Human Resources risk management adalah pengelolaan risiko pada sumber daya manusia di perusahaan yang dilakukan dengan menganalisis dan menilai jenis risiko yang dapat menurunkan kinerja SDM di kantor.
Pendekatan risk management HR ini menjadi kunci dalam memastikan pengelolaan SDM tetap dapat menjaga stabilitas yang dapat berpengaruh pada kepatuhan perusahaan, kinerja bisnis, atau reputasi perusahaan.
Riset Gallup mengenai employee engagement menyatakan bahwa penerapan HR risk management yang efisien menekan angka turnover menjadi 18% lebih rendah pada perusahaan dengan tingkat turnover tinggi dan 43% lebih rendah pada perusahaan dengan turnover rendah.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu HR risk management serta cara menerapkannya di lingkungan kantor atau keseluruhan perusahaan.
Key Takeaways
HR risk management adalah strategi mengelola kemungkinan risiko yang terjadi seputar SDM perusahaan. Hal ini mencakup identifikasi masalah, analisis dampak, serta pencegahan yang diambil.
Risiko SDM yang tidak tertangani dengan baik, misalnya lembur yang melebihi batas waktu, bisa berdampak negatif pada kepatuhan perusahaan.
Pastikan untuk mengevaluasi secara berkala kebijakan mitigasi risiko agar departemen Human Resources bisa memperbarui strategi agar tetap relevan.
Apa Itu HR Risk Management dan Perannya?
HR risk management adalah pendekatan dalam mengelola keseluruhan sumber daya manusia di lingkup perusahaan untuk mengukur risiko-risiko SDM yang berpotensi mengganggu kinerja, kepatuhan perusahaan, menguras keuangan, dan juga yang membuat perusahaan terpapar pelanggaran hukum yang berlaku.
Manajemen risiko SDM merupakan strategi untuk mendeteksi dan mengukur berbagai risiko ini sebagai dasar pengambilan tindak pencegahan atau perbaikan dalam mengelola SDM perusahaan agar operasional perusahaan tetap stabil dan reputasi terjaga.
Tanpa adanya risk management Human Resources, akan ada potensi kebocoran kas perusahaan akibat penggajian yang tidak sesuai dengan jumlah kehadiran karyawan yang sebenarnya atau malah karyawan lembur lewat dari waktu yang ditentukan, yang dapat berujung pada pelanggaran PP No. 35 Tahun 2021. Hukum ini mengatur bahwa maksimal lama lembur ialah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu.
Peranan Esensial HR Risk Management
Manajemen risiko SDM memiliki peranan penting dalam menjaga kinerja karyawan dan bisnis, antara lain:
- Mencegah masalah SDM sebelum jadi besar: Membantu dalam identifikasi tingkat turnover, konflik karyawan, dan error pada penggajian.
- Menjaga kepatuhan perusahaan: Memastikan perusahaan tetap ter-update dengan regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
- Melindungi produktivitas bisnis: Risiko SDM seperti kekurangan tenaga kerja maupun turunnya produktivitas karyawan dapat dicegah lebih dulu sehingga tidak mengganggu kinerja bisnis ke depannya.
- Mengurangi risiko finansial: Kesalahan payroll yang bisa menyebabkan pembengkakan kas dapat dicegah sedari awal.
- Mendukung pengambilan keputusan berbasis data: Data risiko yang dilihat dari risk assessment dapat dijadikan dasar keputusan manajemen HR yang lebih baik.
5 Kategori Utama Risiko SDM yang Wajib Diwaspadai Perusahaan
Seperti yang sudah dibahas di atas, manajemen risiko HR berperan aktif dalam menjaga reputasi dan stabilitas perusahaan. Maka dari itu, baiknya Anda mengenali apa saja yang termasuk indikator risiko HR yang berpotensi terjadi di lingkungan perusahaan Anda:
- Risiko kepatuhan dan regulasi ketenagakerjaan: Peraturan seperti UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021 patut menjadi perhatian bagi pelaku usaha karena ini yang menjadi dasar pemberlakuan ketenagakerjaan di kantor. UU No. 6 Tahun 2023 Cipta Kerja mengatur tentang PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), di mana kontrak kerja menjadi dasar lama kerja karyawan dan PP No. 35 Tahun 2021 mengatur lama lembur 4 jam per hari.
- Manajemen operasional dan potensi human error: Manajemen operasional perusahaan seperti payroll berpotensi error jika dicatat secara manual. Payroll yang tidak tepat jumlahnya dapat menimbulkan konflik dengan karyawan dan kepercayaan karyawan menurun. Penting bagi perusahaan untuk mendigitalisasi proses kerja untuk menekan risiko human error.
