Manpower Requisition: Pengertian, Fungsi, dan Alur Prosesnya

Ketika suatu departemen membutuhkan karyawan baru, mereka harus mengajukan permintaan resmi lebih dulu. Manpower requisition adalah dokumen yang menginisiasikan proses perekrutan secara formal. Tanpa dokumen ini, tim HR tidak dapat langsung membuka lowongan pekerjaan. Mereka harus memastikan dengan departemen lain bahwa perekrutan selaras dengan strategi bisnis jangka panjang. 

Laporan SHRM menemukan bahwa perekrutan rata-rata menyumbang 26% dari anggaran HR. Posisi non-eksekutif memiliki cost-per-hire rata-rata sebesar $5,475 dolar AS. Sementara itu, posisi eksekutif memakan biaya rata-rata sebesar $35,879 dolar AS per perekrutan. Oleh karena itu, Anda perlu memahami apa itu manpower requisition dan alur kerja persetujuannya.

Pengertian Manpower Requisition

Manpower requisition adalah permintaan formal tertulis yang diajukan ke divisi HR untuk memulai proses rekrutmen. Dalam proses ini, user department akan mengajukan permintaan, yang kemudian dicek oleh departemen HR dan keuangan. Form MR biasanya berisi nama posisi, jumlah karyawan, jenis kebutuhan, alasan kebutuhan, kualifikasi, budget, timeline, dan siapa yang approve. Karena itu, ini hanya didistribusikan secara internal. 

Perusahaan menggunakan manpower requisition untuk menghindari proses rekrutmen informal dan memastikan rekrutmen sepadan dengan strategi bisnis jangka panjang. Jadi, ini adalah praktik yang umum di dalam perusahaan. Namun, bisnis kecil dan UMKM biasanya menerapkan versi yang lebih sederhana. 

Manpower Requisition vs. Job Requisition vs. Job Description vs. Job Posting

Terkadang, orang menyamakan manpower requisition dengan job requisition, job description, dan job posting. Supaya Anda tidak salah paham, berikut perbedaan di antara keempatnya:

Fungsi Manpower Requisition dalam HR

Dalam HR, manpower requisition berperan dalam perekrutan dan perencanaan tenaga kerja. Berikut beberapa fungsinya:

1. Menyelaraskan rekrutmen dengan anggaran perusahaan

Sebelum memasang sebuah job posting, bisnis harus memeriksa kapasitas-nya untuk menerima karyawan baru. Divisi finance dapat membenarkan permintaan tenaga kerja melalui MR. Manpower requisition menjamin proses rekrutmen selaras dengan rencana keuangan perusahaan. Mereka juga membantu dalam menentukan gaji untuk posisi pekerjaan tersebut. 

2. Membantu HR merekrut pekerja

MR membantu departemen HR dalam proses perekrutan. Dengan informasi lengkap dan detail, HR dapat memprioritaskan posisi yang paling penting. Mereka juga menggunakan informasi ini untuk menulis job description dan job posting. 

3. Mempermudah pemantauan status permintaan tenaga kerja

MR memudahkan pelacakan status permintaan dengan adanya form tertulis. Dokumen ini memperjelas siapa yang mengajukan, meninjau, dan menyetujui permintaan tenaga kerja. Jadi, Anda dapat melacak orang yang bertanggung jawab atas bagian tertentu dalam alur kerja persetujuan. 

4. Mendukung manpower planning jangka panjang

Dalam jangka panjang, manpower requisition mendukung manpower planning. MR memastikan permintaan tenaga kerja sepadan dengan manpower plan. Anda dapat menjamin bahwa jumlah karyawan pada waktu tertentu tidak melebihi angka proyeksi. Ini juga mencegah overstaffing dan membantu bisnis memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. 

Kapan Manpower Requisition Dibutuhkan?

Perusahaan biasanya menggunakan MR dalam berbagai situasi, misalnya:

• Ada karyawan yang undur diri: Ketika seorang karyawan mengundurkan diri, departemen mereka harus segera mengisi posisi tersebut.
• Perusahaan membuka cabang/divisi baru: Perusahaan yang baru saja membuka cabang atau divisi baru membutuhkan karyawan untuk mengisi posisi kosong. Pada kasus ini, mereka biasanya melakukan mass hiring, sehingga mereka perlu persetujuan lebih dulu.
• Permintaan dan beban kerja meningkat: Bisnis seringkali meningkatkan proses perekrutan ketika menghadapi peningkatan permintaan. Untuk memformalkan dan mendokumentasikan proses ini, mereka akan menggunakan manpower requisition.
• Ada proyek baru: Perusahaan dengan proyek baru umumnya memerlukan pekerja tambahan untuk menangani peningkatan jumlah tugas. 
• Perusahaan butuh tenaga kerja kontrak/outsourcing/sementara: Terkadang perusahaan membutuhkan pekerja kontrak, outsourcing atau sementara. Untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, departemen HR dan finance perlu meninjau upah dan informasi terkait deskripsi pekerjaan. 

