Pernahkah Anda merasa bisnis berjalan lancar, tetapi keuangan justru mulai macet? Penjualan tercatat tinggi, invoice sudah Anda kirim, tapi uang tak kunjung masuk rekening. Tanpa Anda sadari, terdapat piutang tak tertagih yang menumpuk dan menjadi bom waktu yang bisa merusak stabilitas bisnis Anda.
Berdasarkan skenario ini, sangat disayangkan karena banyak perusahaan yang menyadari masalah ini saat klien sudah gagal bayar, tim keuangan kewalahan, dan laporan keuangan tidak lagi mencerminkan kondisi nyata.
Oleh karena itu, artikel ini hadir untuk membantu Anda mempelajari penyebab utama piutang tak tertagih bersama dengan solusi efektif untuk mencegahnya. Simak selengkapnya agar Anda bisa mengambil langkah konkret sebelum masalah ini menghantam keuangan perusahaan Anda! Nalaa bentar, masih aku baca wkwk
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Piutang Tak Tertagih?
Piutang tak tertagih adalah tagihan pelanggan yang tidak dapat dikumpulkan meskipun telah melewati jatuh tempo. Biasanya, kondisi ini terjadi ketika pelanggan mengalami kebangkrutan, kabur tanpa jejak, atau menolak membayar tanpa alasan yang sah.
Misalnya, bayangkan bahwa Anda memiliki bisnis roti dan mengirim 100 kue ke restoran mitra yang berjanji akan membayar tagihan pada minggu depan. Namun, setelah berulang kali Anda tagih, restoran tersebut tidak membayar hingga ia tutup dan bangkrut.
Pada akhirnya, Anda harus mengakui bahwa tagihan tersebut tidak bisa Anda tagih atau dalam kata lain menjadi piutang tak tertagih. Dalam laporan keuangan, piutang ini masuk sebagai kerugian karena tidak lagi memberikan manfaat ekonomi bagi perusahaan.
Contoh Piutang Tak Tertagih yang Dapat Merugikan Perusahaan Anda
Tahukah Anda? Banyak bisnis di Indonesia yang terlihat sehat, tetapi diam-diam memiliki puluhan piutang tak terbayar. Beban yang awalnya dianggap aman justru berubah menjadi kerugian besar.
Mengapa hal ini dapat terjadi? Beberapa contoh studi kasus berikut akan membantu Anda dalam memahami kemungkinan resiko piutang yang dapat terjadi.
CV X, distributor minuman organik, memberikan fasilitas pembayaran 60 hari kepada 15 reseller untuk mempercepat ekspansi pasar. Namun, hanya 9 reseller yang membayar penuh, sisanya berhenti beroperasi tanpa kabar. Akibatnya, total piutang tak tertagih mencapai Rp190 juta dan tidak terlacak.
Atau dalam permisalan lainnya, UD Z Media menerima proyek branding dari klien terkenal yang menjanjikan kerjasama jangka panjang. Karena percaya reputasinya, mereka langsung setuju tanpa cek latar belakang atau minta DP melalui sistem akuntansi piutang.
Setelah proyek media bernilai Rp150 juta rampung, klien hanya bayar 20% lalu menghilang, sisanya menjadi jadi kerugian penuh. Kondisi ini tentu merugikan perusahaan dan memaksa UD Z untuk terlibat dalam proses hukum yang mungkin dapat mengalihkannya dari fokus produksi proyek penting lainnya.
Dampak Piutang Tak Tertagih
Menunda penagihan piutang hari ini bisa menjadi kehilangan ratusan juta di masa depan. Sama seperti kebocoran kecil yang bisa menenggelamkan kapal, piutang tak tertagih bisa menghancurkan bisnis tanpa tanda-tanda awal yang jelas.
Beberapa dampak yang piutang tak tertagih dalam alur bisnis Anda, meliputi:
1. Laporan keuangan tidak akurat
Piutang tak tertagih menyebabkan nilai aset dalam laporan keuangan menjadi tidak mencerminkan kondisi riil. Saat perusahaan mencatat pendapatan dari penjualan kredit tetapi tidak menerima pembayarannya, laporan keuangan tampak sehat padahal kas sebenarnya kosong.
2. Arus kas terganggu
Ketika piutang tidak tertagih, uang yang seharusnya masuk ke kas perusahaan tertahan atau hilang. Hal ini menghambat kemampuan perusahaan untuk membayar gaji, membeli bahan baku, atau membiayai operasional harian secara lancar.
3. Target revenue meleset
Piutang yang tidak tertagih langsung mengurangi pendapatan yang bisa dikumpulkan. Akibatnya, target revenue yang sudah ditetapkan di awal periode tidak tercapai, dan perencanaan bisnis seperti ekspansi atau investasi baru menjadi tertunda.
Mengapa Perhitungan Piutang Manual Tidak Cukup untuk Anda?
Mungkin, Anda sering melihat tim keuangan Anda lembur untuk menghitung tagihan satu per satu secara manual di setiap akhir bulan. Namun tetap saja, ada klien yang terlewat ditagih atau data yang salah input.
