Mengelola bisnis kafe tidak selalu mudah mulai dari stok yang sering meleset hingga biaya operasional yang sulit dipantau. Tantangan ini umumnya terjadi ketika proses masih berjalan manual.
Untuk mencegah hal tersebut, pemanfaatan teknologi seperti Software ERP dapat menjadi langkah awal yang efektif. Namun, ERP bukan satu-satunya sistem yang penting dimiliki.
Apa saja sistem yang wajib Anda siapkan sebagai pemilik bisnis? Simak artikel ini hingga akhir untuk mengetahui software yang dapat membantu Anda mengelola dan mengoptimalkan bisnis kafe Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Mengapa Kafe Memerlukan Sistem Software?
Kafe memerlukan sistem software karena operasional yang semakin kompleks tidak lagi efektif jika dikelola secara manual.
Dengan dukungan software kafe, proses penting seperti pencatatan transaksi, pengelolaan stok, kontrol biaya, hingga analisis penjualan dapat dilakukan secara otomatis dan akurat.
Hal ini membantu pemilik kafe menghemat waktu, mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi kerja tim, serta memperoleh data yang lebih jelas untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis.
Jenis Software untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis Kafe Anda
Salah satu hal penting yang harus pemilik kafe kelola dalam bisnis nya yaitu pengelolaan persediaan yang ada. Dengan manajemen stok yang baik, kafe dapat memproduksi produk yang berkualitas.
Untuk membantu permasalahan ini, tentu terdapat banyak software yang Anda bisa gunakan. Maka dari itu, Anda harus mengetahui software apa saja yang bisa dipakai.
Berikut merupakan beberapa software yang berguna untuk mengelola kafe Anda:
1. Software POS (Point of Sales)
Dalam sebuah kafe, kenyamanan pelanggan selalu menjadi prioritas utama. Untuk mencapainya, pengelolaan kafe harus dirancang agar pesanan pelanggan dapat diproses dengan cepat dan efisien. Menggunakan sistem POS memberikan keunggulan yang lebih modern dibandingkan mesin kasir tradisional.
Sistem POS memungkinkan kafe menerima pesanan dan pembayaran dengan lebih cepat, sehingga membantu mengurangi antrean panjang. Berbeda dengan mesin kasir yang hanya mencatat transaksi dasar, POS juga terintegrasi dengan fitur manajemen data, sehingga mampu memberikan lebih banyak manfaat untuk operasional kafe.
Dengan fungsionalitas yang lebih canggih dibandingkan mesin kasir tradisional, sistem POS membantu kafe beroperasi dengan lebih efisien, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Berikut adalah beberapa rekomendasi sistem POS terbaik untuk kafe anda:
- Hashmicro POS Retail
- Moka POS
- Olsera
- Pasarind
- Jurnal Touch
- Majoo
- Kasir Pintar
Jika Anda ingin menggunakan sistem POS untuk membantu mengelola pencatatan keuangan kafe Anda, bisa dilihat skema perhitungannya disini.
2. Software Accounting
Dalam bisnis kafe, laporan keuangan yang akurat sangat penting. Sistem akuntansi membantu mencatat seluruh transaksi seperti pembelian bahan baku, penjualan, dan biaya operasional, sehingga pengelolaan keuangan menjadi lebih rapi dan mudah dipantau.
Dengan pembukuan yang terstruktur, Anda bisa melihat arus kas dengan jelas dan membuat keputusan yang lebih tepat mulai dari menentukan menu yang paling menguntungkan hingga mengatur harga dan mengontrol stok.
Berikut rekomendasi aplikasi pembukuan terbaik untuk kafe Anda:
- Hashmicro Accounting Software
- Restaurant365
- Margin Edge
- Kledo
- QuickBooks Online
- Wave
- Software Akuntansi XERO
3. Software Inventory
Sebagai pengelola kafe, Anda pasti memahami bahwa permasalahan Kekurangan dan kelebihan persediaan adalah hal yang tidak bisa diremehkan. Dalam hal ini lah sistem inventory & warehouse menjadi salah satu sistem wajib dimiliki kafe karena sistem ini dapat membantu kafe mengawasi dan mengelola stok bahan baku, peralatan, serta barang dagangan dengan lebih efektif.
Penggunaan sistem inventory dan warehouse memungkinkan pemantauan tingkat persediaan secara real-time serta perhitungan penggunaan harian, sehingga pengelola dapat memastikan ketersediaan stok sesuai kebutuhan operasional.
