Penjualan dan pembelian merupakan bagian utama dari bisnis. Sebagai inti dari sebuah bisnis, penjualan dan pembelian terus bertumbuh mengikuti perkembangan zaman. Salah satunya adalah pemanfaatan software penjualan untuk meningkatkan produktivitas agar proses bisnis lebih mudah. Selain penjualan, software e-procurement terbaik juga dapat menjadi opsi yang bersanding sama pentingnya. Ketahui skema perhitungan harga software e-procurement agar Anda dapat mengkalkulasikan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
E-procurement adalah hal yang penting dalam menentukan keberhasilan bisnis Anda. Tapi, sadarkah Anda proses procurement konvensional memiliki banyak kelemahan? Kini, sebagai gantinya, sistem e-procurement telah dikembangkan untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement tradisional. Dengan sistem baru e-procurement, banyak sekali keuntungan yang bisa Anda dapatkan salah satunya adalah pengelolaan biaya procurement menjadi lebih efisien. Tentu saja manfaat dari sistem e-procurement terbaik ini akan sangat membantu Anda dalam menggapai kesuksesan dalam bisnis.
Mari kenali apa itu e-procurement dan apa saja manfaatnya untuk perusahaan Anda.
Sebelum membahas sistem e-procurement lebih jauh, ada baiknya kita meninjau kembali bagaimana proses procurement konvensional bekerja.
Procurement adalah proses membeli produk yang akan dibutuhkan sebuah bisnis dengan harga yang sesuai dengan kualitas barang. Proses ini terdiri dari berbagai aktivitas seperti pemesanan, memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, seleksi barang, kontrak, hingga pembelian barang. Karena praktik jual beli yang terlihat sederhana namun ternyata cukup rumit, terciptalah sistem e-procurement. Perusahaan yang membutuhkan banyak barang atau jasa dalam jumlah yang banyak akan sangat terbantu dengan adanya sistem ini
Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas yang akan diperlukan seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi. Dengan sistem yang masih konvensional, Anda akan merasakan kesulitan melakukan berbagai hal karena semua masih manual. Dan Anda juga akan melakukan berbagai hal yang tidak efisien seperti rapat yang harus dilakukan secara tatap muka, pengumuman pemenang vendor lewat surat kabar atau papan pengumuman, dan lainnya. Padahal, proses ini penting bagi perusahaan untuk membantu perusahaan dalam mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan biaya sekecil mungkin dan mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya.
Proses procurement konvensional seperti itu memiliki banyak kelemahan yang akan mempengaruhi efektivitas bisnis Anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimasi proses procurement:
Terlalu banyak dokumen kertas yang bertumpuk
Pesanan yang berulang
Banyaknya supplier yang harus diorganisir
Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
Proses yang kerap terabaikan karena kecenderungan untuk mengatasi pekerjaan yang dianggap darurat lebih dahulu
Butuh pengesahan dari banyak pihak di level yang berbeda
Jika Anda mengalami hal-hal di atas ketika melakukan proses procurement, maka sudah saatnya Anda beralih dan menerapkan software e-procurement terbaik di bisnis Anda.
Bagaimana E-Procurement Bekerja?
E-procurement adalah proses pengadaan yang terfasilitasi oleh sistem e-procurement. Sistem yang ada dalam software ini mampu untuk mengkomputerisasi semua proses yang ada di procurement. Dengan demikian, pengurangan penggunaan kertas akan membawa dampak sehinga proses procurement lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Selain itu, sistem ini juga menginput semua data ke dalam satu database agar lebih efisien. Perusahaan nantinya juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang karena bisa Anda pastikan lewat e procurement.
Meskipun apabila membahas mengenai e-Procurement umumnya yang terlintas adalah eproc yang mayoritas merupakan perusahaan milik pemerintah, belakangan ini e-procurement juga sudah mulai diterapkan oleh perusahaan atau bisnis milik swasta. Hal ini juga karena didasarkan bahwa e-procurement dapat membuat proses pengadaan barang atau jasa menjadi lebih efisien.
