Apa itu Succession Planning? Definisi, Tujuan, dan Manfaatnya

Waktu mengelola talenta perusahaan, Anda harus melakukan succession planning. Dalam situasi di mana ada karyawan penting yang mendekati masa pensiun, menunda mencari pengganti hingga mereka pensiun akan memboroskan anggaran bisnis. Bahkan, dampak ini lebih buruk untuk skenario darurat, seperti resign mendadak dari seorang pemegang key role. 

Menurut riset Deloitte Private dengan 300 eksekutif bisnis keluarga di Amerika, hanya 32% dari responden yang telah mengimplementasikan succession plan CEO secara aktif. Di Indonesia, generasi penerus bisnis keluarga sering menghadapi tantangan skill gap dan resistansi dari generasi senior, dengan angka 45% dan 43% (PwC, 2025). Oleh karena itu, Anda harus memahami apa itu succession planning dan tahapannya. 

Definisi Succession Planning

Succession planning adalah proses penemuan dan pengembangan staf potensial untuk menggantikan pemegang jabatan penting. Proses ini melibatkan identifikasi critical roles dan pemilihan kandidat yang sesuai posisi tersebut. Anda akan menjaga stabilitas perusahaan dengan menempatkan staf internal di posisi penting, daripada merekrut pekerja dari luar. 

Perencanaan suksesi bisa bersifat jangka panjang atau sementara. Umumnya, Anda menggunakan rencana berkelanjutan yang menggantikan staf yang akan pensiun. Namun, Anda perlu merencanakan emergency succession plan sebagai persiapan menghadapi situasi darurat, seperti kematian atau pengunduran diri mendadak. 

Proses penyusunan succession plan dilakukan oleh:

• Dewan direksi: Memonitor proses succession planning.
• Tim HR: Mengidentifikasi critical role, memetakan kompetensi, membuat succession plan, dan menyediakan training untuk karyawan potensial.
• Top management: Mencocokkan succession plan dengan strategi bisnis jangka panjang.
• Pemegang critical role: Membantu dalam proses competency mapping, dan mentoring dan coaching calon kandidat. 

Tujuan Succession Planning dalam HRM

Perusahaan memiliki dua tujuan untuk membuat rencana suksesi, yaitu:

1. Menjamin regenerasi kepemimpinan

Succession planning memastikan adanya regenerasi kepemimpinan. Lewat mencari dan mengembangkan staf potensial, Anda menyiapkan bisnis untuk transisi dari satu generasi ke generasi yang lain. Kualitas pemimpin ini memiliki pengaruh terhadap keputusan dan pertumbuhan bisnis Anda. 

2. Memastikan critical role tidak pernah kosong

Dengan mempersiapkan calon staf sebagai backup, Anda menjamin bahwa critical role selalu terisi. Ketika ada karyawan penting pensiun, ada kandidat yang dapat menggantikannya. Hal ini juga berlaku di situasi darurat. Jika salah satu eksekutif Anda tiba-tiba keluar, Anda dapat langsung memposisikan seorang karyawan potensial di peran tersebut.

Manfaat Perencanaan Suksesi bagi Bisnis

Proses succession planning memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan Anda, yakni:

1. Mengurangi cost per hire

Anda akan mengurangi biaya rekrutmen dan onboarding pengganti eksternal dengan menyiapkan pengganti internal. Employee retention rate yang tinggi berarti jumlah pekerja yang tim HR harus rekrut dan onboard menurun. Anda dapat menggunakan biaya tersebut untuk hal penting lainnya, seperti membuat individual development plan.

2. Meningkatkan employee retention rate

Succession plan bisa menekan employee turnover rate di bisnis Anda. Peluang karir yang jelas akan meningkatkan motivasi karyawan Anda. Mereka akan lebih mungkin bertahan di perusahaan Anda jika ada career path dan imbalan yang baik. 

3. Memelihara budaya dan identitas perusahaan

Talent pipeline yang kuat akan menjaga budaya dan identitas bisnis Anda. Memilih pengganti dari talent pool internal mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengajari nilai perusahaan. Hal ini karena mereka sudah memahami budaya perusahaan Anda sejak awal. 

4. Menjaga keberlangsungan bisnis

Secara keseluruhan, succession planning akan menjaga keberlangsungan perusahaan Anda. Tanpa rencana suksesi, staf Anda akan memiliki tingkat ketertarikan dan keterlibatan yang rendah. Waktu yang dihabiskan dengan key role yang kosong perlahan-lahan meningkatkan risiko keuangan bisnis. Karena itu, perusahaan Anda perlu mengeluarkan banyak waktu untuk proses pemulihan. 

Langkah-Langkah Succession Planning yang Efektif

Sebelum menyusun suatu succession plan, Anda perlu memahami tahapan perencanaan suksesi yang efektif:

1. Tentukan critical role

Pertama, identifikasi posisi pekerjaan yang penting. Lalu, petakan kompetensi-kompetensi yang penting untuk peran tersebut. Ini akan memengaruhi keterampilan dan tanggung jawab yang perlu diperhatikan selama pemilihan kandidat. 