Selayaknya aplikasi kasir, sistem kafe ini juga memberikan peringatan otomatis ketika stok mendekati batas minimum, membantu pengelola untuk menghindari kekurangan bahan baku yang dapat menghambat layanan atau kelebihan stok yang berpotensi meningkatkan biaya penyimpanan.
Berikut adalah beberapa rekomendasi sistem inventory dan warehouse terbaik untuk kafe anda:
- Hashmicro Inventory Management
- NetSuite
- IBM Inventory
- MarketMan
- Oracle Simphony
4. Software Central Kitchen
Kualitas menu adalah kunci agar pelanggan kembali ke kafe. Software Central Kitchen membantu menjaga konsistensi rasa, mengoptimalkan penggunaan bahan, dan mengurangi pemborosan.
Sistem ini juga memudahkan pengelolaan persediaan serta kontrol kualitas, sehingga operasional lebih efisien dan waktu tunggu pelanggan lebih singkat.
Jika dikombinasikan dengan E-Menu, pelanggan dapat melihat dan memesan menu secara digital, menciptakan pengalaman yang lebih praktis dan meningkatkan efisiensi kafe. Berikut rekomendasi Software Central Kitchen terbaik untuk kafe Anda:
- Hashmicro Central Kitchen Software
- DMS Software
- MaiResto
- Equip
- Restroworks
- Apicbase
- Total ERP
5. Software CRM
Mengerti preferensi dari pelanggan akan sangat membantu bagi pengelola kafe. Dengan mengetahui apa saja yang disukai oleh pelanggan, pengelola kafe bisa memahami dan memelihara hubungan dengan pelanggan mereka secara lebih efektif.
Dengan bantuan sistem CRM, kafe dapat mengumpulkan data pelanggan, seperti preferensi, riwayat pembelian, dan ulasan, yang dapat digunakan untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih terarah.
Sebagai contoh, kafe mungkin mendapati bahwa sebagian besar pelanggan setia mereka lebih suka minum kopi pada jam-jam tertentu.
Dengan informasi ini, mereka dapat mengatur promosi khusus atau menawarkan diskon pada jam-jam tersebut untuk meningkatkan kunjungan pelanggan dan meningkatkan penjualan.
Berikut adalah beberapa rekomendasi sistem CRM terbaik untuk kafe anda:
- Hashmicro CRM Software
- Barantum
- Restaurant365
- Eat App CRM
- OpenTable CRM
- SevenRooms CRM
- Toast CRM
Strategi dalam Memilih Software Tepat untuk Bisnis Kafe
Dari beberapa CRM software Indonesia yang telah direkomendasikan untuk bisnis Anda, tentu akan susah bagi Anda untuk memilih satu. Sistem kafe tersebut memiliki kelebihan dan juga fitur unggulannya masing-masing.
Untuk itu, penting bagi Anda untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda saat ini. Berikut merupakan beberapa hal yang harus anda pertimbangkan dalam memilih software untuk kafe Anda:
1. Sistem cloud-based
Cloud-based memungkinkan akses data dan manajemen operasional dari mana saja sehingga mempermudah koordinasi antar tim, serta mengurangi biaya perangkat keras fisik.
Sistem cloud based juga memiliki keamanan data yang baik sehingga bisa mengurangi risiko kehilangan data ataupun kebocoran data.
Dengan sistem tipe cloud, sumber daya dapat diefisiensikan sambil menyediakan fleksibilitas yang vital dalam bisnis Anda.
2. Integrasi pemesanan online
Dalam masa kini, pelanggan mencari kenyamanan, dan kemampuan untuk menerima pesanan secara online memungkinkan kafe untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi antrian panjang.
Memilih sistem yang dapat terintegrasi dengan platform pemesanan online yang baik memungkinkan kafe melayani lebih banyak pelanggan sambil mengotomatisasi pesanan dari berbagai platform online
3. Manajemen karyawan
Saat memilih software untuk bisnis kafe, manajemen karyawan menjadi faktor kunci yang harus dipertimbangkan.
Sistem yang bisa mengotomatisasi jadwal kerja, mengelola gaji, memudahkan komunikasi antara staf, dan bisa menghemat waktu akan menjadi pilihan utama.
Software yang efektif akan meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan administratif, dan memastikan bahwa tim bekerja dengan efisien.
4. Menu management
Satu hal esensial yang ada dalam restoran maupun kafe yaitu menu. Menu sendiri merupakan alat untuk menawarkan alat ataupun produk yang akan dijual kepada pembeli.
Software yang efektif harus memungkinkan kemudahan mengelola dan memperbarui menu makanan dan minuman, integrasi dengan perangkat kasir, kemampuan untuk mengelola variasi menu seperti ukuran porsi, dan kemampuan untuk mengikuti tren menu yang sedang berlangsung.
