Cut-off payroll adalah periode di mana seluruh rekap data karyawan seperti absensi, cuti, pengambilan lembur, atau bonus dihitung dan diverifikasi ulang sebelum masuk ke tahap payroll atau penggajian karyawan.
Proses ini penting dilakukan agar jumlah gaji yang dibayarkan ke karyawan tepat. Jika sampai salah, maka citra perusahaan di mata karyawan bisa menurun karena karyawan menganggap perusahaan tidak profesional.
Cut-off payroll ini bahkan sudah diatur dalam undang-undang resmi Indonesia. UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 54 mengatur bahwa perjanjian kerja tertulis harus memuat besarnya upah dan cara pembayarannya. Dalam proses penggajian, slip gaji akan diterbitkan untuk tiap karyawan. Dasar hukum ini menjelaskan bahwa perusahaan harus transparan dengan gaji yang dibayarkan.
Key Takeaways
Cut-off payroll adalah periode divisi Human Resources kantor melakukan perhitungan seluruh komponen gaji karyawan.
Tanggal cut-off dan penggajian yang jelas akan membantu HR menetapkan prosedur cek komponen dan pembayaran gaji yang baku.
Skenario payroll seperti terlambat lapor lembur atau bonus yang baru disetujui memerlukan pendekatan khusus dalam perhitungan payroll.
Apa Itu Cut-Off dalam Penggajian Karyawan?
Arti cut-off dalam penggajian kerja merujuk pada tanggal batas terakhir untuk menutup dan mengunci data penggajian. Tetapi bukan berarti cut-off itu tanggal pembayaran gaji, karena pembayaran gaji dilakukan di tanggal yang berbeda dari cut-off.
Gaji tiap karyawan akan dihitung dulu keseluruhannya. Di sini, tim HR (Human Resources) bagian payroll akan menghitung gaji berdasarkan komponennya seperti potongan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial), jumlah cuti yang diambil, tingkat ketidakhadiran, atau adanya bonus dan penggajian lembur.
Semua biaya ini dikalkulasikan selama periode cut-off gaji dan setelah itu gaji akan dibayarkan ke masing-masing karyawan di awal bulan atau setelah periode cut-off berakhir. Gampangnya, periode ini dijadikan untuk memvalidasi gaji bersih yang menjadi hak karyawan. Siklus payroll ini dilakukan berulang di setiap periode yang ditentukan, misal sebulan sekali.
Riset oleh ADP pada tahun 2023 membuktikan bahwa integrasi sistem waktu dan kehadiran diperkirakan dapat menurunkan kesalahan payroll sebesar 2,5% hingga 3%.
Data yang Wajib DIcatat Saat Cut-Off
Praktik cut-off berarti tim Human Resources menyelesaikan semua urusan administrasi yang berhubungan dengan penggajian. Jika Anda kurang paham dengan jenis-jenis data yang harus diperiksa, Anda bisa mempelajarinya di bawah ini:
Data dan status karyawan: Pastikan hanya karyawan aktif yang terhitung berhak untuk menerima gaji. Tim HR Anda perlu memeriksa tanggal mulai dan selesai bekerja pada kontrak kerja mereka.
Gaji dan tunjangan tetap: Kunci nilai gaji pokok dan tambahkan lagi dengan tunjangan tetap yang menjadi hak karyawan. Tunjangan-tunjangan ini termasuk tunjangan jabatan atau transportasi.
Absensi: Pantau banyak hari kerja yang dijalani karyawan dan juga cuti yang mereka ambil. Banyaknya hari kerja memengaruhi perhitungan gaji masing-masing pekerja.
Ambil lembur: Perhatikan banyaknya lembur yang diambil karyawan dalam satu periode penggajian. Gaji lembur merupakan kewajiban yang perlu dibayarkan ke karyawan.
Potongan karyawan: Identifikasi potongan yang diambil atau dikenakan ke karyawan seperti ketidakhadiran atau kasbon dan potongan lainnya yang disetujui perusahaan.
Data PPh 21: Periksa PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak), bruto, dan juga metode potong yang akan diterapkan. Ini harus mengacu ke PPh 21 yang mengatur tentang tarif efektif.
Data BPJS: Pastikan status kepesertaan BPJS tiap karyawan untuk memvalidasi apakah perlu diberlakukan potongan BPJS pada gaji karyawan tersebut.
Rekening: Periksa nama pemilik rekening dan kunci nomor rekening yang masih aktif dan digunakan untuk menerima gaji.
Apa yang Terjadi Jika Data Masuk Setelah Cut-Off Payroll?
Cara kerja cut-off payroll itu sebenarnya memvalidasi tiap komponen kehadiran dan skenario kerja karyawan di kantor. Jadi, semua skenario kehadiran, jenis kerja, serta cuti atau absen akan dicatat sebagai komponen gaji dari karyawan tersebut.
