Aturan absensi karyawan adalah regulasi yang menjelaskan perihal cara melakukan verifikasi kehadiran dan juga batas-batas yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan absensi di kantor. Aturan ini memastikan bahwa karyawan hadir bekerja sesuai waktu dan hari kerja yang telah ditentukan. Regulasi ini juga mencakup pemberian sanksi dan pemotongan komponen tunjangan jika tenaga kerja tidak hadir bekerja tanpa alasan.
Tentunya, tiap karyawan tidak bisa selalu hadir di tempat kerja karena alasan-alasan seperti sakit, urusan keluarga, dan sebagainya. Maka, aturan absensi juga meng-cover tata cara pengajuan cuti, izin sakit dan urusan lain, dan juga izin mendadak.
Peraturan absensi ini memegang peranan krusial dalam produktivitas perusahaan. Menurut riset Gallup, organisasi dengan karyawan yang engaged memiliki performa bisnis yang jauh lebih unggul. Perusahaan di kuartil teratas employee engagement mencatat absensi 41% lebih rendah, produktivitas 17% lebih tinggi, dan profitabilitas 21% lebih tinggi dibanding perusahaan dengan tingkat keterlibatan terendah.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari apa saja manfaat dari membuat peraturan absensi yang jelas untuk perusahaan Anda, komponen-komponen utamanya, serta perbedaan peraturan absensi antara karyawan shift, remote, dan pekerja lapangan.
Key Takeaways
Peraturan absensi karyawan dibuat untuk menjamin kedisiplinan karyawan untuk hadir ke tempat kerja dan bekerja sesuai waktu yang ditentukan.
Ruang lingkup aturan harus didefinisikan secara jelas agar karyawan memahami bagaimana validasi absensi yang sah dan apa saja yang termasuk pelanggaran absensi.
Aturan absen pada karyawan shift, remote, dan pekerja lapangan berbeda satu sama lain karena menyesuaikan pada waktu kerja dan lokasi kerja masing-masing jenis pekerja.
Daftar Isi:
Memahami Apa Itu Peraturan Absensi Karyawan
Peraturan absensi karyawan adalah seperangkat aturan baku yang perlu dipatuhi seluruh karyawan agar verifikasi kehadiran mereka dianggap sah, mencakup tata cara dan batasan dalam melakukan absensi.
Regulasi kehadiran ditetapkan untuk menjamin kedisiplinan karyawan agar karyawan tidak seenaknya meninggalkan tempat kerja yang bisa merugikan perusahaan dari segi kinerja dan output yang dihasilkan. Regulasi ini juga menjadi fondasi kokoh dalam manajemen karyawan dan memastikan pekerja mendapatkan hak dan sanksi yang adil berdasarkan kehadiran mereka di tempat kerja. Dengan begitu, tidak ada lagi keputusan pemberian sanksi yang berat sebelah jika ada karyawan yang tidak hadir.
Manfaat Adanya Kebijakan Absensi yang Jelas
Aturan absensi memegang peranan krusial dalam menjamin kedisiplinan karyawan bekerja ke kantor ataupun lokasi proyek di mana mereka bekerja. Selain itu, masih ada banyak manfaat lainnya seperti:
- Menekan angka mangkir karyawan: Kebijakan absensi yang jelas membantu karyawan mengetahui syarat kehadiran yang dianggap sah dan konsekuensi yang dihadapi jika mangkir. Ini memastikan karyawan disiplin hadir ke tempat kerja.
- Memudahkan penegakan sanksi dengan adil: Karyawan yang terlambat melakukan absensi akan mendapatkan teguran atau pengurangan pada tunjangan karena sudah ada dasar pencatatan yang jelas.
- Meningkatkan produktivitas pada pekerjaan: Karena karyawan semakin disiplin dengan adanya regulasi kehadiran yang mutlak, kinerja perusahaan akan semakin lancar dan stabil, sehingga berbagai urusan akan lebih cepat selesai dan menghemat waktu.
