Fitur Penting Aplikasi Manajemen Subkontraktor untuk Komunikasi Proyek Konstruksi

Dalam industri konstruksi, ada banyak pihak yang terlibat. Industri ini mencakup pihak-pihak seperti konstruktor, tenaga profesi, perencana, perancang, pelaksana, serta pemasok material proyek. Perlu Anda ingat bahwa tidak semua kontraktor utama bisa mengerjakan keseluruhan pekerjaan proyek. Beberapa detail penting harus ditangani oleh ahlinya, misalnya desain konstruksi dan ahli listrik. Mereka semua bahu-membahu untuk memenuhi permintaan proyek konstruksi. Kerjasama dan koordinasi menjadi kunci penting dalam proyek ini. Proses proyek yang memang rumit terkadang membuat beberapa pihak merasa kewalahan, terlebih jika mereka masih melakukannya secara manual. Akibatnya, koordinasi tidak terjaga dengan baik, visibilitas proyek tidak menyeluruh, rumitnya proses tender, hingga kesulitan dalam mengatur dokumen proyek. Maka dari itu, perusahaan konstruksi sangat memerlukan bantuan aplikasi manajemen subkontraktor yang dapat mengelola berkas dan memantau perkembangan proyek yang dikerjakan oleh banyak subkontraktor secara sekaligus.

Sistem Konstruksi dari HashMicro hadir dengan sistem terlengkap yang fungsional. Anda dapat dengan mudah memantau perkembangan proyek dari awal hingga akhir, baik yang sedang dikerjakan oleh tenaga pekerja atau subkontraktor Anda, hanya dalam satu dashboard yang terintegrasi. Selain itu, sistem ini mampu mendukung kolaborasi antara perusahaan konstruksi dan subkontraktor menjadi lebih baik serta mengintegrasikannya dengan pengelolaan back office. Pun pengelolaan dokumen akan dilakukan dan tersimpan dalam satu sistem yang terpusat dengan penyimpanan cloud sehingga memudahkan Anda untuk mengaksesnya di mana dan kapan saja. Apabila Anda tertarik dan ingin tahu kisaran harga pengimplementasiannya, Anda dapat mengunduh skema harga perhitungan Sistem Hash Construction Suite. 

Baca juga: 10 Manfaat Modul Manajemen Proyek untuk ERP Konstruksi

Manfaat Aplikasi Manajemen Subkontraktor untuk Perusahaan Anda

Banyak perusahaan konstruksi beralih menggunakan aplikasi manajemen subkontraktor bukanlah tanpa alasan, melainkan ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan hanya dengan satu sistem yang terintegrasi. Berikut ini manfaat-manfaatnya:

Mengefektifkan komunikasi dengan para subkontraktor

Dalam proyek konstruksi, kontraktor umum berkewajiban untuk memberikan RFI (Request for Information) kepada subkontraktor. Apabila subkontraktor yang perusahaan Anda miliki ada dalam jumlah banyak, tentu akan sulit jika Anda harus menghubungi mereka satu-persatu. Belum lagi jika ada yang terlewat, pasti akan terjadi miskomunikasi. Penting bagi Anda untuk memiliki sistem yang memiliki fitur manajemen subkontraktor agar kolaborasi dan komunikasi dua arah dengan subkontraktor dapat terjalin dengan lebih efektif dan efisien.

Mempermudah proses tender submission

Sebelum memilih subkontraktor, biasanya perusahaan konstruksi akan mengadakan tender terlebih dahulu. Prosesnya yang cukup panjang mengharuskan Anda untuk dengan sigap mengelola dan menyeleksi bidding dari para subkontraktor yang berminat untuk bekerjasama dengan proyek konstruksi Anda. Untuk mempermudah proses tender, sistem manajemen subkontraktor membantu Anda dalam mengelola dan menyeleksi bidding dengan lebih cepat dan akurat. Calon subkontraktor pun bisa dengan mudah untuk mengumpulkan proposal tender mereka ke dalam satu platform. Perkembangan proposal mereka dan statusnya pun bisa dilihat di platform tersebut sehingga mereka tidak perlu bertanya-tanya kepada pihak penyelenggara tender karena tentu saja hal tersebut akan menguras tenaga Anda dengan membalas pesannya satu-persatu.

Mempermudah koordinasi pekerjaan dan penjadwalan tim

Penjadwalan yang tidak efisien akan mempersulit tim Anda dan para subkontraktor lainnya. Contohnya adalah pemberitahuan jadwal kerja hanya melalui selembar kertas yang ditempel pada papan pengumuman. Ini tentu tidak efisien. Para karyawan tidak selalu melihat papan pengumuman tersebut. Belum lagi jika kontraktor umum kelupaan untuk mencetak jadwal baru sehingga menyebabkan ketidakpastian jadwal. Staf dan tim Anda akan kebingungan apakah mereka harus datang bekerja atau tidak. Maka dari itu, akan lebih baik jika Anda mengelola penjadwalan tim melalui sistem yang mudah diakses melalui ponsel.

