01.
Apa itu HashMicro
02.
ERP itu cocok untuk perusahaan seperti apa
03.
Kenali Produk HashMicro
04.
Keunggulan HashMicro
05.
Proses Implementasi
06.
Apakah demo nya gratis?
0:00 / 0:00
BerandaProcurementApa Itu E-Procurement? Simak Manfaatnya untuk Bisnis Grosir Anda!

Apa Itu E-Procurement? Simak Manfaatnya untuk Bisnis Grosir Anda!

Penjualan dan pembelian merupakan bagian utama dari bisnis. Sebagai inti dari sebuah bisnis, penjualan dan pembelian terus bertumbuh mengikuti perkembangan zaman. Salah satunya adalah pemanfaatan software penjualan untuk meningkatkan produktivitas agar proses bisnis lebih mudah. Selain penjualan, software E-Procurement juga dapat menjadi opsi yang bersanding sama pentingnya.

E-procurement adalah hal yang penting dalam menentukan keberhasilan bisnis grosir Anda. Tapi, sadarkah Anda proses procurement konvensional memiliki banyak kelemahan? Kini, sebagai gantinya, sistem e-procurement telah dikembangkan untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement tradisional. Dengan sistem baru E-Procurement, banyak sekali keuntungan yang bisa Anda dapatkan salah satunya adalah pengelolaan biaya procurement menjadi lebih efisien. Tentu saja manfaat dari Sistem E-Procurement terbaik ini akan sangat membantu Anda dalam menggapai kesuksesan dalam bisnis. Mari kenali apa itu e-procurement dan apa saja manfaatnya untuk perusahaan Anda.

Baca Juga: 8 Software e-Procurement Terbaik 2022

E-Procurement adalah

Procurement Konvensional

Kenali Apa Itu Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda Procurement adalah proses membeli produk yang akan dibutuhkan sebuah bisnis dengan harga yang sesuai dengan kualitas barang. Proses ini terdiri dari berbagai aktivitas seperti pemesanan, memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, seleksi barang, kontrak, hingga pembelian barang. Karena praktik jual beli yang terlihat sederhana namun ternyata cukup rumit, terciptalah sistem e-procurement. Perusahaan yang membutuhkan banyak barang atau jasa dalam jumlah yang banyak akan sangat terbantu dengan adanya sistem ini

Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas yang akan diperlukan seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi. Dengan sistem yang masih konvensional, Anda akan merasakan kesulitan melakukan berbagai hal karena semua masih manual. Dan Anda juga akan melakukan berbagai hal yang tidak efisien seperti rapat yang harus dilakukan secara tatap muka, pengumuman pemenang vendor lewat surat kabar atau papan pengumuman, dan lainnya. Padahal, proses ini penting bagi perusahaan untuk membantu perusahaan dalam mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan biaya sekecil mungkin dan mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya.

Proses procurement konvensional seperti itu memiliki banyak kelemahan yang akan mempengaruhi efektivitas bisnis wholesale Anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimasi proses procurement:

  • Terlalu banyak dokumen kertas yang bertumpuk
  • Pesanan yang berulang
  • Banyaknya supplier yang harus diorganisir
  • Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
  • Proses yang kerap terabaikan karena kecenderungan untuk mengatasi pekerjaan yang dianggap darurat lebih dahulu
  • Butuh pengesahan dari banyak pihak di level yang berbeda
  • Waktu pelaksanaan yang lama

Jika Anda mengalami hal-hal di atas ketika melakukan proses procurement, maka sudah saatnya Anda beralih dan menerapkan e-procurement system di bisnis grosir Anda. Electronic procurement system atau e procurement system adalah sebuah teknologi terbaru untuk mendigitalisasi proses procurement yang awalnya menggunakan cara tradisional menjadi lebih modern. Sistem e procurement memudahkan perusahaan ketika sedang melakukan pengadaan barang sehingga hasilnya lebih optimal.

Baca juga: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Staf Purchasing

Bagaimana E-Procurement Bekerja?

E-procurement adalah proses pengadaan yang terfasilitasi oleh sistem e-procurement. Sistem yang ada dalam software ini mampu untuk mengkomputerisasi semua proses yang ada di procurement. Dengan demikian, pengurangan penggunaan kertas akan membawa dampak sehinga proses procurement lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Selain itu, sistem ini juga menginput semua data ke dalam satu database agar lebih efisien. Perusahaan nantinya juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang karena bisa Anda pastikan lewat e procurement.

Meskipun apabila membahas mengenai e-Procurement umumnya yang terlintas adalah eproc yang mayoritas merupakan perusahaan milik pemerintah, belakangan ini e-procurement juga sudah mulai diterapkan oleh perusahaan atau bisnis milik swasta. Hal ini juga karena didasarkan bahwa e-procurement dapat membuat proses pengadaan barang atau jasa menjadi lebih efisien.

Dalam bisnis wholesale, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement. Sistem ini juga dapat menghemat pembiayaan serta meningkatkan produktivitas. Selain itu, sistem ini juga dapat diakses oleh banyak orang sehingga menjadikannya lebih efektif karena ada transparansi.

