Purchase requisition dan purchase order adalah dua komponen penting dalam proses pengadaan, namun sering terjadi kebingungan mengenai perbedaan antara keduanya. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara purchase requisition, yang merupakan permintaan internal untuk membeli barang atau jasa, dan purchase order, yang merupakan komitmen resmi terhadap pemasok.
Lebih lanjut, kita akan menggali bagaimana aplikasi purchasing modern tidak hanya memperjelas perbedaan ini tetapi juga mengotomatisasi pembuatan kedua dokumen tersebut, mengurangi waktu dan kesalahan, serta meningkatkan transparansi dan kepatuhan dalam proses pengadaan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Purchase Requisition?
Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan dalam operasional bisnis. Requisition ini juga dikenal sebagai purchase request.
Purchase requisition merupakan langkah awal dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ketika suatu departemen atau individu membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka mengajukan PR sesuai panduan SOP pembelian barang kepada departemen pengadaan atau bagian terkait agar permintaan mereka diregistrasi dan diproses secara formal.
Purchase requisition ini berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah, deskripsi, dan alasan atau justifikasi pembelian.
Setelah purchase requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order untuk melaksanakan pembelian barang atau jasa yang diminta. Oleh karena itu, PR menjadi dokumen penting dalam proses pengadaan yang menginisiasi dan memastikan pengadaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Fungsi Purchase Requisition
Pentingnya purchase requisition dalam proses pengadaan barang dan jasa terletak pada beberapa hal berikut:
1. Mengontrol belanja sejak awal
Setiap permintaan barang/jasa harus masuk sebagai purchase requisition dan lewat approval. Artinya, tidak ada pembelian yang jalan tanpa jejak dan tanpa persetujuan, sehingga belanja di luar anggaran atau titipan pribadi lebih mudah disaring.
2. Menyatukan alur permintaan pengadaan
Alih-alih permintaan datang dari chat, telepon, atau kertas terpisah, semua disalurkan lewat PR dengan format yang sama. Ini membuat tim purchasing bisa melihat semua kebutuhan dalam satu daftar, menentukan prioritas, dan menghindari permintaan ganda untuk barang yang sama.
3. Memberi dasar perencanaan stok dan pembelian
Data PR yang terkumpul menunjukkan pola kebutuhan barang ke depan, bukan cuma kondisi stok hari ini. Dari sini, perusahaan bisa merencanakan pembelian dan persediaan dengan lebih tenang, mengurangi risiko kekurangan barang penting atau menumpuk stok yang jarang dipakai.
4. Pengontrolan persediaan
Purchase requisition membantu mengontrol persediaan karena setiap kebutuhan barang tercatat sebelum dilakukan pembelian.
Dari data PR, tim gudang dan purchasing bisa membandingkan permintaan dengan stok yang masih tersedia, lalu menentukan apakah perlu beli, berapa jumlahnya, dan kapan.
Dengan cara ini, risiko kehabisan barang penting atau menumpuk stok yang jarang terpakai bisa dikurangi.
Perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order
Dalam proses pembelian bisnis, penting untuk memahami perbedaan antara purchase requisition (PR) dan purchase order (PO). Meski sama-sama terkait pembelian barang dan jasa, keduanya memiliki tujuan yang berbeda.
| Purchase Requisition (PR) | Purchase Order (PO) |
|---|---|
| Dokumen internal untuk mengajukan permintaan pembelian dan persetujuan dari atasan atau bagian terkait. | Dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai instruksi pembelian barang atau jasa. |
| Menjelaskan kebutuhan, alasan pembelian, serta spesifikasi barang atau jasa. | Berisi detail barang/jasa yang dipesan, seperti deskripsi, jumlah, dan spesifikasi teknis. |
| Tidak mencantumkan harga final, syarat pembayaran, atau jadwal pengiriman. | Mencantumkan harga, jumlah, tanggal pengiriman, serta syarat pembayaran yang disetujui. |
| Dibuat sebelum PO, digunakan sebagai dasar evaluasi kebutuhan. | Dibuat setelah PR disetujui dan digunakan untuk melanjutkan proses pembelian ke vendor. |
1. Purchase requisition
Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan secara internal oleh departemen atau individu dalam perusahaan ketika ada kebutuhan barang atau jasa untuk operasional.
