Panduan Mengelola Karyawan Outsourcing di Bisnis Anda

Outsourcing menawarkan sejumlah keunggulan bagi bisnis. Banyak perusahaan mengalihdayakan tugas-tugas tertentu untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas. Namun, proses mengelola karyawan outsourcing membutuhkan perhatian khusus dari manajemen tingkat atas. 

Berbeda dengan pekerja internal, karyawan outsourcing terlibat dengan dua perusahaan. Mereka adalah staf perusahaan penyedia jasa, tetapi bekerja untuk perusahaan penyedia jasa. Hal ini menimbulkan kebingungan mengenai cara mengelolanya. Karena itu, Anda perlu memahami cara mengelola karyawan outsourcing, sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Definisi Outsourcing

Untuk mengelola karyawan outsourcing dengan baik, Anda harus memahami konsep outsourcing terlebih dahulu.

Outsourcing atau alih daya adalah praktik menyerahkan sebagian pekerjaan kepada perusahaan vendor melalui perjanjian tertulis alih daya. Secara hukum, pekerja dalam sistem ini berada di bawah kendali vendor. Berbeda dengan karyawan tetap, mereka terikat oleh PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) atau PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu). Karena itu, jenis pekerjaan yang dapat mereka lakukan dipengaruhi oleh kontrak tersebut. 

Menurut PP No. 35/2021, pekerja dengan kontrak PKWT dapat melakukan pekerjaan yang bersifat sementara atau musiman. Mereka bisa bekerja dalam sebuah proyek, tetapi untuk jangka waktu yang tidak terlalu lama. Sebaliknya, tenaga kerja dengan kontrak PKWTT dapat melakukan pekerjaan yang bersifat tetap, tanpa durasi kontrak. 

Aspek Legal yang perlu Anda Perhatikan

Saat mengalihdayakan tugas dan mengelola karyawan outsourcing, ada beberapa aspek legal yang perlu Anda ingat:

1. Regulasi ketenagakerjaan terbaru

Indonesia memiliki beberapa regulasi ketenagakerjaan yang mengatur outsourcing. PP No. 35/2021 menyatakan bahwa hubungan kerja outsourcing bisa berbentuk PKWT dan PKWTT. Aturan ini juga menetapkan bahwa pekerja alih daya wajib mendapatkan perlindungan pekerja dan jaminan sosial. 

UU No. 6 Tahun 2023 sempat menghapus batasan pada jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan. Namun, Putusan MK Nomor 168/PUU-XXI/2023 menegaskan bahwa Kementerian Ketenagakerjaan RI menetapkan sebagian pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan jenis dan bidang pekerjaan yang diperjanjikan dalam perjanjian alih daya. Karena itu, Anda perlu memantau dan menyesuaikan praktik outsourcing Anda dengan regulasi yang berlaku. 

2. Kontrak Anda dengan vendor

Selain regulasi ketenagakerjaan, Anda perlu memahami kontrak Anda dengan perusahaan penyedia jasa. Sebagai perusahaan user, Anda berhak menerima layanan yang sesuai dengan standar kualitas yang sudah disepakati. Namun, Anda juga memiliki kewajiban untuk memastikan lingkungan kerja sesuai dengan standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). Jadi, Anda harus melakukan due diligence sebelum memilih perusahaan vendor. 

Cara Mengelola Karyawan Outsourcing di Bisnis Anda

Setelah memahami konsep outsourcing dan regulasi yang mengaturnya, Anda bisa melakukan outsourcing. Untuk memastikan prosesnya berjalan dengan lancar, Anda harus mengelola pekerja eksternal. Berikut cara mengelola karyawan outsourcing:

1. Lakukan onboarding

Pertama, lakukan proses orientasi. Meskipun mereka bukan karyawan tetap, pekerja outsourcing perlu memahami budaya kerja dan peraturan perusahaan. Karena itu, buat program onboarding yang membahas nilai inti perusahaan, dan memperkenalkan mereka kepada tim internal. 

2. Atur akses ke sistem perusahaan

Sesudah itu, atur hak akses ke sistem perusahaan Anda. Perbarui sistem untuk memberi akses ke pekerja outsourced berdasarkan peran mereka. Karyawan eksternal tidak boleh menggunakan akun karyawan tetap, sehingga siapkan akun khusus buat mereka. 

3. Evaluasi kinerja secara berkala

Untuk memastikan sistem berjalan dengan lancar, tetapkan sistem evaluasi bulanan atau kuartalan. Libatkan supervisor dari perusahaan pengguna jasa dan koordinator dari perusahaan penyedia jasa dalam sistem tersebut. Sediakan ruang bagi karyawan outsourcing Anda untuk memberikan feedback. 