Dengan menu management yang baik, efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan dapat ditingkatkan, penawaran dapat lebih flekibel untuk disesuaikan dengan perubahan pasar dan preferensi pelanggan, sehingga meningkatkan daya saing dan profitabilitas bisnis mereka.
5. Program loyalitas
Saat memilih perangkat lunak untuk loyalty program dalam bisnis kafe, perlu dipertimbangkan kemudahan integrasi dengan sistem POS kafe Anda.
Pastikan sistem memiliki kemampuan untuk mengelola sistem reward untuk memudahkan pelanggan mengumpulkan dan menukarkan poin loyalitas, dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik kafe seperti memberikan diskon atau promosi yang relevan berdasarkan preferensi pelanggan, serta memungkinkan kafe untuk melacak data transaksi secara efisien.
Fitur-fitur tersebut akan meningkatkan efektivitas program dalam mempertahankan pelanggan kafe.
HashMicro POS Solusi Optimal untuk Operasional Kafe yang Lebih Efisien
Sistem POS HashMicro adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pengelolaan kafe menjadi lebih efisien. Dengan fitur yang canggih, sistem ini memungkinkan proses pesanan dan pembayaran dilakukan secara cepat, sehingga membantu mengurangi antrean dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Selain itu, HashMicro menyediakan demo gratis dan layanan konsultasi untuk memastikan bahwa solusi yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan spesifik kafe Anda. Hal ini memungkinkan pemilik kafe memahami cara kerja sistem sekaligus mendapatkan panduan dari ahli untuk mengoptimalkan penggunaannya.
Kemampuan integrasi yang luas juga menjadi salah satu keunggulan utama. HashMicro POS dapat terhubung dengan sistem lain, seperti manajemen inventori, akuntansi, dan CRM, sehingga memudahkan pengelolaan bisnis secara terpadu.
Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem POS HashMicro:
- Multi Discount Methods: Meningkatkan fleksibilitas dalam penentuan harga dan dapat menarik lebih banyak pelanggan dengan penawaran yang lebih kompetitif.
- Sales Loyalty Management: Fitur yang mengelola program loyalitas penjualan dengan cara memberikan insentif kepada pelanggan setia melalui poin berdasarkan aktivitas pembelian mereka.
- Upselling Recommendation: Memberikan rekomendasi produk sebagai pelengkap produk tertentu yang dijual secara bundling berdasarkan riwayat produk yang seringkali dibeli secara bundle oleh pelanggan.
- Customer Segment (RFM) Analysis: Membantu perusahaan mengidentifikasi segmen customer yang paling berharga dan merancang strategi pemasaran yang disesuaikan untuk setiap segmen.
“HashMicro POS memberikan kemudahan bagi pemilik kafe untuk mengelola operasional harian dengan lebih efisien. Dengan integrasi yang luas, sistem ini membantu bisnis berkembang sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.”
— Chelsea Gunawan, B.Acc., Business Dev Mgr
Kesimpulan
Untuk mengoptimalkan bisnis kafe, Anda perlu memanfaatkan sistem yang mampu meningkatkan efisiensi operasional sekaligus pengalaman pelanggan.
Salah satu solusi yang paling efektif adalah HashMicro POS, yang telah terintegrasi dengan loyalty program untuk mempermudah pengelolaan transaksi dan meningkatkan retensi pelanggan.
Jika Anda ingin merasakan bagaimana sistem POS yang terintegrasi dapat membantu operasional harian, daftarkan kafe Anda dan dapatkan demo gratis sekarang.
Pertanyaan Seputar software kafe
-
Apa yang dimaksud dengan aplikasi pos?
Aplikasi point of sales adalah aplikasi Kasir online yang bisa membantu dalam berbisnis terutama untuk penjualan suatu produk. Ada banyak pilihan aplikasi online tersebut, sehingga bisa dipilih sesuai kebutuhan.
-
Apa itu modul Point of Sale?
Salah satu modul aplikasi yang dikembangkan oleh HashMicro yaitu Point of Sale. Point of sale (POS) merupakan sebuah sistem yang dapat membantu proses transaksi pada suatu bisnis yang bergerak di bidang penjualan seperti toko swalayan, restoran, toko baju dan lain sebagainya.
-
Bagaimana cara kerja sistem pos?
oint of sales adalah layanan yang menggunakan sistem digital dengan aplikasi yang terhubung dengan internet. Dengan sistem point of sales, Anda tidak perlu menggunakan mesin kasir konvensional lagi karena layanan ini bisa diakses melalui gadget. Proses transaksi berjalan secara otomatis.
