Contoh Surat Purchase Order dan Cara Membuatnya Secara Efisien

Kesalahan dalam pembuatan surat Purchase Order (PO) kerap kali terjadi pada proses procurement dalam bisnis, seperti kesalahan data, kurangnya kontrol, dan proses yang manual dan tidak efisien. Hal demikian bisa menyebabkan kesalahan dalam pembuatan PO dapat berpotensi merugikan perusahaan, seperti ketidakcocokan antara pesanan dengan barang yang diterima, kelebihan pembelian, atau bahkan penundaan dalam proses pengadaan.

Purchase Order (PO) memiliki peran krusial dalam menjaga keteraturan dan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa sebuah perusahaan. Dengan adanya PO, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan mengontrol pengeluaran, memastikan ketersediaan stok yang tepat waktu, serta menghindari kebingungan dan konflik antara departemen terkait.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, perusahaan membutuhkan solusi yang handal dan terpercaya seperti Software Procurement HashMicro, yang bisa mengotomatiskan dan menyederhanakan proses pembuatan PO, serta memberikan analisis data yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan inventaris dan pengadaan.

Dalam artikel ini, akan menjelaskan contoh dan cara membuat surat PO untuk efisiensi dalam melakukan pemesanan barang maupun jasa dengan sistem procurement yang terintegrasi.

Key Takeaways Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk meresmikan pembelian barang atau jasa dari pemasok atau vendor. Klik untuk Demo Gratis! Fungsi utama dari PO adalah untuk mengatur transaksi pembelian secara tertulis. Dalam surat PO, terdapat informasi yang penting seperti deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah dan harga barang, hingga tanggal pengiriman. Penggunaan Software Procurement, seperti software dari HashMicro, membantu mengelola PO dengan efisien dan terintegrasi. Software ini memudahkan pembuatan, pelacakan, dan manajemen PO, mengurangi risiko human error, dan meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan perusahaan secara real-time dan otomatis.

Apa itu Purchase Order dan Manfaatnya bagi Bisnis?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang perusahaan gunakan untuk meresmikan pembelian barang atau jasa dari pemasok atau vendor. Dokumen ini berfungsi sebagai ringkasan dari jumlah produk atau jasa yang dipesan oleh perusahaan.

Fungsi utama dari PO adalah untuk mengatur transaksi pembelian secara tertulis. Dalam surat PO, terdapat informasi yang penting seperti deskripsi barang atau jasa yang Anda beli, jumlah dan harga barang, hingga tanggal pengiriman. Selain itu, dokumen ini juga dapat mencantumkan syarat-syarat pembelian dan kondisi-kondisi lainnya yang perlu Anda patuhi oleh kedua belah pihak, sehingga memberikan kejelasan dan kepastian dalam transaksi antara perusahaan dan pemasok.

Purchase order form memiliki beberapa manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam proses pengadaan, seperti berikut ini:

1. Perencanaan anggaran

Dengan menggunakan PO, dapat membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran, sehingga Anda dapat mengontrol pengeluaran perusahaan dengan lebih efektif. Purchase order form juga akan memberikan dokumen tertulis yang menentukan detail dan batasan pembelian, yang membantu menghindari pengeluaran yang tidak terencana atau di luar anggaran.

2. Memastikan ketersediaan barang

Melalui purchase order, perusahaan dapat melakukan pemesanan barang atau jasa secara terencana dan terjadwal. Ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan tepat waktu, sehingga menghindari kelangkaan barang yang dapat mengganggu proses produksi atau operasional.

3. Meminimalisir kesalahan dalam pemesanan

Dokumen purchase order memuat informasi yang lengkap dan detail tentang pesanan yang Anda buat oleh perusahaan kepada pemasok. Informasi ini mencakup rincian seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan informasi lainnya yang relevan.

Dengan memiliki informasi yang terperinci dalam PO, risiko terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam pemesanan dapat dikurangi secara signifikan. Pemasok akan menerima instruksi yang jelas tentang apa yang harus disediakan dan kapan harus disediakan, mengurangi kemungkinan kesalahan dalam mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan yang perusahaan minta.

4. Memonitor pengiriman dan penerimaan

PO memungkinkan perusahaan untuk memantau proses pengiriman dan penerimaan barang secara efisien. Dengan nomor PO yang tertera, perusahaan dapat melacak status pesanan dan memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan. Ini membantu menghindari kesalahan pengiriman atau penerimaan barang yang tidak sesuai.

5. Audit dan pelacakan

PO juga memberikan dasar yang baik untuk audit internal dan eksternal. Dokumen PO mencatat detail transaksi pembelian, termasuk tanggal, jumlah, dan harga, yang berguna untuk pelacakan dan analisis biaya. Hal ini juga membantu dalam memenuhi persyaratan perpajakan dan akuntansi perusahaan.