Komponen yang Wajib Ada dalam Manpower Requisition

Dalam manpower requisition form, terdapat beberapa komponen penting, yaitu:

• Job title: Nama posisi pekerjaan yang dibutuhkan. Hal ini biasanya singkat dan mewakili tugas dan tanggung jawab peran tersebut.
• Departemen: Departemen atau divisi yang mengajukan permintaan tenaga kerja.
• Alasan kebutuhan: Alasan user department meminta tenaga kerja baru atau tambahan. Ini bisa berupa banyak hal, mulai dari menggantikan karyawan yang baru saja mengundurkan diri hingga menangani peningkatan beban kerja.
• Jenis kebutuhan: Tipe karyawan yang divisi perlukan, seperti posisi baru atau pengganti. Ini penting bagi HR dalam menentukan prioritas dan urgensi permintaan. 
• Jenis kontrak: Jenis kontrak yang akan digunakan. Ini berkisar dari kontrak tetap, tidak tetap, freelance, hingga outsourcing.
• Tempat kerja: Lokasi kerja staf baru. Anda dapat menulis kantor pusat, kantor cabang, lokasi proyek, fasilitas operasional, remote work, atau hybrid work.
• Tanggal mulai kerja: Tanggal ideal staf baru untuk mulai kerja.
• Jumlah karyawan: Jumlah tenaga kerja yang divisi minta.
• Estimasi gaji: Estimasi gaji untuk posisi pekerjaan.
• Kualifikasi: Kualifikasi untuk posisi pekerjaan. Anda harus merinci pendidikan, pengalaman, keterampilan teknis, keahlian, sertifikat, dan kualifikasi penting lainnya.
• Hiring manager: Pihak yang mengajukan permintaan dan akan bertanggung jawab atas pekerja di posisi tersebut. 
• Approver: Pihak yang menyetujui permintaan.
• Catatan tambahan: Area untuk informasi tambahan.

Contoh Form Manpower Requisition

Sebagai gambaran, berikut contoh manpower requisition form:

Template Manpower Requisition Form

Sebelum Anda menerapkan MR dalam bisnis Anda, Anda perlu menetapkan format standar terlebih dahulu. Berikut format manpower requisition yang dapat Anda gunakan:

Template manpower requisition

Download Sekarang

Download Sekarang

Cara Membuat Manpower Requisition yang Benar

Untuk membuat MR yang benar, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi terkait

Pertama, identifikasi kebutuhan tenaga kerja. Anda perlu menetapkan apakah permintaan ini untuk posisi baru atau pengganti. Lalu, tentukan informasi yang terkait dengan posisi pekerjaan, misalnya kualifikasi dan tanggal mulai. 

Note: Jangan lupa untuk menjelaskan alasan kebutuhan dalam dokumen MR. 

2. Pastikan informasi benar dengan departemen HR

Periksa form MR dengan divisi HR. Permintaan ini harus dibenarkan dalam rangka rencana tenaga kerja dan kebutuhan operasional perusahaan. Tim HR perlu memastikan bahwa hal ini, bersama keakuratan detail dan persyaratan pekerjaan. 

3. Cek budget dengan divisi finance

Hitung estimasi gaji untuk posisi pekerjaan. Kemudian, tinjau kesesuaiannya dengan departemen keuangan. Mereka akan mengevaluasi justifikasi finansial, serta gaji dan benefit yang diusulkan. Tim keuangan hanya akan memberikan persetujuan jika masuk akal dan pas dengan strategi bisnis. 

4. Ajukan approval ke pihak manajemen

Setelah mendapatkan persetujuan dari divisi HR dan finance, serahkan manpower requisition form kepada top management. Mereka perlu memeriksa keselarasannya dengan rencana dan dampaknya pada bisnis. Mereka juga harus memastikan kesesuaian permintaan dengan kebijakan internal perusahaan. 

