Apa Itu Absensi Geotagging dan Manfaatnya untuk Lacak Karyawan?

Absensi geotagging adalah salah satu jenis absensi yang dipakai untuk keperluan record kehadiran karyawan di kantor atau pada saat kerja lapangan yang memanfaatkan teknologi GPS (Global Positioning System) yang diintegrasikan dengan metadata informasi geografis.

Sistem absensi digital seperti geotagging memungkinkan karyawan dapat melakukan check-in dan check-out berdasarkan jam kerja mereka di lokasi kerja yang sudah ditentukan. Geotagging ini biasanya sudah dilengkapi oleh teknologi geofencing, yaitu merupakan teknologi yang memungkinkan proses check-in dan check-out hanya bisa dilakukan di lingkungan kantor. Ini memastikan karyawan tidak memanipulasi data absen seperti praktik titip absen atau check-in dari luar kantor.

Berdasarkan data internal TeamSense, perusahaan manufaktur yang menggunakan software absensi digital mengalami penurunan tingkat absensi sebesar 17% dalam satu tahun dari riset tahun 2022 sampai tahun 2023.

Di artikel ini, Anda akan mempelajari apa yang dimaksud dengan absensi geotagging lebih jauh dan juga manfaat serta cara penerapannya yang benar.

Memahami Apa Itu Absensi Geotagging

Geotagging dalam absensi kantor yaitu adalah sistem absensi online yang berbasis pada penggunaan sistem GPS untuk memverifikasi kehadiran karyawan dengan metadata yang menjadi dasar data lokasi, misalnya di kantor pusat perusahaan. Karyawan yang bekerja di sana harus melakukan absensi di dalam gedung kantor tersebut sehingga GPS dapat memvalidasi bahwa karyawan memang hadir sesuai lokasi yang tertera pada metadata.

Absensi geotagging digital mendukung pendataan kehadiran melalui foto selfie karyawan yang dilakukan melalui aplikasi HRIS (Human Resources Information System), di mana setelah selfie diambil, maka akan ada metadata yang tertera seperti detail koordinat garis lintang dan bujur titik karyawan mengambil foto, jam selfie, dan lokasi kerja karyawan. 

Geotagging ini membantu tim HR (Human Resources) memvalidasi bahwa karyawan tersebut memang benar-benar hadir bekerja di lokasi yang ditentukan pada hari itu karena data selfie langsung masuk di database HR dan validasi kehadiran di-update secara real-time yang mencegah praktik manipulasi lokasi check-in atau fake GPS.

Manfaat-Manfaat Utama dari Absensi Geotagging

Geotagging untuk absensi kantor Anda memiliki beberapa manfaat signifikan dalam manajemen karyawan perusahaan Anda. Berikut manfaat-manfaatnya yang bisa Anda pelajari:

• Mencegah kecurangan dalam absensi karyawan

Berkat pelacakan absen dengan koordinat GPS, karyawan tidak dapat mengakali verifikasi absensi di luar jangkauan kantor atau lapangan menggunakan fake GPS karena langsung ketahuan di sistem.

• Mendukung fleksibilitas kerja hybrid dan remote

Karyawan yang bekerja secara hybrid atau lapangan tetap dapat melakukan absensi sesuai lokasi kerja meski di luar kantor karena metadata dapat disesuaikan dengan lokasi kerja lapangan.

• Pemantauan karyawan kantor dan lapangan lebih mudah secara real-time

Fitur geotagging memungkinkan tim HR perusahaan Anda melakukan tracking lokasi karyawan melalui dashboard, sehingga kinerja karyawan dapat dinilai tanpa perlu datang ke lokasi.

• Mengintegrasikan secara otomatis data kehadiran dengan payroll

Verifikasi kehadiran karyawan yang tepat dan efisien akan meningkatkan akurasi payroll yang menjadi hak karyawan berdasarkan kontribusi mereka dalam pekerjaaan. 

Misalnya, jika ada karyawan yang membolos dan ketahuan lewat sistem geotagging pada aplikasi HRM (Human Resources Management) digital, maka gaji pekerja tersebut bisa dipotong karena ada bukti kuat bahwa karyawan tidak hadir bekerja.

