali dianggap sepele, namun sangat krusial dalam menjaga hubungan ini, adalah slip gaji karyawan.

Namun, apakah Anda benar-benar memahami apa itu slip gaji dan mengapa hal ini begitu penting? Slip gaji bukan hanya sekadar rincian pembayaran yang diterima karyawan setiap bulan, tetapi juga merupakan dokumen penting yang mencerminkan komitmen perusahaan terhadap keadilan dan transparansi.

Dengan penerapan employee self-service dalam sistem penggajian, karyawan dapat lebih mudah mengakses dan memahami rincian gaji mereka secara mandiri, meningkatkan transparansi dan mengurangi kesalahan dalam komunikasi.

Penggunaan struk gaji yang tepat tidak hanya membantu dalam pencatatan finansial, tetapi juga berperan besar dalam membangun kepercayaan dan kepuasan karyawan. Dalam artikel ini, akan membahas lebih dalam tentang apa itu slip gaji, manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan, serta contoh slip gaji karyawan.

Apa itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan setiap kali pembayaran gaji dilakukan. Dokumen ini berisi rincian tentang jumlah gaji yang diterima, termasuk potongan pajak, tunjangan, bonus, dan kontribusi lainnya.

Bagi karyawan, slip gaji bukan hanya sebuah dokumen, tetapi juga merupakan pengakuan resmi atas upaya dan komitmen yang telah mereka tunjukkan sepanjang bulan.

Di sisi lain bagi perusahaan, payslip berfungsi sebagai alat penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembayaran. Dengan menyediakan struk gaji yang jelas dan akurat, perusahaan menunjukkan penghargaan dan perhatian terhadap kesejahteraan karyawan mereka.

Contoh sistem penggajian yang baik mencakup penghitungan yang akurat dan pembayaran tepat waktu. Gunakan bantuan teknologi seperti software payroll untuk meningkatkan efisiensi proses penggajian karyawan.

Contoh Format Slip Gaji

Secara umum, format slip gaji dapat berbeda-beda tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, format slip gaji karyawan biasanya memuat lima elemen penting berikut:

1. Nama atau Logo Perusahaan

Bagian ini mencantumkan identitas perusahaan sebagai pihak resmi yang mengeluarkan slip gaji, baik secara online maupun offline. Ini penting untuk kejelasan dan pertanggungjawaban jika dokumen perlu dikonfirmasi di kemudian hari.

2. Pernyataan Kerahasiaan

Meskipun gaji bersifat pribadi, slip gaji tetap perlu mencantumkan pernyataan bahwa dokumen bersifat rahasia. Hal ini menunjukkan bahwa informasi di dalamnya tidak boleh disebarluaskan dan meningkatkan tingkat kepercayaan atas kerahasiaan data.

3. Periode Pembayaran Gaji

Slip gaji karyawan  harus mencantumkan periode pembayaran secara jelas, misalnya tanggal awal dan akhir bulan. Sertakan juga tanggal cut-off jika gaji dihitung berdasarkan periode tertentu, misalnya 26 bulan sebelumnya hingga 25 bulan berjalan.

4. Rincian Pendapatan dan Potongan Karyawan

Slip gaji perlu mencantumkan secara jelas jumlah pendapatan karyawan, termasuk gaji pokok, tunjangan tetap, dan variabel seperti insentif atau lembur. Selain itu, potongan seperti BPJS, PPh 21, dan potongan lainnya juga harus ditampilkan agar karyawan mengetahui jumlah pendapatan bersih yang diterima setiap bulan.

Transparansi ini penting untuk mencegah kesalahpahaman atau potensi konflik antara karyawan dan pihak HR/payroll.

5. Rincian Gaji Sebelum dan Sesudah Pajak

Bagian ini menunjukkan total penghasilan karyawan dalam tahun berjalan, baik sebelum maupun sesudah dipotong pajak. Informasi ini sangat berguna bagi karyawan saat mengecek bukti potong pajak tahunan (Formulir 1721 A1) atau saat ingin melakukan perhitungan penghasilan kena pajak secara mandiri.

Contoh Slip Gaji Karyawan

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana slip disusun dan disajikan, berikut ini adalah beberapa contoh slip gaji karyawan yang menunjukkan berbagai komponen penting yang biasanya terdapat dalam dokumen tersebut.

Contoh-contoh ini akan membantu Anda memahami format yang efektif serta informasi agar mudah dibaca dan informatif.

