Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang akan dibeli ke penjual. Dengan kata lain, PO bisa disebut sebagai kontrak kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai pembelian barang.
Dokumen purchase order berisi detail pesanan pembeli meliputi jenis barang, kuantitas, harga, nomor, tanggal, dan informasi lainnya yang dibutuhkan. Saat ini sistem purchase order telah tersedia dalam bentuk software sehingga memudahkan bagi pelaku bisnis.
Software purchase order sangat penting untuk mendorong kelancaran bisnis supermarket. Purchase order bermanfaat untuk bukti kesepakatan antara pihak pembeli dan penjual yang memiliki kekuatan hukum terkait barang pesanan.
Selain itu, dokumen pengadaan juga berisi yang memudahkan penjual dan pembeli. Manfaat lain yang tak kalah penting adalah membantu memudahkan pihak finance dalam mengatur keuangan bisnis.
Daftar Isi:
Manfaat Purchase Order bagi Supermarket
Adanya sistem purchase order memberikan banyak dampak positif bagi bisnis supermarket. Semakin kompleksnya manajemen pengadaan suatu bisnis, pendekatan teknologi dilakukan untuk memberikan kemudahan melalui procurement system.
Bisnis supermarket turut menjadi salah satu yang memanfaatkan procurement system untuk mempermudah pemesanan barang. Procurement system bisa mempermudah sistem purchase order menjadi lebih otomatis, cepat, dan efisien sehingga memberikan banyak manfaat untuk bisnis supermarket.
Adanya sistem purchase order memberikan manfaat yang cukup banyak untuk kelancaran bisnis supermarket. Manfaat yang diperoleh yakni:
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Adanya sistem otomatisasi sistem purchase order membuat proses pengadaan menjadi lebih mudah, apalagi untuk bisnis skala besar. Jika bisnis masih kecil mungkin masih belum terlalu membutuhkan sistem otomatis.
Akan tetapi, semakin besar bisnis kebutuhan pengadaan semakin kompleks dan spesifik. Dengan begitu, purchase requisition otomatis dibutuhkan untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional.
Sistem purchase order akan secara otomatis membuat dokumen pemesanan barang beserta detail informasinya untuk dikirimkan pada pihak penjual sehingga operasional lebih efisien.
Baca Juga: Apa Itu E-Procurement? Simak Manfaat dan Pentingnya bagi Bisnis
2. Pengendalian stok
Pengendalian stok menjadi salah satu hal yang perlu mendapat perhatian bagi bisnis supermarket. Hal tersebut berkaitan dengan kelangsungan ketersediaan barang sehingga mampu mencegah terjadinya kelebihan stok dan kekurangan stok.
Adanya aplikasi purchase order turut membantu mengendalikan stok. Melalui sistem tersebut, pengelola dapat memprediksi dan memantau jumlah pesanan barang dan kapan pesanan terjadi. Hal ini secara tidak langsung turut membantu mengendalikan stok.
3. Peningkatan profit
Melalui sistem purchase order, proses pemesanan barang menjadi lebih efisien. Pemesan tidak perlu datang langsung ke tempat pembeli karena pemesanan bisa melalui sistem. Hal ini akan menekan biaya operasional untuk proses pengadaan barang. Dengan begitu, berkurangnya biaya operasional justru dapat meningkatkan profit suatu bisnis.
Cara Kerja Purchase Order dalam Membantu Supermarket
Sistem purchase order berisi kesepakatan untuk pemesanan barang yang menguntungkan pihak pembeli dan penjual. Data barang berisi nama barang dan kuantitas sehingga bisa menjadi acuan untuk pihak penjual.
Penjual harus mengirim barang sesuai dengan isi dokumen pesanan pembelian. Jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan pengiriman barang, pihak pembeli bisa memberikan dokumen pesanan pembelian sebagai bukti pesanan ke pihak penjual.
Proses pemesanan barang secara manual melalui kertas mungkin tidak cukup efektif serta adanya kemungkinan kertas pesanan hilang. Selain itu, semakin kompleksnya proses pengadaan barang, beberapa perusahaan teknologi merancang software purchasing secara khusus memproses purchase order atau procurement.
Proses pesanan pembelian bisa lebih efektif, terpercaya, dan tercatat pada sistem sehingga tak perlu khawatir hilang.
Proses sistem purchase order bermula dari pihak pembeli membuat dokumen PO yang berisi rincian daftar barang yang akan dibeli beserta kuantitasnya. Dokumen yang telah disetujui pihak terkait akan dikirim ke pihak penjual melalui sistem.
Pihak penjual menyetujui pesanan pembelian dan kemudian mengirim barang pesanan ke pembeli. Pembeli menunggu pesanan datang dan bila perlu pembeli dapat melacak pengiriman barang.
Alur tersebut akan memudahkan jalannya bisnis supermarket. Proses pembuatan purchase order melibatkan bagian pengadaan dan keuangan. Kedua bekerja sama dalam proses pengelolaan barang pesanan sekaligus mengendalikan stok yang tentunya bernilai materiil.
Proses purchase order melalui software juga memudahkan proses pengadaan menjadi lebih efisien sehingga biaya pengadaan dapat ditekan.
Masih bingung bagaimana cara membuat surat purchase order yang tepat? Anda dapat melihat purchase order template yang telah kami sediakan di artikel terkait.
Baca juga: 10 Rekomendasi Purchase Order Cloud Software Terbaik di Indonesia!
Kesimpulan
Sistem purchase order sangat penting untuk operasional bisnis supermarket. Bisnis supermarket akan memperoleh banyak manfaat seperti meningkatnya efisiensi kerja. Proses pemesanan pembelian dan pengelolaan stok menjadi lebih cepat dan efisien. Selain itu, integrasi dengan sistem penggajian juga dapat membantu pengelolaan biaya tenaga kerja yang lebih akurat dan terstruktur. Efisiensi kerja secara keseluruhan dapat menghemat waktu dan biaya operasional sehingga profit perusahaan dapat meningkat.
Salah satu rekomendasi software tersebut adalah software procurement HashMicro. Berbagai fitur akan tersedia akan memudahkan proses purchase request hingga pembayaran pesanan. Tak hanya itu, HashMicro juga menyediakan layanan purna jual untuk pelanggan. Oleh sebab itu, menjadikan software procurement HashMicro menjadi salah satu pilihan untuk kemudahan Bisnis Anda merupakan pilihan yang tepat. Dapatkan demo gratis software procurement HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