- Menciptakan keadilan bagi seluruh lapisan perusahaan: Dengan adanya peraturan yang jelas, seluruh pihak perusahaan akan mendapat hak dan sanksi yang sama jika cuti atau terlambat hadir, mencegah penilaian keterlambatan yang tidak imbang misalnya A dan B sama-sama datang terlambat tetapi hanya B yang ditegur.
- Melindungi perusahaan secara hukum: Aturan absensi yang transparan bisa menjadi bukti yang kuat jika sesekali kehadiran karyawan perusahaan diaudit karena karyawan harus memenuhi waktu kerja 8 jam dalam 5 hari kerja dan 40 jam per minggu menurut peraturan UU Ketenagakerjaan.
- Membantu dalam alokasi tenaga kerja: Aturan kehadiran yang jelas membuat pencatatan absen menjadi efisien dan pemetaan karyawan mana saja yang hadir, cuti, ataupun absen tanpa alasan menjadi transparan. Ini memudahkan perusahaan untuk mengalokasikan pekerjaan ke tenaga kerja yang hadir.
Regulasi yang jelas mengefisienkan proses kerja perusahaan dan juga penegakan Human Resources di kantor.
Komponen Wajib dalam SOP Absensi
Berikut di bawah ini komponen-komponen yang perlu Anda masukkan dalam membuat regulasi absensi:
- Identitas dan ruang lingkup aturan: Komponen identitas merupakan atribut kelengkapan SOP (Standar Operasional Perusahaan) yang umumnya diletakkan di header yang memuat judul SOP, nama dan logo perusahaan, nomor dokumen, masa berlaku, dan keterangan jumlah halaman. Bagian footer memuat nama pembuat SOP, pemeriksa, dan pihak yang menyetujui. Ruang lingkup juga didefinisikan dengan jelas seperti waktu kehadiran, jenis-jenis ketidakhadiran yang diperbolehkan, sanksi jika bolos, dan ketentuan pengajuan cuti.
- Ketentuan jam kerja dan lembur: Waktu kerja harus mengikuti undang-undang yang berlaku seperti UU No. 6 Tahun 2023 yang mewajibkan waktu kerja 7 jam per hari untuk 6 hari kerja dan 40 jam per minggu atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja dan 40 jam per minggu. Lembur juga harus diatur dengan mengikuti PP No. 35 Tahun 2021 yang di mana menetapkan lembur maksimal 4 jam per hari dan 18 jam per minggu.
- Tata cara absensi: Ini menjadi bagian penting karena mengatur prosedur melakukan absensi yang dapat dianggap sah, cara izin dan cuti, dan aturan keterlambatan serta sanksinya.
- Aturan keterlambatan dan pulang sebelum waktunya: Keterlambatan dihitung berdasarkan waktu masuk kantor dan dibandingkan dengan jam masuk kantor yang seharusnya. Kemudian, karyawan yang pulang sebelum waktunya seperti tidak izin setelah jam istirahat akan dikenakan sanksi dan jika memang ada keperluan mendesak, karyawan wajib melapor ke HR kantor (Human Resources) dan akan ditegur atau dikenakan tindakan korektif.
- Prosedur izin, sakit, dan cuti: Tata cara izin sakit dan cuti wajib dijabarkan pada SOP absensi, seperti kewajiban melampirkan surat sakit dari dokter sebagai bukti izin yang valid.
- Sanksi disiplin: Penjabaran sanksi jika karyawan tidak disiplin seperti membolos dengan sengaja atau tidak memberikan keterangan. Sanksi bisa berupa teguran atau Surat Peringatan.
Cara Membuat Peraturan Absensi Karyawan
Menyusun regulasi atau SOP absensi karyawan memerlukan langkah yang tepat agar regulasi bisa diterapkan dengan baik. Untuk itu, Anda perlu memahami langkah-langkahnya berikut:
1. Pahami regulasi ketenagakerjaan terlebih dahulu
Regulasi seperti UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021 perlu menjadi perhatian sebelum membuat regulasi kehadiran yang tepat karena nantinya regulasi akan menjadi dasar kepatuhan perusahaan pada hukum di Indonesia juga. Regulasi hukum ini mencakup lama jam kerja dan lembur sehingga penting untuk menjadi perhatian.