Dokumen ini belum dikirim ke vendor, tetapi digunakan sebagai dasar dan permintaan persetujuan sebelum purchase order dibuat.
2. Purchase order
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim perusahaan kepada pemasok sebagai instruksi untuk memasok barang atau jasa tertentu. Di dalamnya tercantum detail seperti jenis barang atau jasa, jumlah, harga, jadwal pengiriman, serta syarat pembayaran.
Perbedaan singkat
Purchase requisition adalah permintaan internal untuk membeli, sedangkan purchase order (surat pembelian) adalah instruksi resmi ke vendor setelah pembelian disetujui.
Rincian dan Format Purchase Requisition
Setelah memahami apa itu purchase requisition dan perbedaannya dengan purchase order, penting untuk mengetahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR yang berbeda. Namun, umumnya, dokumen PR mencakup informasi berikut:
- Nomor PR
- Identitas pengaju pembelian barang atau jasa
- Nama vendor yang menjadi penjual
- Produk atau layanan yang ingin dibeli
- Estimasi harga produk atau jasa
- Jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan
Purchase requisition adalah dokumen yang dapat dibuat secara manual, tulis tangan di atas kertas dengan format tertentu, atau secara digital melalui formulir elektronik atau aplikasi. Berikut adalah contoh form purchase requisition yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Semoga contoh purchase requisition ini bisa bermanfaat dan membantu Anda dalam bagamaimana cara membuat purchase requisition.
Ingin Membuat Purchase Requisition Otomatis?
Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini bekerja? Pertama-tama, ketahui terlebih dahulu skema harga software pruchasing terbaik dengan klik banner ini tanpa syarat dan ketentuan khusus!
Langkah-langkah Membuat Purchase Requisition
Agar proses pengadaan lebih tertib, purchase requisition sebaiknya dibuat lewat tahapan yang jelas. Secara umum, langkahnya seperti ini:
1. Mengidentifikasi kebutuhan
Tentukan barang atau jasa yang diperlukan: jenis, jumlah, spesifikasi, dan untuk keperluan apa (proyek/divisi mana).
2. Mengisi formulir PR
Lengkapi form purchase requisition di sistem atau format yang dipakai perusahaan (manual/digital): data pengaju, departemen, tanggal, dan detail kebutuhan.
3. Mencantumkan informasi pemasok
Berikan informasi lengkap tentang pemasok yang diinginkan, termasuk nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan email jika diperlukan.
4. Menjelaskan alasan dan manfaat
Sertakan penjelasan yang jelas tentang alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan, serta manfaat yang diharapkan setelah penerimaan.
5. Menggabungkan persetujuan dan tanda tangan
Pastikan purchase requisition Anda mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tambahkan tanda tangan Anda dan tanda tangan pihak yang berwenang untuk memproses pengadaan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan dapat membuat PR dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Proses Persetujuan Purchase Requisition
Pada umumnya, proses persetujuan purchase requisition melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa contoh purchase requisition telah melalui evaluasi dan persetujuan yang tepat sebelum dilakukan pembelian. Langkah-langkah ini mencakup:
1. Submission (pengajuan)
Pada langkah ini, pengajuan purchase requisition diajukan oleh departemen yang memerlukan barang atau jasa. Pengajuan ini termasuk informasi penting seperti rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan alasan mengapa pembelian ini diperlukan.
2. Evaluation (evaluasi)
Setelah pengajuan dilakukan, purchase requisition akan dievaluasi oleh tim yang bertanggung jawab dalam proses persetujuan. Tim ini biasanya terdiri dari pihak-pihak yang terkait, seperti manajer departemen yang mengajukan permintaan, tim keuangan, dan tim pengadaan.
3. Approval/rework (persetujuan/pembenahan)
Setelah evaluasi, purchase requisition dapat disetujui atau memerlukan pembenahan lebih lanjut sebelum disetujui. Jika perlu, tim yang melakukan evaluasi dapat memberikan saran untuk perbaikan atau klarifikasi sebelum persetujuan final diberikan.
4. Final Approval (persetujuan akhir)
Setelah pembenahan, jika diperlukan, langkah terakhir adalah persetujuan akhir oleh pihak yang berwenang, yang biasanya merupakan manajer tingkat lebih tinggi. Persetujuan ini menandai bahwa PR telah memenuhi semua persyaratan dan dapat dilanjutkan ke langkah selanjutnya dalam proses pengadaan barang atau jasa.