5. Job posting dan description setelah persetujuan

HR akan membuat job description dan job posting setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen tingkat atas. Job description dibuat untuk menjelaskan tugas suatu posisi. Sebaliknya, job posting mengumumkan lowongan pekerjaan untuk menarik perhatian kandidat yang berminat. Keduanya akan diposting di halaman karir perusahaan, situs lowongan kerja, media sosial, dan situs jaringan profesional. 

6. Monitor status sampai posisi terisi

Sampai posisi pekerjaan terisi, monitor status permintaan. Pastikan permintaan tersebut terpenuhi sebelum membuat permintaan lain. Anda dapat menggunakan software HR atau applicant tracking system khusus untuk mempermudah pelacakan. 

Alur Proses Manpower Requisition di HR

MR biasanya mengikuti alur approval berikut:

• User department mengajukan kebutuhan: Pertama, departemen pengguna akan menyampaikan kebutuhan mereka kepada kepala departemen mereka. 
• Department head memvalidasi kebutuhan: Kepala departemen akan mengecek urgensi dan relevansi posisi pekerjaan. Lalu, dia akan menyusun manpower requisition form untuk mengajukan permintaan tenaga kerja. 
• Divisi HR mengecek kebutuhan rekrutmen: Departemen HR akan memeriksa alasan perekrutan sesudah mendapatkan form. Mereka akan memverifikasi keakuratan nama posisi, tugas, keterampilan, dan syarat experience yang tertulis. Mereka juga akan memeriksa apakah ada kandidat internal yang pas atau tidak. 
• Divisi Finance mengecek anggaran bisnis: Departemen keuangan akan mengonfirmasi ketersediaan anggaran perusahaan untuk karyawan baru. Mereka juga perlu memeriksa jenis kontrak yang digunakan, karena ini akan memengaruhi upah dan tunjangan karyawan itu. 
• Manajemen memberikan approval: Manajemen tingkat atas akan memberikan persetujuan akhir untuk memulai proses perekrutan. 
• Divisi HR memulai proses rekrutmen: Tim HR akan menyusun job description dan job posting, menggunakan informasi dari form. Sesudah itu, mereka akan memulai proses sourcing dengan memposting dan mempromosikan posisi yang kosong.
• Pemantauan status permintaan sampai posisi terpenuhi: Sembari tim HR mencari dan menyeleksi kandidat, pantau status permintaan. 

Ingat, alur MR tergantung pada ukuran perusahaan dan kebijakan internal Anda. Jadi, pastikan saja alur tersebut sesuai dengan bisnis Anda. 

Kesalahan Umum saat Membuat Manpower Requisition

Saat membuat MR, ada beberapa tantangan yang perlu Anda ketahui:

1. Hiring timeline tidak realistis

Jadwal rekrutmen yang tidak realistis meningkatkan risiko pengambilan keputusan yang terburu-buru. Divisi HR mungkin menerima seorang karyawan yang tidak sesuai dengan kebutuhan departemen secara tidak sengaja. Pekerja seperti ini akan menurunkan semangat kerja staf dalam perusahaan Anda. 

2. Kualifikasi pekerjaan terlalu umum

Kualifikasi pekerjaan yang terlalu umum akan mempersulit perekrutan kandidat yang berkualitas. Ini meningkatkan risiko kesalahan karena memberikan informasi yang salah kepada perekrut dan pencari kerja. HR bisa secara tidak sengaja fokus pada pengalaman atau keahlian yang salah. Pekerja yang mereka pilih mungkin tidak memiliki skill set untuk menangani tugas akibat itu. 

3. Jenis kebutuhan dan employment tidak tertulis

Permintaan tenaga kerja tanpa jenis kebutuhan dan employment yang jelas hanya akan membingungkan tim perekrut. Ini berpengaruh pada durasi dan fokus evaluasi tim Anda. Perekrutan karyawan tetap akan berbeda dari perekrutan pekerja kontrak atau magang. 

4. Tidak menyertakan estimasi budget dalam form

Tidak menyertakan estimasi gaji atau alokasi budget akan menunda persetujuan form. Tanpa taksiran budget, departemen keuangan tidak dapat mengecek kecocokannya terhadap anggaran perusahaan. Mereka juga tidak bisa memeriksa kesesuaian perkiraan gaji dengan posisi pekerjaan. 