Setelah mengetahui berbagai manfaat form PO barang yang sangat signifikan bagi bisnis, Anda bisa mulai memperhitungkan software yang cocok untuk bisnis Anda. Untuk mendapatkan gambaran harga software procurement, unduh skema perhitungan software ERP procurement melalui gambar di bawah ini.

Step-by-Step Pembuatan dan Contoh Surat Purchase Order

Sebelum membuat form purchase order, Anda perlu memperhatikan beberapa tahapan dan komponen penting yang perlu ada dalam surat PO. Berikut adalah beberapa tahapan dalam membuat surat PO:

1. Mencantumkan nama produk atau barang yang Anda beli: Jelaskan dengan jelas nama produk atau barang yang akan Anda beli. Pastikan deskripsi tersebut cukup detail agar tidak terjadi kebingungan antara pihak pembeli dan pemasok.
2. Cantumkan identitas Perusahaan: Surat PO harus memperjelas identitas perusahaan pembuat PO, termasuk nama, alamat, dan nomor perusahaan.
3. Kuantitas produk yang Anda pesan: Tentukan jumlah produk yang akan Anda pesan secara spesifik. Hal ini penting agar pemasok dapat mengetahui dengan pasti berapa banyak barang yang harus Anda sediakan.
4. Harga satuan produk yang sudah Anda pesan: Cantumkan harga per unit produk yang telah Anda sepakati dengan pemasok. Ini akan membantu dalam melakukan perhitungan total biaya pembelian.
5. Total harga produk yang dipesan: Hitung total harga produk berdasarkan jumlah yang dipesan dan harga satuan yang telah Anda sepakati. Pastikan total harga tersebut sesuai dengan kesepakatan dan anggaran perusahaan.
6. Metode pembayaran: Tentukan metode pembayaran yang akan Anda gunakan, apakah pembayaran akan Anda lakukan secara tunai, transfer, atau metode lainnya.
7. Metode pengiriman: Jelaskan metode pengiriman yang akan Anda gunakan, apakah pengiriman akan Anda lakukan oleh pemasok atau oleh pihak ketiga seperti jasa pengiriman. Tentukan juga tanggal pengiriman yang Anda harapkan.
8. Informasi Pajak Pertambahan Nilai (PPN): Pastikan untuk mencantumkan informasi tentang PPN jika berlaku. Hal ini penting untuk memastikan ketaatan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku.
9. Nomor pesanan: Sertakan nomor pesanan yang unik dan mudah Anda identifikasi untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan transaksi di kemudian hari.
10. Alamat pengirim dan penagih: Cantumkan alamat lengkap baik untuk pengiriman barang maupun penagihan. Pastikan alamat yang Anda cantumkan sudah benar dan jelas.
11. Alamat kontak: Sertakan informasi kontak yang dapat perusahaan hubungi, seperti nomor telepon atau email, untuk memudahkan komunikasi antara pihak pembeli dan pemasok.
12. Tanggal transaksi dan jatuh tempo pembayaran: Cantumkan tanggal transaksi atau pemesanan barang serta batas waktu pembayaran yang telah aNDA sepakati.
13. Cantumkan syarat dan ketentuan: Surat PO harus mencantumkan syarat dan ketentuan yang perlu pembeli ketahui, seperti kebijakan pengembalian barang, garansi, kompensasi keterlambatan pengiriman atau pembayaran, hingga risiko force majeure lainnya.

Semua komponen ini membantu memastikan bahwa transaksi pembelian berjalan dengan lancar dan tanpa kebingungan, serta memberikan dasar yang kuat untuk pengelolaan keuangan dan pengadaan pada perusahaan Anda.

Contoh Format Purchase Order

 

Solusi Membuat Surat Purchase Order Lebih Efisien dengan Software Procurement dari HashMicro

Alih-alih melakukan pembuatan purchase order secara manual, yang rentan terhadap human-error dan memakan waktu, penggunaan perangkat lunak atau software khusus seperti Software Procurement HashMicro dapat menjadi solusi yang efektif. Berikut adalah beberapa fitur Software procurement dari HashMicro:

1. PO, RFQ & PR Management

HashMicro menyediakan solusi ERP untuk berbagai jenis bisnis, termasuk fitur PO (Purchase Order), RFQ (Request for Quotation), dan PR Management (Purchase Request). Fitur PO mencakup pembuatan pesanan, manajemen vendor, pemantauan stok, otorisasi, pelacakan pesanan, pemantauan biaya. Fitur ini bisa membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian secara efisien, meningkatkan transparansi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran.

Berikut ini adalah contoh surat purchase order HashMicro yang memiliki tampilan yang profesional untuk bisnis Anda.

