Pentingnya HRIS Manufaktur & Implementasinya dengan Tepat

HRIS atau Human Resources Information System adalah terobosan teknologi dalam manajemen operasional pabrik di industri manufaktur. Manajemen industri manufaktur di pabrik merupakan tugas kompleks dan rumit untuk dilakukan karena menyangkut kinerja karyawan, shift kerja, dan penggajian beserta komponennya yang mengikuti seperti BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) dan PPh (Pajak Penghasilan) 21.

Mengelola semua hal di atas memerlukan ketelitian yang tinggi. Pencatatan secara manual berisiko adanya salah karena human error. Peran HRIS di sini yaitu untuk mengotomatiskan berbagai langkah kerja perusahaan, misalnya pencatatan dan rekap data karyawan disimpan dalam satu sistem digital terpusat.

HRIS manufaktur juga menjamin dalam perhitungan lembur yang lebih akurat tiap karyawan, di mana pabrik lembur lumrah dilakukan jika permintaan produk sedang banyak. Perhitungan lembur dan penggajian yang akurat berdampak positif dalam mengurangi tingkat turnover karyawan pabrik karena pekerja merasa percaya pada perusahaan yang bertanggung jawab dalam memenuhi hak mereka.

Sebuah studi dari Deloitte pada tahun 2025 menyatakan bahwa implementasi smart manufacturing dan teknologi workforce digital meningkatkan output produksi sebesar 10-20% dan juga meningkatkan tingkat produktivitas pekerja manufaktur sebesar 7-20%.

Apa Itu HRIS Manufaktur?

HRIS manufaktur merupakan sistem informasi sumber daya manusia digital yang diciptakan khusus untuk menangani manajemen staf pabrik karena sistem penggajian dan pengelolaan karyawan di pabrik berbeda dengan di kantor biasa.

Pada proses manufaktur, staf biasanya bekerja per shift untuk bergantian memproduksi barang. Shift produksi seperti shift produksi 3×24 jam inilah yang memerlukan perhatian khusus dalam tata cara dan perhitungan penggajian. Selain itu, pengerjaan produksi erat hubungannya dengan keselamatan kerja atau prinsip K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang harus dipenuhi oleh pekerja pabrik.

Peran sistem informasi karyawan dalam perusahaan manufaktur sangat penting untuk memastikan penggajian karyawan produksi sesuai dengan shift dan pekerja juga mematuhi K3 yang berlaku. 

Sistem human resources digital bisnis manufaktur dapat menjalankan fungsi-fungsi di atas karena sistem ini dapat terintegrasi dengan modul keuangan dan human resources dan juga menyimpan seluruh data karyawan dan diintegrasikan dengan KPI (Key Performance Indicator) untuk memantau kinerja.

Manfaat HRIS dalam Kelangsungan Industri Manufaktur

HRIS untuk karyawan pabrik menjadi kunci manajemen industri manufaktur yang lebih baik karena menjamin lingkungan manufaktur yang lebih efektif. Anda bisa mempelajari apa saja manfaat HRIS pabrik dalam menjaga siklus hidup perusahaan manufaktur:

• Meningkatkan produktivitas pekerja pabrik: Fungsi HRIS di industri manufaktur yaitu meningkatkan produktivitas staf pabrik secara tidak langsung. Kinerja karyawan dipantau melalui KPI pada information system sehingga karyawan lebih patuh pada pengerjaan produksi. Hal ini dapat juga berdampak pada profit yang didapat perusahaan.

• Mengefisienkan operasional HR: Operasional HR yang rumit dan kompleks jika dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet dapat dioptimalkan dengan adanya sistem ini. Sistem informasi sumber daya manusia mengotomatiskan pekerjaan berulang seperti input data karyawan, rekrutmen, dan manajemen attendance karyawan yang bertumpuk.

• Sebagai langkah mitigasi konflik di industri: Kesalahan dalam penggajian dapat menimbulkan konflik antara pekerja dengan perusahaan, yang dapat menurunkan tingkat kepercayaan karyawan pada perusahaan. Dengan integrasinya dengan modul keuangan dan pemantauan kinerja otomatis, Digitized human resources system mengotomatisasi proses penggajian sesuai dengan insentif produksi maupun shift kerja staf pabrik.

• Memastikan kepatuhan pada regulasi industri di Indonesia: Regulasi ketenagakerjaan di Indonesia seperti BPJS dan PPh 21 memerlukan perhitungan yang tepat karena setiap divisi pabrik yang berbeda memiliki penghasilan dan komponen BPJS yang berbeda juga. HRIS menjamin perhitungan otomatis berdasarkan data karyawan yang ada pada database sistem human resources.