Kondisi ini bukan hanya akibat dari kinerja karyawan Anda kurang maksimal, tetapi karena sistem manual yang memiliki batas. Beberapa alasan lain mengapa penghitungan manual tidak lagi cocok untuk bisnis Anda meliputi:
1. Rentan kesalahan dan human error
Pencatatan manual rentan terhadap kesalahan input, data ganda, atau kehilangan dokumen penting. Saat data piutang tidak tercatat dengan rapi dan real-time, Anda akan sulit menilai mana tagihan yang sudah Anda bayar dan mana yang belum.
2. Sulit memonitor aging piutang
Tanpa sistem akuntansi otomatis, perusahaan harus mengecek satu per satu umur piutang dari banyak klien. Hal ini menyulitkan identifikasi tagihan yang sudah jatuh tempo dan berisiko tinggi menjadi piutang tak tertagih.
3. Tidak adanya notifikasi otomatis
Sistem manual tidak bisa mengirim pengingat otomatis ke klien atau tim internal saat tenggat pembayaran mendekat. Akibatnya, banyak tagihan yang mungkin Anda lewatkan dan baru Anda sadari setelah klien gagal bayar.
4. Kurangnya kolaborasi antara tim sales dan finance
Dalam sistem manual, informasi antara tim sales dan finance sering tidak sinkron. Sales mungkin menjanjikan tempo pembayaran tertentu, tetapi finance tidak mendapat update, sehingga proses penagihan jadi tertunda dan tidak efisien.
Berdasarkan alasan-alasan inilah, Anda perlu sistem pemantau piutang real-time yang mampu mengirim pengingat otomatis, dan menyajikan laporan akurat dalam hitungan detik. Sistem apakah itu dan berapakah harga implementasinya? Klik banner berikut untuk mengetahui jawaban selengkapnya.
Cara Efektif Mengelola dan Menghitung Piutang Tak Tertagih untuk Perusahaan
Era bisnis masa kini banyak terlibat dengan penggunaan teknologi terbaru yang canggih. Kondisi ini bukan tanpa alasan, dalam fakta implementasinya, penggunaan teknologi akuntansi mampu mengurangi kesalahan pecatatan manusia hingga 70%.
Kini. keputusan kembali ke tangan Anda. Apakah Anda siap untuk membawa bisnis Anda ke arah efisiensi dan kesuksesan tinggi? Secara gamblang, software akuntansi menjadi solusi atas piutang tak tertagih dan masalah keuangan bisnis lainnya.
Untuk itu, memilih vendor atau penyedia sistem akuntansi terbaik harus berjalan dengan hati-hati. Setidak-tidaknya, di antara rekomendasi software akuntansi yang ada, vendor harus memiliki lima fitur utama ini:
1. Cegah piutang tak tertagih sejak awal dengan fitur notifikasi otomatis
Software akuntansi yang canggih akan mengirim pengingat otomatis kepada klien sebelum dan sesaat setelah jatuh tempo pembayaran. Hal ini meminimalisir kelalaian klien dalam membayar dan mendorong kedisiplinan pembayaran.
2. Follow-up pembayaran untuk perusahaan dan klien yang tersinkronisasi
Fitur ini memungkinkan tim finance dan sales untuk melihat status piutang secara real-time dan melakukan tindak lanjut secara terkoordinasi. Jika seorang klien belum membayar, sales dapat mengingatkan klien saat kunjungan berikutnya, sementara tim finance melakukan follow-up administratif.
3. Rekonsiliasi bank real time untuk kemudahan double checking
Dengan integrasi bank otomatis, setiap pembayaran yang masuk bisa langsung Anda cocokkan dengan invoice terkait tanpa perlu manual cross-check.
Sebagai contoh, ketika pembayaran dari PT A masuk ke rekening perusahaan, sistem manajemen piutang langsung menandai invoice terkait sebagai “lunas”, sehingga risiko kesalahan pencatatan dan keterlambatan penagihan bisa ditekan.
4. Generator invoice untuk mengeluarkan nota pembayaran hanya ketika transaksi berhasil
Fitur ini memastikan bahwa invoice hanya terbit setelah transaksi Anda setujui atau setelah menerima barang. Ini mencegah invoice fiktif atau terlalu dini yang sering menyebabkan dispute pembayaran.
Contohnya, pada bisnis retail grosir, invoice hanya dibuat setelah pelanggan menandatangani bukti penerimaan barang, sehingga tanggung jawab pembayaran menjadi jelas.
5. Sistem pelaporan cerdas yang komprehensif dan akurat
Laporan aging piutang, grafik arus kas, dan histori pembayaran klien tersedia dalam satu dashboard. Perusahaan bisa langsung mengidentifikasi klien mana yang sering telat bayar atau mendekati tenggat waktu, sehingga tindakan preventif bisa segera diambil.
