Ketika Anda mengirimkan penagihan pembayaran ke klien, Anda tidak pernah tahu benar-benar tahu kapan klien Anda akan melunasi tagihannya. Ini merupakan tahap yang sering membuat Anda cemas. Akan tetapi, kini Anda tidak perlu khawatir lagi. Sebenarnya ada beberapa cara sederhana yang bisa dilakukan untuk memudahkan dan mengoptimalkan penagihan pembayaran ke klien, sehingga Anda bisa mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Salah satunya dengan Software Invoice HashMicro. Selanjutnya, simak tips nya berikut ini!
Daftar Isi:
1. Buat Persyaratan dan Ketentuan Pembayaran
Anda juga harus menanyakan klien mengenai waktu dan metode pembayaran yang mereka sukai, karena kedua belah pihak harus sama-sama merasa nyaman dengan kesepakatan yang dibuat. Tidak perlu ragu memberitahu klien Anda mengenai konsekuensi untuk keterlambatan pembayaran. Klien Anda akan lebih senang bila Anda mengomunikasikan semuanya sebelum membuat kesepakatan. Untuk memberikan penawaran terbaik untuk klien Anda dapat menggunakan sistem penjualan, yang dapat langsung membuat faktur tagihan setelah mencapai kesepakatan dengan klien.
2. Desain Faktur Anda
Percaya atau tidak, desain faktur Anda itu penting. Profesionalisme Anda bisa terlihat hanya dari desain faktur Anda. Klien Anda akan sangat menghargai bila faktur Anda desain dengan baik. Sangat disarankan bila Anda meng-customise atau mempersonalisasi faktur untuk klien yang berbeda. Meskipun desain yang menarik itu penting, perlu diingat bahwa Anda juga harus tetap membuat faktur Anda simple dan mudah dimengerti, sehingga Anda sebaiknya tidak menggunakan terlalu banyak dekorasi pada faktur Anda.
3. Cantumkan Informasi Lengkap & Relevan
Jangan terlalu fokus pada desain sehingga Anda malah melupakan informasi penting yang seharusnya Anda cantumkan di faktur Anda. Faktur yang baik harus mencakup seluruh informasi terkait seperti; deskripsi produk atau layanan, jumlah pesanan, jumlah pajak, biaya pengiriman (jika ada), jumlah biaya total, batas tanggal akhir pembayaran, opsi pembayaran, persyaratan dan ketentuan pembayaran, nomor kontak, dan ucapan terima kasih untuk klien.
4. Jangan Tunda Penagihan Pembayaran
Waktu terbaik untuk mengirim penagihan pembayaran adalah segera setelah proyek Anda dengan klien selesai atau setelah Anda mengirimkan produk atau layanan Anda. Faktur yang dikirim cepat akan membuat Anda mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Ini akan menunjukkan profesionalisme Anda kepada klien. Khusus untuk tagihan berulang, sebaiknya Anda mengirimkannya pada hari atau tanggal yang sama di setiap bulan agar klien melihat konsistensi Anda.
5. Kirim Pengingat Mengenai Pembayaran Klien
Jika klien Anda tidak segera membayar tagihan yang telah Anda kirim beberapa hari sebelumnya, maka Anda tidak perlu ragu untuk mengirimkan reminder kepada mereka mengenai penagihan pembayaran tersebut. Anda bisa melakukan ini seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. Selain membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu, pengingat ini sebenarnya juga akan menguntungkan klien, sebab mereka tidak perlu membayar denda atas keterlambatan pembayaran. Jangan lupa untuk tetap selalu profesional dan sopan ketika menyampaikan pengingat ini kepada mereka, baik itu melalui email yang sifatnya personal maupun melalui telepon.
6. Gunakan Sistem Paperless
Di era teknologi ini, seharusnya Anda sudah tidak membuat faktur dalam format kertas lagi. Menyediakan solusi pembayaran online dan membuat faktur dalam format digital akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis Anda. Kebanyakan klien Anda juga mungkin akan lebih sadar akan email ketimbang surat pos. Mereka juga akan lebih menyukai metode pembayaran yang praktis sehingga mereka bisa membayar tagihan kapan saja dan di mana saja.
