Presensi adalah salah satu bukti kehadiran pekerja yang nantinya akan perusahaan masukkan ke dalam laporan perusahaan. Sekarang ini, setiap perusahaan memiliki sistem presensi yang wajib diisi para karyawan atau pekerja. Tujuannya adalah agar mereka dapat melacak absensi dan kinerja setiap pekerja mereka dengan aplikasi timesheet.
Bagi Anda yang belum mengetahui bahwa saat seorang karyawan tidak mengisi presensi, mereka bisa menerima sanksi dari pihak pimpinan, seperti surat peringatan hingga pemotongan gaji.
Maka dari itu agar perusahaan Anda dapat mengontrol kehadiran para pekerja, kali ini kami akan paparkan semua hal yang perlu Anda ketahui mengenai sistem presensi di tempat kerja. Simak lebih lanjut artikel ini.
Baca juga: Pengertian & Fungsi HRM Software (HRIS)
Daftar Isi
Apa itu Sistem Presensi?
Sebelum masuk pada penjelasan yang lebih jauh, Anda perlu mengetahui dulu pengertian dari sistem presensi. Singkatnya, sistem ini merupakan sebuah sistem yang dapat perusahaan Anda pakai untuk mengelola kehadiran para karyawan.
Kira-kira, mengapa sebuah perusahaan perlu menerapkan sistem presensi? Hal ini agar perusahaan dapat memantau produktivitas para pekerja dilihat dari jumlah kehadiran mereka dengan bantuan Sistem Manajemen Kompetensi.
Dengan melihat persentase kehadiran pekerja, perusahaan dapat menilai apakah terdapat peningkatan atau malah penurunan dari produktivitas mereka.
Ini merupakan hal yang sangat penting karena perkembangan bisnis perusahaan itu sendiri sangat bergantung kepada tingkat produktivitas pekerja yang salah satu faktornya adalah presensi karyawan.
Baca juga: 5 Alasan Untuk Beralih ke Absensi Karyawan Online
Mengapa Presensi Penting Bagi Perusahaan?
Seperti pada penjelasan sebelumnya, pencatatan kehadiran pada suatu perusahaan merupakan tindakan yang tidak beralasan. Selain presensi para pekerja mempengaruhi perkembangan bisnis suatu perusahaan, simak beberapa alasan lainnya mengapa presensi menjadi sangat penting bagi perusahaan.
1. Mendata kehadiran pekerja
Kehadiran para pekerja perusahaan Anda wajib tercatat setiap harinya. Data presensi pekerja ini nantinya akan dapat perusahaan Anda jadikan sebagai dasar untuk berbagai keperluan misalnya untuk membayar gaji karyawan atau kenaikan gaji mereka.
2. Salah satu aspek untuk menghitung gaji pekerja
Selain dari gaji pokok bulanan, para pekerja juga mempunyai nominal upah per hari yang jumlahnya mereka dapat dari pembagian total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam satu bulan.
Maka dari itu jumlah kehadiran karyawan diperlukan oleh Human Resource (HR) perusahaan agar mereka dapat menghitung jumlah upah yang mereka harus bayarkan kepada pekerja di bulan tersebut.
Perusahaan akan melakukan pengurangan gaji akan berdasarkan seberapa banyak pekerja/ karyawan tersebut tidak masuk tanpa keterangan seperti yang akan tertera pada slip gaji.
3. Melihat sisa cuti pekerja
Dari data kehadiran yang dimiliki Human Resource, mereka juga bisa melihat perkeja mana saja yang mengambil cuti di bulan tersebut. Sehingga, mereka juga mengetahui sisa cuti masing-masing karyawan.
Baca juga: Fungsi ERP bagi Efisiensi Manajemen Perusahaan
4. Pencatatan administrasi menjadi lebih rapi
Dengan melakukan pencatatan database dengan rapi serta ditambah dengan menggunakan sistem presensi online, akan mendukung HR perusahaan Anda untuk melakukan berbagai hal jadi lebih efektif, seperti misalnya menghitung gaji, cuti, bonus karyawan, dan lain sebagainya.
5. Menghindari terjadinya kecurangan
Bukan sebuah hal tidak biasa jika ada pekerja yang berbuat curang dengan memanipulasi data kehadiran mereka. Salah satu kecurangan yang banyak terjadi adalah “titip absen”.
Maka dari itu dengan menerapkan sistem presensi yang baik, perusahaan dapat meminimalisir hal ini dan membuat para karyawan menjadi lebih disiplin.
