10 Strategi Efektif dalam Mengelola Kantor Akuntan Publik (KAP) Anda

KAP atau Kantor Akuntan Publik adalah asosiasi perdagangan yang diberi wewenang oleh Menteri Keuangan untuk menyediakan jasa kantor akuntan. Perusahaan yang ingin mendapatkan kepercayaan investor harus menyediakan laporan keuangan yang kredibel dan andal. Laporan keuangan milik perusahaan akan entitas KAP perhitungkan, yang nantinya dapat dimintai pertanggungjawaban. Dalam hal ini, pihak tersebut adalah auditor yang terdaftar di firma audit. 

Dalam menjalankan Kantor Akuntan Publik tentunya banyak hal yang harus auditor kerjakan. Kegiatan mengaudit adalah kegiatan yang memiliki kompleksitas tinggi sehingga memerlukan ketelitian yang ekstra. KAP dapat mengintegrasikan kegiatan perusahaan dengan Software Accounting agar mendapatkan kemudahan dalam mengelola operasional perusahaannya. Dengan menggunakan Software KAP akan dapat berkembang lebih cepat karena dapat mengerjakan tugas dari banyak klien sekaligus dengan efisiensi menggunakan Software Accounting. Berikut 10 strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan KAP.

Cari Anggota Tim Baru Sebelum Anda Membutuhkannya

Pada sebagian industri saat ini, ada fenomena kekurangan tenaga kerja untuk sebagian besar pekerjaan, tidak terkecuali akuntansi. Akuntansi adalah bisnis jasa yang diisi dengan ahli terbaik untuk untuk pekerjaan itu. Jika perusahaan Anda dapat mendukung anggota tim lainnya dan mendekati titik di mana perlu tambahan anggota tim, Anda harus mulai mencari. Jika Anda menunggu hingga menit terakhir untuk mencari properti sewaan yang sempurna, Anda kehabisan pilihan. Hindari  memilih anggota tim dari kumpulan kandidat yang biasa-biasa saja. Jika Anda bertemu seseorang yang bisa menjadi anggota tim masa depan yang hebat, dapatkan informasi kontak mereka dan siapkan ketika saatnya tiba. 

Periksa Karyawan Baru Anda Secara Menyeluruh

Setiap orang mengusahakan yang terbaik dari diri mereka sendiri selama proses wawancara, tetapi Anda perlu memastikan bahwa Anda mengajukan pertanyaan yang tepat dan pada akhirnya mendapatkan kecocokan yang tepat. Setiap orang memiliki metode mereka sendiri untuk menemukan anggota tim yang tepat. Tetapi jika Anda mendapati diri Anda terus-menerus mempekerjakan orang yang tidak berhasil, mungkin inilah saatnya untuk mencari bantuan dari luar. Jika ada seseorang dalam hidup Anda yang merupakan pewawancara yang hebat dan selalu menemukan orang yang tepat, mintalah bantuan. 

Terkadang agen perekrutan dapat memberikan bantuan dan pengaturan kerja walaupun membutuhkan biaya lebih. Setelah Anda mempekerjakan seseorang, dengan asumsi Anda tidak terikat oleh kontrak atau undang-undang ketenagakerjaan, bersiaplah untuk melepaskan orang tersebut. Ini bisa berupa keterampilan teknis, sikap, atau etos kerja mereka. Hal lainnya, Anda harus siap untuk melepaskan orang yang tidak akur terhadap rekan kerja karena dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

Tetapkan Ekspektasi yang Jelas dengan Klien

Saat tim milik Anda berjalan dengan baik, penting untuk menyelaraskan ekspektasi pelanggan dengan praktik standar Anda. Jika semua email yang masuk akan Anda jawab dalam waktu 48 jam, Anda dapat memberitahu pelanggan terlebih dahulu. Jangan membuat mereka bertanya-tanya apakah Anda menerima surat mereka jika Anda belum membalasnya. Jika Anda ingin menjadi satu-satunya titik kontak, beritahu mereka. Jika ada beberapa anggota tim yang dapat mereka hubungi dengan pertanyaan, mereka juga harus mengetahuinya. Itu kembali lagi pada kebijakan perusahaan Anda. Perihal bagaimana Anda ingin melakukan uji coba, Anda harus memberitahu klien Anda sebelumnya, agar nantinya tidak menimbulkan miss komunikasi dengan klien Anda.

Baca juga:  Software Akuntansi Terbaik untuk Optimalkan kinerja Perusahaan Akuntansi

Ciptakan Budaya Tim yang Kuat

Apakah Anda bekerja di kantor atau sebagai tim jarak jauh terdistribusi, penting untuk membangun rasa persahabatan dalam tim Anda. Kelompok yang bersahabat satu sama lain lebih cenderung saling mendukung ketika keadaan menjadi sulit. Anda juga akan membangun rasa kepemilikan dengan membuat semua orang menyetujui keputusan penting yang mempengaruhi seluruh tim — apakah itu merekrut anggota tim baru atau mengatur retret perusahaan berikutnya. Semua hal kecil ini menambah tim yang bekerja sama lebih baik dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda.

Rencanakan Liburan

Jika Anda adalah pebisnis baru ataupun seorang akuntan berpengalaman. Anda harus memiliki rencana yang memungkinkan untuk beristirahat dan menyegarkan diri. Apakah itu berarti klien tahu Anda tidak akan tersedia untuk jangka waktu tertentu atau seseorang di tim Anda dapat mengisi kekosongan untuk Anda saat Anda pergi, Anda memerlukan rencana. Jika Anda tidak memiliki rencana, mudah untuk tetap bekerja dan tidak pernah istirahat. Ini adalah tips untuk mempertahankan kinerja Anda dan bahkan tidak akan menyadari betapa tidak efisiennya pekerjaan Anda jika tidak beristirahat. Anda juga harus merencanakan untuk beristirahat di siang hari. Berjalan-jalan, membaca buku, atau melakukan yoga ringan. Perubahan aktivitas akan membuat Anda kembali dari istirahat dan siap untuk kembali bekerja.

