Software E-procurement adalah hal yang penting dalam menentukan keberhasilan bisnis grosir Anda. Tapi, sadarkah Anda proses procurement konvensional memiliki banyak kelemahan? Kini, sebagai gantinya, e-procurement telah berkembang untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement tradisional.
Dengan sistem ini, banyak sekali keuntungan yang bisa Anda dapatkan salah satunya adalah pengelolaan biaya procurement menjadi lebih efisien. Mari kenali apa itu e-procurement dan apa saja manfaatnya untuk perusahaan Anda.
Daftar Isi
Pengertian E-Procurement
E-Procurement merupakan sistem pengadaan jasa dan barang melalui media elektronik. E-Procurement memiliki tahap pada setiap proses pengadaannya, hal ini dimulai dari awal perancanaan sampai distribusi dari jasa dan barang tersebut.
Di Indonesia, E-Procurement sudah dilaksanakan dalam kegiatan pengadaan jasa dan barang melalui SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sehingga semua tahapan dari proses pengadaan dapat terpantau dan terevaluasi melalui platform yang tersedia.
Perbedaan E- Procurement dengan Procurement Konvensional
Procurement adalah proses membeli produk yang akan dibutuhkan sebuah bisnis dengan harga yang sesuai dengan kualitas barang. Urutan proses dari hal tersebut terdiri dari beberapa tahapan, dimulai dari pemesanan, pemilihan vendor yang berkualitas, pembuatan syarat pembayaran, seleksi barang yang masuk, kontrak yang disepakati, dan diakhiri dengan pembelian barang tersebut .
Karena praktik jual beli yang terlihat sederhana namun ternyata cukup rumit, terciptalah sistem e-procurement. Maka dari itu, Perusahaan yang membutuhkan banyak barang atau jasa dalam jumlah yang banyak akan sangat terbantu dengan adanya sistem ini
Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi.
Dengan sistem yang masih konvensional, Anda akan merasakan kesulitan melakukan berbagai hal karena semua masih manual, dan Anda juga akan melakukan berbagai hal yang tidak efisien seperti rapat yang harus dilakukan secara tatap muka, pengumuman pemenang vendor lewat surat kabar atau papan pengumuman, dan lainnya.
Padahal, proses ini penting bagi perusahaan untuk membantu perusahaan dalam mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan biaya sekecil mungkin dan mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya.
Salah satu perbedaan antara e-procurement dengan procurement konvensional terdapat pada efisiensi pada setiap proses dari tahap pengadaan barang atau jasa. E-Procurement merupakan media yang mudah dikarenakan dapat melalui media elektronik dan mudah. Selain itu, evaluasi dari penawaran E-Procurement dilakukan secara otomatis daripada procurement konvensional
Apa saja kekurangan procurement konvensional?
Terdapat kelemahan dari Procurement offline atau konvensional yang dapat berdampak langsung kepada keberlangsungan bisnis wholesale anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimasi proses procurement:
- Terlalu banyak dokumen kertas yang bertumpuk
- Pesanan yang berulang
- Banyaknya supplier yang harus terorganisir
- Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
- Proses yang berpotensial untuk diabaikan adalah mendahulukan mengerjakan pekerjaan yang yang dianggap darurat
- Wajib untuk mendapatkan persetujuan dari berbagai pihak
- Waktu pelaksanaan yang lama
Jika Anda mengalami hal-hal tersebut apabila melakukan proses procurement, maka sudah saatnya Anda beralih dan menerapkan e-procurement system dalam bisnis grosir Anda.
Electronic procurement system atau e procurement system adalah sebuah teknologi terbaru untuk mendigitalisasi proses procurement yang awalnya menggunakan cara tradisional menjadi lebih modern. Maka dari itu, Sistem e procurement memudahkan perusahaan ketika sedang melakukan pengadaan barang sehingga hasilnya lebih optimal.
Alasan Perusahaan Anda Membutuhkan E-Procurement
Berbeda dengan procurement konvensional, e-procurement bisa mempermudah seluruh kegiatan operasional perusahaan dengan mudah.
Untuk itu, perusahaan perlu beralih dari procurement konvensional.
Berikut ini adalah beberapa alasan spesifik mengapa perusahaan Ansa membutuhkan e-procurement:
- Meningkatkan transparansi pengadaan: e-procurement akan menyediakan transparansi dalam seluruh proses pengadaan. Pemasok dapat melihat proses lelang dan persyaratan dengan jelas, sementara perusahaan dapat melacak aktivitas pemasok dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan kontrak.
