Stock Opname: Pengertian dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Dias Marendra
stock-opname image source: unleashedsoftware.com

Apakah anda pernah membayangkan bagaimana pemilik supermarket atau toko mengelola setiap barang yang ada di toko tersebut? Sudah pasti tidak mungkin karyawan toko atau supermarket tersebut mengecek setiap barang yang ada satu per satu saat menjalankan stock opname. Alasannya satu, karena satu toko saja jumlah persediaan barangnya bisa mencapai ribuan.

Proses stock opname sudah pasti akan sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual. Itu sebabnya banyak bisnis retail yang beralih menggunakan sistem inventory dengan harapan stock opname bisa berjalan lebih cepat dan mudah.

Lalu apa sih yang sebenarnya dimaksud dengan stock opname. Mari kita lihat penjelasannya berikut ini.

Pengertian

Menurut Wikipedia, stock opname, atau stock taking dalam bahasa Inggrisnya, adalah proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Kegiatan ini umumnya sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual.

Untuk melakukannya, diperlukan karyawan dengan ketelitian tingkat tinggi. Syarat ini penting karena jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang, bukan hanya perusahaan yang dirugikan, namun yang melakukan pengecekan inventory juga akan dituntut pertanggungan jawabnya.

Untuk mempermudah prosesnya dan meminimalisir terjadinya kesalahan, anda bisa menggunakan teknologi barcode. Tak hanya menjadikan proses pengecekan inventory menjadi lebih efektif dan efisien, barcode juga berguna untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.

Pentingnya melakukan stock opname

Apapun lini bisnis yang anda jalankan, stock opname adalah kegiatan penting yang harus dilakukan dari waktu ke waktu. Kegiatan ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya pencurian atau penggelapan barang yang dilakukan oleh staf.

Khusus di bisnis retail, stock opname dilakukan untuk mengontrol jumlah persediaan barang di gudang. Hal ini penting untuk menghindari kejadian stok kosong. Selain itu, stock opname diperlukan untuk mengetahui kondisi barang dan mengawasi tanggal kadaluarsa.

Di sejumlah perusahaan, stock opname dilakukan untuk mengetahui sejauh mana perusahaan tersebut berkembang. Semakin banyaknya jumlah barang yang ada di gudang, diiringi dengan cepatnya keluar masuk barang di gudang adalah sebuah pertanda semakin baiknya perusahaan tersebut dalam menjalankan bisnisnya.

Kapan sebaiknya stock opname dilakukan

Sebenarnya tidak ada standar baku mengenai waktu pelaksanaan stock opname. Ada yang sebulan sekali, tiga bulan sekali, hingga enam bulan sekali. Hal ini sangat tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Namun jika diambil rata-ratanya, lebih banyak perusahaan yang melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali. Alasannya karena proses pelaksanaannya yang memang makan waktu yang tidak sedikit.

Cara melakukannya

Sebelum menjalankan stock opname, ada baiknya kita perhatikan dulu hal-hal apa saja yang harus dipersiapkan sebelumnya. Berikut lengkapnya:

  • Lakukan di luar hari kerja: untuk mengurangi kemungkinan terjadinya selisih perhitungan barang, ada baiknya stock opname dilakukan pada hari libur. Dengan berhentinya lalu lintas barang dari dan ke gudang, menghitung jumlah barang akan jadi lebih mudah.
  • Jangan lakukan sendirian: jika perusahaan anda memiliki lebih dari satu gudang di tempat yang berbeda, jangan lakukan kegiatan ini sendirian. Cari orang yang bisa membantu anda agar pekerjaan ini semakin mudah dan cepat diselesaikan.
  • Lengkapi dokumen yang dibutuhkan: Pengecekan inventory pastinya disertai dokumen. Oleh karena itu, pastikan dokumen yang diperlukan sudah tersedia sebelum melakukan pekerjaan anda.

Setelah melengkapi hal-hal yang dibutuhkan, selanjutnya adalah pelaksanaan. Ada sejumlah hal yang harus anda perhatikan pada saat pelaksanaan dan sesudahnya. Beberapa di antaranya adalah:

  • Lakukan dengan teliti dan seksama: seperti yang sudah disinggung sebelumnya, pekerjaan ini membutuhkan sumber daya manusia dengan ketelitian level tinggi. Tanpanya, salah hitung ata salah input barang akan sering terjadi dan hal ini sudah pasti akan merugikan anda.
  • Buat laporannya: laporan adalah hal penting yang tak boleh dilewatkan setelah pengecekan inventaris selesai dilaksanakan. Melalui laporan lah pihak direksi bisa mengetahui apa yang terjadi dengan persediaan barang di gudang beberapa bulan ke belakang.

Kesimpulan

Tak bisa dipungkiri bahwa proses stock opname sangat menyita banyak waktu. Dan apabila terjadi kesalahan pada prosesnya, kegiatan ini sering berujung pada hal-hal yang merepotkan. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang tak lagi melakukan stock opname secara manual, alias menggunakan software.

Salah satu software yang kami sarankan adalah sistem inventory dari HashMicro. Dengan kelengkapan seperti barcode scanner, proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

Info lainnya seputar bisnis retail dan sistem inventory bisa klik link berikut ini.

Dapatkan

Konsultasi Bisnis

GRATIS via WhatsApp

latest articles

Dapatkan Update Gratis dari Kami

×