Contoh Format PO barang HashMicro

Selain itu, fitur purchase order juga terintegrasi dengan berbagai solusi yang menguntungkan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan profitabilitas. Seperti pada fitur-fitur berikut ini:

2. PR Approval Management

Fitur manajemen persetujuan PR (Purchase Request) memungkinkan Anda untuk menetapkan alur kerja dan otorisasi untuk persetujuan permintaan pembelian. Ini memungkinkan manajer untuk meninjau dan menyetujui PR sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum pembelian sebenarnya dilakukan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan kontrol atas pengeluaran, dan memastikan bahwa pembelian Anda lakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

3. Online Portal for Suppliers

Portal online untuk pemasok atau vendor memungkinkan komunikasi yang efisien antara perusahaan dan pemasok, mempercepat proses pengadaan, dan memungkinkan pengelolaan inventaris yang lebih baik. Dalam fitur ini, pemasok dapat berinteraksi langsung dengan perusahaan untuk mengelola pesanan, mengirimkan penawaran, dan mengkonfirmasi penerimaan pembayaran.

Selain itu, portal ini juga dapat meningkatkan transparansi dalam rantai pasokan dengan memberikan akses langsung kepada pemasok untuk mengikuti status pesanan dan permintaan pembelian perusahaan.

4. Blanket Order Management

Manajemen Procurement juga menyediakan fitur manajemen pesanan blanket yang memungkinkan Anda untuk membuat pesanan dengan jumlah dan periode waktu tertentu. Dengan fitur ini, Anda dapat membuat pesanan yang berulang secara otomatis untuk kebutuhan rutin perusahaan, seperti bahan baku atau suku cadang, dengan mengatur parameter seperti jumlah, frekuensi, dan periode waktu.

5. Landed Cost Calculation

Salah satu fitur dalam sistem pengadaan adalah kemampuannya untuk menghitung landed cost secara akurat. Landed cost mencakup biaya-biaya tambahan seperti biaya pengiriman, pajak impor, bea cukai, dan biaya lainnya yang terkait dengan proses pengadaan. Dengan fitur ini, Anda dapat memperoleh perkiraan biaya total yang lebih tepat sebelum membuat keputusan pembelian. Hal ini membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran, evaluasi keuntungan, dan pengambilan keputusan yang lebih informan terkait dengan pembelian.

6. Vendor and Supplier Rating

Software Procurement memungkinkan Anda untuk menilai kinerja vendor dan pemasok perusahaan dengan sistem peringkat yang terintegrasi. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memberikan penilaian dan feedback terhadap kualitas produk, waktu pengiriman, layanan pelanggan, harga, dan aspek-aspek lainnya. Dengan memantau kinerja vendor secara terus-menerus, perusahaan dapat mengidentifikasi pemasok yang memberikan layanan terbaik dan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih baik.

Kesimpulan

Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam mengelola proses pembelian perusahaan, serta tantangan yang sering terjadi dalam pembuatan PO secara manual, seperti kesalahan data, kurangnya kontrol, dan proses yang tidak efisien. Dalam konteks ini, software procurement, khususnya HashMicro Procurement, menjadi solusi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pembuatan proses pengadaan bisnis.

Software Procurement HashMicro menawarkan berbagai fitur yang membantu mengotomatisasi proses pembuatan PO, mengelola permintaan pembelian, dan berinteraksi dengan pemasok secara efisien. Fitur-fitur tersebut termasuk perhitungan landed cost yang akurat, penilaian kinerja vendor, dan masih banyak lagi. Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

Untuk dapat merasakan manfaat dari sistem procurement yang mempermudah pembuatan surat purchase order, ada baiknya jika Anda mengetahui skema harga atau estimasi biaya dan dapatkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Contoh Surat Purchase Order

• Apa itu surat purchase order?

  Dokumen pesanan pembelian atau surat purchase order memiliki nilai resmi yang sangat krusial ketika kamu terlibat dalam transaksi. Dokumen ini berperan dalam mengurangi risiko potensial kerugian akibat kurangnya rincian atau absennya catatan yang baik terkait pemesanan barang.

• Mengapa surat purchase order itu penting?

  Salah satu alasan utama mengapa pentingnya purchase order dibuat adalah untuk memberikan jaminan hukum kepada kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.

• Apakah surat purchase order merupakan suatu perjanjian?

  Setelah terjadi persetujuan, surat purchase order akan berfungsi sebagai perjanjian sah yang memiliki kekuatan hukum dan mengikat, serta memiliki keabsahan hukum yang setara dengan undang-undang bagi semua pihak yang terlibat dalam pembuatannya.

• Apa manfaat surat purchase order?

  Manfaat purchase order adalah memiliki peran sebagai tanda bukti pesanan yang diajukan oleh pembeli kepada penjual. Ini berarti bahwa surat tersebut mengonfirmasi keinginan pembeli dan pada saat yang sama menegaskan bahwa penjual memiliki kewajiban untuk memenuhi pesanan tersebut.

• Apakah surat purchase order harus bermaterai?

  Kehadiran materai pada surat purchase order tidak dimaksudkan untuk memberikan legalitas pada surat tersebut sehingga mengikat semua pihak terlibat. Adanya materai dan tanda tangan hanya mencerminkan implikasi hukum bahwa surat tersebut telah dikenai pajak dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen perdata.