Sebuah bisnis atau usaha, wajib hukumnya untuk memiliki catatan keuangan selama bisnis tersebut beroperasi. Salah satunya dengan buku kas. Dengan buku ini, Anda dapat memantau kondisi keuangan perusahaan, alokasi dana pengeluaran, sumber pemasukan perusahaan, dan kegiatan transaksi tunai lainnya. Pencatatan secara manual tentunya tidak akan mudah tanpa bantuan sistem ERP, bahkan akan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan data.
Untuk itu, Sistem Akuntansi dari HashMicro hadir untuk membantu Anda dalam mengotomatiskan seluruh kegiatan akuntansi, menghemat waktu pencatatan, dan akurasi yang tinggi untuk mencegah terjadinya kesalahan data. Anda dapat mengunduh skema harga perhitungan Sistem Akuntansi untuk mengetahui besaran biaya pengimplementasiannya.
Daftar Isi
Pengertian Buku Kas
Di sebuah perusahaan, kegiatan transaksi tunai terjadi berulang kali dalam setahun. Untuk mengelolanya dengan baik, perusahaan menggunakan cash book. Buku kas adalah buku khusus yang biasa digunakan untuk mencatat satu jenis transaksi-transaksi tunai. Contohnya adalah catatan transaksi penerimaan dan pembayaran kas. Pencatatan disesuaikan dengan urutan kronologis tanggal beserta penjelasan dan saldo ditarik pada periode tertentu.
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Neraca Keuangan
Karakteristik Buku Kas
Agar lebih memahami apa itu cash book, Anda harus mengetahui beberapa karakteristiknya. Yang pertama, buku ini adalah jurnal khusus karena hanya melakukan pencatatan transaksi tunai. Itu artinya, uang tunai di tangan harus sama atau seimbang dengan kotak kas. Kedua, untuk transaksi non-tunai dari buku ini harus Anda transfer ke akun yang bersifat relevan di buku besar. Ketiga, cash book hanya menampilkan saldo debet karena tidak ada saldo kredit. Terakhir, buku ini bertujuan untuk memenuhi tujuan dari jurnal dan buku besar karena fiturnya yang mirip dengan jurnal dan buku besar.
Jenis-Jenis Buku Kas
Ada beberapa jenis cash book yang mungkin digunakan oleh perusahaan. Berikut ini beberapa contohnya:
Buku Kas Sederhana
Buku ini biasa disebut buku kas kolom tunggal yang hanya mencatat transaksi tunai sehingga Anda tidak bisa mencatat transaksi perbankan atau diskon apapun. Pencatatan mengenai transaksi perbankan dan diskon akan ada di dalam akun buku besar secara terpisah. Cara pencatatannya yaitu uang masuk berada di sebelah kiri, sedangkan pembayaran tunai berada di sebelah kanan. Mayoritas perusahaan melakukan penyeimbangan dana dengan cash book setiap hari.
Buku Kas dua Kolom
Seperti namanya, buku ini adalah buku kas kolom ganda. Di buku ini ada kolom tambahan untuk pencatatan diskon. Diskon adalah akun nominal berupa kerugian di sisi debit dan keuntungan di sisi kredit. Anda dapat mencatat transaksi tunai dan diskon di dalam buku yang sama. Anda harus melakukan penyeimbangan antara transaksi tunai dan diskon kemudian mentransfer saldo penutupan.
Buku Kas Tiga Kolom
Perkembangan zaman membuat mayoritas perusahaan beralih menggunakan cek atau wesel. Itulah mengapa kolom di cash book ini terbagi menjadi tiga, yaitu kolom uang tunai, diskon, dan kolom bank. Kolom bank di sini membuat pencatatan menjadi lebih ringkas dan mudah dipahami. Selain itu, ada entri kontra yang dapat melacak transaksi yang terjadi antara rekening bank dan kas. Cara melakukan pencatatannya adalah dengan membuat entri di kolom bank pada sisi debit apabila Anda menerima cek dan menyimpannya di bank pada hari yang sama. Sebaliknya, Anda harus membuat entri kontra ketika mengirim cek tidak di hari yang sama.
Buku Kas Kecil
Pencatatan transaksi yang ada di buku ini meliputi transaksi kecil oleh berbagai departemen yang biasa terjadi di setiap hari seperti biaya ongkos kirim, alat tulis, tagihan makanan, dan lain sebagainya. Transaksi tersebut bahkan bisa terjadi puluhan kali hanya dalam hitungan hari, maka dari itu, transaksi tersebut masuk pengkategorian transaksi kecil. Tingginya frekuensi transaksi kecil mengharuskan Anda untuk mencatatnya di dalam petty cash book.
Baca juga: Simak Manfaat Software Akuntansi Terbaik bagi Bisnis Anda!
Manfaat Buku Kas
Bukan tanpa alasan mengapa buku ini sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan Anda. Tentu ada banyak manfaat yang akan Anda rasakan jika bisa mengelola cash book seefisien mungkin. Berikut ini adalah manfaatnya:
Catatan harian yang detail dan terperinci
Pencatatan cash book harus secara berkala agar lebih detail dan terperinci. Catatan ini berisikan arus keuangan harian seperti penerimaan dan pengeluaran kas setiap hari.
Dasar pemeriksaan arus keuangan
Buku ini mampu mencegah terjadinya kecurangan atau korupsi keuangan perusahaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Anda dapat melakukan penyesuaian dan keseimbangan antara catatan kas dengan uang fisiknya terkait dengan alokasi pengeluaran dana dan sumber pemasukan.
Dasar pelacakan kesalahan
Pencatatan keuangan pasti tidak luput dari kesalahan. Dengan adanya cash book, Anda dapat dengan mudah melacak kesalahan dengan mencocokkan uang kas tunai dengan catatan yang ada. Anda bisa menelusuri tiap transaksi yang pernah terjadi jika terdapat selisih dalam perhitungan.
Identifikasi kecurangan
Anda dapat menjadikan cash book sebagai cara untuk mengamankan keuangan perusahaan dengan mengidentifikasi kecurangan dari laporan kas, apakah jumlah pencatatan sesuai dengan uang fisik atau tidak.
Informasi kas tunai perusahaan
Anda dapat dengan mudah untuk mengetahui jumlah uang tunai milik perusahaan. Hal ini terbilang sangat penting, mengingat perusahaan wajib memiliki keuangan liquid yang memadai untuk bertransaksi sewaktu-waktu. Itulah mengapa kesinambungan dalam pencatatan kas adalah kunci utama agar informasi mengenai keuangan perusahaan terupdate secara real-time.
Kesimpulan
Pencatatan cash book memegang peran vital dalam operasional perusahaan. Sedikit saja kesalahan yang Anda buat ketika proses pencatatan, akan berdampak pada ketidakseimbangan laporan dengan uang tunai yang ada. Untuk meminimalkan kesalahan tersebut, Anda membutuhkan Sistem Akuntansi yang mampu mencatat dan menghitung arus kas secara akurat dan menghemat waktu dengan pencatatan otomatis.
Akan menjadi nilai tambah jika sistem dapat memperbarui data secara real-time dan menghasilkan laporan arus kas dalam hitungan detik. Untuk konsultasi lebih lanjut mengenai Sistem Akuntansi atau Sistem ERP lainnya, segera jadwalkan demo gratis dengan kami!