Contohnya, jika seorang karyawan mengambil lembur pada tanggal 21 dan cut-off nya tanggal 20, maka nilainya akan dimasukkan ke periode penggajian berikutnya. Atau jika mengambil skenario di mana karyawan mengambil lembur dan persetujuan oleh HR terlambat, maka gaji bulan tersebut akan dibayarkan setelah divalidasi.
Jika perhitungan gaji sudah diselesaikan sebelum lemburnya diapprove, maka akan dimasukkan sebagai kekurangan pembayaran dan dibayarkan di penggajian bulan berikutnya.
Contoh SOP dan Timeline Closing Payroll
Periode cut-off memerlukan pendekatan strategis karena ini krusial dalam menjamin proses penggajian yang akurat. Berikut Anda bisa pahami mengenai standar operasional cut-off payroll dan juga timeline nya:
Tetapkan tanggal cut-off dan payroll: Pertama-tama, pastikan dulu perusahaan Anda sudah memiliki patokan tanggal mulai dan akhir cut-off serta tanggal payroll.
Kumpulkan data karyawan: Tarik data karyawan seperti jumlah absen, cuti, lembur, dan bonus yang mereka terima.
Validasi dan minta persetujuan data: Validasi semua data di atas dan mintalah persetujuan pada manajer HR. Proses persetujuan ini penting untuk mengunci data agar dapat digunakan untuk payroll setelah itu.
Tutup input dari karyawan di tanggal yang sudah ditentukan: Kunci periode agar tidak ada perubahan data lagi. Semua input yang baru masuk setelah cut-off akan dianggap sebagai kekurangan bayar.
Hitung komponen gaji: Hitung komponen gaji berdasarkan data yang sudah dikumpulkan karena semua data ini akan memengaruhi hasil akhir dari perhitungan gaji. Jika salah hitung, jumlah gaji bisa tidak akurat.
Periksa hasil perhitungan: Periksa kembali semua komponen yang sudah dihitung untuk mencegah adanya kesalahan hitung.
Minta approval ke penanggung jawab: Setelah proses pengecekan ulang, minta approval ke pihak yang bertanggung jawab seperti atasan atau manajer HR sebelum membayarkan gaji.
Bayarkan gaji dan terbitkan slip gaji ke karyawan: Lakukan pembayaran gaji pada karyawan dan terbitkan slip gaji masing-masing untuk memberikan kejelasan komponen gaji yang dibayarkan.
Lakukan rekonsiliasi dan akhiri periode cut-off: Cocokkan payroll dengan data transfer bank dan laporan akuntansi. Ini penting dalam memastikan tidak ada selisih dalam keuangan perusahaan.
| Tanggal | Tahap | Kegiatan yang dilakukan |
|---|---|---|
| 13-17 | Pengumpulan data | Data absensi, cuti, atau lembur dikumpulkan oleh tim HR. |
| 18-19 | Persetujuan atasan | Atasan atau manajer memeriksa dan memberi approval pada seluruh jenis cuti dan lembur. |
| 20 | Cut-off | HR mengunci semua data. Semua data yang sudah disetujui dikunci dan dijadikan dasar untuk penggajian. |
| 21-22 | Validasi pra-payroll | HR memeriksa ulang data absensi, cuti atau lembur yang belum disetujui, potongan BPJS, dan bonus yang belum disetujui. |
| 23 | Perhitungan payroll | Sistem HR atau payroll officer menghitung gaji bruto, tunjangan, serta bonus. |
| 24 | Pemeriksaan hasil | Reviewer payroll memeriksa ulang hasil perhitungan gaji ini untuk mengecek apa ada kesalahan dalam penghitungan. |
| 25 | Persetujuan akhir | Tim HR dan finance kantor menyetujui total payroll sebelum gaji ditransfer. |
| 26-27 | Pembayaran | Tim keuangan memastikan dana tersedia dan menyiapkan slip gaji, lalu total payroll yang sudah disetujui dibayarkan ke rekening masing-masing karyawan. |
| 28-30 | Rekonsiliasi | Finance mencocokkan penggajian dengan transfer bank dan jurnal akuntansi untuk mengecek selisih. |
Contoh timeline ini bisa berbeda-beda tergantung kebijakan dan flow validasi payroll perusahaan masing-masing. Anda bisa memakai ini sebagai gambaran besar seperti apa flow validasi payroll sebelum dan saat masa cut-off.
Strategi Mengelola Input Setelah Tanggal Cut-Off
Manajemen cut-off payroll meminimalisir adanya kesalahan penghitungan dan keterlambatan pembayaran gaji. Tapi, terkadang ada saja masalah dalam payroll dan cut-off yang menyebabkan Anda harus melakukan pendekatan yang berbeda dalam memecahkan masalahnya. Simak skenario masalah cut-off dan cara mengatasinya di bawah:
Terlambat lapor lembur: Jika data lembur baru masuk setelah cut-off, catat data tersebut sebagai penyesuaian dan bayar di periode gaji berikutnya.
