Bersamaan dengan pertumbuhan permintaan akan produk, proses bisnis juga mengalami peningkatan kompleksitas. Jika sebelumnya pesanan barang dilakukan dengan sederhana, saat ini diperlukan pemahaman yang lebih mendalam mengenai contoh surat purchase order agar informasi menjadi lebih rinci dan memastikan ketersediaan stok yang selalu ada.
Oleh karena itu, bagaimana contoh surat purchase order sebenarnya? Simak penjelasannya di bawah ini!
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Daftar Isi
Komponen yang Ada di Dalam Surat Purchase Order
Terdapat beberapa komponen yang perlu ada dalam surat purchase order. Oleh karena itu, berikut terdapat beberapa komponen yang perlu Anda ketahui:
1. Nama produk yang dibeli
Komponen pertama dalam surat purchase order adalah menyebutkan nama produk yang telah dipesan.
Anda dapat membuat kolom yang memiliki lebar yang memadai agar memudahkan dalam mencatat daftar barang yang dipesan sesuai dengan contoh atau format dasar dalam pembuatan surat purchase order.
2. Kuantitas produk yang dipesan
Kuantitas produk yang dipesan menjadi aspek berikutnya yang signifikan. Dengan mencantumkan jumlah produk yang dipesan, akan memudahkan dalam menghitung total harga yang harus dibayar pada akhirnya.
3. Harga satuan produk yang dipesan
Bagian yang tidak boleh terlewatkan adalah harga per unit produk. Penyediaan kolom dengan rincian harga per unit menjadi penting untuk memastikan perhitungan yang lebih tepat dan akurat.
4. Total harga produk yang dipesan
Berikutnya, dalam surat purchase order, perlu adanya penjumlahan dari total harga per unit produk yang dipesan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengklarifikasi total biaya dari produk yang dipesan tersebut.
5. Metode pembayaran
Salah satu komponen penting lainnya dalam pesanan pembelian adalah metode pembayaran yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.
Hal ini tentu akan memudahkan pembeli dalam melaksanakan proses pembayaran dan pada saat yang sama memungkinkan penjual untuk mengkonfirmasi penerimaan pembayaran dengan cepat.
6. Metode pengiriman
Seorang pembeli memiliki kebebasan untuk memilih opsi pengiriman yang sesuai dengan preferensi mereka. Namun, pengambilan keputusan terkait pengiriman ini berdasarkan kenyamanan yang dirasakan oleh pembeli.
Perlu ditekankan bahwa pilihan metode pengiriman ini hanya dilakukan setelah tercapai kesepakatan antara penjual dan pembeli.
7. Nomor pesanan
Data mengenai nomor pesanan memiliki peranan penting dalam mempermudah proses pelacakan terhadap produk yang telah dipesan.
Selain itu, hal ini juga berfungsi sebagai referensi pengarsipan yang berguna bagi penjual yang bertanggung jawab mengirimkan barang tersebut.
Cara Membuat Contoh Surat Purchase Order
Setelah memahami komponen-komponen yang wajib ada dalam surat PO, Anda bisa mulai menyusun purchase order untuk kebutuhan perusahaan Anda sendiri.
Terdapat dua metode yang bisa Anda pilih, yaitu:
1. Menggunakan Microsoft Word atau Excel
Ada beberapa langkah yang harus diikuti dalam membuat surat purchase order menggunakan Microsoft Word atau Excel:
- Buka aplikasi Microsoft Word atau Excel yang Anda pilih.
- Pilih opsi untuk membuat dokumen baru, lalu tambahkan judul, nomor, dan alamat perusahaan yang mengeluarkan purchase order.
- Sertakan informasi mengenai alamat, nomor, dan nama perusahaan penerima.
- Selanjutnya, buat tabel yang berisi rincian barang, seperti nama, merek, jumlah, harga per unit, kode produk, dan total biaya.