1. Contoh slip gaji karyawan sederhana

2. Template slip gaji bulanan (dengan download link)

Template Slip Gaji Bulanan

Download Sekarang

Download Sekarang

Download Sekarang

Template slip gaji di atas dapat di-download dalam bentuk Word, PDF, dan Google Docs, supaya Anda dapat mengatur sendiri komponen-komponen gaji yang Anda butuhkan. Secara sederhana, template slip gaji adalah format penggajian karyawan yang terstandardisasi dan berfungsi sebagai dokumen yang sah di mata hukum.

Apa itu PPh 21 dan Kenapa Ada di Slip Gaji?

PPh 21 adalah pajak yang dikenakan pada penghasilan karyawan atau pekerja, baik pegawai negeri maupun swasta. Pajak ini dipotong langsung dari gaji atau upah oleh pemberi kerja dan disetorkan ke negara.

Pajak ini dihitung berdasarkan penghasilan bruto karyawan, yang meliputi gaji pokok, tunjangan, dan bonus. Besaran pajak ini tergantung pada status karyawan (lajang, menikah, jumlah tanggungan) dan penghasilan tahunan.

Slip gaji mencantumkan PPh 21 untuk transparansi dan kepatuhan pajak. Ini memudahkan karyawan memahami besaran pajak yang dibayar serta penghasilan bersih yang diterima setelah pemotongan pajak.

Dasar Hukum Slip Gaji

Dasar hukum slip gaji di Indonesia diatur dalam beberapa regulasi yang mengatur hak karyawan terhadap informasi penghasilan mereka. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur bahwa pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi, serta memastikan pembayaran upah dilakukan dengan bukti yang sah, seperti slip gaji.

PP No. 36 Tahun 2021tentang Pengupahan juga menegaskan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah kepada pekerja. Selain itu, Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 menekankan pentingnya transparansi dalam pemberian informasi terkait gaji kepada karyawan.

Dalam konteks perpajakan, Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (KUP) menjadikan slip gaji sebagai bukti pemotongan Pajak Penghasilan (PPh 21) yang harus dilaporkan oleh karyawan dan perusahaan.

Dengan adanya regulasi ini, slip gaji bukan hanya sebagai dokumen informasi, tetapi juga menjadi alat bukti yang sah dalam berbagai keperluan, termasuk pengajuan pinjaman, perhitungan pajak, hingga perlindungan hak pekerja dalam kasus perselisihan ketenagakerjaan.

5 Jenis Potongan dalam Slip Gaji

Setiap karyawan biasanya akan melihat berbagai potongan yang tercantum dalam slip gaji. Potongan ini tidak hanya mencakup kewajiban pajak, tetapi juga iuran untuk jaminan sosial dan fasilitas lainnya.Berikut adalah penjelasan beberapa jenis potongan utama yang sering ditemukan dalam slip gaji.

1. PPh 21 (Pajak Penghasilan)

Potongan PPh 21 dikenakan pada penghasilan karyawan dan dihitung berdasarkan tarif pajak yang berlaku. Pajak ini dipotong langsung oleh pemberi kerja dan disetorkan ke negara. Besarannya tergantung pada penghasilan bruto dan status pribadi (misalnya status perkawinan dan tanggungan).

2. BPJS Kesehatan

Potongan ini digunakan untuk mendanai program jaminan kesehatan nasional bagi karyawan. BPJS Kesehatan memberikan perlindungan medis bagi karyawan dan keluarganya. Besaran potongan ditentukan berdasarkan gaji bulanan, dengan persentase tertentu yang dipotong dari gaji.

3. BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan berfungsi untuk memberikan perlindungan bagi karyawan dalam hal kecelakaan kerja, pensiun, dan hari tua. Potongan ini terdiri dari beberapa jenis, seperti Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Pensiun (JP). Karyawan dan perusahaan biasanya turut berkontribusi dalam iuran ini.

4. Iuran Pensiun atau Koperasi

Beberapa perusahaan memotong gaji untuk iuran pensiun atau koperasi karyawan. Iuran pensiun digunakan untuk persiapan pensiun bagi karyawan setelah pensiun dari pekerjaan. Sementara itu, potongan koperasi biasanya digunakan untuk simpanan dan pinjaman dalam organisasi koperasi internal perusahaan.

5. Potongan Pinjaman atau Hutang

Potongan ini berlaku jika karyawan memiliki pinjaman atau hutang yang harus dibayar melalui gaji bulanan. Potongan ini dapat berupa pinjaman rumah, kendaraan, atau fasilitas pinjaman lainnya yang diberikan oleh perusahaan. Besaran potongan disesuaikan dengan kesepakatan yang berlaku antara karyawan dan pemberi kerja.

Manfaat Slip Gaji bagi Perusahaan dan Karyawan

Slip gaji bukan hanya sebuah formalitas dalam administrasi perusahaan, namun memiliki peran penting yang berdampak langsung pada kesejahteraan karyawan serta kelancaran operasional perusahaan.