Dalam bisnis, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement. Sistem ini juga dapat menghemat pembiayaan serta meningkatkan produktivitas. Selain itu, sistem ini juga dapat diakses oleh banyak orang sehingga menjadikannya lebih efektif karena ada transparansi.
Ada beberapa tahapan procurement yang dibantu oleh e-procurement:
Identifikasi Kebutuhan
Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan perusahaan butuhkan. E-procurement memusatkan proses ini dalam satu data base. Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, membutuhkan untuk pembelian apa, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan kebutuhan barang-barang apa saja harus menggunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual. Resiko data terinput secara tidak akurat cukup besar. Apabila Anda ingin menggunakan software ERP dari HashMicro, ketahui perhitungan skema harga E-procurement bagi kebutuhan perusahaan Anda di sini.
Penyetujuan
Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi di supplier atau vendor mana tempat pembelian barang-barang ini. Tahap ini akan sulit jika masih melakukan procurement konvensional secara manual. Namun, proses ini akan lebih sederhana dan cepat dengan software e-procurement yang akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang. Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang memerlukan tandatangan dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan. Dengan menggunakan software e-procurement terlengkap, berarti Anda sudah menyederhanakan proses penyetujuan dan membuatnya lebih mudah.
Pemesanan
Sistem e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan pesanan jenis barang. Jika melakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu. Sebelum melakukan pemesanan, Anda juga perlu melakukan pengecekan bahan barang agar tidak terjadi kesalahan. Dengan e-procurement, proses ini akan menjadi lebih mudah.
Penelusuran
Setelah melakukan pemesanan, sistem e-procurement memungkinkan agar dapat melacak barang pesanan, keberadaannya, serta tahapan prosesnya. Hal ini terjadi karena adanya data yang real-time dari supplier. Dengan data real-time dari supplier, Anda dapat mengecek keberadaannya secara langsung. Sementara itu, procurement biasa tidak memungkinkan pemesan untuk melacak pesanannya. Dengan procurement konvensional, Anda perlu mendatangi atau bertanya langsung kepada supplier mengenai barang pesanan.
Pembayaran
Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Di saat bersamaan, supplier dapat membuat invoice yang valid juga di sistem. Dengan invoice digital, Anda tidak akan kesulitan ketika mencari atau membutuhkannya. Pemberian procurement konvensional yang invoice validnya secara tatap muka sangat tidak efisien. Kemungkinan invoice dalam format kertas hilang cukup besar dan akan menyulitkan bisnis Anda.
Pembuatan Laporan
Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas. Laporan akan langsung terhubung dengan sistem dan dapat diakses karyawan lain untuk analisis. Analisis dapat dilakukan dengan data yang tersimpan di dalam database. Laporan mengenai karyawan, departemen, dan supplier yang terlibat akan digunakan semaksimal mungkin. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.
Tujuan Menggunakan E-Procurement
Penggunaan sistem e-procurement adalah untuk mempercepat proses pembelian & pengadaan barang kepada vendor. Secara umum, pembelian proyek ini akan dilakukan dalam bentuk penawaran. Sistem ini memiliki berbagai tujuan dan manfaat yang dapat membantu Anda mengembangkan bisnis. Tujuan atau manfaat penggunaan e-procurement akan tercermin dalam proses atau tahapan pengadaan. Untuk memudahkan, berikut ini adalah berbagai tahapan e-procurement dan tujuannya masing-masing:
Identifikasi Kebutuhan
Tahap pertama adalah mengetahui permintaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Pengguna bertanggung jawab untuk memasukkan e-procurement ke dalam database, sedangkan divisi pembelian akan menyimpan daftar. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang persediaan barang atau jasa dan untuk mempermudah penentuan anggaran. Selain itu, tahap ini juga berguna untuk mengetahui apa saja barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah daftar barang sudah lengkap, daftar tersebut diteruskan ke bagian keuangan untuk diproses pendanaannya.
