Beranda Products ERP 6 Manfaat Event Management Software yang Harus Anda Ketahui

6 Manfaat Event Management Software yang Harus Anda Ketahui

Sebagai seorang organizer, tools apa yang Anda gunakan untuk mengelola event? Sudahkah Anda merasakan manfaat Event Management software? Jika belum, Anda mungkin sering mengalami kesulitan seperti mengelola banyaknya dokumen Word atau Excel, serta salinan dokumen-dokumen tersebut. Ketika ada peserta yang ingin mengubah akomodasi, mengganti nama, atau membatalkan, Anda bisa kerepotan karena harus meng-update dokumen secara offline.

Apa itu Event Management Software?

Secara singkat, Event Management Software (EMS) adalah solusi yang membantu event organizer meningkatkan kesuksesan acara dari berbagai macam aspek, mulai dari pendaftaran, event check-in, manajemen anggaran, hingga pelaporan. 

EMS yang ideal adalah software yang memudahkan seluruh aspek penyelenggaraan event dan dapat diintegrasikan dengan operasi bisnis lainnya. Sistem juga harus berbasis cloud dan memiliki database yang tersentralisasi untuk kemudahan akses. 

Lantas apa saja manfaat Event Management Software?

Menghemat waktu dan menghasilkan lebih banyak keuntungan

Salah satu manfaat event management software yang dapat dirasakan adalah software ini dapat menghemat waktu serta uang. Fitur-fitur seperti pembuatan template dokumen, update yang sinkron, dan manajemen keuangan yang otomatis sangat membantu Anda dalam mengelola acara. 

Jadi, waktu Anda tidak terbuang untuk merespon prospek, mengelola informasi, dan membuat draft proposal secara manual lagi. Waktu tersebut bisa Anda gunakan untuk memasarkan bisnis Anda atau berinovasi. Pada akhirnya, tentu saja profit yang Anda dapatkan akan lebih banyak.   

Pengambilan keputusan yang lebih baik dengan laporan yang lengkap 

Laporan dapat digunakan untuk menemukan aspek-aspek yang bermasalah dan oleh karena itu membantu perusahaan Anda mengevaluasi dan meningkatkan pelayanan agar kepuasan pelanggan Anda terpenuhi. 

Event Management Software telah dilengkapi dengan fungsi pelaporan yang otomatis dan real-time. Software yang baik dapat membuat laporan yang bisa dikustomisasi, sesuai dengan aspek yang ingin ditelusuri. Laporan ini juga dapat dikirim ke orang yang tepat dengan mudah melalui email di platform yang sama. 

Komunikasi yang lebih mudah

Untuk menyelenggarakan sebuah acara, baik itu konferensi atau pameran, Anda harus berkomunikasi dengan intensitas yang tinggi. Anda harus berkorespondensi untuk membahas hotel, transportasi, mengirim email ke peserta, dan mengurus acara utamanya. 

Dengan Event Management Software, komunikasi seperti ini akan semakin mudah. Dengan fitur perpesanan dan email yang ada di sistem, Anda dapat melakukannya di dalam satu platform dan mengotomatiskan pengiriman email ke banyak peserta. 

Manajemen lead yang lebih efektif

EMS dapat membantu Anda merespon lead Anda dengan cepat. Sistem ini menyimpan informasi mereka di database yang sama dan memantau statusnya untuk menentukan tindakan follow-up yang tepat. 

Selain itu, software ini dilengkapi dengan template untuk penawaran, sales order, dan invoice yang dapat terisi dengan otomatis untuk mempercepat respon ke leads Anda. Dengan sistem berbasis cloud manajemen prospek ini dapat dilakukan di manapun, kapanpun, di gadget apapun.

Memudahkan peserta dan menambah kesan profesional

Sistem Manajemen Event dilengkapi dengan portal yang dikhususkan untuk peserta. Mereka dapat melakukan registrasi, mengakses informasi yang berkaitan dengan acara, hingga melakukan proses Q&A atau memberikan feedback dengan mudah. 

Sebagai pihak penyelenggara, Anda pun dapat memberikan update-update tertentu, pengingat, atau notifikasi terkait pembayaran. Sistem ini selain memudahkan pekerjaan Anda juga menambah kesan profesional bagi perusahaan Anda. 

Perencanaan acara yang maksimal

Dengan fitur manajemen anggaran, acara yang Anda rencanakan dapat diselenggarakan secara maksimal. Sistem akan mengelola dan memantau anggaran Anda sesuai dengan pembelian yang dilakukan. 

Jika pembelian tersebut melampaui batas anggaran yang telah ditentukan, sistem akan memberikan peringatan. Dengan demikian, Anda akan selalu dapat memantau sisa anggaran yang dimiliki dan mengalokasikannya ke aspek-aspek yang tepat. 

Kesimpulan

Untuk menyelesaikan sebuah acara secara efektif, Anda memerlukan solusi dengan fitur lengkap dan bisa dikustomisasi. Seluruh manfaat Event Management Software tadi jelas dapat mewujudkan hal tersebut secara profesional.

Mulailah berinvestasi pada sistem ini agar terhindar dari masalah perencanaan dan fokus pada pengembangan bisnis Anda. 

Artikel terkait: 7 Tips Efektif Meningkatkan Keberhasilan Manajemen Proyek

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Syifa Fadiyah
Syifa Fadiyah
Syifa is a full-time writer at BusinessTech who focuses on business management improvement and solution.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Most Popular