E procurement adalah hal yang penting dalam menentukan keberhasilan bisnis Anda. Tapi, sadarkah Anda proses procurement konvensional memiliki banyak kelemahan? Kini, sebagai gantinya, e-procurement telah dikembangkan untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement tradisional.
Mari kenali apa itu e-procurement dan apa saja manfaatnya untuk perusahaan Anda.
Procurement Konvensional
Sebelum membahas e-procurement lebih jauh, ada baiknya kita meninjau kembali bagaimana proses procurement konvensional.
E procurement adalah proses membeli produk yang akan dibutuhkan sebuah bisnis dengan harga yang sesuai dengan kualitas barang. Proses ini terdiri dari berbagai aktivitas seperti pemesanan, memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, seleksi barang, kontrak, hingga pembelian barang.
Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas yang akan diperlukan seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi.
Proses procurement konvensional seperti itu memiliki banyak kelemahan yang akan mempengaruhi efektivitas bisnis Anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimasi proses procurement:
• Banyaknya dokumen kertas yang bertumpuk
• Pesanan yang berulang
• Banyaknya supplier yang harus diorganisir
• Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
• Proses yang kerap terabaikan karena kecenderungan untuk mengatasi pekerjaan yang dianggap darurat lebih dahulu
• Butuh pengesahan dari banyak pihak di level yang berbeda
• Waktu pelaksanaan yang lama
Jika Anda mengalami hal-hal di atas ketika melakukan proses procurement, maka sudah saatnya Anda beralih dan menerapkan e-procurement di bisnis Anda.
Bagaimana E-Procurement Bekerja?
E-procurement adalah proses pengadaan yang difasilitasi oleh software e-procurement. Sistem yang ada dalam software mengkomputerisasi semua proses yang ada di procurement. Dengan demikian, penggunaan kertas dapat ditekan sehingga mempercepat proses procurement dan meminimalisir kesalahan.
Dalam bisnis, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online . Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa digunakan perusahaan untuk mengatur proses procurement.
Ada beberapa tahapan procurement yang dibantu oleh e-procurement:
Identifikasi Kebutuhan
Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan dibutuhkan sebuah perusahaan. E-procurement memusatkan proses ini dalam satu data base.
Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, apa yang harus dibeli, dan menentukan budget.
Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan barang-barang apa saja yang dibutuhkan harus menggunakan formulir dan dihitung secara manual. Resiko data terinput secara tidak akurat cukup besar.
Penyetujuan
Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi di supplier atau vendor mana barang-barang ini akan dibeli. Proses ini akan disederhanakan dan dipercepat. Software e-procurement akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang.
Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang perlu ditandatangani dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan.
Pemesanan
Sistem di e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan jenis barang yang dipesan.
Jika dilakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu.
Penelusuran
Setelah melakukan pemesanan, e-procurement memungkinkan agar barang yang dipesan dapat dilacak keberadaannya dan tahapan prosesnya. Hal ini terjadi karena adanya data yang real-time dari supplier.
Sementara itu, procurement biasa tidak memungkinkan pemesan untuk melacak pesanannya.
Pembayaran
Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat dilakukan melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Di saat bersamaan, supplier dapat membuat invoice yang valid juga di sistem.
Procurement konvensional yang invoice validnya harus diberikan secara tatap muka sangat tidak efisien. Kemungkinan invoice dalam format kertas hilang cukup besar dan akan menyulitkan bisnis Anda.
Pembuatan Laporan
Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas.
Analisis dapat dilakukan dengan data yang tersimpan di dalam database. Laporan mengenai karyawan, departemen, dan supplier yang terlibat akan digunakan semaksimal mungkin. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.
Manfaat E-Procurement Bagi Perusahaan Anda
Dengan proses-proses procurement yang dimudahkan oleh e-procurement, bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan.
Pertama, sistem procurement anda akan terotomatisasi. Anda tidak perlu lagi repot-repot mengulangi semua proses procurement secara terus-menerus.
Waktu untuk proses procurement juga bisa diefisienkan sehingga para pihak yang terlibat bisa mengalokasikan waktunya untuk hal-hal lain di manajemen bisnis Anda.
Anda juga bisa menghemat biaya karena kertas dan mesin cetaknya tidak lagi dibutuhkan. Oleh karena itu, sebagai tambahan, Anda telah menerapkan proses procurement yang ramah lingkungan.
Kualitas barang yang dipesan juga dapat dikontrol karena semua informasi deskriptif barang dapat dilihat di katalog. Hal ini memungkinkan karena pemesan dapat melakukan pencarian dan riset yang mudah tentang spesifikasi dan keunggulan barang yang dibutuhkan.
Kesimpulan
E-procurement merupakan inovasi dari proses procurement tradisional yang berbasis kertas. Dengan mengaplikasikan software e-procurement, Anda dapat mengelola semua proses procurement dari identifikasi barang hingga pembuatan laporan procurement jauh lebih mudah dan cepat.