• Mengurangi tingkat ketidakhadiran karyawan

Karyawan mau tidak mau hadir di kantor untuk bekerja karena geotagging presensi melacak lokasi karyawan, yang memastikan apakah karyawan benar-benar hadir bekerja atau tidak.

Memahami manfaat-manfaat di atas membantu Anda dalam memilih aplikasi HRIS yang mendukung geotagging dengan tepat. Anda pasti penasaran bagaimana cara kerja geotagging untuk absensi. Selanjutnya, Anda dapat memahami cara kerjanya dengan lebih detail.

Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Geotagging untuk Absensi?

Mungkin Anda masih bingung bagaimana cara kerja dari aplikasi absensi GPS yang menggunakan sistem geotagging. Jika dipecah menjadi beberapa langkah, cara kerjanya adalah seperti berikut: 

1. Cara kerja geotagging ialah berkaitan dengan sistem GPS atau Global Positioning System yang menghitung garis lintang dan bujur titik koordinat. Jadi, jika Anda memberikan input seperti foto selfie untuk check-in kantor, maka titik koordinat akan langsung terbaca dengan detail dan akurat yang menjadi dasar data kehadiran karyawan.
2. Selain itu, sistem geotagging digital juga memiliki fitur pencegahan dari absensi yang dilakukan selain di kantor atau site pekerjaan lapangan, yaitu geofencing. Fitur ini memproyeksikan batas-batas virtual lokasi kerja, sehingga jika karyawan ingin memanipulasi kehadiran dengan melakukan selfie di luar lingkungan kerja, maka sistem absensi akan secara otomatis me-reject upaya presensi.
3. Setelah karyawan berhasil melakukan presensi, maka akan disertakan metadata yang berisi informasi titik lintang dan bujur di mana karyawan melakukan selfie, data karyawan, dan juga jam check-in atau check-out.
4. Setiap input yang diberikan karyawan akan langsung masuk ke database software HRM secara real-time untuk verifikasi lebih lanjut oleh tim HR dan disimpan sebagai bukti sah dari kehadiran seorang karyawan.

Bagaimana Data Geotagging Terhubung Langsung ke Perhitungan Gaji?

Geotagging bekerja dengan tracking lokasi dan waktu karyawan saat melakukan check-in dan check-out kantor dan ini memengaruhi perhitungan gaji dan upah tambahan seperti upah lembur. 

Ambil saja contoh, jika karyawan telat melakukan check-in atau tidak melakukannya sama sekali, maka absensi geotagging di dalam aplikasi HRIS tidak meng-update data kehadiran. Ini terhubung dengan software HRM yang mengintegrasikan payroll sehingga payroll karyawan tersebut pada hari itu terpotong secara otomatis.

Angka payroll tidak akan diubah oleh sistem jika karyawan melakukan check-in dan check-out dengan normal sesuai jam kerja. Jika karyawan bekerja melebihi waktu karena mengambil lembur, maka geotagging akan memverifikasi check-out dan meng-update status lembur ke sistem HRM sehingga upah lembur ditambahkan ke komponen gaji.

5 Masalah Teknis Umum pada Geotagging dan Cara Mengatasinya

Meskipun absensi digital berbasis geotagging sudah mumpuni dan mampu meng-cover berbagai macam kebutuhan attendance karyawan, absensi ini juga masih memiliki beberapa kelemahan. Selanjutnya, Anda dapat memahami apa saja kelemahan dari geotagging beserta cara mengatasinya:

• Sinyal GPS lemah: GPS tidak bisa bekerja dengan baik di struktur bangunan yang memblok sinyal seperti basement atau bangunan dengan beton tebal. Cara mengatasinya yaitu dengan mengimplementasikan HRIS hybrid yang menggabungkan GPS, Wi-Fi, dan data seluler. Selain itu, Anda juga bisa mengaktifkan mode high accuracy dan memperbarui OS (Operating System) smartphone Anda secara berkala.

• Adanya upaya fake GPS: Upaya manipulasi lokasi oleh karyawan menggunakan fake GPS menjadi masalah serius karena dapat merugikan perusahaan dari performa kerja. Tips menangani ini dengan menggunakan fitur pelacak mock location pada HRIS dan HRM yang dapat melacak perbedaan data GPS dengan jaringan Wi-Fi kantor.