- Pemantauan Kinerja Pemasok: Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok dengan lebih baik. Data mengenai pengiriman tepat waktu, kualitas produk, dan layanan dapat diakses dengan mudah, memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih informasional terkait pemilihan dan pemeliharaan pemasok.
- Peningkatan aksesibilitas pada pemasok: Dengan bantuan sistem, perusahaan bisa menemukan pemasok dari berbagai lokasi dalam proses pengadaan. Hal ini kemudian dapat membuka peluang baru untuk menemukan pemasok dengan kualifikasi terbaik.
Bagaimana E-Procurement Bekerja?
E-procurement adalah proses pengadaan yang terfasilitasi oleh sistem e-procurement. Sistem yang ada dalam software ini mampu untuk mengkomputerisasi semua proses yang ada dalam procurement.
Dengan demikian, pengurangan penggunaan kertas akan membawa dampak sehinga proses procurement lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Selain itu, sistem ini juga menginput semua data ke dalam satu database agar lebih efisien. Perusahaan nantinya juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang karena bisa Anda pastikan melalui e-procurement.
Meskipun apabila membahas mengenai e-Procurement umumnya yang terlintas adalah eproc yang mayoritas merupakan perusahaan milik pemerintah, belakangan ini e-procurement juga sudah mulai diterapkan oleh perusahaan atau bisnis milik swasta. Oleh karena itu, Hal ini juga karena didasarkan bahwa e-procurement dapat membuat proses pengadaan barang atau jasa menjadi lebih efisien.
Dalam bisnis wholesale, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement.
Pada sistem ini, terdapat kelebihan yaitu peningkatan produktivitas dan menghemat biaya. Selain itu, banyak orang yang dapat sistem ini mengakses sehingga menjadikannya lebih efektif karena ada transparansi.
Tahapan Procurement yang dibantu oleh E-procurement:
1. Identifikasi kebutuhan
Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan perusahaan butuhkan. Sistem e procurement memusatkan proses ini dalam satu data base.
Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, membutuhkan untuk pembelian apa, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan kebutuhan barang-barang apa saja harus menggunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual.
2. Penyetujuan
Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi supplier atau vendor mana tempat pembelian barang-barang ini. Tahap ini akan sulit jika masih melakukan procurement konvensional secara manual. Namun, proses ini akan lebih sederhana dan cepat dengan software e-procurement yang akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang.
Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang memerlukan tandatangan dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan. Dengan menggunakan sistem E Procurement terlengkap, berarti Anda sudah menyederhanakan proses penyetujuan dan membuatnya lebih mudah.
3. Pemesanan
Sistem e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan pesanan jenis barang. Jika melakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu.
Sebelum melakukan pemesanan, Anda juga perlu melakukan pengecekan bahan barang agar tidak terjadi kesalahan. Dengan e-procurement, proses ini akan menjadi lebih mudah.
4. Penelusuran
Setelah melakukan pemesanan, sistem e-procurement memungkinkan agar dapat melacak barang pesanan, keberadaannya, serta tahapan prosesnya. Hal tersebut terjadi karena faktor supplier data real-time.
Dengan data real-time dari supplier, Anda dapat mengecek keberadaannya secara langsung. Sementara itu, procurement konvensional atau offline tidak memiliki fitur pelacakan atau tracking terhadap pesanannya. Dengan procurement konvensional, Anda perlu mendatangi atau bertanya langsung kepada supplier mengenai barang pesanan.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Software E-Procurement Terbaik Dan Jenisnya
5. Pembayaran
Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Pada waktu yang sama, sistem dapat memuatkan invoice kepada supplier dalam proses yang cepat.
Dengan invoice digital, Anda tidak akan kesulitan ketika mencari atau membutuhkannya. Pemberian procurement konvensional yang invoice validnya secara tatap muka sangat tidak efisien. Terdapat probabilitas terjadi kepada invoice yang hilang ataupun rusak yang berdampak kepada bisnis yang anda jalani.
6. Pembuatan Laporan
Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas.