Catatan: Jangan lupa untuk berbicara dengan karyawan senior dan staf di peran penting. Anda harus mencocokkan rencana suksesi dengan goals dan strategi bisnis Anda sejak dini.

2. Nilai dan pilih karyawan potensial

Nilai karyawan potensial menggunakan data dan berbagai metode yang tersedia. Setelah itu, bangun talent pool internal yang pas dengan kebutuhan critical roles. Ingatlah untuk menganalisis kecocokan skill yang ada dengan kompetensi yang diperlukan. Anda dapat mengidentifikasi pelatihan apa yang mereka butuhkan berdasarkan hasil analisis tersebut. 

3. Susun succession plan

Berdasarkan staf potensial dan peta kompetensi, susun succession plan dan individual development plan. Target utama Anda dalam tahap ini adalah menyusun program yang mentransfer pengetahuan antar generasi. Beberapa cara untuk melakukan ini adalah dengan mentoring dan coaching karyawan potensial Anda. 

4. Uji calon kandidat

Untuk menjamin knowledge transfer berlangsung lancar, Anda perlu menguji karyawan potensial Anda. Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk menilai mereka:

• Interim position: Menugaskan kandidat Anda untuk mengambil peran kepemimpinan atau manajerial untuk beberapa minggu hingga bulan. Hal ini mengetes kemampuan mereka dalam praktik. 
• Simulasi: Mengadakan simulasi untuk menilai keahlian calon karyawan Anda.
• Stretch assignment: Memberikan proyek atau tugas yang berada di luar keterampilan staf potensial Anda. 

Catatan: Pasangkan calon kandidat Anda dengan mentor untuk memperlancar transfer pengetahuan. 

5. Evaluasi dan tingkatkan rencana secara berkala

Pada tahap terakhir, evaluasi hasil succession plan menggunakan metrik. Minta feedback dari para kandidat dan ulas rencana untuk menemukan gap dalam rencana Anda. Dengan mempertimbangkan temuan itu, Anda dapat memperbaiki dan meningkatkan rencana suksesi bisnis Anda. 

Metode Menyeleksi Kandidat Succession Planning

Dalam succession planning, bisnis perlu mengidentifikasi calon kandidat key role. Berikut beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi karyawan:

1. 360-degree feedback

360-degree feedback adalah metode di mana seorang karyawan menerima evaluasi dari berbagai sumber secara anonim. Metode ini memungkinkan orang di sekitarnya (rekan kerja dan supervisor) untuk memberi ulasan jujur tanpa rasa tidak enak. Dengan pendapat mereka, Anda dapat menilai perilaku dan kompetensi karyawan tersebut. 

2. 9 box grid

Apabila Anda perlu mengevaluasi karyawan dari sisi kinerja dan potensi, pakai 9 box grid. Model ini membagi staf berdasarkan pekerjaan mereka saat ini dan potensi mereka di masa depan. 9 box grid memungkinkan Anda untuk menentukan pekerja mana yang siap mengambil critical role dan mana yang membutuhkan pelatihan terlebih dahulu. 

3. Assessment center

Untuk menilai banyak pekerja sekaligus, gunakan assessment center. Metode ini menggunakan berbagai alat dan metode (biasanya simulasi) untuk menguji berbagai kompetensi. Anda dapat memodifikasi evaluasi ini agar sesuai dengan budaya dan identitas perusahaan Anda. 

Catatan: Selama assessment berlangsung, karyawan Anda akan diawasi oleh penilai yang terlatih untuk beberapa hari.

4. Competency mapping dan framework

Competency mapping membantu Anda memetakan kelebihan dan kelemahan karyawan Anda. Framework ini menyederhanakan proses seleksi kandidat dan memastikan calon sesuai dengan posisi pekerjaan. Langkah-langkah untuk memetakan kompetensi adalah:

• Analisis job role dan identifikasi kompetensi,
• Buat competency scale, dan
• Evaluasi karyawan berdasarkan competency scale.

5. KPI & OKR

Suatu keharusan saat memilih kandidat. KPI (Key Performance Indicator) menetapkan metrik yang menilai kinerja karyawan. Sebaliknya, OKR (Objective Key Results) melacak progres menuju goals yang sudah ditetapkan. Anda sebaiknya menggunakannya bersamaan, karena keduanya saling memperkuat. 

Masalah Umum dalam Succession Planning

Sepanjang proses pembuatan succession plan, Anda akan menghadapi beberapa masalah. Berikut adalah penjelasan masalah tersebut dan cara mengatasinya:

1. Bias saat menilai dan memilih kandidat

Waktu memilih calon kandidat, Anda harus menghindari bias implisit dalam proses pengambilan keputusan. Seleksi subjektif akan meningkatkan ketidakpuasan antar karyawan, yang dapat menyebabkan konflik. Oleh karena itu, evaluasi karyawan Anda berdasarkan metrik yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Penolakan dari karyawan lama

Mengingat bahwa succession planning meliputi pemilihan kandidat, Anda mungkin akan menghadapi resistensi dari staf lama. Supaya mereka menerima rencananya, Anda perlu mengantisipasi dan mencari penyebab penolakan. Kembangkan strategi komunikasi, lalu beritahu staf Anda. Berempati dengan mereka dan berikan support. 

