Sumber daya manusia adalah salah satu kunci kesuksesan sebuah bisnis. Jika perusahaan bisa mengelola dan meningkatkan performa karyawannya, maka karyawan tersebut akan menjadi aset penting bagi perusahaan.
Dalam suatu penelitian, diketahui bahwa 34% dari perusahaan menyatakan bahwa penyebab kehilangan produktivitas bukan hanya berasal dari karyawan yang bekerja di bawah standar. Sebanyak 17% waktu yang dihabiskan oleh tim HR juga digunakan untuk memantau kinerja karyawan yang tidak memenuhi ekspektasi.
Namun, proses mengelola dan meningkatkan performa karyawan ini bukanlah tugas yang mudah. Ada banyak sekali aspek yang harus dikelola oleh seorang manajer human resource (HR), mulai dari absensi, gaji, pelatihan, rekrutmen, hingga administrasi.
Bayangkan jika semua aspek tersebut masih dikelola secara manual. Bukan tidak mungkin sang manajer HR bisa kewalahan dan berujung melakukan kesalahan. Itulah mengapa banyak perusahaan yang menganggap karyawan adalah aset penting perusahaan, sehingga beralih menggunakan software HRM karena dapat mengefisiensikan berbagai tugas divisi HR.
Nah, artikel kali ini akan membahas apa saja fitur-fitur yang banyak dicari oleh seorang manajer HR untuk memudahkan pekerjaan mereka. Yuk, baca lebih lanjut untuk mengetahui lebih lengkapnya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manajemen Administrasi Karyawan
Manajemen administrasi karyawan mencakup pengelolaan berbagai aspek administratif terkait dengan karyawan perusahaan, seperti informasi pribadi, absensi, dan gaji karyawan.
Hal ini bertujuan untuk memastikan pengelolaan yang efisien dan teratur terhadap data karyawan, serta memperkuat employer branding sehingga dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Berikut ini adalah beberapa fitur penting software HRM yang termasuk kategori manajemen administrasi:
Payroll otomatis
Seberapa sering Anda kewalahan dengan proses yang rumit dan berbelit-belit ketika harus menghitung gaji karyawan, mengelola potongan, dan menangani pajak? Nah, disinilah fitur software payroll otomatis datang untuk menyelamatkan Anda.
Payroll otomatis memungkinkan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi seluruh siklus penggajian, mulai dari perhitungan gaji hingga penyimpanan catatan gaji.
Katakan selamat tinggal pada kewalahan yang Anda alami, karena dengan fitur ini semuanya menjadi lebih terstruktur dan tepat waktu. Mulai dari perhitungan gaji, pengelolaan potongan bahkan pelaporan pajak dengan akurasi yang tinggi.
Oleh karena itu, fitur ini menjamin kemudahan mengelola bagian yang paling penting dalam human resources management, tanpa stres dan ketakutan akan kesalahan dalam penggajian.
Absensi dengan fitur face recognition
Apakah karyawan Anda pernah protes karena gaji yang diterima kurang? Setelah ditelisik lebih jauh, ternyata Anda menemukan bahwa karyawan tersebut tidak absen fingerprint satu hari.
Namun ketika dikonfirmasi, karyawan tersebut berkeras bahwa ia benar datang di hari tersebut dan berhasil menunjukkan buktinya. Penasaran, Anda pun menelusuri lebih jauh, dan menemukan bahwa ada kesalahan pencatatan absensi karena pemindahan data dari mesin fingerprint ke database masih dilakukan manual.
Kejadian seperti ini pastinya sering membuat Anda sebagai manajer HR sakit kepala. Inilah pentingnya software HRM. Perangkat lunak ini mampu mengotomatiskan berbagai aspek yang berhubungan dengan absensi.
Lebih canggihnya lagi, kini fitur HR software ada yang dilengkapi dengan teknologi face recognition. Tidak ada lagi istilah titip absen karena absensi model ini tidak bisa dicurangi. Hadirnya fitur face recognition dalam software HRM dapat mengatasi masalah tersebut.
Selain itu, sistem absensi yang kuat dapat mengelola data dari karyawan yang tidak hadir. Sistem ini membantu Anda menghasilkan laporan yang akurat secara otomatis.
