Otomatisasi perkantoran berperan untuk membantu dalam menyelesaikan hal-hal yang sekiranya perlu perusahaan rampungkan secara cepat. Anda juga mampu meminimalisir seluruh kendala-kendala khususnya pada bidang perkantoran yang mampu menghambat proses operasional perusahaan.
Hal-hal yang menghambat proses perusahaan dapat Anda kendalikan dengan Software ERP yang memiliki fitur terlengkap se-Indonesia. Namun, sebelum Anda menggunakan sistem ERP untuk proses ini, Anda perlu memahami pengertian dan aspek-aspek di dalamnya.
Baca juga: Apa itu Sistem ERP dan Kegunaannya untuk Bisnis Anda
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Otomatisasi Perkantoran?
Otomatisasi perkantoran adalah pemanfaatan teknologi yang pengaplikasiannya melalui barang elektronik untuk membantu meningkatkan produktivitas para pekerja di kantor. Sederhananya, hal ini mampu melakukan beberapa tugas dasar seperti memproses, menyimpan, dan melakukan distribusi dokumen-dokumen penting perusahaan kepada pekerja. Selain itu, penggunaan alat-alatnya juga dapat menjadi media untuk komunikasi antar karyawan, baik secara personal atau kelompok. Sehingga, Anda dapat menggunakan Software ERP guna memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Tujuan Adanya Otomatisasi Perkantoran
Ketika Anda sudah memahami mengenai pengertian otomatisasi perkantoran, Anda harus memahami tujuan penting pada penggunaannya. Tujuan-tujuan tersebut mampu mendukung peningkatan produktivitas perusahaan. Maka dari itu, di bawah ini adalah tujuan penggunaan otomatisasi perkantoran, yaitu:
- Pelengkap atribut perusahaan dan menggabungkannya pada SDM karyawan
- Menaikkan profit perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran
- Menjadi “jembatan” komunikasi para pekerja dan atasan apabila tidak mampu bertatap muka secara langsung
- Membantu menyelesaikan permasalahan internal ketika mengerjakan sebuah proyek.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas pekerjaan
- Melakukan pembaharuan terhadap kegiatan kerja di perkantoran
Semua tujuan tersebut dapat mewujudkan operasional perusahaan secara lebih optimal. Namun, apabila Anda ingin memaksimalkan pengoptimalan pada proses otomatisasi perkantoran, Anda bisa menggunakan Software ERP yang telah terintegrasi dengan sistem lainnya. Karena dengan memilih solusi tersebut, Anda akan membantu meningkatkan pendapatan perusahaan secara cepat dan efektif.
Manfaat Adanya Otomatisasi Perkantoran
Dengan mengaplikasikan otomatisasi perkantoran, Anda pasti sudah dapat merasakan manfaat-manfaat dari penggunaannya. Manfaat tersebut berperan sebagai suatu aspek yang sangatlah penting bagi perusahaan, terlebih apabila Anda menggunakan Sistem ERP untuk memaksimalkan prosesnya. Manfaat-manfaat dari penggunaannya tersebut meliputi:
- Menjelaskan pekerjaan kantor lebih cepat.
- Mengurangi kebutuhan akan sejumlah besar karyawan.
- Membutuhkan beberapa ruang untuk menyimpan data.
- Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan jika terjadi perubahan. jadwal.
Aplikasi untuk Otomatisasi Perkantoran
Agar mendalami pemahaman Anda mengenai otomatisasi perkantoran, Anda perlu mengetahui aplikasi apa saja yang menggunakan sistem ini. Hal tersebut dapat mempermudah Anda ketika akan menggunakan sistem otomatisasi perkantoran, Anda juga dapat menggunakan Sistem ERP guna mempercepat prosesnya. Aplikasi optimalisasi perkantoran tersebut terdiri atas:
Word Processing
Aplikasi ini biasa disebut dengan pengolah kata, biasanya pengoperasiannya sudah terotomatis. Aplikasi ini mampu melaksanakan banyak tugas-tugas yang Anda perlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan Anda ketik atau cetak.