- Potensi terjadinya kebocoran data karyawan: Kebocoran data karyawan rawan terjadi jika sistem kantor belum mumpuni. Selalu pastikan mengimplementasikan sistem kantor digital dari vendor terpercaya karena keamanan data karyawan harus dijamin dan sudah diatur tegas oleh UU PDP Tahun 2022 yang menekankan jaminan keamanan data dan mewajibkan lama pelaporan kebocoran data dalam kurun waktu 3×24 jam.
- Risiko retensi talenta: Jika manajemen perusahaan berantakan, misalnya informasi komponen BPJS tidak transparan pada payroll, ini dapat menurunkan kepercayaan karyawan dan meningkatkan angka turnover.
- Masalah pada penggajian dan finance perusahaan: Tanpa dokumentasi payroll yang rapi, hal ini akan dapat merambah ke perpajakan dan kestabilan kas perusahaan. Penggajian harus dicatat secara rapi agar sesuai dengan kinerja dan hak karyawan agar tidak menyebabkan kas membengkak, Selain itu, ini juga menjaga agar perusahaan dapat memenuhi kewajiban pajak tepat waktu karena memiliki arus kas yang terdokumentasi dengan baik.
Setelah melihat risiko-risiko utama SDM di atas, Anda pasti bertanya-tanya mengenai contoh risiko praktisnya sesuai dengan situasi perkantoran di Indonesia. Pahami apa saja contoh risiko HR dan dampak yang ditimbulkan serta cara mengantisipasinya setelah ini.
Contoh Risiko SDM serta Cara Menanganinya
| Contoh Risiko SDM | Dampak bagi Perusahaan | Cara Mitigasi |
| Salah klasifikasi status karyawan, misalnya PKWT dipakai untuk pekerjaan tetap | Risiko sengketa hubungan kerja dan kewajiban kompensasi | Buat database kontrak karyawan dan catat masa berlaku PKWT |
| Kesalahan hitung lembur | Komplain karyawan serta biaya membengkak dan pelanggaran aturan ketenagakerjaan | Integrasikan absensi dengan jadwal kerja dan juga software HRM untuk payroll |
| Salah hitung PPh 21 karyawan | Risiko kurang/lebih potong pajak dan koreksi administrasi | Gunakan sistem payroll yang mengikuti aturan PPh 21 terbaru, validasi NPWP/NIK, dan simpan bukti potong |
| Karyawan belum terdaftar BPJS Ketenagakerjaan | Risiko tuntutan, sanksi, dan perlindungan pekerja tidak terpenuhi saat terjadi kecelakaan kerja | Buat checklist onboarding yang mencakup BPJS dan audit data peserta |
| Kebocoran data pribadi karyawan | Risiko hukum serta penurunan reputasi perusahaan | Batasi akses data HR dan gunakan role-based access serta enkripsi dokumen |
| Kecelakaan kerja karena K3 tidak terpantau | Biaya kompensasi, produktivitas turun, investigasi, dan risiko sanksi | Lakukan identifikasi bahaya, pelatihan K3, inspeksi rutin, pencatatan insiden, dan tindak lanjut tidak korektif |
| Lingkungan kerja tidak aman atau tidak sehat | Risiko penyakit akibat kerja dan absensi tinggi | Pantau faktor fisik kesehatan lingkungan kantor |
| Turnover tinggi | Biaya rekrutmen naik dan beban kerja tim meningkat | Pantau kepuasan kerja dan turnover rate |
| Kekurangan kandidat berkualitas | Posisi kosong terlalu lama dan operasional terganggu | Ukur rasio pelamar vs kebutuhan tenaga kerja serta bangun sistem talent pool |
| Risiko kesehatan mental dan burnout | Produktivitas turun, absensi meningkat, turnover naik | Pantau beban kerja, jam lembur, cuti, survei seberapa besar engagement karyawan, dan sediakan dukungan wellbeing |
| Risiko digitalisasi HR, seperti sistem tidak aman atau karyawan tidak siap teknologi | Gangguan proses HR, data tidak akurat, dan adopsi sistem rendah | Berikan pelatihan, atur akses, serta buat SOP penggunaan HRIS (Human Resources Information System) |
| Ketimpangan distribusi tenaga kerja antar departemen | Ada tim kelebihan beban sementara tim lain tidak optimal | Pantau workload dan produktivitas per departemen |
Tahap Mitigasi HR Risk Assessment dengan Efektif
Untuk melakukan mitigasi, Anda dapat mempelajari langkah-langkahnya berikut:
1. Identifikasi potensi risiko SDM
Mulailah dengan mengenali potensi risiko yang mungkin terjadi di kantor seperti tingkat turnover, masalah absensi, kepatuhan perusahaan, serta kesenjangan skill atau kesalahan penggajian. Mengenali risiko-risiko ini sejak awal memberikan gambaran besar mengenai masalah yang akan dihadapi dan harus diantisipasi.