• Akurasi GPS menurun di lingkungan tertentu: Bagi pekerja lapangan yang ditempatkan di luar daerah, tentu absensi menggunakan GPS bisa menjadi masalah karena tidak semua daerah dapat dijangkau dengan baik oleh satelit GPS. Untuk mengatasinya, implementasikan sistem absensi hybrid pada HRIS Anda yang mendukung Secure User Plane (SUPL) yang memungkinkan data lokasi dapat dikirim menggunakan jaringan internet biasa.

• Radius geofence terlalu sempit: Radius geofence yang terlalu sempit dan kecil menyulitkan karyawan dalam melakukan check-in attendance. Dengan meningkatkan radius geofence, GPS dapat melacak lokasi dengan lebih mudah karena jangkauan sinyalnya diperluas.

• Kekhawatiran akan privasi dari karyawan: Masih banyak karyawan yang khawatir bahwa geotagging akan berdampak buruk pada privasi mereka. Cara mengatasinya yaitu berikan sosialisasi bahwa aplikasi hanya melacak karyawan selama jam kerja yang terjadwal. UU PDP No. 27 Tahun 2022 juga mengatur tegas bahwa data lokasi karyawan harus dijamin keamanannya oleh perusahaan.

Kesimpulan

Absensi digital berbasis geotagging merupakan sistem absensi yang cocok diterapkan untuk manajemen HR perusahaan karena fleksibel dalam penggunaannya dan juga sangat aman dari manipulasi data absen karena GPS pada sistem dapat melacak lokasi asli attendance check-in dan juga jaringan Wi-Fi yang digunakan.

Dengan penerapan geotagging pada sistem presensi perusahaan Anda, Anda dapat memastikan kedisiplinan karyawan tetap terjaga dan payroll yang diberikan akurat.

Selain menggunakan geotagging, untuk menjaga kehadiran Anda perlu memperhatikan komunikasi tim HR dengan keseluruhan karyawan. Komunikasi yang kuat antara kedua belah pihak akan membuat karyawan merasa diperhatikan oleh perusahaan sehingga produktivitas mereka dapat meningkat di tempat kerja. Jika produktivitas pekerja meningkat, maka kedisiplinan hadir kerja pun juga akan meningkat.

FAQ Seputar Absensi Geotagging

• Apa perbedaan GPS dan geotag?

  GPS berfungsi sebagai pelacak koordinat ketika karyawan melakukan presensi pada aplikasi. Yang dilacak oleh GPS yaitu seperti garis bujur dan lintang, sedangkan geotagging adalah proses menambahkan informasi lokasi dan jam kerja ke foto selfie attendance.

• Seperti apa koordinat GPS itu?

  GPS bekerja menggunakan satelit luar angkasa dalam mendeteksi setiap koordinat di Bumi. Koordinat ini terdiri dari 2 angka yaitu lintang atau latitude dan bujur atau disebut juga longitude.

• Apakah aman absen menggunakan fake GPS?

  Fake GPS tidak aman karena ini merupakan platform pihak ketiga yang biasanya tidak dapat dipercaya dan berpotensi memiliki virus yang dapat menyebabkan device Anda rusak. Selain itu, penggunaan fake GPS memiliki risiko hukum yang nyata karena ini merupakan praktik penyelewengan ketenagakerjaan. Hal ini dapat menyebabkan jerat hukum seperti UU ITE Pasal 35 jo. Pasal 51 Ayat 1 yang melarang manipulasi informasi elektronik serta KUHP Pasal 263 yang di mana secara tegas melarang adanya pembuatan informasi palsu seperti pembuatan surat palsu atau dalam hal ini kehadiran palsu.

• Apa saja ciri-ciri fake GPS?

  Ciri-cirinya mudah terlihat, seperti penggunaan beberapa sumber data lokasi sekaligus, pola data lokasi yang tidak wajar seperti dengan cepat melompat atau berpindah-pindah titik lokasi, dan jaringan Wi-Fi yang terdeteksi berbeda dengan jaringan Wi-Fi kantor, mengindikasikan karyawan tidak menggunakan jaringan kantor untuk melakukan attendance (dalam hal ini karyawan memalsukan lokasi tetapi jaringan Wi-Fi yang digunakan tetap terlacak).