Selain itu, kontraktor umum menyewa beberapa subkontraktor untuk satu proyek yang sama. Misalnya, ada subkontraktor yang menangani HVAC dan ada beberapa perusahaan yang menangani kelistrikan dan pipa air. Anda perlu mengatur koordinasi yang baik terkait penjadwalan di antara pihak-pihak terkait. Bagaimanapun juga, subkontraktor HVAC tidak bisa memulai pekerjaannya sebelum pekerjaan subkontraktor lain selesai. Maka, penting bagi Anda untuk melacak perkembangan proyek dan memastikan jadwal para subkontraktor dengan fitur pengingat yang dikirim secara otomatis kepada seluruh tim.

Jenis Aplikasi Manajemen Subkontraktor yang Anda Butuhkan

Berikut ini beberapa jenis dari Aplikasi Manajemen Subkontraktor yang mungkin perusahaan konstruksi Anda butuhkan:

Electricians

Sistem subkontraktor teknisi listrik mampu menangani komunikasi di antara banyak kontraktor yang ada. Komunikasi yang terjalin dengan baik membantu Anda untuk tetap up-to-date mengenai sejauh mana perkembangan proyek konstruksi yang tengah berlangsung.

HVAC technicians

Umumnya, sistem subkontraktor teknisi HVAC mampu mengelola keseluruhan penjadwalan dan koordinasi dengan pihak owner. Hal ini akan memudahkan Anda dalam berkoordinasi dengan pemilik properti dan kontraktor umum saat sedang memasang sistem HVAC yang baru.

Plumbers

Tipe jenis ini harus berurusan dengan kode pipa lokal saat bekerja di lahan konstruksi baru. Biasanya, kode-kode pipa lokal tersebut akan tersimpan rapi melalui manajemen dokumen dan sistem penyimpanan. 

Roofers 

Roofers membutuhkan sistem ERP yang lengkap untuk tetap terhubung dengan pekerjaan besar lainnya. Selain itu, tipe ini juga akan membantu Anda untuk mengirim penawaran, mengumpulkan invoice, menyeimbangkan dana kas, dan lain sebagainya hanya dalam satu solusi.

Carpenters and masons 

Sistem subkontraktor ini adalah sistem yang dapat melacak perubahan biaya material dan mengelola anggaran proyek. Mengetahui harga terkini terkait batu bata dan kayu dapat memudahkan Anda untuk membeli stok material proyek dan memprakirakan kapan harus kembali memesannya ketika stok sudah berada di ambang batas minimal.

Painters

Subkontraktor ini adalah subkontraktor terakhir yang mengunjungi properti karena memang ia bekerja di paling akhir proyek konstruksi. Maka, sistem ini dapat membantu Anda dalam melacak perkembangan proyek untuk mengetahui kapan waktu yang tepat bagi painters untuk bekerja di proyek konstruksi.

Fitur-fitur Penting Aplikasi Manajemen Subkontraktor 

Sebelum Anda mengimplementasikan Sistem Manajemen Subkontraktor pada perusahaan konstruksi Anda, ada baiknya jika Anda mengetahui dan mempelajari fitur-fitur penting yang ada pada sistem ini agar penggunaan sistem menjadi lebih optimal. Berikut ini penjelasannya:

Project tracking and scheduling

Fitur ini memudahkan pengelolaan proyek konstruksi Anda dari awal hingga akhir. Anda dapat melacak dan mengawasi perkembangan proyek agar bisa mendeteksi secara dini apakah ada hambatan yang terjadi selama proyek berlangsung atau tidak. Selain itu, Anda juga bisa memperbarui jadwal proyek berdasarkan konstruktor umum dan jadwal subkontraktor lainnya.

Bid generator

Fitur Bid Generator akan membantu Anda dalam hal kustomisasi penawaran untuk semua pekerjaan terkait proposal penawaran yang profesional. Anda juga dapat membuat beragam formulir yang dapat Anda sesuaikan dengan jenis proposal. RFI resmi juga bisa Anda input dengan fitur ini dan mengubah pesanan ke dalam penawaran Anda.

Job costing

Fitur ini berfungsi untuk meninjau biaya pekerjaan seperti material dan biaya tenaga kerja untuk menentukan apakah suatu pekerjaan layak untuk ditawar atau tidak. Selama proses penawaran, Anda bisa memasukkan harga terbaru secara real-time.