HRIS manufaktur membawa banyak manfaat dalam mengefisienkan dalam me-manage sumber daya manusia di lingkungan pabrik.

HRIS Manufaktur & Kepatuhan Regulasi Indonesia 2025-2026

Di Indonesia, hukum ketenagakerjaan mengatur tegas proses pekerjaan dan hak-hak pekerja untuk memastikan tenaga kerja di lingkungan pabrik kesejahteraannya terjamin dan perusahaan mematuhi kewajiban dalam pemberlakuan regulasi kerjanya.

Anda bisa pelajari apa saja komponen-komponen ketenagakerjaan yang diatur oleh negara Indonesia di bawah ini:

• PPh 21: PMK No. 168 Tahun 2023 mengatur bahwa perhitungan bruto menggunakan rumus Penghasilan Bruto Sebulan × Tarif Efektif Rata-rata (TER). Karena penghasilan bruto pabrik bersifat fluktuatif mengikuti angka permintaan produk dan shift karyawan yang beragam, HRIS secara otomatis mengkalkulasi otomatis bruto setahun berdasarkan data bruto bulanan dan shift karyawan yang ada.

• BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan: Komponen BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan yang banyak beserta tambahan penyesuaian shift dan lembur karyawan pabrik dapat menyulitkan perhitungan jika dihitung manual. Sistem informasi HR berperan dalam membuat perhitungan komponen Ketenagakerjaan (Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Kehilangan Pekerjaan) dan Kesehatan secara otomatis dan akurat, seperti yang diatur pada Perpres No. 64 Tahun 2020, PP No. 37 Tahun 2021, dan PP No. 44-46 Tahun 2015.

• PKWT dan PKWTT: PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dan PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) memiliki komponen yang berbeda. Pada PP No. 35 Tahun 2021, dalam PKWT harus menjamin adanya pemberian kompensasi PKWT setelah maksimal 5 tahun bekerja di perusahaan dan pada PKWTT wajib menyertakan pesangon setelah lewat masa kerja karyawan. HRIS menghitung secara real-time lama kerja karyawan dari hari pertama masuk sampai selesai masa kerja untuk memastikan kewajiban ini dipenuhi.

• K3: Manufaktur melibatkan proses produksi yang memakai alat berat dalam pengerjaannya. Sesuai aturan PP No. 50 Tahun 2012 yang memastikan keselamatan kerja, operator alat berat diwajibkan memiliki sertifikat K3. HRIS dalam hal ini membantu tracking tanggal kedaluwarsa sertifikat serta data lisensi alat berat per operator. Record medical check up juga disimpan di aplikasi ini untuk dipantau.

• Lembur: Keadaan di mana karyawan diharuskan untuk bekerja lebih lama dari jadwal kerja normal diatur oleh PP No. 35 Tahun 2021 yang mengatur bahwa waktu lembur maksimal 4 jam per hari dan 18 jam per minggu dan tetap mendapatkan upah. Sistem HRIS digital memantau lama lembur karyawan pabrik berdasarkan lama check-in dan check-out serta shift dan komponen gaji otomatis dihitung sistem.

• Perlindungan data pribadi: UU No. 27 Tahun 2022 menyatakan perusahaan wajib menjaga seluruh data pribadi karyawannya, termasuk pada perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur menyimpan record medical check up dan juga data fingerprint absensi pekerja pabrik. HRIS memastikan data ini tidak bisa bocor ke pihak luar karena hanya manajemen utama yang bisa mengakses keseluruhan database dari sistem ini.

Cara-Cara Efektif Implementasi Sistem Human Resources Digital

Menerapkan sistem HRIS untuk operasional pabrik Anda memerlukan langkah cermat dalam melakukannya agar operasional tetap lancar dan tidak membingungkan pekerja pabrik Anda. Di bawah ini, Anda dapat memahami langkah per langkah mengimplementasikan HRIS manufaktur:

1. Identifikasi kebutuhan pabrik dan analisis apa yang perlu diperbaiki

Sebelum mencari software, identifikasi dulu seluruh permasalahan pada pabrik Anda, misalnya sering terjadi error payroll pekerja, apakah ada praktik titip absen sehingga output produksi menurun, atau perhitungan gaji lembur tidak akurat.