2. Analisis dampak dan probabilitas risiko
Analisis dampak dari setiap risiko SDM yang berpotensi terjadi, misalnya jika tingkat turnover tinggi, maka kinerja kerja perusahaan akan menurun dikarenakan kekurangan tenaga kerja.
Selain itu, coba untuk menghitung probabilitas atau seberapa besar kemungkinan masalah akan terjadi dengan melihat KPI (Key Performance Indicator) jika hendak menilai kemungkinan masalah pada kinerja bisnis atau jumlah ketidakhadiran karyawan maupun keluhan tenaga kerja jika hendak menilai tingkat indeks kepuasan karyawan.
3. Lakukan evaluasi dan prioritaskan pada kontrol tertentu
Prioritaskan pada area yang kritis jika bermasalah. Anda bisa melakukan evaluasi pada keseluruhan risiko HR dan dampak yang ditimbulkannya, misalnya jika Anda menemukan penggajian yang terlambat dan menyebabkan komplain dari karyawan dan terseret masalah hukum ketenagakerjaan, Anda bisa memprioritaskan dalam membenahi sistem payroll terlebih dahulu.
4. Kembangkan strategi mitigasi berkelanjutan
Masalah SDM yang ada pada perusahaan tidak hanya memerlukan mitigasi atau pencegahan sementara, tetapi juga memerlukan tindakan preventif berkelanjutan agar memperkecil terjadinya risiko pada sumber daya manusia perusahaan.
Misal, jika terjadi kecurangan pada absensi, divisi HR perusahaan Anda bisa menerapkan sanksi tegas. Tetapi, ini saja belum cukup. Karyawan yang sering tidak hadir bekerja mungkin saja memiliki masalah pribadi sehingga HR perlu terbuka dengan mereka agar mereka merasa diperhatikan dan produktivitas kembali.
5. Implementasikan kebijakan strategi mitigasi
Terapkan strategi mitigasi ke seluruh lapisan kantor dan dalam hal ini, karyawan juga berperan penting dalam memastikan kebijakan terlaksana dengan efektif dan meng-cover masalah yang ada.
6. Tetap pantau dan lakukan evaluasi berkala mengenai kebijakan
Kebijakan mitigasi bukan proses sekali jadi dan dipakai selamanya, tapi harus mengikuti perkembangan di kantor serta masalah baru yang mungkin terjadi. Maka itu, selalu evaluasi rutin apakah kebijakan masih relevan dan memadai untuk mengantisipasi risk HR atau memerlukan perubahan.
Kantor yang fleksibel dan juga terbuka dengan risiko SDM akan dapat selalu mengantisipasi masalah sebelum menjadi besar dan berpotensi terseret hukum.
Contoh Form Risk Assessment HR Indonesia
Manajemen risiko HR memerlukan kecermatan karena setiap perusahaan pasti menghadapi masalah SDM yang berbeda. Untuk memperjelas apa saja yang perlu menjadi perhatian dalam manajemen risiko perusahaan Anda, Anda dapat men-download dan mempelajari template risk assessment HR yang sudah disesuaikan dengan konteks ketenagakerjaan Indonesia di bawah ini:
Template Risk Assessment
Peran Teknologi dalam Mitigasi Risiko SDM Secara Otomatis
Peranan teknologi dalam mengefisienkan proses mitigasi risiko SDM membantu tim HR dan pihak direksi dalam menjamin tata kelola perusahaan yang lebih terstruktur dan rapi. Anda bisa pelajari apa saja perannya di bawah ini.
- Mencegah kecurangan dalam praktik absensi: Kecurangan praktik absensi seperti “titip absen” masih menjadi masalah yang cukup serius dalam praktik kerja di Indonesia. Penggunaan teknologi seperti geofencing (membatasi absensi hanya bisa dilakukan pada batas struktur bangunan tertentu) dan biometric finger dan face recognition (hanya memvalidasi data berdasarkan ciri sidik jari dan wajah) menjamin autentikasi kehadiran karyawan.