Construction accounting & payroll

Fitur ini berfungsi untuk mengelola buku besar, pesanan pembelian, penggajian, dan biaya konstruksi lainnya. Anda bisa mengawasi hutang dan piutang usaha untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan.

Time clock/sheet

Dengan akses melalui ponsel, Anda dapat memantau siapa saja pekerja yang masuk, keluar, istirahat, atau menjadwalkan cuti secara online. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan untuk mengawasi siapa saja yang sedang lembur dan siapa saja yang sedang berada di lokasi proyek konstruksi. Aksesnya yang terbilang mudah membuat Anda dapat mengaksesnya kapan dan di mana saja.

Document management and storage

Fitur ini dikhususkan untuk membuat, memperbarui, dan mengatur dokumen-dokumen proyek mulai dari kontrak, invoice, perintah kerja, hingga penawaran dan proposal. Agar lebih tertata rapi, Anda bisa menyortirnya berdasarkan asal dokumen, apakah dokumen tersebut berasal dari vendor, perusahaan, kontraktor, atau subkontraktor.

Baca juga: 5 Langkah Manajemen Risiko yang Perlu Diketahui Manajer Proyek

Pentingnya Aplikasi Manajemen Subkontraktor

Bagi perusahaan konstruksi, terlebih bagi mereka yang bekerjasama dengan banyak subkontraktor, Sistem Manajemen Subkontraktor sangatlah penting. Mengelola proyek konstruksi dengan banyak subkontraktor bukan hal yang mudah. Ada satu informasi yang terlewat oleh salah satu subkontraktor saja bisa menimbulkan miskomunikasi. Koordinasi antar tim dan subkontraktor tidak akan berjalan mulus. Belum lagi jadwal yang tumpang tindih. Maka, sangat penting bagi Anda untuk segera mengimplementasikan sistem ini sebagai pendukung kolaborasi yang baik antara pihak perusahaan Anda dengan subkontraktor. Sistem ini bukan hanya mengelola proyek yang ada di lapangan, tetapi juga mampu untuk mengelola kegiatan back office sehingga antara kedua kegiatan tersebut menjadi lebih tersinkronisasi.

Efektifkan Komunikasi & Koordinasi dalam Proyek Konstruksi dengan Hash Construction Suite

Komunikasi dan koordinasi adalah kunci utama suksesnya suatu proyek konstruksi. Proyek yang terbilang rumit akan menjadi lebih mudah jika komunikasi dan koordinasi antar pihak-pihak terkait terjalin dengan baik. Selain itu, Anda juga harus memastikan dan memantau perkembangan proyek apakah berjalan sesuai rencana atau tidak. Hal tersebut tentu tidak mudah tanpa bantuan sistem ERP yang memadai. Maka dari itu, HashMicro hadir dengan menawarkan solusi koordinasi dan komunikasi yang lebih efektif dan efisien dalam mengelola proyek konstruksi.

Sistem ini mampu memberikan visibilitas secara menyeluruh mulai dari awal hingga akhir proyek, termasuk yang sedang dikerjakan oleh para subkontraktor. Anda juga bisa mengelola pendelegasian tugas dengan lebih terorganisir. Pun dengan banyaknya dokumen-dokumen penting seperti kontrak kerja bisa lebih mudah Anda kelola dalam satu sistem yang terpusat. Sistem memungkinkan Anda untuk mengaksesnya kapan dan di mana saja sehingga tak selalu mengharuskan Anda untuk datang ke kantor.

Baca juga: 5 Manfaat Menggunakan Aplikasi Konstruksi dari HashMicro untuk Proyek Konstruksi

Kesimpulan 

Perusahaan konstruksi berjalan berdampingan dengan subkontraktor. Kontraktor utama saja tidak cukup untuk menangani semua hal-hal spesifik di dalam proyek konstruksi. Beberapa detail penting harus ditangani oleh tenaga profesional di bidang tertentu untuk mendapatkan hasil yang optimal. Jika tidak ada subkontraktor, sangat memungkinkan terjadinya masalah saat proses pengerjaan. Maka tak heran ada banyak perusahaan konstruksi yang bekerjasama dengan subkontraktor. Banyaknya subkontraktor di dalam proyek konstruksi harus Anda kelola dengan baik agar pekerjaan mereka tidak tumpang tindih. Maka, gunakan Sistem Hash Construction Suite dari HashMicro agar Anda dapat lebih mudah memantau pekerjaan para subkontraktor dan mengefektifkan komunikasi serta koordinasi dengan pihak-pihak terkait. Apabila Anda tertarik dan menginginkan konsultasi lebih lanjut mengenai sistem ini atau sistem ERP lainnya, Anda dapat menghubungi kami untuk mendapatkan demo gratis!