Fitur-fitur ini pada akhirnya dapat memudahkan manajemen untuk mengambil keputusan berdasarkan data riil, bukan asumsi. Meskipun demikian, sistem akuntansi manakah yang memiliki lima fitur krusial ini dan layak untuk Anda pertimbangkan?
Jawabannya dapat Anda temukan di accounting system HashMicro. Vendor ini menyediakan sistem akuntansi yang berakselerasi dengan teknologi AI, memudahkan Anda untuk mencegah potensi piutang tak tertagih dan beragam kerugian finansial lainnya.
Apa yang Terjadi Sebelum dan Setelah Menggunakan Sistem Akuntansi HashMicro untuk Menghitung Piutang?
HashMicro adalah vendor teknologi asal Indonesia yang berdiri sejak tahun 2015 di Singapura. Dengan lebih dari 2.000 pelanggan aktif di Asia Tenggara, HashMicro terus berinovasi dalam menunjang efisiensi operasional bisnis Anda di Indonesia melalui Hashy AI.
Hashy AI menjadikan sistem akuntansi HashMicro lebih spesial karena ia mampu generate laporan keuangan, mengatur notifikasi pengingat pembayaran, dan mencegah potensi fraud maupun piutang tak tertagih. Melalui demo gratis yang ada, Anda dapat mencoba langsung kemudahan ini.
Sehubungan dengan hal ini, Anda telah memahami bahwa HashMicro memiliki lima fitur utama dari accounting software di penjelasan sebelumnya. Kini, kami akan menyajikan tabel perbandingan atas kondisi nyata sebelum Anda menggunakan sistem akuntansi HashMicro dan setelahnya.
Berikut adalah pembahasan selengkapnya:
| Aspek | Sebelum Pakai Software HashMicro | Sesudah Pakai Software HashMicro |
| Pengelolaan piutang | Manual, rawan lupa dan salah catat | Otomatis, dengan notifikasi dan sistem pengingat terjadwal |
| Monitoring jatuh tempo | Dilakukan lewat Excel, lambat dan tidak real-time | Real-time tracking dengan fitur aging report |
| Penagihan klien | Tidak terstruktur, bergantung pada inisiatif individu | Terintegrasi antara tim sales dan finance untuk follow-up efisien |
| Pembuatan invoice | Manual, sering keliru atau dikirim sebelum transaksi valid | Otomatis dan hanya keluar jika transaksi sah |
| Akurasi laporan keuangan | Tidak real-time, rawan salah input dan pengambilan keputusan keliru | Laporan akurat, lengkap, dan tersedia kapan saja |
| Risiko piutang tak tertagih | Tinggi karena lemahnya kontrol penagihan dan pencatatan | Rendah karena sistem pengingat dan pelacakan otomatis |
Kesimpulan
Piutang tak tertagih adalah masalah serius yang dapat mengganggu arus kas, menurunkan akurasi laporan keuangan, dan menggagalkan target revenue perusahaan. Jika Anda mengelolanya secara manual, risiko kesalahan pencatatan dan keterlambatan penagihan menjadi lebih tinggi.
Oleh karena itu, perusahaan masa kini banyak yang beralih pada penggunaan software akuntansi dari HashMicro. Dengan fitur pengingat otomatis, integrasi bank, dan pelaporan cerdas, HashMicro membantu Anda untuk mencegah piutang tak tertagih sejak awal.
Coba demo gratis sistemnya sekarang dan rasakan kemudahan dalam mengelola keuangan secara efisien dan terkontrol.
Pertanyaan Seputar Piutang Tak Tertagih
-
Apa itu piutang tak tertagih?
Piutang tak tertagih adalah tagihan yang tidak dapat perusahaan kumpulkan dari pelanggan meskipun telah jatuh tempo. Biasanya, perusahaan sudah melakukan berbagai upaya penagihan, namun tetap gagal menerima pembayaran. Akibatnya, nilai piutang menjadi bentuk kerugian.
-
Apa penyebab utama piutang menjadi tak tertagih?
Penyebab utama piutang adalah kelalaian dalam mengecek riwayat kredit pelanggan dan lemahnya sistem penagihan. Selain itu, kurangnya perjanjian tertulis dan dokumen pendukung turut memperparah risiko.
-
Bagaimana sistem akuntansi membantu mencegah piutang tak tertagih?
Sistem akuntansi mencegah piutang dengan mengirim pengingat otomatis sebelum jatuh tempo, sehingga klien lebih disiplin membayar. Fitur laporan aging piutang memudahkan tim keuangan memantau tagihan yang berisiko. Selain itu, integrasi dengan bank dan invoice otomatis memastikan pencatatan lebih akurat dan cepat.
-
Apa dampak dari piutang tak tertagih bagi bisnis?
Piutang tak tertagih dapat berdampak pada kelancaran arus kas dan menurunkan profitabilitas perusahaan. Kondisi ini juga membuat laporan keuangan menjadi tidak akurat. Jika tidak Anda tangani, kerugian akan menumpuk dan menghambat pertumbuhan bisnis.