Memahami manfaat slip gaji dapat membantu perusahaan dan karyawan untuk menghargai nilai dari dokumen ini dan mengoptimalkan penggunaannya dalam proses manajemen sumber daya manusia. Berikut beberapa manfaat bagi perusahaan dan karyawan:

Manfaat bagi Perusahaan:

• Transparansi finansial: Slip gaji memastikan keterbukaan dalam proses pembayaran, sehingga mengurangi potensi konflik dan kesalahpahaman terkait gaji.
• Kepatuhan hukum: Dengan menerbitkan struk gaji yang sesuai dengan ketentuan hukum, perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku dan menghindari sanksi hukum.
• Catatan administrasi: Slip gaji menjadi dokumen resmi yang membantu perusahaan dalam proses audit internal maupun eksternal, serta dalam penyusunan laporan pajak.

Manfaat bagi Karyawan:

• Bukti penghasilan resmi: Slip gaji berfungsi sebagai bukti sah bahwa karyawan menerima upah sesuai ketentuan. Ini penting saat mengajukan pinjaman, kredit, beasiswa, asuransi, atau visa.
• Pemahaman hak dan transparansi kompensasi: Dengan rincian yang jelas, karyawan dapat mengetahui struktur penghasilan mereka, termasuk gaji pokok, tunjangan, dan potongan pajak, sehingga merasa dihargai dan tidak dirugikan.
• Kemudahan pelaporan pajak: Slip gaji mencantumkan penghasilan bruto dan pajak terpotong, sehingga memudahkan karyawan dalam menyusun dan melaporkan SPT Tahunan.
• Perencanaan keuangan pribadi: Dengan informasi yang rinci dan teratur setiap bulan, karyawan dapat lebih mudah mengatur anggaran pribadi dan mengambil keputusan keuangan yang tepat.
• Catatan riwayat gaji: Slip gaji juga berfungsi sebagai arsip riwayat penghasilan selama bekerja di perusahaan, berguna saat mengajukan kenaikan gaji, mutasi, atau saat berpindah kerja.

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Akibat dari Pengelolaan Slip Gaji yang Buruk

Pengelolaan slip gaji yang buruk dapat membawa berbagai konsekuensi negatif bagi perusahaan maupun karyawan. Untuk lebih memahami dampaknya, berikut adalah beberapa kendala utama yang dapat muncul dari pengelolaan slip gaji yang tidak efektif.

• Masalah keamanan data: Pengelolaan slip gaji yang kurang baik dapat menyebabkan kebocoran data sensitif, seperti informasi gaji dan identitas karyawan, yang berpotensi disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.
• Aksesibilitas yang terbatas: Jika slip gaji tidak dikelola dengan sistem yang terorganisir, karyawan mungkin mengalami kesulitan dalam mengakses informasi gaji mereka, terutama saat dibutuhkan untuk keperluan mendesak.
• Kesalahan perhitungan: Pengelolaan yang tidak efektif dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam perhitungan gaji, potongan pajak, dan tunjangan, yang bisa berdampak negatif pada kepuasan karyawan dan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap manajemen.
• Kurangnya transparansi: Slip gaji yang dikelola dengan buruk sering kali tidak memberikan rincian yang jelas, sehingga karyawan sulit memahami komponen gaji mereka, yang dapat memicu kebingungan dan ketidakpuasan.
• Efisiensi operasional yang menurun: Proses pengelolaan slip gaji yang tidak efisien dapat memperlambat operasional perusahaan, menghabiskan waktu dan sumber daya yang seharusnya bisa dialokasikan untuk kegiatan yang lebih strategis.

Komponen dalam Slip Gaji Karyawan yang Efektif

Agar slip gaji informatif dan akurat, penting untuk memahami komponen-komponen utama di dalamnya. Setiap elemen mencerminkan bagian dari total kompensasi yang diterima karyawan. Berikut penjelasannya:

1. Identitas karyawan

Bagian ini mencakup nama lengkap, jabatan, nomor ID, dan departemen karyawan. Informasi ini memastikan slip gaji diberikan ke orang yang tepat, mempermudah administrasi, serta mencegah kesalahan pengiriman. Penyertaan identitas juga menambah transparansi dan akuntabilitas dalam proses penggajian.

2. Rincian gaji pokok

Gaji pokok adalah jumlah dasar yang dibayarkan kepada karyawan sesuai kontrak kerja, sebelum tambahan tunjangan atau potongan. Komponen ini menjadi dasar perhitungan seluruh elemen gaji lainnya dan mencerminkan upah bulanan tetap yang diterima karyawan.