4. Audit kepatuhan dan K3

Lakukan audit kepatuhan vendor terhadap regulasi ketenagakerjaan. Hak pekerja alih daya bisa menjadi kewajiban Anda jika vendor bermasalah secara hukum. Selain itu, audit lingkungan kerja untuk memastikan kepatuhan dengan standar K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja). Ini adalah tanggung jawab Anda sebagai bisnis yang menggunakan jasa tersebut. 

5. Jaga hubungan dengan pekerja dan vendor

Selain memastikan kepatuhan dan keamanan, Anda harus memastikan lingkungan kerja yang baik bagi karyawan outsourcing. Tetapkan saluran komunikasi untuk memberikan feedback dan melaporkan masalah. Selanjutnya, Anda bisa membuat kegiatan-kegiatan perusahaan yang mendorong interaksi positif antara pekerja internal dan eksternal. 

6. Perbarui sistem dan proses secara berkala

Dengan menggunakan feedback sebelumnya, perbarui sistem dan proses secara berkala. Perbaiki bagian yang bermasalah dan perbarui hal-hal yang perlu ditingkatkan. Jika Anda juga analisis data historis, Anda bisa memprediksi dan memperbaiki potensi masalah pada tahap ini. 

Studi Kasus Pengelolaan Karyawan Outsourcing

Setiap sektor memiliki cara mengelola karyawan outsourcing masing-masing. Mereka memiliki kebutuhan dan persyaratan yang berbeda, sehingga penerapannya harus disesuaikan. Berikut beberapa contoh pengelolaan karyawan outsourcing di berbagai industri:

1. Industri IT

Dalam sektor IT, perusahaan sering menggunakan pekerja eksternal, seperti QA tester dan IT support. Untuk menjaga keamanan data pengguna, mereka membatasi akses karyawan outsourcing dengan role-based access control. Bisnis yang ingin menjaga kekayaan intelektual (IP) mereka juga meminta pekerja outsourcing untuk menandatangani NDA. 

2. Industri manufaktur

Industri manufaktur membutuhkan karyawan outsourcing untuk memenuhi lonjakan permintaan. Pabrik melibatkan pekerja eksternal dalam program pelatihan K3 perusahaan dan mengaudit lingkungan kerja untuk memastikan keamanan. Selain itu, mereka juga menerapkan sistem insentif untuk meningkatkan motivasi. 

3. Industri perbankan

Bank harus mematuhi peraturan OJK dan melindungi data nasabah saat mengalihdayakan pekerjaan penunjang. Oleh karena itu, lembaga keuangan mewajibkan pekerja alih daya untuk menandatangani NDA. Selain itu, sebagai wajah perusahaan, mereka juga memberikan pelatihan product knowledge dan customer service yang intensif. 

4. Industri ritel

Mirip dengan industri perbankan, pekerja eksternal di sektor retail cenderung menjadi wajah perusahaan. Pengecer juga harus memberikan pelatihan product knowledge dan customer service yang intensif. Untuk memantau kinerja di berbagai cabang, mereka menggunakan sistem POS dan absensi yang real-time. 

Masalah Umum dalam Mengelola Karyawan Outsourcing

Meskipun outsourcing membuat bisnis lebih fleksibel, proses ini dapat merugikan perusahaan Anda. Hal ini terjadi karena Anda tidak merencanakan strategi untuk menghadapi masalah-masalah umum, seperti: 

1. Kesenjangan komunikasi dan budaya kerja

Sebagai perusahaan pengguna jasa, Anda wajib memperkenalkan bisnis dan budaya kerja Anda kepada karyawan eksternal. Jika Anda langsung menempatkan pekerja outsourcing tanpa melakukan proses onboarding, mereka akan merasa terisolasi dari lingkungan sekitarnya. Perasaan terasing ini dapat menurunkan motivasi, yang dapat menurunkan kualitas layanan. 

2. Pemantauan kinerja dan absensi masih manual

Sistem manual rentan terhadap salah input dan kecurangan, seperti titip absen. Hal, ini ditambah dengan penempatan pekerja eksternal di berbagai cabang, membuat pemantauan kinerja dan absensi sulit. Bisnis Anda akan dipaksa untuk memvalidasi ulang dan memperbaiki kesalahan data secara manual. 

3. Melanggar batasan hukum

Dalam hukum ketenagakerjaan, perusahaan pengguna jasa tidak bisa mengambil alih peran perusahaan penyedia jasa. Namun, ini bukan berarti Anda tidak dapat menegur atau memberikan pelatihan langsung kepada karyawan outsourcing. Karena itu, pahami batasan hukum sesuai regulasi yang berlaku. 

