Pahami Apa Itu Stock Opname, Tujuan, Manfaat serta Tahapannya

Stock opname adalah sebuah rangkaian kegiatan perhitungan persediaan stok barang yang masih tersimpan dalam gudang untuk kemudian Anda pasarkan. Ada banyak kegiatan yang tercakup, mulai dari menghitung jumlah barang, melakukan pemeriksaan secara langsung, serta melakukan penataan yang akan memudahkan operasional bisnis ketika membutuhkan suatu produk tertentu.

Stock opname merupakan istilah yang mungkin jarang sekali kita dengar dalam pembicaraan harian. Namun di dunia bisnis, hal ini penting untuk dilakukan agar perusahaan bisa terhindari dari kerugian, seperti kesalahan stok atau penempatannya yang tidak optimal.

Tujuan Stock Opname dalam Dunia Bisnis

Tujuannya tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tetapi juga dapat Anda lakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang. Melainkan adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI).

Melalui kegiatan ini maka akan mengetahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada. Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Petugas audit yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan bertugas untuk melakukan stock opname, sehingga dilakukan secara independen dengan harapan memberikan hasil yang benar-benar akurat. Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan stock opname, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat Anda bebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian, tetapi jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas pada bagian persediaan mengganti kekurangan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu Anda buat, kecuali jika harga penggantian berbeda dengan harga pokok persediaan.

Jika pada persediaan barang atau kas terjadi selisih lebih maka harus melakukan pengecekan ulang, untuk mengetahui adanya kemungkinan transaksi yang belum tercatat.

Baca juga: 7 Langkah Stock Opname Inventaris Kantor di Akhir Tahun

Kenapa Bisnis Harus Melakukan Stock Opname?

Kegiatan stock opname dapat Anda lakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada pada gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda.

Jika menemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di daftar stok, maka bisa Anda lakukan pengecekan ulang apakah kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan. Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.

Bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stok barang melakukan penggantian atas kekurangan barang. Kegiatan ini juga dapat Anda lakukan untuk akun-akun seperti kas, piutang, utang dan aktiva lainnya.

Baca juga: 5 Masalah yang Kerap Muncul di Manajemen Stok Barang dan Cara Mengatasinya

Manfaat Stock Opname 

Stock opname adalah proses menghitung dan memverifikasi jumlah persediaan atau stok barang fisik yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau entitas bisnis. Manfaat stock opname cukup signifikan dalam pengelolaan bisnis dan persediaan. Beberapa manfaat utama dari stock opname meliputi

1. Akurasi Persediaan: Stock opname membantu memastikan bahwa catatan persediaan dalam sistem sesuai dengan jumlah barang fisik yang ada. Ini mengurangi risiko kesalahan penghitungan dan membantu perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
2. Pengendalian Kerugian: Dengan membandingkan data persediaan yang tercatat dengan jumlah fisik, stock opname dapat mengidentifikasi potensi kecurangan, pencurian, atau kerugian. Hal ini membantu perusahaan mengambil tindakan pencegahan lebih awal.
3. Perencanaan Efektif: Informasi akurat dari stock opname memungkinkan perusahaan merencanakan produksi dan pembelian dengan lebih efektif. Mereka dapat menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu produksi atau kelebihan stok yang membebani biaya penyimpanan.
4. Optimasi Pengeluaran: Dengan mengetahui jumlah persediaan yang tepat, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih bijak. Ini membantu menghindari pembelian berlebihan yang dapat mengikat modal kerja.
5. Efisiensi Operasional: Stock opname membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian antara catatan persediaan dan stok fisik. Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah dalam proses pengelolaan persediaan dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi operasional.
6. Pengendalian Kualitas: Dalam proses stock opname, barang-barang yang rusak atau cacat dapat diidentifikasi dengan lebih mudah. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan segera untuk mengganti atau memperbaiki barang-barang yang tidak memenuhi standar kualitas.
7. Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik: Dengan informasi persediaan yang akurat, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik. Hal ini membantu menjaga kepuasan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk yang diinginkan.

Dengan menerapkan stock opname secara teratur, perusahaan dapat memanfaatkan manfaat-manfaat ini untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Kapan Harus Melakukan Stock Opname?

Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait periode kegiatan stock opname. Berbeda jenis usaha pasti berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya Anda lakukan perhitungan stok barang ini.

Umumnya periode berlangsung dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali. Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta kondisinya.

Untuk menekan risiko selisih dari stok, pada beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang pada setiap awal bulan dengan pembuatan berita acara. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera Anda ketahui dan mencari tahu akar dari analisis perhitungannya.

Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok barang juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan pada sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak beroperasi.

Tahapan untuk Melakukan Stock Opname

Stock opname tidak dapat dilakukan asal-asalan. Mempertimbangkan tujuan stock opname yang sedemikian penting bagi kelancaran operasional bisnis adalah hal penting. Bahkan hingga tingkat operasional harian, pelaksanaannya pun sebaiknya dengan cara yang tepat juga. Ada tiga langkah dalam melakukan stock opname, antara lain sebagai berikut.