2. Lakukan riset dan seleksi vendor HRIS yang sesuai

Seleksi provider software HRIS yang memang cocok dengan kebutuhan pabrik Anda. Anda bisa tanyakan fitur-fitur apa yang tersedia pada HRIS dan apakah upgrade mudah jika kebutuhan HR semakin berkembang. Pertimbangkan juga layanan pelanggan dan after-sales vendor.

Aplikasi HRIS juga memiliki beberapa jenis. Skalabilitas pada tiap jenis HRIS ini berbeda-beda, ada yang cocok dengan pabrik kecil, menengah, dan besar. Untuk perusahaan manufaktur skala kecil cocok menggunakan SMB (Small Business) HRIS berbasis cloud karena tidak memerlukan investasi biaya yang tinggi untuk pemasangan software di jaringan perusahaan. 

Perusahaan manufaktur skala menengah cocok jika menggunakan mid-market HRIS berbasis cloud untuk menangani tugas yang lebih kompleks seperti manajemen payroll yang lebih rumit dan lembur masif. Jika perusahaan sudah termasuk dalam kategori enterprise atau besar skalanya, akan lebih cocok menggunakan enterprise HRIS berbasis cloud atau on-premise yang perlu meng-handle lebih dari 1000 data karyawan.

3. Bentuk tim implementasi HRIS dan siapkan rencana anggaran

Anda perlu membentuk tim yang berperan dalam implementasi aplikasi HR manufaktur. Tim tersebut terdiri dari perwakilan HR, perwakilan IT, manajer pabrik, dan perwakilan dari tim finance.

Semua perwakilan di atas memastikan pemilihan HRIS manufaktur yang lebih akurat untuk memenuhi kebutuhan operasional manufaktur pabrik Anda. 

Tim HR sebagai perwakilan untuk mengecek apakah HRIS mampu men-scale data seluruh karyawan, tim IT untuk mengidentifikasi apakah software HRIS mudah di-upgrade dan reliable, manajer pabrik memastikan apakah aplikasi bisa meningkatkan kinerja staf, dan tim finance mengecek apakah platform HR ini berfungsi dengan baik untuk rekonsiliasi keuangan dengan status penggajian karyawan.

4. Pertimbangkan data yang akan dimasukkan dan yang tidak dipakai lagi

Seringkali, data HR lama sudah tidak relevan dan tidak terpakai lagi. Pastikan tim HR Anda menyortir data yang masih relevan dan yang sudah tidak perlu lagi digunakan agar saat migrasi data nanti tidak menimbulkan kebingungan.

Migrasi data yang baik ialah datanya tersimpan secara rapi dan relevan dengan praktik manajemen sumber daya manusia perusahaan manufaktur.

5. Lakukan migrasi data secara bertahap

Pindahkan data secara bertahap, dimulai dari yang paling penting terlebih dahulu seperti data master karyawan, diikuti dengan data absensi, lalu data payroll. Migrasi secara bertahap memastikan data tidak tercecer dan mudah dilacak.

6. Latih staf pabrik Anda

Agar tidak menimbulkan kebingungan dalam penggunaan aplikasi HRIS, adakan pelatihan rutin untuk karyawan Anda, seperti cara melakukan absensi pada aplikasi, mengajukan cuti, mengakses slip gaji dan informasi lain seperti BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan maupun PPh 21 yang dibutuhkan staf pabrik, atau mengakses informasi seputar kebijakan shift kerja.

7. Tes dan identifikasi kinerja HRIS dalam mengefisienkan pabrik

Selama masa uji coba, tes kinerja sistem informasi human resources. Tanyakan pertanyaan seperti “apakah sistem HRIS sudah mengotomatisasi payroll dengan akurat?”, “apakah akses informasi gaji dan regulasi perusahaan mudah?”, “berapa lama yang dibutuhkan HR untuk merapikan dan membuat record data karyawan?”.

8. Implementasikan HRIS secara bertahap

Jangan langsung pasang HRIS ke seluruh pabrik, apalagi jika Anda memiliki perusahaan manufaktur dengan multi-pabrik. Mulai dari pabrik yang paling siap dengan perubahan dulu. Jika ada hambatan seperti bug pada software, error pada payroll, atau masalah absensi, Anda bisa mengantisipasi sebelum terlanjur diterapkan secara luas ke seluruh pabrik.

Langkah-langkah di atas perlu diikuti agar proses penerapan dan pengubahan sistem informasi human resources pabrik Anda lancar dan minim hambatan.