3. Tunjangan dan bonus

Tunjangan mencakup fasilitas tambahan seperti transportasi, makan, kesehatan, atau perumahan untuk mendukung kebutuhan karyawan.

Sementara itu, bonus diberikan sebagai bentuk apresiasi atas kinerja atau pencapaian target. Bonus dapat berupa bonus tahunan, bonus prestasi, atau insentif yang terkait dengan pencapaian target individu atau tim.

4. Potongan pajak dan iuran

Bagian ini mencakup pengurangan seperti PPh 21 dan iuran BPJS yang wajib dibayarkan sesuai regulasi. Potongan ini menunjukkan bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban hukum, sekaligus memberikan transparansi atas kontribusi karyawan terhadap pajak dan jaminan sosial.

5. Tunjangan Hari Raya (THR)

THR adalah pembayaran tambahan yang wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan menjelang hari raya keagamaan, sesuai ketentuan pemerintah. Biasanya setara dengan satu bulan gaji pokok, THR merupakan bentuk penghargaan dan dukungan finansial menjelang hari besar.

6. Lembur (upah kerja tambahan)

Lembur adalah kompensasi atas jam kerja yang melebihi jam kerja normal, dihitung berdasarkan ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan. Komponen ini harus dicantumkan secara terpisah dalam slip gaji untuk memastikan transparansi terhadap upah tambahan yang diterima karyawan.

7. Total gaji bersih

Total gaji bersih adalah jumlah akhir yang diterima karyawan setelah semua potongan, dan inilah yang masuk ke rekening mereka setiap periode. Angka ini mencerminkan pendapatan riil karyawan sekaligus kondisi finansial setelah dikurangi pajak dan iuran.

Baca juga: 17 Rekomendasi Software Payroll Terbaik Indonesia 2025

Efisiensikan Slip Gaji Perusahaan dengan Software HashMicro

Penting bagi perusahaan untuk menyediakan slip gaji online kepada karyawan sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembayaran.

Struk gaji tidak hanya berfungsi untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang diterima, tetapi juga sebagai alat untuk melacak potongan dan tunjangan yang diterima karyawan. Software dan aplikasi cek slip gaji HashMicro menawarkan berbagai manfaat, antara lain:

• Otomatisasi perhitungan: Memungkinkan perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manual dan mempercepat proses pembuatannya.
• Pengelolaan data yang terpusat: Menyediakan sistem yang terintegrasi untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, memudahkan akses dan pembaruan informasi secara real-time.
• Kemudahan pembuatan laporan: Memudahkan pembuatan laporan gaji dengan fitur yang memungkinkan kustomisasi dan pembuatan laporan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Keamanan data: Menjamin keamanan data karyawan dengan sistem yang dilengkapi dengan fitur perlindungan dan akses terbatas, menghindari potensi kebocoran informasi pribadi.

Dengan menggunakan software HR dari HashMicro, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi gaji tetapi juga memastikan akurasi dan kepatuhan dalam proses penggajian.

Download Slip Gaji dengan Generator Online HashMicro

Sebagai bagian dari komitmen terhadap solusi HRM, HashMicro menghadirkan Slip Gaji Generator Online yang memenuhi kebutuhan anda. Alat ini memudahkan pembuatan slip gaji karyawan secara cepat dan akurat, sangat cocok untuk perusahaan yang ingin mengotomatiskan proses penggajian dan menghemat waktu.

Kesimpulan

Slip gaji merupakan elemen krusial bagi perusahaan dalam menjaga transparansi dan kepercayaan karyawan terhadap aplikasi penggajian. Melalui struk gaji, karyawan dapat memahami rincian gaji yang mereka terima, mulai dari komponen pendapatan hingga potongan yang berlaku.

Untuk memastikan keakuratan dan kemudahan dalam pengelolaan slip gaji, HashMicro menawarkan solusi otomatisasi penggajian yang terbaik dan terintegrasi dengan sistem lainnya seperti sistem HR dan sistem accounting.

Segera coba demo gratis untuk melihat bagaimana HashMicro dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Slip Gaji

• Apa tujuan slip gaji?

  Selain memberikan informasi tentang jumlah gaji yang diterima, struk gaji juga digunakan sebagai salah satu dokumen persyaratan saat mengajukan kredit kendaraan.

• Mengapa harus ada payslip?

  Payslip digunakan untuk melaporkan pendapatan dan menghitung pajak yang harus dibayar. Hal ini membantu kamu memastikan bahwa kamu telah membayar pajak yang sesuai dengan aturan dan bisa mendapatkan kredit atau potongan pajak yang seharusnya.

• Kapan payslip dikeluarkan?

  Struk gaji adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan setiap periode pembayaran, biasanya setiap bulan.