Fitur ini tidak semua dimiliki oleh vendor-vendor HRM. Maka sebelum memilih software HRM, Anda harus melakukan konsultasi dengan setiap vendor untuk memastikan adanya fitur face recognition.
GPS tracking
Pernahkah Anda menerima laporan dari tim HR mengenai karyawan yang berada di tempat yang tidak seharusnya? Seperti misalnya tim sales yang seharusnya berkunjung ke kantor klien malah mampir ke pusat perbelanjaan?
Maka dari itu, Anda membutuhkan software HRM yang dilengkapi dengan fitur GPS tracking dapat membantu tim HR Anda untuk memantau lokasi karyawan yang sedang bekerja secara real-time, baik di kantor maupun di luar kantor.
Fitur ini membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan yang memiliki karyawan bekerja secara mobile dengan memberikan visibilitas atas pergerakan dan aktivitas karyawan, sehingga memungkinkan tim HR untuk merencanakan proses kerja terbaik, mengoptimalkan alokasi karyawan, dan menghindari kecurangan karyawan.
Selain itu, GPS tracking juga dapat digunakan untuk memastikan keamanan karyawan yang bekerja di lokasi terpencil atau berbahaya. Dalam situasi darurat, Anda dapat dengan cepat menentukan lokasi karyawan dan memberikan bantuan yang diperlukan.
Sebagai ilustrasi, tim HR di sebuah perusahaan logistik yang besar seringkali menghadapi kendala dalam melacak dan mengelola karyawan yang tersebar di seluruh wilayah. Selama beberapa bulan terakhir, sering terjadi ketidakjelasan dalam penjadwalan dan pemantauan keberadaan tim lapangan, yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman, penugasan ganda, dan pelanggan yang tidak puas.
Dengan demikian, GPS tracking adalah fitur penting yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan keselamatan karyawan dalam lingkungan kerja yang dinamis.
Approval izin dan cuti karyawan dengan adanya fitur follow up notification
Dalam beberapa perusahaan, proses permohonan izin atau cuti dapat menjadi rumit dengan banyak tahapan persetujuan yang melibatkan tim HR dan atasan secara langsung.
Dengan adanya fitur follow-up notification, software HRM secara otomatis dapat mengirimkan pemberitahuan kepada atasan dan tim HR saat permohonan diajukan, memastikan bahwa permohonan tersebut tidak terlupakan atau terlambat untuk persetujuan.
Misalnya, jika atasan tidak merespons permohonan dalam batas waktu yang ditentukan, software HRM akan mengirimkan pemberitahuan tindak lanjut sebagai pengingat.
Dengan adanya fitur approval izin dan cuti dengan notifikasi tindak lanjut dalam software HRM, perusahaan dapat mengotomatisasi proses persetujuan, mengurangi kesalahan dan penundaan, serta meningkatkan komunikasi antara karyawan dan tim HR menjadi lebih efektif.
Lebih Lanjut
Manajemen Rekrutmen
Seperti namanya, manajemen rekrutmen mencakup serangkaian proses pekerjaan untuk menarik, menilai, dan memilih calon karyawan yang sekiranya tepat untuk posisi yang tersedia.
Oleh karena itu, dalam kategori manajemen rekrutmen, software HRM terbaik biasanya memiliki fitur-fitur sebagai berikut:
Applicant tracking system (ATS)
Bayangkan semua data dan berkas pelamar terorganisir dengan baik, dan tim rekrutmen dapat dengan mudah mengakses informasi ini dalam hitungan detik.
Jika Anda memiliki applicant tracking system (ATS) hal tersebut bukan hanya angan – angan saja, dengan satu klik, Anda dapat mempercepat proses rekrutmen sebab semua informasi pelamar tersimpan secara terstruktur, mulai dari riwayat lamaran hingga catatan wawancara.
Tanpa fitur HR software ATS, perusahaan Anda mungkin akan menghadapi risiko kehilangan pelamar berpotensi, risiko human-error dalam pengelolaan data pelamar, serta risiko pelanggaran compliance yang berdampak buruk pada reputasi perusahaan Anda.
Tapi dengan ATS, perusahaan Anda dapat dengan cepat mencari, membandingkan, dan mengevaluasi kandidat yang paling sesuai untuk mengisi posisi yang tersedia.
