Banyak tim HR kebingungan saat harus mengeluarkan surat peringatan seperti format apa yang benar, kapan waktunya, dan bagaimana agar tidak salah secara hukum?
Kesalahan dalam membuat SP bisa berujung pada konflik hubungan industrial yang merugikan perusahaan.
Di artikel ini, kami jelaskan ketentuan legal, format yang tepat, dan contoh SP1–SP3 yang bisa langsung Anda gunakan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk peneguran atas pelanggaran terhadap aturan, kebijakan, atau standar kerja yang telah ditetapkan.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi formal, tetapi juga sebagai bagian dari mekanisme pembinaan dan pengendalian disiplin kerja.
Dengan adanya surat peringatan, perusahaan memiliki dasar administratif yang jelas dalam mencatat riwayat pelanggaran sekaligus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerjanya sebelum diambil tindakan lanjutan.
Baca juga: Surat Perjanjian Kerja| Hal Penting, Jenis, dan Contohnya
Ketentuan SP berdasarkan Undang-Undang (UU)
Setelah Anda memiliki pemahaman dasar mengenai surat teguran karyawan ini, Anda juga perlu memahami pedoman hukum yang mengaturnya. Ada perlindungan terhadap hak-hak pekerja yang bekerja pada suatu perusahaan.
Sehingga, Anda harus mematuhi beberapa hal sebelum membuat surat teguran ini. Lalu, apa saja aturan yang menjadi acuan penulisan surat ini? Ketentuan ini terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).
Contoh Surat Teguran untuk Karyawan Anda
Pada umumnya, isi dari surat peringatan ini mencakup data diri karyawan, jenis pelanggaran, serta sanksi yang perusahaan berikan. Terdapat beberapa jenis surat peringatan kerja yang perusahaan berikan sesuai dengan pelanggarannya. Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat teguran, berikut contoh yang dapat Anda jadikan sebagai panduan:
-
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
Apabila kesalahan pegawai masih relatif kecil, biasanya perusahaan akan memberikan surat teguran pertama. Surat ini bertujuan untuk membantu karyawan memperbaiki sikapnya dan menghindari PHK. Contoh kesalahan karyawan yang menerima surat SP1 ini seperti pelanggaran SOP, tidak mencapai target, atau seputar absen. Berikut ini merupakan contoh surat teguran pegawai SP1:
-
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
Surat teguran karyawan tahap 2 ini akan perusahaan berikan ketika karyawan tetap melakukan kesalahan yang sama dan tidak menunjukkan perubahan. Dalam surat ini, biasanya perusahaan akan memberikan keterangan sanksi untuk karyawan yang bersangkutan.
Sanksi dapat berupa pemotongan gaji, insentif, atau tindakan lainnya. Berikut ini adalah contoh surat teguran untuk pegawai SP2.
-
Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)
Bagian HR akan menerbitkan SP3, apabila karyawan yang bersangkutan masih melakukan hal yang merugikan perusahaan setelah mendapatkan SP2. Adapun contoh surat SP3 sebagai berikut:
Hal yang Perlu HR Perhatikan setelah Membuat Surat Peringatan
Mencari solusi atas turunnya produktivitas karyawan merupakan tugas dari HR suatu perusahaan. Dengan penanganan yang tepat, divisi HR tidak perlu mengeluarkan SP karyawan atau memberlakukan PHK. Barangkali karyawan membutuhkan motivasi kerja atau diskusi mengenai permasalahan pribadi yang sedang mereka hadapi.
Pastikan Anda mampu memahami pengelolaan produktivitas karyawan dengan baik. Misalnya dengan memberikan motivasi, memberikan konseling, dan memperhatikan kinerja dari karyawan tersebut. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan, apakah sudah meningkat atau belum.
Hal ini akan pastinya dapat menentukan kebijakan perusahaan kedepannya. Dengan begitu, karyawan akan bekerja dengan lebih produktif dan PHK juga dapat perusahaan minimalisir.
Sistem HRIS untuk Divisi HR
Sistem HRIS membantu divisi HR dalam pembuatan surat peringatan dengan otomatisasi proses. HRIS menyediakan template surat peringatan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.
Dengan fitur pengelolaan data karyawan, HR dapat melacak catatan pelanggaran, absen, atau kinerja yang menjadi dasar pemberian SP. Lebih lanjutnya, sistem HRIS perusahaan juga bisa mengelola berbagai jenis absen, seperti salah satunya adalah absen pekerja proyek.
Selain itu, HRIS memudahkan distribusi SP secara digital dan memungkinkan pelacakan respons atau tindak lanjut dari karyawan terkait surat tersebut, sehingga proses lebih efisien dan terorganisir.
Kesimpulan
Surat Peringatan Kerja (SP) merupakan bentuk pembinaan perusahaan yang bertujuan untuk menyadarkan karyawan agar tidak mengulangi pelanggaran. Pemberian SP harus mengikuti ketentuan UU Ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan yang berlaku.
Bagi tim HR yang mengelola banyak karyawan, penggunaan sistem HRIS dapat membantu mengotomatisasi pembuatan dan pelacakan surat peringatan. Pastikan sistem yang dipilih dapat terintegrasi dengan data kehadiran dan kinerja karyawan untuk dokumentasi yang lengkap.
Template surat peringatan di artikel ini dapat digunakan sebagai referensi dan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
Pertanyaan Seputar Surat Peringatan
-
Apakah karyawan bisa menolak surat peringatan?
Karyawan dapat menyampaikan keberatan, namun surat peringatan tetap dapat berlaku sebagai dokumen resmi perusahaan.
-
Apa fungsi utama surat peringatan bagi perusahaan?
Sebagai alat penegakan disiplin, dokumentasi pelanggaran, dan dasar pengambilan keputusan terkait tindakan selanjutnya.
-
Apakah semua pelanggaran harus diberi surat peringatan?
Tidak selalu. Untuk pelanggaran ringan, perusahaan bisa memberikan teguran lisan terlebih dahulu sebelum berlanjut ke surat peringatan.