2. Analisis apa yang dibutuhkan untuk operasional
Memahami kebutuhan operasional atau cara kerja perusahaan penting untuk mengetahui apakah regulasi absensi yang hendak dibuat cocok dengan flow kerja. Pertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah karyawan, jenis perusahaan, model kerja apakah WFO (Work From Office) atau remote, serta kompleksitas jadwal shift.
3. Ciptakan budaya kerja yang suportif
Budaya kerja sangat memengaruhi kinerja karyawan. Oleh karena itu, analisislah tipe karyawan Anda. Contohnya, kebanyakan karyawan dari kalangan milenial dan gen Z suka dengan ritme kerja yang fleksibel. Tetapkan regulasi absensi yang menyesuaikan dengan demografi karyawan tetapi juga tetap tegas.
4. Manfaatkan device yang membantu seperti software HRM, GPS, dan geotagging
Penanganan absensi akan menjadi lebih mudah menggunakan perangkat digital ketimbang dicatat secara manual. Perangkat seperti software manajemen Human Resources, GPS, dan geotag membantu dalam mengawasi lama kerja karyawan dan juga memantau di mana karyawan bekerja.
Software HRM menjadi database penyimpanan data karyawan secara real-time, lalu GPS berfungsi untuk keperluan absensi karyawan dari jarak yang ditentukan, dan geotag merupakan tag yang tersemat pada karyawan setelah melakukan absensi yang berisi data seperti nama pekerja, garis bujur dan lintang koordinat absensi, dan waktu masuk kerja.
Karyawan yang tidak hadir akan terlihat sedang tidak berada di lokasi kerja. Begitu pun juga jika pekerja check-out lebih awal dari waktu yang seharusnya akan terlihat waktu clock-out nya.
5. Gunakan bahasa yang jelas
Saat membuat aturan absensi, hindari bahasa yang ambigu karena bisa mengakibatkan interpretasi antar karyawan berbeda-beda, sehingga manajemen absensi akan berantakan. Gunakanlah bahasa yang lugas dan tidak bertele-tele agar seluruh pihak paham dengan tata cara kehadiran.
6. Sosialisasikan secara menyeluruh ke semua karyawan
Setelah membuat peraturan, adakan sosialisasi pada seluruh pihak perusahaan. Pastikan semuanya paham mengenai cara absensi serta sanksi yang menanti jika mereka melanggar ketentuan.
7. Evaluasi dan revisi kebijakan secara berkala
Proses ini tidak melibatkan pembuatan aturan yang sekali jadi, melainkan harus dipantau juga secara berkala, apakah regulasi absensi masih dipatuhi dan masih dapat diterapkan seiring perkembangan jumlah karyawan.
Perusahaan dengan tim HR dapat memperbarui atau merevisi peraturan kehadiran sudah tidak relevan lagi.
Contoh Format Peraturan Absensi Karyawan
Berikut ini merupakan contoh regulasi absensi karyawan yang sudah disesuaikan dengan konteks perkantoran di Indonesia yang dapat Anda unduh dan pelajari:
Template Peraturan Absensi
Setelah men-download dan mempelajari SOP absensi pada template, Anda pasti ingin mengetahui cara menghitung persentase kehadiran karyawan Anda. Penghitungan ini melibatkan penggunaan rumus kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.
