Terbatas Untuk 100 Pendaftar
Contoh surat peringatan kerja yang benar wajib memuat identitas karyawan, uraian pelanggaran, pasal aturan yang dilanggar, sanksi, dan masa berlakunya. Surat peringatan (SP) adalah teguran tertulis resmi dari perusahaan atas pelanggaran disiplin kerja, sekaligus bukti administratif apabila kasusnya berlanjut ke PHK. Dasar hukumnya PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 52, yang mengatur SP 1, SP 2, dan SP 3 masing-masing berlaku paling lama enam bulan.
Sayangnya, masih banyak tim HR yang menyamakan surat teguran dengan surat peringatan, atau menerbitkan SP 2 tanpa jejak SP 1 yang terdokumentasi. Padahal SP dengan format keliru atau diterbitkan di luar masa berlaku bisa dinilai cacat prosedur dan justru melemahkan posisi perusahaan saat terjadi perselisihan hubungan industrial.
Artikel ini membahas ketentuan legal surat peringatan, hal yang perlu HR perhatikan setelah menerbitkannya, serta contoh surat peringatan kerja SP 1 sampai SP 3 yang bisa langsung Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Key Takeaways
Ketentuan SP berdasarkan undang-undang mengatur tahapan SP 1, SP 2, dan SP 3 beserta masa berlakunya, sehingga perusahaan punya dasar hukum yang jelas sebelum mengambil tindakan lanjutan.
Contoh surat teguran karyawan tersedia untuk SP 1 hingga SP 3 lengkap dengan format, uraian pelanggaran, dan konsekuensinya, sehingga HR bisa langsung menyesuaikannya dengan kondisi perusahaan.
Hal yang perlu HR perhatikan setelah menerbitkan surat peringatan mencakup dokumentasi riwayat pelanggaran, pemantauan perbaikan kinerja, dan konsistensi tindak lanjut agar terhindar dari konflik hubungan industrial.
Pengertian Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk peneguran atas pelanggaran terhadap aturan, kebijakan, atau standar kerja yang telah ditetapkan.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi formal, tetapi juga sebagai bagian dari mekanisme pembinaan dan pengendalian disiplin kerja.
Dengan adanya surat peringatan, perusahaan memiliki dasar administratif yang jelas dalam mencatat riwayat pelanggaran sekaligus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerjanya sebelum diambil tindakan lanjutan.
Ketentuan SP berdasarkan Undang-Undang (UU)
Setelah Anda memiliki pemahaman dasar mengenai surat teguran karyawan ini, Anda juga perlu memahami pedoman hukum yang mengaturnya. Ada perlindungan terhadap hak-hak pekerja yang bekerja pada suatu perusahaan.
Sehingga, Anda harus mematuhi beberapa hal sebelum membuat surat teguran ini. Lalu, apa saja aturan yang menjadi acuan penulisan surat ini? Ketentuan ini terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama , pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).
Contoh Surat Teguran untuk Karyawan Anda
Pada umumnya, isi dari surat peringatan ini mencakup data diri karyawan, jenis pelanggaran, serta sanksi yang perusahaan berikan. Terdapat beberapa jenis surat peringatan kerja yang perusahaan berikan sesuai dengan pelanggarannya. Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat teguran, berikut contoh yang dapat Anda jadikan sebagai panduan:
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
Apabila kesalahan pegawai masih relatif kecil, biasanya perusahaan akan memberikan surat teguran pertama. Surat ini bertujuan untuk membantu karyawan memperbaiki sikapnya dan menghindari PHK. Contoh kesalahan karyawan yang menerima surat SP1 ini seperti pelanggaran SOP, tidak mencapai target, atau seputar absen. Berikut ini merupakan contoh surat teguran pegawai SP1:
TEMPLATE SURAT PERINGATAN 1
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
Surat teguran karyawan tahap 2 ini akan perusahaan berikan ketika karyawan tetap melakukan kesalahan yang sama dan tidak menunjukkan perubahan. Dalam surat ini, biasanya perusahaan akan memberikan keterangan sanksi untuk karyawan yang bersangkutan.
Sanksi dapat berupa pemotongan gaji, insentif, atau tindakan lainnya. Berikut ini adalah contoh surat teguran untuk pegawai SP2.
TEMPLATE SURAT PERINGATAN 2
Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)
Bagian HR akan menerbitkan SP3, apabila karyawan yang bersangkutan masih melakukan hal yang merugikan perusahaan setelah mendapatkan SP2. Adapun contoh surat SP3 sebagai berikut:
TEMPLATE SURAT PERINGATAN 3
Hal yang Perlu HR Perhatikan setelah Membuat Surat Peringatan
Mencari solusi atas turunnya produktivitas karyawan merupakan tugas dari HR suatu perusahaan. Dengan penanganan yang tepat, divisi HR tidak perlu mengeluarkan SP karyawan atau memberlakukan PHK. Barangkali karyawan membutuhkan motivasi kerja atau diskusi mengenai permasalahan pribadi yang sedang mereka hadapi.