- Memastikan kepatuhan ketenagakerjaan dan perpajakan: Bagi divisi HR, penting untuk selalu update mengenai regulasi ketenagakerjaan di Indonesia. Regulasi seperti PPh 21 yang menetapkan Tarif Efektif Rata-Rata (TER) yang bisa berubah sewaktu-waktu akan lebih mudah dipantau menggunakan teknologi seperti software HRM (Human Resources Management) yang memastikan update regulasi secara real-time. Dengan ini, kepatuhan perusahaan dapat terjamin.
- Menyimpan data secara terpusat berbasis cloud yang menjamin keamanan data: Setiap ada karyawan baru yang mulai bekerja, datanya akan disimpan secara terpusat melalui perangkat seperti software HRM digital berbasis cloud. Sistem HRM yang memiliki enkripsi end-to-end memastikan data karyawan tidak bisa sembarangan diakses dan memerlukan autentikasi khusus untuk mengaksesnya.
- Menyediakan data analitik dan dapat diintegrasikan dengan AI: Data analitik seperti kinerja dan banyaknya kehadiran karyawan dapat dilihat pada software dan dapat dijadikan tim HR untuk membuat keputusan pemberdayaan tenaga kerja sehingga ini menjaga retensi karyawan. Analitik juga dapat diintegrasikan dengan AI (Artificial Intelligence) yang membantu dalam memberikan insight seputar kesehatan SDM perusahaan.
Memahami peranan teknologi di atas membantu Anda dalam memilih teknologi atau device yang cocok untuk penanganan HR di perusahaan Anda.
Kesimpulan
HR risk management merupakan langkah pengelolaan risiko agar masalah SDM tidak sampai berdampak besar pada kinerja, kepatuhan, serta keuangan perusahaan. Strategi mitigasi ini menjadi krusial untuk diperhatikan karena secara tidak langsung memengaruhi perkembangan bisnis dan stabilitas operasional perusahaan.
Perusahaan perlu membuat sistem feedback yang terstruktur untuk mewadahi aspirasi karyawan yang berguna bagi pengelolaan risiko SDM di kantor. Penting bagi tim HR Anda juga untuk senantiasa terbuka dengan masukan karyawan untuk memahami masalah yang perlu diperbaiki di kantor.
Pertanyaan Seputar HR Risk Management
Apa saja 4 pilar manajemen risiko?
Manajemen risiko HR memiliki 4 pilar utama yaitu identifikasi risiko, analisis risiko, mitigasi risiko, serta monitoring dan evaluasi berkelanjutan. Identifikasi merupakan tahap pertama untuk mengenali apa saja jenis risiko di kantor, kemudian dilanjutkan dengan analisis dampak dan langkah pencegahannya. Setelah mengetahui dampak dan cara mencegahnya, mitigasi dilakukan untuk menahan dan memperbaiki agar risiko SDM tidak berdampak lebih buruk pada perusahaan, dan terakhir monitoring berkala dilakukan untuk memperbarui strategi mitigasi agar tetap relevan.
Apa itu 3 Lines Model dalam manajemen risiko?
3 Lines Model adalah kerangka manajemen risiko yang dibagi menjadi tiga lapis. Lini pertama yaitu manajemen operasional yang menjalankan kontrol harian, lini kedua berupa pihak compliance dan risk yang memberikan masukan atau arahan mengenai risiko, dan lini ketiga terdiri dari internal audit yang memeriksa jenis risiko.
Apa saja 8 prinsip utama manajemen risiko?
Menurut ISO 31000, prinsip utama manajemen risiko meliputi terintegrasi (semua pihak berdiri atas keputusan yang sama), terstruktur dan komprehensif (risiko dijabarkan dengan detail dan langkah mitigasinya rapi), disesuaikan dengan konteks organisasi (manajemen risiko harus sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan), inklusif (menjadi tanggung jawab seluruh pihak perusahaan), dinamis (mengikuti perkembangan kantor), berbasis informasi terbaik (pengelolaan harus mempertimbangkan dari informasi yang benar), mempertimbangkan faktor manusia dan budaya (harus menganggap kebutuhan seluruh pihak dan cocok dengan budaya kerja perusahaan), serta terus diperbaiki (senantiasa diperbarui agar strategi manajemen tetap relevan).
Bagaimana langkah perencanaan HRM dijalankan?
Perencanaan HRM dijalankan dengan menilai kondisi kerja saat ini, mempertimbangkan kebutuhan SDM ke depannya, lalu mengidentifikasi gap yang dibutuhkan karyawan, serta melakukan perencanaan strategi penanganan SDM dan menerapkannya di seluruh lingkungan perusahaan. Strategi-strategi tersebut mencakup rekrutmen, onboarding, pelatihan karyawan, dan target retensi yang harus dicapai.