Catatan: Anda sebaiknya melibatkan karyawan lama dalam proses succession planning sebagai mentor staf potensial. 

3. Knowledge gap

Gap antara pemegang peran dan penerusnya akan meningkatkan risiko mismanajemen perusahaan. Ketika Anda menyusun succession plan yang buruk, proses knowledge transfer akan bermasalah. Untuk mencegah skenario ini, buat knowledge transfer plan yang merinci timeline dan metode penyampaian. Kemudian, siapkan pelatihan yang sesuai dengan kompetensi yang diinginkan. 

Tips Menerapkan Succession Planning dalam Perusahaan

Ada beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam proses penerapan succession planning, yaitu:

1. Gunakan sistem HRIS

Implementasikan aplikasi HRIS dalam perusahaan Anda. Sistem ini mengumpulkan semua data terkait talent pool dalam satu platform. Lewat data analitik, Anda dapat memonitor dan mengevaluasi progres seorang staf potensial. Hasil analisis ini berguna dalam proses penyusunan succession plan dan individual development plan.

2. Berbicaralah dengan top management sejak awal

Pastikan top management Anda berkomitmen pada rencana suksesi. Mereka dapat membantu Anda dalam proses menyusun talent pool internal, baik dari penentuan hingga penilaian. Karena itu, senior management harus bersedia menginvestasikan waktu dan biaya untuk melatih dan membimbing karyawan potensial. 

3. Susun rencana untuk suksesi darurat

Poin penting lainnya, susun succession plan untuk skenario darurat. Rencana ini memastikan transisi yang mulus antar pemegang peran penting, lewat pekerja interim. Cara Anda membuat rencana darurat sama dengan rencana suksesi biasa, tetapi jangan lupa untuk membuatnya resmi. 

4. Komunikasikan succession plan kepada karyawan

Umumkan rencana suksesi kepada seluruh karyawan Anda. Mereka harus mengetahui bahwa bisnis Anda memiliki succession planning agar semangat meningkat. Melalui ini, Anda dapat menekan employee turnover rate dan meningkatkan transparansi seputar strategi bisnis. 

Catatan: Mintalah seseorang yang senior untuk mengabarkan succession plan tersebut, sehingga staf Anda lebih menerima rencananya. 

Kesimpulan

Saat ini juga, terapkan succession planning di bisnis Anda jika Anda belum memilikinya. Pertama, identifikasi peran-peran penting di perusahaan Anda dan petakan keterampilannya. Kemudian, susun individual development plan yang sudah sesuai dengan critical role untuk karyawan potensial. 

Ketiadaan rencana suksesi akan meningkatkan risiko kekacauan operasional. Succession plan memastikan keberlangsungan perusahaan, serta menjaga budaya dan identitas bisnis. Cepat atau lambat, pemegang critical role di bisnis Anda akan pensiun. Jadi, bersikaplah proaktif dan persiapkan bisnis Anda untuk skenario tersebut. 

Pertanyaan Seputar Succession Planning

• Apa contoh succession plan yang baik?

  Contoh succession plan yang baik adalah succession plan milik Apple. Sebelum Tim Cook menjadi CEO Apple di tahun 2011, dia pernah bekerja sebagai interim CEO di tahun 2004 dan 2009. Sebagai persiapan, Steve Jobs mendirikan Apple University di tahun 2008 untuk mengajarkan nilai dan budaya perusahaan.

• Apa kesalahan umum dalam succession planning?

  Kesalahan umum dalam succession planning adalah penundaan succession planning dan komunikasi yang kurang sepanjang prosesnya. Jangka waktu perencanaan yang singkat dapat menyebabkan proses suksesi yang terburu-buru. Sementara itu, komunikasi yang tidak transparan bisa meningkatkan rasa ketidakpercayaan antar pekerja, sehingga mendorong tingkat pergantian karyawan.

• Bagaimana cara memulai succession planning?

  Pertama, identifikasi kebutuhan bisnis Anda di masa depan. Sesudah itu, definisikan target dan strategi perusahaan Anda. Baru setelah itu, Anda dapat menetapkan peran penting yang tidak boleh kosong. Anda perlu melakukan keempat langkah ini secara berurutan untuk menyelaraskan rencana suksesi Anda dengan perusahaan Anda.

• Siapa yang perlu melakukan succession planning?

  Semua perusahaan perlu melakukan succession planning. Rencana suksesi memastikan key role tidak pernah kosong. Karena itu, perusahaan dengan critical role dan karyawan yang mendekati masa pensiun wajib merencanakan suksesi. Hal ini juga berlaku untuk family business, yang seringkali gagal di bawah penerus generasi kedua atau ketiga.