Tahapan Procurement yang dibantu oleh E-procurement:

1. Identifikasi kebutuhan

Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan perusahaan butuhkan. Sistem e procurement memusatkan proses ini dalam satu data base. Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, membutuhkan untuk pembelian apa, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan kebutuhan barang-barang apa saja harus menggunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual. Resiko data terinput secara tidak akurat cukup besar. Apabila Anda ingin menggunakan software ERP dari HashMicro, ketahui perhitungan skema harga e-procurement bagi kebutuhan perusahaan Anda.

2. Penyetujuan

Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi di supplier atau vendor mana tempat pembelian barang-barang ini. Tahap ini akan sulit jika masih melakukan procurement konvensional secara manual. Namun, proses ini akan lebih sederhana dan cepat dengan software e-procurement yang akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang. Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang memerlukan tandatangan dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan. Dengan menggunakan sistem E Procurement terlengkap, berarti Anda sudah menyederhanakan proses penyetujuan dan membuatnya lebih mudah.

3. Pemesanan

Sistem e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan pesanan jenis barang. Jika melakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu. Sebelum melakukan pemesanan, Anda juga perlu melakukan pengecekan bahan barang agar tidak terjadi kesalahan. Dengan e-procurement, proses ini akan menjadi lebih mudah.

4. Penelusuran

Setelah melakukan pemesanan, sistem e-procurement memungkinkan agar dapat melacak barang pesanan, keberadaannya, serta tahapan prosesnya. Hal ini terjadi karena adanya data yang real-time dari supplier. Dengan data real-time dari supplier, Anda dapat mengecek keberadaannya secara langsung. Sementara itu, procurement biasa tidak memungkinkan pemesan untuk melacak pesanannya. Dengan procurement konvensional, Anda perlu mendatangi atau bertanya langsung kepada supplier mengenai barang pesanan.

5. Pembayaran

Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Di saat bersamaan, supplier dapat membuat invoice yang valid juga di sistem. Dengan invoice digital, Anda tidak akan kesulitan ketika mencari atau membutuhkannya. Pemberian procurement konvensional yang invoice validnya secara tatap muka sangat tidak efisien. Kemungkinan invoice dalam format kertas hilang cukup besar dan akan menyulitkan bisnis Anda.

6. Pembuatan Laporan

Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas. Laporan akan langsung terhubung dengan sistem dan dapat diakses karyawan lain untuk analisis. Analisis dapat terjadi dengan data yang tersimpan di dalam database. Laporan mengenai karyawan, departemen, dan supplier yang terlibat akan digunakan semaksimal mungkin. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.

download skema harga software erp
download skema harga software erp

Manfaat E-Procurement bagi Bisnis Trading Anda

Manfaat E-Procurement Bagi Perusahaan Dengan proses-proses procurement yang dimudahkan oleh e-procurement, bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat bisnis grosir rasakan dengan implementasi software procurement:

1. Efisiensi proses pemesanan produk dari supplier

Software procurement dapat digunakan untuk membuat dan mengirimkan purchase order secara elektronik, sehingga proses pemesanan produk dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

2. Peningkatan pengelolaan stok produk

Software procurement dapat digunakan untuk memantau stok produk yang tersedia, memprediksi permintaan produk, dan mengatur pembelian produk baru sesuai dengan kebutuhan.

3. Keamanan dalam proses pembayaran ke supplier

Software procurement dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ke supplier secara elektronik, yang membuat proses lebih aman dan dapat dilacak dengan mudah.

4. Pengontrolan anggaran belanja

Software procurement dapat digunakan untuk mengatur dan mengontrol anggaran belanja, sehingga dapat memastikan bahwa pengeluaran tidak melebihi batas yang telah ditentukan.

5. Efisiensi pembuatan laporan keuangan

Software procurement dapat digunakan untuk mengelola laporan keuangan dan melakukan analisis terhadap kinerja bisnis, sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.

 

Kesimpulan

E-procurement merupakan inovasi dari proses procurement tradisional yang berbasis kertas. Dengan mengaplikasikan software e-procurement, Anda dapat mengelola semua proses procurement dari identifikasi barang hingga pembuatan laporan procurement jauh lebih mudah dan cepat. Dengan ini, Anda dapat mengelola biaya dengan efisien. Anda juga dapat mengajukan pembelian dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Selain itu, Anda juga dapat melacak pesanan Anda secara real-time. Semua hal tersebut dapat Anda lakukan dalam satu sistem.

aplikasi procurement adalah

Selain penggunaan software procurement, Anda juga dapat mengintegrasikan seluruh aspek bisnis Anda melalui Sistem ERP dengan berbagai fitur unggulan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses bisnis mulai dari pembelian, penjualan, pembukuan, inventaris, dan masih banyak lagi. Pemilihan software yang handal dan terintegrasi dengan fungsi bisnis lainnya akan memudahkan manajemen proses procurement yang efektif dan optimal.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Syifa Fadiyah
Syifa Fadiyah
Syifa is a full-time writer at BusinessTech who focuses on business management improvement and solution.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Nadia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
628111961171
×
Dapatkan Demo Gratis!