- Jelaskan metode pembayaran dan pengiriman barang secara rinci. Pastikan syarat dan ketentuan juga tercantum.
Contoh surat purchase order dengan format Word
Contoh surat purchase order dengan format Excel
2. Menggunakan software atau tools online
Anda tidak hanya mampu membuat purchase order dengan Microsoft Word atau Excel, melainkan juga melalui software atau tools online untuk membuat surat PO dengan lebih praktis. Langkah-langkah yang bisa diikuti adalah sebagai berikut:
- Daftarkan akun pada aplikasi yang Anda pilih.
- Login dengan akun yang telah dibuat.
- Pilih opsi “Pemesanan” atau “Pembelian”, kemudian klik “Buat purchase order baru”.
- Anda akan diarahkan ke halaman yang menyajikan template purchase order. Isilah setiap kolom yang kosong dengan detail pemesanan barang yang lengkap.
- Setelah seluruh informasi terisi, klik tombol “Simpan dan Setujui”.
- Setelah muncul status “Konfirmasi”, maka purchase order sudah berhasil dibuat.
Contoh Surat Purchase Order Barang
Supaya Anda dapat membuat surat PO dengan lebih lancar, kami telah menyediakan contoh surat purchase order dalam bahasa Indonesia yang bisa dijadikan sebagai panduan. Contoh surat PO ini dapat diterapkan dalam berbagai jenis perusahaan yang Anda kelola karena pentingnya purchase order dalam bisnis.
Oleh karena itu, berikut ini adalah contoh sederhana dari surat purchase order yang umumnya digunakan oleh perusahaan
Kesimpulan
Surat purchase order memegang peran yang sangat penting dalam menjalankan operasional bisnis perusahaan. Hal ini memberikan berbagai manfaat sistem PO, seperti membantu mengatur proses pengadaan, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan kejelasan transaksi antara penjual dan pembeli.
Anda dapat menggunakan salah satu software PO terbaik, yaitu software PO dari HashMicro dalam mengelola PO dengan efisien dan terintegrasi. Software ini menghadirkan kemudahan dalam membuat, melacak, mengelola PO, mengurangi potensi human error, serta meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan perusahaan secara real-time dan otomatis. Oleh karena itu, segera daftar dan dapatkan demo gratis!
Pertanyaan Seputar Contoh Surat Purchase Order
-
Apa itu surat purchase order?
Dokumen pesanan pembelian atau surat purchase order memiliki nilai resmi yang sangat krusial ketika kamu terlibat dalam transaksi. Dokumen ini berperan dalam mengurangi risiko potensial kerugian akibat kurangnya rincian atau absennya catatan yang baik terkait pemesanan barang.
-
Mengapa surat purchase order itu penting?
Salah satu alasan utama mengapa pentingnya purchase order dibuat adalah untuk memberikan jaminan hukum kepada kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.
-
Apakah surat purchase order merupakan suatu perjanjian?
Setelah terjadi persetujuan, surat purchase order akan berfungsi sebagai perjanjian sah yang memiliki kekuatan hukum dan mengikat, serta memiliki keabsahan hukum yang setara dengan undang-undang bagi semua pihak yang terlibat dalam pembuatannya.
-
Apa manfaat surat purchase order?
Manfaat purchase order adalah memiliki peran sebagai tanda bukti pesanan yang diajukan oleh pembeli kepada penjual. Ini berarti bahwa surat tersebut mengonfirmasi keinginan pembeli dan pada saat yang sama menegaskan bahwa penjual memiliki kewajiban untuk memenuhi pesanan tersebut.
-
Apakah surat purchase order harus bermaterai?
Kehadiran materai pada surat purchase order tidak dimaksudkan untuk memberikan legalitas pada surat tersebut sehingga mengikat semua pihak terlibat. Adanya materai dan tanda tangan hanya mencerminkan implikasi hukum bahwa surat tersebut telah dikenai pajak dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen perdata.