7. Otomatiskan Pembuatan Faktur Anda
Jika bisnis Anda selalu berurusan dengan faktur setiap waktu, maka cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengotomatiskan pembuatan faktur Anda. Membuat faktur berulang untuk banyak klien bisa sangat memakan waktu. Menyimpan data faktur dan mengecek statusnya secara manual satu per satu juga sulit dilakukan. Anda juga bisa sewaktu-waktu lupa pada pembayaran klien yang terlambat atau lupa kapan Anda harus mengirim reminder kepada mereka.
Dengan mengotomatiskan proses penagihan pembayaran Anda, Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain yang tidak kalah penting. Sistem faktur otomatis membantu Anda dalam banyak hal, dari membuat faktur berulang dan meng-customise nya, menyimpan data klien, memasang pengingat pembayaran dan mengirimkannya ke klien, melihat status pembayaran klien, dan masih banyak lagi. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan software akuntansi untuk mengotomatiskan penghitungan utang & piutang dan pendapatan Anda secara detail.
Mengelola Tagihan Lebih Cepat dengan Software E-Invoice HashMicro
Software E-Invoicing HashMicro adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan penagihan pembayaran terhadap klien jika sudah terlambat melakukan pembayaran. Dengan adanya software ini, proses penagihan dapat menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien.
HashMicro memudahkan Anda dalam mengelola faktur dengan lebih efisien, mengirim pengingat pembayaran secara otomatis, serta mengintegrasikan data penjualan dalam satu sistem.
Berikut beberapa fitur unggulan yang ada pada software e-invoicing HashMicro:
- Invoice generation: Mampu membuat faktur sesuai dengan template yang telah disesuaikan bagi setiap klien sehingga perusahaan dapat melakukan pencetakan atau pengiriman langsung melalui email secara otomatis.
- Tax & discount management: Sistem ini mampu memperhitungkan diskon dan pajak terhadap suatu faktur secara otomatis sehingga perhitungan akan lebih akurat.
- Online payment management: Dapat membantu perusahaan dalam proses purchase order sehingga mempermudah metode pembayaran yang dilakukan oleh klien melalui pembayaran online serta dapat mengirimkan resi melalui platform yang sama.
- Credit limit management: Fitur ini mampu mengatur batas kredit yang berbeda untuk masing-masing klien yang berdasarkan pada harga produk atau jasa yang ditawarkan agar anggaran tetap sesuai.
- Invoice approval & validation: Sistem invoice digital HashMicro mampu meningkatkan efisiensi persetujuan dan validasi setiap faktur yang telah diberikan harga khusus atau diskon oleh perusahaan.
- Real-time invoice reporting: Melakukan pelaporan faktur secara real-time sehingga membantu perusahaan dalam menemukan faktur yang belum dibayar untuk memantau pendapatan.
Selain menciptakan software e-invoice, HashMicro juga menghadirkan Hashy yang merupakan bantuan AI dalam mengelola tagihan. Fitur unggulannya adalah mampu mengingatkan pelanggan secara otomatis dan fitur create invoice on the go.
Dengan teknologi seperti Hashy, pengelolaan invoice menjadi lebih ringan, terorganisir, dan membantu bisnis tetap fokus pada hal yang lebih besar. Ingin tahu bagaimana Hashy bisa membantu bisnis Anda? Hubungi kami untuk demo gratis!
Kesimpulan
Setiap klien tentu memiliki karakteristik yang berbeda-beda dalam menanggapi penagihan pembayaran. Hal ini tentu menjadi problematika tersendiri bagi perusahaan yang membutuhkan pembayaran untuk meningkatkan bisnisnya.
Demi mengurangi hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan e-invoice software HashMicro untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Penting bagi bisnis untuk memilih aplikasi invoice terbaik yang sesuai dengan kebutuhan.
Gunakan Software Invoice HashMicro untuk meningkatkan pembayaran tagihan dari konsumen dan dapatkan skema perhitungan harga untuk mengetahui kisaran harganya. Klik di sini untuk penjadwalan demo gratis sekarang.