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Anda juga bisa menggunakan Sistem ERP untuk mengefektifkan prosesnya lagi, contoh aplikasinya adalah Ms. Word.
Electronic Mail
Aplikasi ini penyebutannya lebih sering yaitu e-mail atau surat elektronik. Penggunaan jaringan komputer tersebut memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik tersebut bermaksud untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional. Untuk memudahkannya, Anda memerlukan Sistem ERP selama penggunaannya.
Voice Mail
Voice mail tidak jauh berbeda dengan e-mail. Perbedaan tersebut terletak pada pengiriman pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya serta menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah Anda kirimkan.
Secara sederhana, voice mail berbentuk suatu rekaman, sedangkan e-mail berbentuk suatu dokumen. Anda bisa mempermudah proses pengiriman voice mail ataupun e-mail menggunakan Software ERP yang memiliki fitur mampu mengirimkan pesan secara otomatis.
Fax
Pada aplikasi ini, Anda membutuhkan peralatan khusus yang mampu membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah dalam mengimplementasikannya dan mengoperasikannya, karena alatnya seperti sebuah mesin fotokopi. Dalam mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi tersebut, Anda dapat menggunakan Sistem ERP terbaik se-Indonesia.
Audio Conference
Audio conference adalah aplikasi OA pertama yang kini masih banyak penggunanya. Karena, hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Dengan menggunakan Sistem ERP Anda dapat memudahkan proses komunikasi perusahaan Anda.
Dampak Otomatisasi Perkantoran
Selain memiliki tujuan dan manfaat, otomatisasi perkantoran juga memiliki dampak pada keberlangsungan prosesnya. Dampak-dampak tersebut dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang terbaik mengenai pengelolaannya.
Terlebih Anda dapat menggunakan Sistem ERP guna membantu membuat keputusan tersebut menjadi lebih akurat dan tepat. Dampak-dampak penggunaan otomatisasi perkantoran meliputi:
Dampak positif dari otomatisasi perkantoran
- Mendorong untuk belajar keterampilan baru
- Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat Anda alihkan ke mesin
- Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
- Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer, dan rekayasa software
- Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu
- Lebih sedikit pekerjaan
Dampak negatif dari otomatisasi perkantoran
- Cenderung karyawan menjadi machine-minders
- Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya
- Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi menggunakan mesin
- Implikasi terhadap pemberi pekerjaan
- Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik
- Menimbulkan keresahan pada karyawan pada tahap penerapan
- Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan
Baca juga: Penggunaan Sistem ERP untuk Efisiensikan Pabrik Elektronik
Kesimpulan
Otomatisasi perkantoran adalah pemanfaatan teknologi yang pengaplikasiannya melalui barang elektronik untuk membantu meningkatkan produktivitas para pekerja di kantor. Tujuan dari penggunaan otomatisasi perkantoran untuk mendukung peningkatan produktivitas perusahaan. Sehingga, tujuan tersebut dapat menghasilkan manfaat salah satunya adalah mampu menjalankan pekerjaan secara cepat dan akurat. Salah satunya adalah pengolah data dan surat elektronik, produk tersebut mempermudah seluruh operasional perusahaan. Untuk mempermudah seluruh proses otomatisasi perkantoran, Anda memerlukan Software Hash Core ERP milik HashMicro yang memiliki fitur terlengkap se-Indonesia.
HashMicro menghadirkan sistem berupa Hash Core ERP yang berguna untuk membantu perusahaan dalam berbagai skala dan industri dalam mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang ada dengan berbagai modul dan fitur yang terdapat di dalamnya. Hanya dengan mengunduh skema perhitungan harga software HashMicro, Anda sudah dapat memiliki Software ERP terbaik se-Indonesia. Anda juga dapat menggunakan demo gratis apabila Anda mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.
