Mengenal Jenis Software HRM untuk Manajemen SDM yang Efektif

Mungkin Anda sudah mengetahui fungsi software HRM secara general, bukan?

Namun, Anda juga harus mengetahui bahwa software HRM terbagi dalam beberapa klasifikasi yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan staf HR perusahaan.

Software HRM telah mengalami perubahan yang luar biasa seiring dengan perkembangan teknologi. Salah satu aspek yang paling mencolok adalah penggunaan software HRM yang inovatif untuk mendukung proses rekrutmen, KPI, appraisal, dan pelatihan karyawan.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif dan kompleks, pemilihan jenis software HRM yang tepat menjadi kunci kesuksesan dalam mengelola karyawan dengan efisien dan efektif.

Di artikel ini, kami akan menguraikan beberapa klasifikasi jenis software HRM yang dapat Anda pertimbangkan dengan melihat penjelasan fitur untuk mengefisiensikan proses kerja HR perusahaan Anda.

Key Takeaways Jenis HRM on-premise menyimpan data di server perusahaan, memberikan kontrol penuh kepada perusahaan, cocok untuk industri yang mengutamakan privasi dan keamanan. Perusahaan perlu memilih jenis software HRM berdasarkan tujuan penggunaan, seperti HRIS untuk administrasi, HRMS/HCM untuk rekrutmen dan pengembangan karyawan. Perkembangan teknologi membawa inovasi dalam penggunaan software HRM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia.

Berdasarkan Tujuan Penggunaannya

Setiap perusahaan tentu saja memiliki perbedaan satu sama lain, mulai dari perbedaan jenis industri, ukuran, budaya perusahaan dan tentu saja perbedaan peraturan perusahaan yang menjadi alasan penting perusahaan Anda membutuhkan software HRM.  

Dalam meninjau jenis-jenis software HRM, Anda haruslah memulai dengan tujuan penggunaan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan Anda. Karena jika tidak, Anda bisa berakhir dengan kerugian materi dan waktu yang disebabkan dari pemilihan yang tidak sesuai. 

Selain itu, jika Anda memilih software HRM yang tidak sesuai dengan tujuan penggunaan perusahaan, itu dapat menyebabkan kekecewaan karyawan. Hal ini bisa menimbulkan lingkungan kerja yang menjadi tidak nyaman bahkan toxic. 

Ketika memilih software HRM, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan fitur yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Namun, pernahkah Anda merasa bingung akan beragamnya fitur dari banyaknya aplikasi HRM yang ditawarkan di pasaran? 

Di sini, Anda bisa melihat jenis software HRM berdasarkan tujuan penggunaannya, yang biasanya terbagi menjadi: 

• Human Resource Information System (HRIS)

Seperti namanya, jenis HRM pertama ini berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional administrasi manajemen sumber daya manusia. 

Jenis software HRM ini juga memastikan bahwa semua proses bisnis berjalan seefisien mungkin, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 

Human Resource Information System (HRIS) dari HashMicro merupakan Pro-int HRIS diperuntukkan apabila perusahaan Anda memiliki kebutuhan yang relatif sederhana dalam manajemen karyawan, dan belum memerlukan tingkat kompleksitas yang lebih tinggi.

Bayangkan jika perusahaan Anda terus mengandalkan metode manual dalam rostering kehadiran karyawan dan penggajian.

Tentunya selain kemungkinan terjadinya human error, mungkin karyawan Anda akan banyak melakukan kecurangan.

Dengan software HRM dari HashMicro, tim HR perusahaan Anda dapat otomatis melacak kehadiran karyawan secara real-time melalui satu aplikasi. Ini tentunya akan membantu HR dalam mengidentifikasi masalah absensi pada saat rostering dengan cepat dan tentunya akan meningkatkan akurasi penggajian karyawan Anda.

Sebelum itu, Anda dapat mengeksplorasi lebih dalam tentang rekomendasi aplikasi absensi karyawan terbaik, termasuk keunggulan dan kelemahan masing-masing, untuk menemukan pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Jadi, HRM jenis ini esensial untuk dimiliki segala jenis perusahaan terlepas dari industrinya. Karena, fitur-fiturnya pasti akan Anda butuhkan.