Persetujuan Buyer dan Supplier
Hal sulit lainnya adalah ketika Anda menentukan supplier, buyer, ataupun vendor. E-procurement akan membantu mengirimkan dokumen kepada mereka secara langsung, dan pihak yang dituju akan langsung memberi jawaban atas penawaran yang diberikan. Hal ini akan menyederhanakan proses pembelian dan mempersingkat waktu. Karena itu, hal ini menjadi lebih mudah. Dengan demikian tidak perlu lagi adanya media untuk telepon atau email, hal seperti itu akan tentu saja memakan waktu.
Penelusuran atau progress tracking
Pengguna atau perusahaan dapat melacak di mana proses pembelian. Sistem E-procurement terlengkap dari HashMicro menyediakan fasilitas pelacakan pemesanan barang atau jasa yang secara real-time. Dengan itu, Anda akan mendapatkan info secara akurat. Saat pengguna mulai melacak, akan memperoleh informasi seperti status atau lokasi barang atau jasa saat itu. Tujuannya untuk memudahkan perusahaan dalam mengontrol pesanan sehingga bisa memperkirakan kapan produk akan sampai.
Pembayaran Lebih Mudah
Tahap ini merupakan tahap akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tercantum pada e-purchase order yang dikirimkan. Melakukan pembayaran dapat secara tunai atau dengan kartu kredit (jangka waktu kredit biasanya 1 bulan setelah terbitnya invoice). Kelebihan dari e-procurement adalah terhubung langsung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran maka secara otomatis akan memperbarui laporan keuangan. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat laporan keuangan lebih kredibel dan mencapai akuntabilitas.
Manfaat E-Procurement Bagi Perusahaan Anda
Dengan proses-proses procurement yang dimudahkan oleh e-procurement, bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Pertama, sistem procurement anda akan terotomatisasi. Anda tidak perlu lagi repot-repot mengulangi semua proses procurement secara terus-menerus. Hal ini sangat efisien dan membantu bisnis Anda. Melakukan pengefisienan waktu untuk proses procurement berdampak pada para pihak yang terlibat bisa mengalokasikan waktunya untuk hal-hal lain di manajemen bisnis Anda.
Anda juga bisa menghemat biaya karena sudah tidak menggunakan kertas dan mesin cetaknya. Untuk mengetahui skema harga software e-procurement, ketahui melalui link berikut ini. Selain itu, ini juga merupakan hal yang lebih efektif daripada procurement konvensional. Oleh karena itu, sebagai tambahan, Anda telah menerapkan proses procurement yang ramah lingkungan. Anda juga dapat mengontrol kualitas pemesanan barang karena dengan melihat katalog semua informasi deskriptif barang dapat terlihat. Hal ini memungkinkan karena pemesan dapat melakukan pencarian dan riset yang mudah tentang spesifikasi dan keunggulan barang.
Kesimpulan
E-procurement merupakan inovasi dari proses procurement tradisional yang berbasis kertas. Dengan mengaplikasikan software e-procurement, Anda dapat mengelola semua proses procurement dari identifikasi barang hingga pembuatan laporan procurement jauh lebih mudah dan cepat. Dengan ini, Anda dapat mengelola biaya dengan efisien. Anda juga dapat mengajukan pembelian dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Selain itu, Anda juga dapat melacak pesanan Anda secara real-time. Semua hal tersebut dapat Anda lakukan dalam satu sistem.
Selain penggunaan software procurement, Anda juga dapat mengintegrasikan seluruh aspek bisnis Anda melaluisistem ERP terlengkap dengan berbagai fitur unggulan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses bisnis mulai dari pembelian, penjualan, pembukuan, inventaris, dan masih banyak lagi. Pemilihan software yang handal dan terintegrasi dengan fungsi bisnis lainnya akan memudahkan manajemen proses procurement yang efektif dan optimal.