Manajemen kandidat
Manajemen kandidat bukan sekadar proses rekrutmen biasa. Ini adalah kunci rahasia di balik kesuksesan perusahaan dalam menarik dan mempertahankan bakat terbaik di industri.
Bayangkan bisa membangun hubungan yang kuat dengan calon karyawan potensial, menghadirkan pengalaman positif yang akan mereka kenang, bahkan jika mereka saat ini tidak sesuai untuk posisi tertentu.
Dengan fokus pada komunikasi proaktif, pemantauan data yang cerdas, dan pemberian feedback yang bermakna, manajemen kandidat membantu perusahaan membangun citra yang kuat sebagai tempat yang menarik untuk bekerja.
Manajemen penjadwalan interview
Anda pasti sering mendapati perusahaan Anda memiliki beberapa puluh bahkan ratusan pelamar untuk satu posisi, kan?
Bagaimana cara Anda dapat mengatur jadwal interview dengan efisien, serta memastikan bahwa setiap pelamar mendapatkan kesempatan, dan tidak ada tabrakan jadwal?
Manajemen penjadwalan interview adalah jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan seperti di atas.
Fitur HR software ini dapat dengan mudah menentukan waktu yang cocok bagi pelamar dan interviewer, menghindari tabrakan jadwal yang dapat mengganggu proses, dan memberikan pengalaman yang terkoordinasi dan positif bagi calon karyawan.
Oleh karena itu, pastikan software HRM yang Anda pilih memiliki fitur ini agar tidak mendapati kesalahan-kesalahan serupa.
Tes kognitif terintegrasi dan beragam alat asesmen lainnya
Adanya fitur ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menilai calon karyawan dengan berbagai metode, termasuk tes kognitif, tes kepribadian, dan alat asesmen lainnya.
Dengan pelacakan hasil dan analisis yang terintegrasi, perusahaan dapat membuat keputusan rekrutmen yang lebih tepat dan efisien, sesuai dengan persyaratan posisi yang berbeda.
Fitur ini meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan objektivitas dalam proses seleksi karyawan, membantu perusahaan mendapatkan bakat yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Adanya fitur ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memastikan bahwa rekrutmen menjadi lebih holistik dan dapat memberikan dampak positif dalam jangka panjang terhadap pertumbuhan dan kesuksesan organisasi.
Screening CV dengan cepat
Bayangkan sebuah kantor di mana penyaringan ratusan surat lamaran dan CV pelamar tidak lagi memerlukan jam-jam kerja manual yang melelahkan. Fitur screening CV dalam software HRM memungkinkan Anda untuk memasuki era otomatisasi yang mengubah cara Anda mengelola informasi pelamar.
Dengan menggunakan software HRM, proses screening CV dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Sistem ini dapat melakukan pemindaian dokumen CV untuk mendapatkan informasi penting, seperti keterampilan, pengalaman kerja, dan pendidikan.
HR tidak perlu lagi meluangkan waktu yang berlebihan untuk meninjau setiap CV secara manual, memungkinkan mereka fokus pada aspek-aspek yang lebih strategis dan kompleks dari manajemen sumber daya manusia.
Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan bahwa proses perekrutan dilakukan secara objektif dan efektif. Dalam dunia rekrutmen yang kompetitif, fitur ini merupakan pahlawan tak terlihat yang membantu perusahaan menemukan bakat terbaik dengan lebih cepat dan efisien.
Manajemen Pengembangan Karyawan
Terakhir dan yang tak kalah penting,
Terdapat fitur HR software berdasarkan kategori manajemen pengembangan karyawan.
Tanpa dukungan software HRM yang tepat untuk manajemen pengembangan karyawan, Anda mungkin kehilangan talent berharga, mengalami stagnasi dalam kemajuan perusahaan, dan bahkan bisa juga tertinggal dari persaingan.
Maka dari itu, ketahuilah fitur dari manajemen pengembangan karyawan yang dapat membantu proses kerja tim HR untuk mengelola dan meningkatkan potensi dari karyawan perusahaan Anda.
Training
Program training sangat penting untuk pengembangan karyawan yang efektif di perusahaan Anda.
Hal ini dapat membantu meningkatkan keterampilan karyawan, yang membantu mereka memahami bahwa perusahaan cukup menghargai mereka untuk memainkan peran aktif dalam pertumbuhan bisnis perusahaan Anda.