Adapun fitur-fitur tersebut seperti:

• Sistem kehadiran dengan teknologi face recognition dan GPS tracking 
• Manajemen rostering & shift yang dinamis  
• Manajemen payroll
• Permit and leave approval with follow-up notification
• Reimbursement karyawan
• Employee database
• Employee self-service

HRM jenis ini sangat bisa diandalkan jika Anda sudah lelah mendapati banyaknya karyawan yang mencuri jam kerja, ataupun banyaknya kesalahan ketika proses penggajian. 

• Human Resource Management System (HRMS) atau Human Capital Management (HCM)

Apakah Anda lelah menerima karyawan inkompeten yang berdampak negatif pada citra perusahaan di mata pelanggan dan mitra bisnis?

Maka, jenis software HRM ini bisa Anda percayakan untuk memaksimalkan proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

Human Resource Management System (HRMS) atau Human Capital Management (HCM) adalah tulang punggung dalam memastikan keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan dengan memainkan peran kunci dalam mengidentifikasi, menarik, dan mempertahankan bakat berkualitas.

Jenis ini dapat membantu HR perusahaan Anda dalam mengelola kualitas SDM, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, serta mengambil keputusan berdasarkan data relevan yang ada di dalam sistem. 

Anda pasti menginginkan karyawan anda bekerja secara efisien, produktif dan tentunya memenuhi tujuan perusahaan Anda, kan?

HRM jenis ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang berguna untuk memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki karyawan yang berkualitas melalui talent mapping dan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan bisnis Anda.

Pertama, Anda bisa mendapatkan fitur-fitur yang dapat membantu proses rekrutmen perusahaan, seperti:

• IST, Papikostic, EPPS, dan berbagai psikotes lainnya
• Manajemen penjadwalan interview
• Interview video atau dalam jarak jauh dengan otomatis 
• Built-in tes kognitif dan beragam alat asesmen lainnya
• Screening CV dengan cepat

Selain itu, software HCM juga dapat memberikan berbagai fitur yang dapat membantu mengembangkan keterampilan karyawan Anda yang mencakup:

• Talent management dengan pemantauan KPI
• Developing dan training dengan manajemen E-Learning
• OKR (Objectives and Key Results / Tujuan dan Kunci Hasil)
• Analisis kinerja yang mendalam dengan nine box matrix
• Evaluasi mendalam mengenai kompetensi karyawan 
• LMS internal
• Succession planning

Berdasarkan Jenis Paket dan Lokasi Penyimpanan Datanya 

Setelah Anda mengetahui tujuan penggunaan software HRM untuk perusahaan Anda, perlu juga untuk mengenali jenis paket software HRM berdasarkan lokasi penyimpanan datanya.

Apakah Anda membutuhkan software HRM yang dapat Anda simpan di server milik perusahaan?

Atau, Anda sedang mencari software HRM yang bisa Anda akses dan simpan data di web maupun mobile apps dengan aman?

Maka, Anda dapat memilih jenis paket software HRM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti jenis on-premise, cloud, dan subscription on-cloud.

Berikut kami uraikan penjelasan mengenai ketiga jenis tersebut:

• HRM On-premise

Software HRM on-premise adalah sistem yang dapat menyimpan data karyawan di server milik perusahaan. 

Penerapan jenis software HRM on-premise mengharuskan perusahaan untuk memberikan pemeliharaan server secara teratur. 

Tim HR perusahaan Anda dapat bertanggung jawab dalam mengelola server, sehingga membutuhkan pengetahuan mengenai dunia IT yang signifikan.

Software jenis ini memiliki kendali penuh atas data dan sistem perusahaan Anda. Tim HR dapat menyesuaikan software untuk memenuhi kebutuhan mereka dan keamanan data berada dalam kendali mereka.

Anda juga dapat dengan mudah mengintegrasikan jenis software ini dengan software lama atau aplikasi lain yang sudah Anda gunakan agar menjadi lebih efisien.