4. Terlalu fokus pada cost cutting

Meskipun tujuan outsourcing adalah untuk meningkatkan efisiensi, Anda tidak boleh memangkas biaya ke tingkat yang tidak wajar. Jika perusahaan vendor ditekan berlebihan, mereka tidak bisa melatih dan mengasuransikan karyawan mereka. Ini akan mendorong pekerja untuk keluar, sehingga merugikan perusahaan Anda sendiri. 

Cara Mempertahankan Pekerja Eksternal di Bisnis Anda

Salah satu konsekuensi umum dari pengelolaan karyawan outsourcing yang buruk adalah turnover rate yang tinggi. Untuk mempertahankan tenaga kerja eksternal, lakukan hal-hal berikut:

1. Libatkan karyawan outsourcing di tempat kerja

Perbaikan harus dimulai dari budaya kerja perusahaan user. Perlakukan tenaga kerja eksternal dengan baik. Beri mereka akses ke fasilitas yang memadai. Libatkan mereka dalam acara perusahaan, seperti sesi olahraga bersama. Jika karyawan outsourcing merasa diperlakukan setara dengan karyawan tetap, tingkat stres mereka akan menurun dan produktivitas mereka akan meningkat. 

2. Berikan pelatihan kepada karyawan outsourcing

Meskipun karyawan outsourcing telah menerima pelatihan dari vendor, tetap libatkan mereka dalam program pelatihan yang relevan dengan tugasnya. Ajari mereka product knowledge dan standar pelayanan bisnis. Latih mereka dalam penggunaan mesin dan software yang benar. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan outsourcing. 

Cara Meningkatkan Manajemen Karyawan Outsourcing

Untuk menghadapi masalah-masalah umum, Anda perlu meningkatkan manajemen pekerja eksternal Anda. Berikut beberapa cara melakukannya:

1. Pakai sistem HRIS terintegrasi

Integrasikan sistem bisnis Anda dengan sistem HRIS. Software ini dapat mencatat absensi dan jam lembur karyawan outsourcing secara real-time. Selain itu, Anda dapat melacak durasi kontrak dan catatan kedisiplinan dalam satu platform terpusat. Hal ini memastikan keamanan data dan mempermudah audit. 

2. Lakukan analisis data

Analisis data historis untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja. Dengan melakukan predictive analytics, Anda dapat menjadwalkan kapan harus menambah atau mengurangi jumlah pekerja outsourcing. Anda juga dapat memprediksi risiko burnout menggunakan data pola jam kerja. 

3. Bangun Employee Retention Program bersama vendor

Selain melibatkan mereka di tempat kerja, Anda dapat membangun program retensi bersama vendor untuk mempertahankan pekerja eksternal. Anda dan perusahaan vendor bisa memberi insentif, seperti bonus akhir tahun dan program penghargaan khusus untuk karyawan outsourcing. Pengakuan ini dapat meningkatkan motivasi kerja mereka.

Kesimpulan

Mengelola karyawan outsourcing membutuhkan perencanaan yang matang. Anda perlu memperhatikan regulasi-regulasi yang dapat berubah. Anda juga perlu mengaudit sistem dan vendor secara berkala. Hal ini karena keberhasilannya bergantung pada cara Anda menerapkan proses tersebut. 

Manajemen yang buruk akan membuat pekerja outsourcing Anda stres. Semangat kerja akan menurun dan mereka hanya akan melakukan kewajiban minimal mereka. Oleh karena itu, Anda harus merencanakan dan mengelola karyawan outsourcing dengan teliti. 

Pertanyaan Seputar Mengelola Karyawan Outsourcing

• Apakah karyawan outsourcing berhak menerima hak kompensasi jika kontrak kerja berakhir?

  Ya, jika karyawan outsourcing memiliki kontrak PKWT. Perusahaan vendor wajib membayar kompensasi berdasarkan durasi kontrak mereka. Rumusnya: (masa kerja / 12) x 1 bulan gaji penuh.

• Berapa durasi maksimal kontrak outsourcing?

  Hal ini tergantung jenis kontrak pekerja outsourcing. Pekerja dengan kontrak PKWT memiliki durasi maksimal 5 tahun, sementara pekerja PKWTT tidak memiliki batas durasi kontrak.

• Siapa yang menggaji karyawan outsourcing?

  Perusahaan penyedia jasa yang membayar. PP No. 35/2021 menegaskan bahwa upah adalah tanggung jawab perusahaan alih daya, bukan perusahaan user.