Cara Hitung ROI Implementasi Sistem Informasi HR untuk Pabrik Anda

Penerapan Human Resources Information System di lingkungan pabrik memerlukan langkah terstruktur agar implementasi tidak gagal dan dapat menunjang kebutuhan karyawan manufaktur dan HR perusahaan Anda. 

Selain itu, faktor ROI (Return on Investment) perlu Anda pertimbangkan juga agar Anda tidak salah memilih HRIS manufaktur yang tepat. Anda bisa menggunakan rumus berikut ini untuk menghitung tingkat ROI:

Pastikan juga untuk mengidentifikasi biaya pemasangan HRIS seperti biaya langganan dan implementasi serta biaya maintenance karena ini semua akan berpengaruh pada kembalinya modal Anda di masa depan.

Pertimbangkan juga manfaat yang bisa didapat dari implementasi HRIS manufaktur, seperti penghematan waktu tim HR maupun mengurangi risiko salah payroll dan lainnya.

Efisiensikan pengelolaan staf pabrik Anda dengan HRIS HashMicro

Demo Gratis

Kesimpulan

Implementasi HRIS manufaktur membutuhkan investasi waktu dan biaya yang tidak sedikit. Selain itu, implementasi ini juga memerlukan kecermatan dalam perencanaannya karena sangat bergantung pada kondisi bisnis manufaktur Anda seperti jumlah karyawan, kompleksitas shift, maupun jumlah cabang gudang yang Anda jalankan.

Jika manufacture Human Resources Information System sudah dapat meng-cover semua kebutuhan di atas, maka fondasi human resources digital perusahaan sudah cukup kuat. Sebaliknya, jika perencanaan implementasi HRIS kurang matang bisa menyebabkan masalah di kemudian hari seperti perhitungan payroll yang salah dan shift tidak dihitung dengan benar.

Penting untuk memastikan implementasi aplikasi HRIS yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan manufaktur karena ini secara tidak langsung dapat mempertahankan retensi karyawan dan menjamin pengerjaan produksi yang lebih baik.

FAQ Seputar HRIS Manufaktur

• Apa saja proses manufaktur?
  

  Proses manufaktur per langkah dimulai dari perencanaan produksi, diikuti oleh pengadaan bahan baku dan setelah itu berlanjut ke proses penyimpanan inventaris. Setelah langkah-langkah tersebut, proses pengolahan bahan mentah dimulai dan jika sudah selesai akan dilanjutkan ke tahap quality control checking. Terakhir, produk yang sudah lolos QC akan masuk ke proses packing untuk didistribusikan.

• Apa bedanya HRIS manufaktur dengan HRIS untuk kantor/jasa?
  

  Kedua jenis aplikasi HRIS ini memiliki perbedaan utama mengikuti ritme karyawan bekerja dan cara kerja yang berbeda dari kedua perusahaan tersebut. HRIS kantor bekerja untuk meng-handle karyawan yang memiliki jam kerja dari jam 9 sampai 5 sore, sedangkan HRIS manufaktur mencakup pengelolaan jam kerja yang lebih kompleks, misal untuk menangani shift karyawan yang jadwalnya berbeda. Di sini, terlihat peran HRIS dalam penggajian juga. HRIS kantor meng-handle payroll karyawan berdasarkan kehadiran dalam 1 minggu, sedangkan HRIS manufaktur juga mengikutsertakan perhitungan lembur dan tunjangan shift malam jika proses produksi sedang banyak.

• Apa bedanya HRIS dan HRMS?
  

  Beda HRIS dan HRMS (Human Resources Management System) terletak pada luas cakupan kedua aplikasi tersebut. HRIS hanya berfokus pada manajemen pribadi tiap karyawan seperti informasi kerja, payroll, dan informasi cuti dan kehadiran, sedangkan HRMS mencakup manajemen workforce yang lebih canggih seperti pengelolaan jam kerja kompleks, time tracking lintas lokasi, dan analitik tenaga kerja.

• Berapa lama dan berapa biaya implementasi HRIS untuk pabrik 500–1000 karyawan?
  

  Estimasi implementasi HRIS untuk pabrik sangat bergantung pada kompleksitas dan kebutuhan unik pabrik Anda, tapi perkiraannya mencapai 16-26 minggu (4-6 bulan) dan estimasi biaya per tahun mencapai Rp. 400 juta hingga Rp. 2.2 miliar. Biaya langganan HRIS per karyawan ada di kisaran Rp. 12.500 sampai Rp. 270.000 per bulan.