Kesadaran ini mengarah pada peningkatan loyalitas kepada perusahaan, sehingga mengurangi pergantian karyawan.
Adanya modul training bawaan software HRM, Anda dapat mengunggah video pelatihan dan membiarkan karyawan mengaksesnya dari mana saja.
Karyawan dapat menyelesaikannya sesuai dengan kemampuan mereka sendiri dan memastikan mereka berpartisipasi secara maksimal.
KPI tracking
KPI atau Key Performance Indicator merupakan fitur HR software yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah perusahaan Anda tetapkan.
Dengan adanya fitur KPI tracking dalam software HRM, tim HR perusahaan Anda dapat dengan lebih efisien dan efektif dalam mengelola dan mengukur kinerja karyawan.
Setiap karyawan dapat memiliki sejumlah KPI yang terkait dengan pekerjaannya, sehingga software HRM akan membantu dalam memantau kemajuan mereka.
Ini tidak hanya membantu dalam mengidentifikasi kontribusi karyawan terhadap kesuksesan perusahaan, tetapi juga memungkinkan HR perusahaan Anda untuk memberikan umpan balik berdasarkan data yang konkrit dan memungkinkan karyawan untuk mengevaluasi diri mereka sendiri.
Sebagai contoh, perusahaan Anda menggunakan software HRM untuk memonitor dan mengukur KPI karyawan, seperti jumlah penjualan per bulan atau tingkat kepuasan pelanggan yang diukur melalui ulasan.
Dengan data yang dihasilkan, tim HR Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang mencapai target penjualan yang tinggi, memberikan penghargaan atau insentif, serta memberikan pelatihan khusus kepada mereka yang memerlukan perbaikan.
LMS
Fitur learning management system (LMS) membantu karyawan Anda untuk meningkatkan keterampilan dan keahlian mereka.
Salah satu tren HR di tahun 2023 adalah membawa pembelajaran ke dalam pekerjaan sehari-hari dan membantu karyawan mengembangkan soft skill dan hard skill yang selaras dengan tujuan perusahaan.
Setiap orang mungkin datang ke sebuah perusahaan dengan pengetahuan dan pengalaman yang sangat berbeda. LMS menyediakan cara bagi karyawan untuk menjembatani kesenjangan keterampilan dan berkembang menjadi seorang ahli.
Dengan bantuan software HRM, Anda dapat mempersingkat waktu dalam mengerjakan tugas-tugas administratif dalam penjadwalan dan pelaksanaan kursus, menyediakan kursus online, serta memperkuat budaya belajar di perusahaan.
Succession planning
Succession planning adalah proses perencanaan jika ada karyawan terbaik Anda yang meninggalkan perusahaan.
Sebagai contoh, jika manajer senior yang penting untuk perusahaan Anda berhenti dari pekerjaannya, maka ia sendirilah yang akan berusaha untuk mencari penggantinya. Hal ini membuat perusahaan Anda tidak perlu mengeluarkan banyak biaya.
Perencanaan ini seringkali didasarkan pada penilaian kinerja, serta upaya penelitian dan pengembangan.
Hal ini menghasilkan penciptaan jalur talenta yang merupakan kumpulan kandidat yang memenuhi syarat dan siap untuk mengisi posisi karyawan jika ada yang keluar.
Kesimpulan
Dalam memilih software HRM, pastikan Anda melakukan evaluasi yang hati-hati karena jika tidak, konsekuensinya bisa sangat merugikan.
Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah fitur yang ditawarkan oleh software tersebut.
Pastikan bahwa semua fitur HR software yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Kekurangan fitur-fitur ini dapat mengarah pada ketidakefisienan, kehilangan bakat berharga, dan risiko kesalahan manusia yang dapat berdampak buruk pada produktivitas perusahaan.
Untuk rekomendasi software HRM yang handal, pertimbangkan penyedia yang memiliki reputasi terpercaya dalam industri, serta dukungan pelanggan yang responsif. Salah satu pilihan yang layak dipertimbangkan adalah software HRM dari HashMicro.
Software ini terbukti memberikan solusi HRM yang komprehensif ke banyak perusahaan, dengan fitur-fitur canggih yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengatasi tantangan rekrutmen dan manajemen SDM.
Oleh karena itu, Anda bisa melakukan demo gratis sekarang untuk mencoba software tersebut!