Slip gaji baru terbit: Hitung selisih gaji sejak tanggal efektif dan tampilkan sebagai komponen terpisah di slip gaji bulan berikutnya.
Koreksi absensi karyawan setelah payroll: Validasi dan koreksi kebenaran data absensi karyawan, lalu minta approval ke atasan dan ini akan dibayarkan sebagai selisih gaji.
Bonus disetujui setelah penggajian: Masukkan bonus ke periode berikutnya.
Karyawan mengganti rekening: Tetap bayarkan ke rekening lama, baru di periode berikutnya gaji dibayarkan ke rekening baru.
Karyawan belum menerima kekurangan gaji: Jika koreksi tidak dapat menunggu periode berikutnya, jalankan pembayaran di luar siklus dengan proses pemeriksaan dan approval yang sama.
Bagaimana Sistem HRIS Mempermudah Perhitungan Payroll
Sistem HRIS (Human Resources Information System) mempermudah perhitungan payroll dengan menghubungkan seluruh jenis data karyawan di perusahaan Anda, misalnya seperti data keikutsertaan BPJS, absensi, dan juga bonus yang mereka terima berdasarkan dari performa kerja.
Sebelum cut-off, HRIS digital ini memeriksa komponen data gaji karyawan secara menyeluruh. Dari hasil pengecekan menyeluruh, software akan secara otomatis membuatkan alokasi jumlah gaji yang harus dibayarkan ke masing-masing karyawan.
Setelah masa cut-off selesai, data yang telah diperiksa dan disetujui dijadikan dasar perhitungan gaji. Sistem kemudian secara real-time menghitung gaji pokok, potongan BPJS, tambahan gaji untuk lembur, dan komponen gaji lainnya yang mengikuti.
Sistem HRIS mampu mempermudah penghitungan gaji karyawan karena dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:
Setelah masa cut-off selesai, data yang telah diperiksa dan disetujui dijadikan dasar perhitungan gaji. Sistem kemudian secara real-time menghitung gaji pokok, potongan BPJS, tambahan gaji untuk lembur, dan komponen gaji lainnya yang mengikuti.
Sistem HRIS mampu mempermudah penghitungan gaji karyawan karena dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:
Pengaturan periode payroll: HR dapat menentukan tanggal awal dan akhir yang masuk ke perhitungan gaji.
Database kontrak karyawan: Sistem HRIS menyimpan status kerja karyawan berdasarkan kontrak kerja mereka. Penggajian terhitung sejak hari pertama mereka bekerja hingga hari terakhir.
Manajemen cuti dan lembur: Tersedia section pengajuan cuti dan lembur untuk karyawan, kemudian manajer HR dapat meng approve nya lewat HRIS juga.
Integrasi BPJS: Sistem ini membantu menyimpan status kepesertaan BPJS setiap karyawan di kantor, memastikan perhitungan potong gaji untuk BPJS dengan akurat.
Perhitungan gaji otomatis: Seluruh data komponen payroll karyawan dikumpulkan dan dicek secara otomatis, kemudian sistem menerbitkan nominal payroll yang harus dibayarkan ke masing-masing karyawan.
Kesimpulan
Cut-off adalah batas waktu dimulainya periode penghitungan gaji karyawan secara menyeluruh, tetapi tidak ada satupun aturan baku yang menetapkan tanggal cut-off. Semuanya kembali lagi pada kebijakan masing-masing perusahaan.
Buatlah standar operasional yang jelas kapan dan bagaimana cut-off dilakukan, dan tim HR disarankan untuk menjalin komunikasi baik dengan tim keuangan di kantor karena proses cut-off dan perhitungan payroll ini akan melibatkan data keuangan dan laporan akuntansi kantor.
Pertanyaan Seputar Cut-Off Penggajian
Tidak ada jam cut-off yang baku. Setiap perusahaan berhak menentukan jam payroll nya masing-masing, misal tiap jam 5 sore tiap bulannya. Tidak ada peraturan yang mewajibkan pembayaran payroll di jam tertentu karena kepatuhan penggajian hanya mengatur mengenai waktu payroll yang disepakati.
Pembayaran gaji bisa dilakukan secara otomatis menggunakan software payroll. Software ini menyimpan data absensi, cuti, lembur yang diambil karyawan, serta BPJS dan langsung menghitung semua komponen ini secara otomatis.
Salary adalah jumlah kompensasi tetap yang diterima karyawan, sedangkan payroll adalah keseluruhan proses penghitungan, verifikasi komponen gaji, sampai ke tahap pembayaran karyawan.
Perusahaan sebaiknya menentukan cut-off dengan menghitung mundur dari tanggal gajian dan menyediakan jeda waktu beberapa hari untuk memeriksa seluruh data dan komponen gaji karyawan dalam satu periode tersebut.