Bersedia untuk Memperluas Ke Pekerjaan Jarak Jauh

Akuntansi secara tradisional sangat berbasis kertas. Misalnya perjanjian piutang menyediakan pengiriman faktur kertas, pengiriman cek dan pengumpulan tanda tangan. Namun sekarang hampir semua hal kini bisa dilakukan secara online. Salinan dokumen PDF dan spreadsheet dapat menggantikan file kertas. Ini memungkinkan Anda memperluas tim Anda di berbagai lokasi serta berkolaborasi dengan klien di lokasi terpencil. Dengan membuka praktik Anda untuk pekerjaan jarak jauh, Anda segera memperluas keahlian dan basis klien potensial. Mengelola tim jarak jauh dapat menghadirkan tantangan organisasinya sendiri. Penting untuk menjadwalkan rapat check-in regular dan memiliki sistem untuk mengelola pekerjaan saat Anda tidak dapat lagi menilai backlog Anda dari jumlah file yang ditumpuk di meja.

Minta Umpan Balik dari Klien Anda

Anda tidak perlu meminta setiap pelanggan untuk menilai layanan Anda setelah pemesanan. Namun, Anda harus berbicara dengan klien tentang gangguan apa pun yang mungkin timbul selama tugas berlangsung. Saat menguji sistem atau perangkat lunak baru, tanyakan kepada pelanggan apakah pemutakhiran berhasil untuk mereka atau apa yang ingin mereka lihat di masa mendatang. Bahkan jika Anda dapat dengan mudah menerima umpan balik, lakukan yang terbaik untuk terbuka terhadap umpan balik dan bersedia memasukkan saran ke dalam proyek mendatang untuk terus meningkatkan kepuasan pelanggan.

Cross-train Anggota Tim Anda

Sebagian besar praktik akuntansi adalah kelompok kecil dengan campuran akuntan dan auditor. Tidak semua orang memiliki pengalaman dengan entri data, penggajian, hutang, piutang, dan entri jurnal. Tetapi semakin sering anggota tim Anda berpartisipasi dalam acara, semakin baik. Jika seluruh tim Anda dapat mengisi salah satu item ini (atau setidaknya yang paling mendesak), Anda dapat terus beroperasi jika ada yang sakit atau tiba-tiba berhenti. Ini bukan solusi permanen, tetapi penting untuk diketahui bahwa ini dapat berlanjut meskipun kekurangan staf.

Tinjau Proses Anda Secara Teratur untuk Melihat Apakah Masih Berfungsi

Akuntansi melibatkan banyak pengulangan. Itu tidak berarti Anda harus senang dengan sistem Anda saat ini. Anda harus terus-menerus mengevaluasi proses dan mengikuti teknologi terkini. Ada beberapa organisasi akuntansi profesional yang dapat memberikan pembaruan industri reguler tanpa Anda harus mencarinya. Yang terpenting adalah terbuka terhadap perubahan. Bicaralah dengan kantor akuntan lain dan cari tahu bagaimana mereka menjalankan praktik mereka dengan teknologi terbaru. Anda juga harus bertemu dengan tim Anda secara teratur untuk mengetahui apakah ada yang memiliki ide untuk meningkatkan efisiensi, menerapkan otomatisasi, atau menghilangkan redudansi yang memperlambat operasi.

Tetap Teratur dan Otomatiskan Sebanyak Mungkin

Sebagai pemilik usaha, Anda memiliki banyak tuntutan waktu. Selain menjadi ahli di bidang Anda, Anda juga perlu membayar tagihan, memastikan karyawan Anda dibayar, dan mengelola arus kas. Anda harus mendelegasikan dan mengotomatiskan hal-hal tersebut  jika memungkinkan, tetapi selalu ada beberapa elemen tambahan yang tidak dapat dialihkan menjadi otomatis. Hal terpenting dalam mengelola operasi sendiri dan mengelola pekerjaan klien adalah tetap teratur. Anda menyulap banyak hal, dan semakin sedikit Anda mengandalkan ingatan Anda untuk tenggat waktu, semakin baik pengelolaan usaha perusahaan Anda.

Kesimpulan

Sebuah sistem dapat membantu profesional akuntansi berkolaborasi dengan lebih baik dalam tim mereka. Ini juga memungkinkan Anda mengalokasikan tugas, mengelola alur kerja, menyiapkan alur kerja khusus untuk berbagai jenis keterlibatan, dan melacak waktu yang dapat ditagih. Ini membebaskan bagian biasa dari manajemen praktik yang memungkinkan Anda untuk fokus pada akuntansi. Sebuah kantor akuntan publik dapat menggunakan sebuah sistem untuk membantu perkembangan bisnisnya. 

Sebuah sistem dapat mempermudah pengerjaan yang sulit dilakukan oleh karyawan. Jika kantor akuntan publik ingin cepat berkembang, maka harus mempunyai banyak klien agar keuntungan yang didapat dapat Anda gunakan untuk memperbesar perusahaan. Untuk itu Anda dapat memilih Sistem Akuntansi terlengkap dari HashMicro agar mendapatkan hasil yang maksimal. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga agar dapat mengetahui berapa biaya yang akan perusahaan Anda keluarkan. Daftar sekarang dan dapatkan demo gratis!