Ironisnya, software jenis ini bisa memakan waktu yang lama dan membutuhkan keahlian teknis dalam pemeliharaan dan peningkatan sistem untuk menjadi lebih baik.

Software jenis ini sangat cocok untuk industri-industri yang sangat mengutamakan privasi, keamanan data, dan kontrol langsung terhadap software HRM.

Ini termasuk industri keuangan, perbankan, perusahaan hukum, dan lembaga pemerintah yang harus mematuhi regulasi ketat terkait privasi dan keamanan informasi. 

• HRM Cloud

Software HRM berbasis cloud dapat menyimpan data karyawan di server vendor pihak ketiga dan diakses melalui internet dengan aman. 

Vendor software tersebut harus bertanggung jawab untuk memelihara dan meningkatkan sistem, serta perusahaan harus membayar biaya berlangganan sistem dan cloud software HRM.

Software jenis ini dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan, tergantung pada kebutuhan tim HR perusahaan Anda. Seiring dengan pertumbuhan bisnis, software HRM dapat dimodifikasi untuk membantu dalam mengatasi masalah selama pertumbuhan tersebut.

Dengan menggunakan jenis software HRM berbasis cloud, vendor software bertanggung jawab untuk memelihara dan meningkatkan sistem, sehingga mengurangi beban tim HR untuk menguasai dunia IT.

Anda dapat mengakses software jenis ini dari mana saja dengan koneksi internet, sehingga memudahkan tim HR yang sedang berada di jarak jauh untuk mengakses software.

Namun, software HRM berbasis cloud juga memiliki beberapa keterbatasan. 

Tim HR perusahaan Anda tidak memiliki kontrol penuh atas data dan sistemnya, serta keamanan data bergantung pada langkah-langkah keamanan yang ditentukan oleh vendor. 

Software jenis ini tidak bisa berintegrasi dengan sistem lama dan aplikasi lain yang sudah perusahaan Anda miliki.

• HRM Subscription on Cloud

Jenis paket HRM berlangganan ini memberikan akses yang lebih fleksibel dan mudah diakses melalui internet, sehingga tim HR dapat mengelola sumber daya manusia secara efisien dari berbagai lokasi. 

Hal ini memungkinkan Anda untuk fokus pada inti bisnis perusahaan, sambil memastikan bahwa sistem HRM tetap aman dan dapat diakses secara real-time.

Fleksibilitas ini sangat penting dalam lingkungan kerja yang semakin terdistribusi dan dinamis. Selain itu, dengan penyimpanan data di cloud, Anda dapat menghindari risiko kehilangan data karena kebakaran, bencana alam, atau kerusakan hardware internal.

Jenis ini tidak hanya memberikan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan perusahaan daya saing yang lebih baik dalam mendukung pertumbuhan dan perkembangan bisnis di era digital ini.

Memilih antara software HRM berdasarkan jenis paket dan lokasi penyimpanan data di atas pada akhirnya tergantung pada kebutuhan tim HR perusahaan Anda. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk mengevaluasi pilihan tersebut terlebih dahulu dengan yang ahli sebelum mengambil keputusan.

Sekarang Anda sudah mengetahui jenis-jenis dari software HRM, kan?

Kami akan memberitahu Anda salah satu rekomendasi software HRM yang menawarkan fitur paling lengkap, yaitu software HRM dari HashMicro.

Kesimpulan

Pemilihan jenis software HRM yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, kompleksitas kebutuhan HR, dan anggaran yang tersedia.

HashMicro hadir sebagai solusi software HRM dengan fitur lengkap yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Solusi ini memungkinkan perusahaan Anda untuk dengan mudah mengatur jadwal kerja karyawan dengan efisien. Mulai dari menentukan shift kerja, jadwal libur, dan perubahan lainnya secara cepat dan mudah.

Hal ini tentunya akan membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia dan menghindari konflik jadwal yang dapat mengganggu produktivitas.

Software HRM dari HashMicro menawarkan fitur-fitur yang lengkap sehingga memudahkan HR dalam melakukan pekerjaannya. Anda juga bisa mendapatkan demo gratis untuk mengetahui kebutuhan bisnis Anda secara komprehensif sekarang!