5. Approval hanya lewat email/chat

Meskipun chat dan email cukup praktis, Anda dapat kehilangan manpower requisition di inbox dengan mudah. Permintaan yang hilang akan menyebabkan penundaan dan hambatan dalam alur kerja persetujuan. Selain itu, menerapkan audit trail dalam aplikasi email dan chat itu sulit, sehingga membuat dokumentasi susah. 

6. HR tidak punya sistem tracking

Tanpa tracking system, divisi HR tidak memiliki visibilitas real-time terhadap status permintaan dan proses perekrutan. Anda tidak dapat menelusuri setiap langkah dalam manpower requisition.

Strategi Meningkatkan Proses Manpower Requisition

MR yang rumit atau berantakan dapat menguras anggaran bisnis Anda. Supaya ini tidak terjadi, Anda harus meningkatkan prosesnya, misalnya dengan:

1. Job analysis menyeluruh

Sebelum mengajukan kebutuhan tenaga kerja, Anda perlu menganalisis posisi pekerjaan terlebih dahulu. Ini akan menentukan kualifikasi yang dibutuhkan. Untuk melakukannya, kumpulkan dan analisis informasi tentang tugas dan kompetensi pekerjaan. Anda dapat melaksanakan ini lewat wawancara, observasi, survei atau tinjauan dokumen. 

2. Standardisasi manpower requisition form

Tetapkan template MR yang standar. Format terstandardisasi meningkatkan efisiensi dan memastikan konsistensi. Anda akan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dengan mendesain dan menetapkan format lebih dulu. 

3. Tetapkan approval workflow yang terstandardisasi

Buat approval workflow untuk manpower requisition. Pertama, Anda perlu memetakan proses yang sudah ada lebih dulu. Kemudian, Anda perlu menentukan alur dan pihak yang berwenang menyetujui. Ini memperkuat document control, yang akan mengurangi kesalahan dan hambatan di seluruh proses. 

Note: Anda dapat menetapkan approval workflow dengan sistem umum atau workflow automation tools. 

4. Digitalisasikan proses permintaan dengan software

Digitalisasikan proses menggunakan software HRIS. Sistem ini memudahkan pelacakan status permintaan dan kebutuhan tenaga kerja per departemen, semuanya dalam satu dashboard. Anda juga dapat mengotomatiskan proses persetujuan dokumen dengan software HRIS. 

Kesimpulan

Gunakan form MR ketika Anda membutuhkan pekerja baru. Manpower requisition adalah dokumen yang memastikan kebutuhan tenaga kerja Anda terkelola dan sesuai budget. Tim HR Anda dapat merekrut kandidat yang tepat dengan informasi dalam dokumen ini. Bisnis Anda juga dapat memastikan permintaan ini mendukung perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang. 

Supaya proses permintaan tenaga kerja lebih efisien, susun form dan alur kerja yang terstandardisasi. Ini akan menyederhanakan proses dan mempermudah pelacakan status. Anda juga dapat menggunakan software HRIS untuk mengotomatiskan pembuatan form dan approval workflow. 

Pertanyaan Seputar Manpower Requisition

• Siapa yang membuat manpower requisition form?

  Kepala departemen adalah orang yang biasanya membuat manpower requisition form. Mereka akan menulis form, berdasarkan ajuan kebutuhan departemen-nya. Lalu, divisi HR dan finance akan mengecek permintaan agar sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan bisnis.

• Siapa yang menyetujui manpower requisition?

  Ada beberapa orang yang menyetujui MR sepanjang prosesnya. Kepala departemen menyetujui permintaan user department. Divisi HR memeriksa validasi kebutuhan bisnis dan posisi pekerjaan. Departemen keuangan meninjau dan mengizinkan anggaran dalam format. Pada akhirnya, manajemen tingkat atas memberikan persetujuan akhir, sebelum mulainya proses rekrutmen.

• Apakah manpower requisition sama dengan manpower planning?

  Tidak, manpower planning memiliki cakupan yang lebih luas daripada manpower requisition. MR adalah permintaan tenaga kerja formal dan tertulis kepada HR untuk memulai proses rekrutmen. Sebaliknya, manpower planning adalah proses memperkirakan berapa banyak pekerja yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu pada waktu tertentu.

• Apakah perusahaan kecil perlu manpower requisition?

  Ya, tetapi tidak seintens dan serumit seperti di perusahaan yang lebih besar. Bisnis kecil sebaiknya memiliki MR yang lebih sederhana. Ini agar prosesnya terdokumentasi, namun tetap praktis dan sederhana bagi perusahaan kecil.