Beda Aturan Absensi untuk Karyawan Shift, Remote, dan Lapangan
Karyawan shift (sesi kerja bergantian berdasarkan durasi dari pagi, siang, sampai malam antar karyawan), remote (bekerja WFH (Work From Home), dan pekerja lapangan (bekerja di luar lokasi kantor, biasanya berupa proyek) memerlukan perlakuan yang berbeda dalam penanganan absensinya. Berikut tabel yang dapat Anda pelajari perbedaan dari sistem absensi ketiganya:
| Aspek | Karyawan Shift | Karyawan Remote | Pekerja Lapangan |
|
Metode absensi yang cocok |
Fingerprint biometrik atau face recognition | Absensi online berbasis GPS (Global Positioning System) | Absensi online berbasis GPS dan geotagging |
|
Validasi lokasi |
Lokasi fisik dan tetap seperti kantor | GPS dicatat sebagai bukti hadir kerja lokasi fleksibel | Geofencing di area proyek |
|
Pengaturan jam kerja |
Per shift (pagi, siang, atau malam) dan rotasi adil dengan tetap berpatokan pada 40 jam kerja per minggu | Fleksibel karena output yang dicari | Berbasis kunjungan ke lokasi proyek yang dipantau melalui mobile GPS dan geofencing |
|
Tantangan utama |
Pergantian shift dan pemantauan kerja malam | Sulit verifikasi apakah karyawan benar-benar bekerja atau hanya titip absen | Manipulasi lokasi seperti penggunaan fake GPS |
| Aturan hukum khusus | Perusahaan wajib menyediakan makanan ≥1.400 kalori dan tidak boleh diganti uang, waktu kerja malam dari pkl. 23.00 – 07.00 (UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 76) | Mengikuti PP No. 35 Tahun 2021 mengenai lama kerja dan istirahat | Sama seperti karyawan remote, lembur tetap dihitung berbasis PP No. 35 Tahun 2021 |
| Kontrol & anti-kecurangan | Device biometrik | Geofence rumah atau area kerja dan foto | Detektor fake GPS dan foto selfie |
Setelah memahami bedanya masing-masing, Anda akan dapat mempertimbangkan regulasi absensi yang tepat untuk ketiga jenis pekerja di atas.
Kesimpulan
Absensi karyawan harus dianggap sebagai bagian dari manajemen kinerja kantor dan berfungsi mirip seperti KPI (Key Performance Indicator). Perusahaan perlu menetapkan batasan aman ketidakhadiran karyawan karena ini akan memengaruhi penyelesaian pekerjaan di kantor maupun di lapangan.
Untuk itu, HR perusahaan Anda harus senantiasa memantau dan mengevaluasi peraturan absensi agar tetap dipatuhi oleh seluruh lapisan perusahaan dan juga relevan dengan penerapan absensi ketika jumlah karyawan semakin banyak.
FAQ Seputar Peraturan Absensi Karyawan
-
Apa yang terjadi jika seorang karyawan tidak hadir 5 hari berturut-turut?
Karyawan yang mangkir 5 hari berturut-turut dan sudah mendapat panggilan sebanyak 2 kali dari perusahaan dinyatakan mengundurkan diri dan kontrak kerja langsung hangus.
-
Apakah absen memengaruhi gaji?
Ya, jika karyawan tidak hadir, maka akan ada potongan gaji jika karyawan tidak hadir tanpa alasan yang jelas. Sebaliknya, jika beralasan seperti izin sakit maupun cuti karena ada urusan keluarga, penggajian tetap dilakukan.
-
Bagaimana contoh pengumuman absensi karyawan?
Ini merupakan bagian penting dalam manajemen absensi agar setiap karyawan memahami peraturan baru dalam verifikasi absensi dan syarat pengajuan cuti dan izin. Contohnya seperti adanya pengumuman perubahan penyertaan bukti jika izin sakit, perubahan toleransi keterlambatan, dan penetapan potongan gaji jika tidak hadir tanpa alasan.
-
Apa contoh SOP absensi fingerprint?
Contohnya jika dijabarkan seperti karyawan diwajibkan men-tap ibu jari untuk verifikasi sidik jari sebagai tanda kehadiran, jari harus dalam keadaan kering agar bisa terdeteksi fingerprint biometric, sidik jari yang terdeteksi secara real-time langsung dianggap sebagai waktu kehadiran sampai karyawan men-tap ibu jari lagi.