Pastikan Anda mampu memahami pengelolaan produktivitas karyawan dengan baik. Misalnya dengan memberikan motivasi, memberikan konseling, dan memperhatikan kinerja dari karyawan tersebut. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan , apakah sudah meningkat atau belum.
Hal ini akan pastinya dapat menentukan kebijakan perusahaan kedepannya. Dengan begitu, karyawan akan bekerja dengan lebih produktif dan PHK juga dapat perusahaan minimalisir.
Sistem HRIS untuk Divisi HR
Sistem HRIS membantu divisi HR dalam pembuatan surat peringatan dengan otomatisasi proses. HRIS menyediakan template surat peringatan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.
Dengan fitur pengelolaan data karyawan, HR dapat melacak catatan pelanggaran, absen, atau kinerja yang menjadi dasar pemberian SP. Lebih lanjutnya, sistem HRIS perusahaan juga bisa mengelola berbagai jenis absen, seperti salah satunya adalah absen pekerja proyek .
Selain itu, HRIS memudahkan distribusi SP secara digital dan memungkinkan pelacakan respons atau tindak lanjut dari karyawan terkait surat tersebut, sehingga proses lebih efisien dan terorganisir.
Kesimpulan
Surat Peringatan Kerja (SP) merupakan bentuk pembinaan perusahaan yang bertujuan untuk menyadarkan karyawan agar tidak mengulangi pelanggaran. Pemberian SP harus mengikuti ketentuan UU Ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan yang berlaku.
Bagi tim HR yang mengelola banyak karyawan, penggunaan sistem HRIS dapat membantu mengotomatisasi pembuatan dan pelacakan surat peringatan. Pastikan sistem yang dipilih dapat terintegrasi dengan data kehadiran dan kinerja karyawan untuk dokumentasi yang lengkap.
Template surat peringatan di artikel ini dapat digunakan sebagai referensi dan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
Pertanyaan Seputar Surat Peringatan Kerja
Karyawan dapat menyampaikan keberatan, namun surat peringatan tetap dapat berlaku sebagai dokumen resmi perusahaan.
Sebagai alat penegakan disiplin, dokumentasi pelanggaran, dan dasar pengambilan keputusan terkait tindakan selanjutnya.
Tidak. Pelanggaran ringan cukup diselesaikan melalui pembinaan atau teguran lisan, sedangkan surat peringatan diberikan untuk pelanggaran yang sanksinya sudah diatur dalam peraturan perusahaan. Acuannya adalah klasifikasi pelanggaran yang tertulis, bukan penilaian atasan secara spontan.
Dalam praktik HR, surat teguran bersifat pembinaan awal atas pelanggaran ringan dan belum menimbulkan konsekuensi berjenjang. Surat peringatan adalah sanksi administratif formal yang bertingkat dari SP1 hingga SP3 dan dapat menjadi dasar pemutusan hubungan kerja. Karena keduanya sering dipakai bergantian, definisinya perlu dikunci dalam peraturan perusahaan.
Surat peringatan diterbitkan perusahaan sebagai sanksi kepada karyawan. Surat pernyataan dibuat dan ditandatangani karyawan sendiri sebagai pengakuan pelanggaran sekaligus komitmen untuk tidak mengulanginya. Keduanya kerap dilampirkan bersama, tetapi surat pernyataan tidak menggantikan tingkatan SP.
Ketentuannya kini mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, khususnya Pasal 36 dan Pasal 52, bukan lagi Pasal 161 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 yang telah dihapus. Aturan tersebut menegaskan SP pertama, kedua, dan ketiga diberikan secara berturut-turut dengan masa berlaku paling lama enam bulan, kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB mengatur lain.
Boleh, sepanjang perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB mengatur jenis pelanggaran tertentu yang dapat langsung dikenai peringatan terakhir. Tanpa dasar tertulis tersebut, surat peringatan wajib diberikan berurutan mulai dari SP1. Karena itu klasifikasi pelanggaran ringan, sedang, dan berat sebaiknya dirinci tegas dalam peraturan perusahaan.
Teguran lisan dapat menjadi bagian dari pembinaan, tetapi kekuatan pembuktiannya tidak setara dengan surat peringatan tertulis. Dalam perselisihan hubungan industrial, yang dinilai adalah dokumen tertulis yang diterima karyawan dan tercatat secara administratif. Catat teguran lisan dalam berita acara pembinaan agar tetap ada jejak sebelum SP resmi diterbitkan.
Surat peringatan tetap sah karena keabsahannya terletak pada penyerahan resmi, bukan pada tanda tangan karyawan. Buat berita acara penyerahan yang ditandatangani atasan dan saksi, lalu kirim salinannya melalui email kantor atau surat tercatat. Simpan bukti penyerahan tersebut sebagai dokumen pendukung apabila perkara berlanjut.
Karyawan yang mangkir lima hari kerja atau lebih secara berturut-turut tanpa keterangan tertulis dengan bukti sah tidak diproses melalui SP, melainkan melalui dua kali pemanggilan tertulis yang patut dari perusahaan. Bila tetap tidak hadir, karyawan dikualifikasikan mengundurkan diri. Untuk absensi yang sifatnya sporadis, jalur surat peringatan tetap yang paling tepat.