1. Tahapan awal

Pada langkah ini, karyawan yang bertugas dalam gudang akan menyiapkan hal-hal berkaitan dengan stock opname. Rangkaian kegiatan bisa Anda mulai bahkan jauh sebelum hari pelaksanaannya sendiri. Dalam menyiapkan hal tersebut, karyawan gudang biasanya membutuhkan waktu sebulan. Beberapa aktivitas adalah sebagai berikut:

• Meminta kepada karyawan gudang untuk menyiapkan tag atau sticker agar mudah memantau barang yang telah Anda periksa.
• Merapikan stok barang dengan cara membuat kode dan jenis barang sehingga memudahkan karyawan saat melakukan penghitungan.
• Menyiapkan barcode untuk stok barang agar masuk ke dalam daftar barang. 
• Merapikan stok barang yang tidak terhitung sehingga tidak akan tercantum dalam stok periode selanjutnya.

2. Tahapan persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari-H. Karyawan gudang sudah semakin siap dengan pencatatan stok barang. Hal yang perlu ada pada tahap ini antara lain:

• Melakukan pertemuan dengan semua karyawan sehingga menjelang hari H mereka paham akan pekerjaan saat stock opname. 
• Karyawan bagian gudang perlu memastikan ulang apa saja aktivitas yang akan Anda lakukan pada H-1 penghitungan. 
• Jika ada mutasi barang, alangkah sebaiknya berhenti terlebih dahulu sehingga tidak mengganggu jalannya aktivitas.

3. Tahapan stock opname

Tahap ini adalah hari stock opname dilakukan. Penghitungannya adalah bagian terpenting sebab hal tersebut akan menentukan strategi perusahaan pada masa mendatang. Beberapa langkah yang perlu Anda ketahui adalah:

• Mengecek seluruh transaksi yang telah masuk menjadi program stock opname.
• Jika seluruh stok bisa masuk ke dalam program, langkah selanjutnya adalah mencetak seluruh stok untuk menjadi panduan. Untuk mengantisipasi kesalahan penghitungan biaya maka dapat beralih ke bagian keuangan. 
• Ketika proses telah berjalan maka pastikan beri tag kepada produk yang Anda periksa agar tidak terjadi penumpukan data.
• Hasil cek adalah penting sehingga perlu masuk ke dalam sistem seperti Excel atau Google Sheet. 
• Lakukan cek ulang agar tidak terjadi penumpukan data atau kekeliruan penghitungan biaya
• Jika proses telah usai, segera ke bagian akuntan untuk melakukan penyesuaian persediaan barang. 

4. Tahap Penyelesaian

Setelah menyelesaikan tahap-tahap awal, persiapan, dan pelaksanaan stock opname, langkah terakhir adalah tahap penyelesaian. Pada tahap ini, hasil stock opname diserahkan kepada bagian akuntan untuk proses penyesuaian jumlah di sistem.

• Proses Penyesuaian Jumlah di Sistem:
  • Hasil stock opname, yang mencakup perbandingan antara catatan stok dalam sistem dengan stok hasil opname, diserahkan ke bagian akuntan.
  • Bagian akuntan bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian jumlah di sistem sesuai dengan hasil stock opname yang telah diverifikasi.
  • Proses ini mencakup pembuatan jurnal penyesuaian atau langkah-langkah lain yang diperlukan untuk mencerminkan jumlah stok yang akurat dan sesuai dengan kondisi fisik.
• Pemberitahuan Penyelesaian Stock Opname:
  • Setelah proses penyesuaian selesai, perusahaan dapat memberikan pemberitahuan bahwa stock opname telah selesai dijalankan.
  • Pemberitahuan ini dapat mencakup informasi terkait hasil stock opname, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan catatan penting lainnya terkait integritas stok perusahaan.
• Evaluasi dan Peningkatan Proses:
  • Pasca penyelesaian stock opname, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap seluruh proses.
  • Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan dalam pelaksanaan stock opname selanjutnya, termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan risiko kesalahan, dan penyempurnaan prosedur.
• Pelaporan Hasil:
  • Bagian akuntan juga dapat menyiapkan laporan hasil stock opname, yang mencakup detail selisih, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan rekomendasi jika ditemukan masalah atau kesalahan tertentu.
  • Laporan ini dapat menjadi referensi penting untuk manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan terkait pengelolaan stok dan langkah-langkah perbaikan di masa depan.

Baca juga: 7 Manfaat Sistem Manajemen Inventory untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Dalam rangka menghindari risiko selisih dari stok barang, perusahaan dapat melakukan kegiatan stock opname ini setiap akhir tahun dengan tujuan agar di tahun yang baru perusahaan dapat memasok kebutuhan barang sesuai data dari perhitungan yang perusahaan lakukan.

Proses ini memang sangat menyita banyak waktu, salah satu software stock opname yang kami sarankan adalah Software Inventory dari HashMicro. Dengan kelengkapan seperti barcode scanner, proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Software Inventory dari HashMicro dan apabila Anda mengalami kesulitan jangan sungkan untuk meminta demo gratis dengan tim profesional kami.