Baca juga: Cloud HRM Terbaik bagi Perusahaan
Jenis-Jenis Presensi
Suatu kewajiban bagi perusahaan dalam memiliki sistem presensi yang baik agar dapat mengelola kehadiran karyawan dengan tepat agar dapat meningkatkan produktivitas mereka. Lalu, apa saja jenis-jenis sistem presensi yang ada? Mari simak lebih lanjut
Sistem fingerprint
Untuk yang pertama, kami akan membahas lebih jauh mengenai sistem fingerprint. Sistem ini mungkin menjadi salah satu sistem kehadiran yang paling umum perusahaan gunakan. Cara kerjanya pun terbilang sederhana. Pengambilan data untuk mengidentifikasi serta memverifikasi data para karyawan ialah dengan menggunakan data sidik jari mereka.
Setiap orang tentu memiliki sidik jari yang berbeda-beda, maka dari itu mesin fingerprint dapat mengetahui siapa yang sedang menempelkan jarinya. Dengan demikian, sistem fingerprint dapat meminimalisir kecurangan karena sulit bagi karyawan untuk “menitipkan” kehadiran mereka lewat orang lain.
Mereka harus menempelkan jari mereka sendiri agar kehadiran mereka dapat tercatat. Nantinya di masa penghitungan payroll, HR akan mengunduh data kehadiran karyawan secara manual untuk data mereka dalam menghitung gaji karyawan di bulan tersebut.
Sistem kartu
Tiap karyawan pasti memiliki kartu identitas atau ID card dari kantornya. Selain menjadi tanda pengenal, biasanya kartu tersebut menjadi alat untuk mendata kehadiran para karyawan.
Cara kerjanya pun sangat mudah karena para karyawan harus selalu mengalungkan ID card mereka saat mereka berangkat kerja.
Karyawan hanya perlu menempelkan kartu ke mesin pembaca kehadiran untuk proses identifikasi dan kehadiran karyawan secara otomatis langsung tercatat. Namun sistem ini memiliki kekurangan di mana kartu identitas karyawan bisa saja mereka titipkan kepada sesama karyawan lain terutama agar mereka tetap bisa datang terlambat
Baca juga : 5 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Presensi menggunakan password
Yang ketiga ialah presensi menggunakan password di mana para karyawan masing-masing memiliki password yang berbeda. Sistem ini mungkin tidak sepopuler kedua sistem presensi sebelumnya.
Caranya pun mudah, untuk mendapatkan data kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan password yang sudah mereka miliki setiap datang ke kantor. Lagi-lagi ada yang harus Anda perhatikan, karena sistem ini memiliki kelemahan yang sama dengan sistem kartu, yaitu karyawan juga bisa menitipkan kehadiran mereka kepada teman kerjanya dengan memberikan password dan tidak menutup kemungkinan karyawan lupa dengan password mereka.
Sistem presensi online
Jenis yang terakhir ialah sistem presensi online. Sistem ini memungkinkan data kehadiran karyawan disimpan di dalam database berbasis cloud. Kelebihannya adalah perusahaan tak perlu lagi memiliki infrastruktur perangkat keras untuk menyimpan data kehadiran.
Contoh penyedia sistem presensi online dengan sistem HRM. Dengan Software Manajemen Bisnis yang dapat membantu mengelola operasional harian bisnis dan menjaga produktifitas karyawan perusahaan Anda dimana saja.
Kesimpulan
Presensi online tidak akan maksimal bila tidak memiliki kemudahan di dalam menggunakannya.
Sebagai solusi atas permasalahan pengelolaan data kehadiran para karyawan Anda, HashMicro dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu perusahaan beserta Human Resourcenya.
HashMicro menawarkan sistem yang dapat membantu tugas HR perusahaan menjadi otomatis serta mengadministrasi karyawan Anda. mempermudah menghitung gaji dan PPh 21, mengelola cuti, mengatur daftar kehadiran, mengatur proses reimbursement, dan menyederhanakan kegiatan operasional lainnya dengan HR Software dan aplikasi payroll terlengkap untuk enterprise di Indonesia.
Software HRIS menawarkan sistem presensi online yang lengkap. Salah satu fitur unggulan yang bisa digunakan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah Attendance Management. Fitur Attendance Management dapat melacakn kehadiran karyawan dan mencatat data dari mesin absensi secara otomatis.
Itulah beberapa keunggulan dari sistem presensi online. Jika Anda tertarik untuk eksplor lebih jauh mengenai fitur HashMicro lainnya, Anda dapat mencoba demo HashMicro secara gratis dengan daftarkan diri Anda di sini. Beralih ke HashMicro sekarang juga!