Karyawan dapat langsung terhubung dengan sistem dan mengakses serta menganalisis laporan. Analisis dapat terjadi dengan data yang tersimpan di dalam database. Terdapatnya laporan yang lengkap mengenai departemen, supplier, dan karyawan yang terkait dengan lengkap. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.
Baca juga: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Staf Purchasing
Manfaat E-Procurement bagi bisnis anda
Dengan proses-proses e procurement akan memudahkan aktivitas bisnis. Bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat bisnis grosir rasakan dengan implementasi software procurement:
1. Efisiensi E-Procurement dalam proses pemesanan produk dari supplier
Software procurement dapat membuat dan mengirimkan purchase order secara elektronik, sehingga proses pemesanan produk dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
2. E-Procurement meningkatkan pengelolaan stok produk
Software procurement dapat Anda gunakan untuk memantau stok produk yang tersedia, memprediksi permintaan produk, dan mengatur pembelian produk baru sesuai dengan kebutuhan.
3. Keamanan menggunakan E-Procurement dalam proses pembayaran ke supplier
Software procurement dapat Anda gunakan untuk melakukan pembayaran ke supplier secara elektronik, yang membuat proses lebih aman dan dapat Anda lacak dengan mudah.
4. Pengontrolan anggaran belanja
Software procurement dapat Anda gunakan untuk mengatur dan mengontrol anggaran belanja, sehingga dapat memastikan bahwa pengeluaran tidak melebihi batas..
5. Efisiensi dalam pembuatan laporan keuangan
Software procurement dapat Anda gunakan untuk mengelola laporan keuangan dan melakukan analisis terhadap kinerja bisnis, sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.
Kesimpulan
E-procurement merupakan inovasi dari proses procurement tradisional yang berbasis kertas. Dengan mengaplikasikan software e-procurement, Anda dapat mengelola semua proses procurement dari identifikasi barang hingga pembuatan laporan procurement jauh lebih mudah dan cepat.
Maka dari itu, Anda dapat mengelola biaya dengan efisien. Anda juga dapat mengajukan pembelian dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Selain itu, Anda juga dapat melacak pesanan Anda secara real-time. Semua hal tersebut dapat Anda lakukan dalam satu sistem.
Selain penggunaan software procurement, Anda juga dapat mengintegrasikan seluruh aspek bisnis Anda melalui Sistem ERP dengan berbagai fitur unggulan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses bisnis mulai dari pembelian, penjualan, pembukuan, inventaris, dan masih banyak lagi.
Pemilihan software yang handal dan terintegrasi dengan fungsi bisnis lainnya akan memudahkan manajemen proses procurement yang efektif dan optimal. Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!
Pertanyaan Seputar E-Procurement
-
Apa Manfaat Dari E-Procurement?
E-Procurement adalah perangkat lunak bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan seluruh siklus pengadaan hingga pembayaran. Mulai dari menganalisis dan mengelola pengeluaran hingga mengelola kontrak dan melakukan pembayaran faktur, pengguna dapat memperoleh akses penuh untuk mengontrol setiap operasi proses pengadaan.
-
Bagaimana Proses Penggunaan E-Procurement Yang Baik?
Proses procurement yang efektif melibatkan pemahaman mendalam tentang persyaratan semua unit bisnis, mengidentifikasi pemasok yang tepat untuk memenuhi persyaratan tersebut, mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala, dan menegosiasikan kontrak yang dapat memberikan nilai tertinggi dengan biaya minimum. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Perbedaan Dari Procurement Dan ERP?
Procurement membutuhkan bantuan untuk membuat keputusan pembelian yang tepat, meningkatkan wawasan pengeluaran, dan mencapai skala ekonomi. Di sisi lain, ERP dibangun untuk mengkategorikan dan mengintegrasikan proses bisnis di seluruh perusahaan.
-
Apa Strategi Umum Dalam Menggunakan Sistem E-Procurement?
Strategi procurement mengacu pada rencana jangka panjang untuk membangun hubungan strategis dengan pemasok yang kompetitif untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan dengan kualitas terbaik dalam kisaran biaya tertentu dan mengirimkannya tepat waktu. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Saja Jenis Procurement Yang Biasanya Ada Di Perusahaan?
Tiga jenis utama procurement adalah barang atau jasa langsung, barang atau jasa tidak langsung, dan jasa profesional. Setiap jenis memberikan manfaatnya masing-masing tergantung pada kebutuhan perusahaan. Baca selengkapnya di sini!
