PDCA : Solusi dalam Menyelesaikan Masalah Perusahaan

Terdapat banyak cara dalam mengatasi masalah dalam sebuah perusahaan, salah satu cara tersebut adalah PDCA. Siklus atau cara ini juga biasa disebut siklus Deming atau siklus Shewhart. Cara ini juga dapat Anda terapkan untuk melakukan perubahan atau perbaikan dalam sebuah bisnis. Selain itu, metode ini juga biasa digunakan untuk mengendalikan kualitas. Tetapi, cara ini memiliki penggunaan yang beragam dan cukup luas.

Pengertian PDCA

Siklus Plan Do Check Act, adalah model manajemen yang dikembangkan oleh William Edwards Deming yang awalnya dikemukakan oleh fisikawan Amerika Walter Andrew Shewhart untuk perbaikan proses atau individu secara berkelanjutan. PDCA dalam bahasa Indonesia adalah perencanaan, pengerjaan, pengecekan, dan tindakan. Siklus manajemen ini berguna untuk perusahaan manufaktur, perusahaan manajemen, dan lainnya. Seperti namanya, ini merupakan siklus yang berulang. Siklus ini dapat membantu sebuah bisnis atau perusahaan keluar dari stagnasi ekonomi. Selain itu, siklus ini juga dapat membuat dan mengembangkan sistem yang selalu berkembang dan berubah ke arah yang lebih baik.

Manfaat PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) merupakan metode manajemen yang banyak digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mendorong perbaikan berkelanjutan. Berikut beberapa manfaat utama dari penerapan siklus PDCA dalam bisnis:

• Meningkatkan Efisiensi Proses
  Dengan membagi pekerjaan ke dalam tahap yang terstruktur, PDCA membantu proses berjalan lebih sistematis dan efisien.

• Memudahkan Identifikasi Masalah
  Tahap “Check” memungkinkan tim mengevaluasi hasil secara rutin dan menemukan kendala lebih cepat.

• Mendorong Perbaikan Berkelanjutan
  Siklus PDCA mendorong budaya kerja yang fokus pada pengembangan dan penyempurnaan proses secara konsisten.

• Fleksibel untuk Berbagai Bidang
  Metode ini dapat diterapkan dalam berbagai industri dan fungsi kerja, mulai dari operasional hingga pengembangan SDM.

• Meningkatkan Kualitas Keputusan
  Proses perencanaan dan evaluasi yang matang membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data.

Empat Fase dalam PDCA (Plan Do Check Act)

• Plan

Plan merupakan tahap pertama dalam siklus PDCA. Dalam tahap ini, anda dapat melakukan perencanaan menggunakan teknik 5W dan teknik root cause analysis. Dalam tahap ini, Anda dapat membuat hipotesis dan tujuan agar hasilnya sesuai harapan. Sebelum Anda lanjut ke tahap selanjutnya, Anda perlu mengetahui beberapa hal. Hal-hal tersebut seperti masalah utama yang ingin Anda selesaikan dan sumber daya untuk menyelesaikannya. Selain itu, Anda juga perlu mengetahui solusi dan ukuran untuk mengetahui keberhasilan PDCA. Dalam memaksimalkan perannya, anda dapat memanfaatkan fitur fitur sistem ERP melewati software dari kami.

• Do

Pada tahap ini, Anda perlu mulai menjalankan hal-hal yang sudah Anda rencanakan. Hal-hal tersebut termasuk pengujian kecil-kecilan untuk mengukur hasil dari solusi yang juga telah Anda rencanakan. Anda harus mencari solusi terbaik yang dapat memberikan hasil sesuai dengan harapan Anda. Pada tahap ini, ada kemungkinan hal-hal yang tidak Anda perkirakan akan muncul. Untuk itu, sebaiknya Anda harus lebih tenang dalam menghadapi masalah-masalah baru yang muncul. Agar tahap ini sukses, Anda juga perlu menerapkan standar agar semua orang yang terlibat dalam proses mengerti akan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

• Check

Tahap ini adalah tahap yang mana Anda melakukan pemeriksaan. Menurut Wikipedia, tahap ini bertujuan untuk memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan laporan hasil. Anda juga perlu melakukan pengecekan apakah standar yang Anda terapkan sudah terpenuhi. Maka dari itu, tahap ini harus Anda lakukan dengan teliti. Permasalahan yang terjadi pada tahap Do, harus Anda selesaikan pada tahap Check. Tahap Do dan Check dapat Anda lakukan berulang kali sampai hasilnya sempurna. Anda juga dapat melakukan pengecekan dan pengelolaan keuangan perusahaan dengan Sistem Akuntansi dari HashMicro.

• Act

Tahap ini merupakan tahap akhir dalam PDCA. Ketika Anda telah sampai pada tahap ini, itu berarti seluruh aspek proses telah Anda perbaiki berdasarkan evaluasi dari tahap Do dan Check. Walau ini tahap akhir, seluruh proses PDCA akan tetap dilakukan berulang. Setelah tahap ini selesai, model PDCA telah berkembang menjadi standar baru sebuah perusahaan. Ketika proses ini berulang, cobalah untuk tetap selalu melakukan perbaikan. 

Kelebihan dan Kekurangan PDCA

Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) dikenal sebagai salah satu metode manajemen yang efektif untuk perbaikan berkelanjutan. Meskipun terlihat sederhana, PDCA memiliki berbagai kelebihan yang membuatnya banyak digunakan di berbagai bidang. Namun, seperti metode lainnya, PDCA juga memiliki kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum diimplementasikan secara menyeluruh. Berikut ini adalah ringkasan kelebihan dan kekurangan PDCA yang perlu Anda ketahui.

Solusi Optimal PDCA dengan Sistem HashMicro

Untuk memaksimalkan efektivitas siklus PDCA, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu mendukung proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan perbaikan secara menyeluruh. HashMicro menawarkan solusi berbasis sistem ERP yang dapat membantu setiap tahapan PDCA berjalan lebih efisien dan terukur.

Fitur Unggulan HashMicro yang Mendukung PDCA:

• Manajemen Proyek Terpadu: Memudahkan proses perencanaan dan pelaksanaan proyek dengan timeline, tugas, dan progress yang terpantau jelas.

• Analisis Kinerja Otomatis: Mendukung tahap “Check” dengan laporan performa real-time untuk mengevaluasi hasil secara cepat dan akurat.

• Workflow yang Fleksibel: Mendukung proses koreksi dan perbaikan (Act) dengan sistem approval otomatis dan notifikasi terintegrasi.

• Integrasi Antar Departemen: Memastikan semua divisi dapat berkolaborasi dalam satu platform untuk mendukung perbaikan berkelanjutan.

Dengan HashMicro, penerapan PDCA tidak hanya lebih mudah, tetapi juga lebih terukur dan berdampak nyata pada peningkatan kualitas kerja perusahaan.

Kesimpulan

Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa PDCA merupakan framework atau metode manajemen yang dalamnya terdapat siklus plan do check act. Secara umum, framework ini memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Tetapi, Anda tetap perlu mengetahui hal ini apalagi jika Anda merupakan seseorang yang memiliki peran penting dalam perusahaan. 

Selain itu, Anda juga dapat memaksimalkan proses manajemen dan melakukan seluruh proses operasional secara efisien dengan Software ERP dari HashMicro. Sistem ERP merupakan sistem yang mampu membuat operasional bisnis Anda menjadi lebih efektif dan efisien. HashMicro menyediakan sistem ERP yang terintegrasi dalam satu sistem sehingga membuat Anda dapat memantau bisnis Anda secara real-time.

Pertanyaan Seputar PDCA

• Apa itu metode PDCA dan bagaimana penerapannya dalam bisnis?

  PDCA (Plan-Do-Check-Act) adalah siklus manajemen berulang yang digunakan untuk perbaikan proses secara berkelanjutan. Metode ini membantu bisnis dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan menindaklanjuti solusi untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas operasional.

• Apa saja tahapan dalam siklus PDCA?

  Tahapan PDCA mencakup perencanaan tujuan dan proses, pelaksanaan rencana dalam skala kecil sebagai uji coba, evaluasi hasil untuk membandingkan dengan tujuan, dan penindakan hasil evaluasi untuk perbaikan berkelanjutan.

• Mengapa PDCA penting dalam manajemen mutu?

  PDCA penting karena menyediakan kerangka kerja sistematis untuk identifikasi masalah, implementasi solusi, dan evaluasi hasil, yang mendukung peningkatan kualitas produk dan layanan secara konsisten.