Multitasking adalah pengerjaan beberapa hal dalam satu waktu. Metode ini dapat memberikan keuntungan, tetapi bisa merugikan juga apabila Anda tidak mampu mengaturnya dengan baik.
Pernahkah Anda memiliki beberapa pekerjaan yang tenggat waktunya mendesak sehingga Anda tidak punya pilihan selain melakukan semuanya sekaligus? Pernahkah Anda berada di posisi belum menyelesaikan suatu pekerjaan, tetapi harus mengerjakan hal lain yang sama pentingnya? Jika jawabannya iya, maka Anda sudah memiliki pengalaman ber-multitasking. Multitasking dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan software yaitu software ERP. Software tersebut membantu kita untuk mengontrol dan mengelola berbagai bidang pekerjaan dengan satu sistem.
Pada artikel ini, kami akan membahas tentang apa itu multitasking dan contoh multitasking, kelebihan dan kekurangannya, serta cara yang tepat untuk melakukannya ketika sewaktu-waktu Anda harus mengerjakan lebih dari satu tugas secara bersamaan.
Baca juga: Apa itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Daftar Isi
Definisi dan Contoh Multitasking
Madore dan Wagner (2019) mengatakan bahwa multitasking artinya mencoba untuk melakukan dua tugas atau lebih dalam satu waktu yang biasanya mengarah ke pergantian tugas secara berulang (task switching) atau meninggalkan satu tugas yang belum selesai untuk melakukan tugas lain.
Multitasking sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Kemungkinan besar semua orang pernah melakukannya setidaknya sekali seumur hidup. Beberapa contoh multitasking berkaitan dengan pekerjaan di sekolah atau kantor, seperti mencatat di buku sambil mendengar penjelasan guru, menulis di papan tulis sambil berbicara, atau membalas email ketika rapat.
Selain itu, ada juga contoh kegiatan multitasking yang biasa orang-orang lakukan di rumah, seperti membaca buku sambil makan siang, berolahraga sambil menonton televisi, atau memasak beberapa makanan dalam satu waktu.
Kelebihan dan Kekurangan Multitasking
Layaknya dua sisi koin, suatu hal memiliki dampak baik dan buruk. Begitu juga dengan multitasking, suatu metode yang terkadang dapat memudahkan pekerjaan, tetapi berisiko mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
Berikut adalah kelebihan dan kekurangan dari multitasking yang perlu Anda ketahui:
1. Kelebihan Multitasking
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Melwani dan Kapadia (2020), orang yang multitasking cenderung lebih kreatif dan memiliki ide yang lebih banyak dibandingkan orang yang tidak multitasking. Mereka menyatakan bahwa kreativitas tersebut didukung oleh tingkat aktivasi sumber daya kognitif yang tinggi dan fleksibilitas kognitif.
Multitasking dapat menghemat waktu. Contoh kasusnya, Anda harus mencari inspirasi untuk membuat konten yang berkaitan dengan pekerjaan. Di saat yang sama, Anda juga harus berolahraga karena itu jadwal rutin Anda setiap minggu. Jadi, Anda memutuskan untuk menonton beberapa video di Youtube sebagai riset konten sambil berjalan di atas treadmill.
Mungkin seharusnya menonton video dan berolahraga memakan waktu dua jam, tetapi dengan menerapkan contoh multitasking dalam bekerja, kedua pekerjaan itu hanya menghabiskan waktu satu jam saja.
Multitasking juga dapat menghemat uang. Di dunia kerja, tidak mungkin satu karyawan direkrut hanya untuk melakukan satu pekerjaan saja. Seorang karyawan yang memiliki kemampuan multitasking yang bagus dapat melakukan beberapa pekerjaan sekaligus, seperti menyapa pengunjung di front desk sambil mengangkat telepon dari klien atau mengirim post di akun media sosial sambil membuat email marketing. Dengan begitu, biaya yang berkaitan dengan perekrutan karyawan akan berkurang.
Selain itu, multitasking dapat mengasah kemampuan seseorang untuk bekerja di bawah tekanan. Ketika berada di tengah-tengah suasana kacau karena banyak hal yang terjadi, manusia bisa belajar untuk tetap fokus dan melaksanakan kewajibannya dengan baik.
2. Kekurangan Multitasking
Multitasking membuat seseorang mudah kehilangan fokus. Menaruh perhatian yang sama besarnya pada beberapa tugas yang berbeda merupakan hal yang sulit. Contoh kasusnya, Anda sedang membuat laporan, tetapi terdistraksi oleh suara notifikasi email dari klien. Akibatnya, Anda menjadi teralih perhatiannya dan sibuk memikirkan balasan yang tepat untuk email tersebut. Anda juga bisa lupa dengan detail penting atau menjadi tidak bersemangat untuk menyelesaikan pekerjaan sebelumnya.
Menurut Marty-Dugas et al. (2018), multitasking menggunakan smartphone menyebabkan pikiran seseorang menjadi bercabang. Akibatnya, kemungkinan terjadinya kesalahan meningkat karena kurang perhatian. Kualitas pekerjaan menurun, target tidak tercapai, dan menambah beban tim.
Multitasking juga berdampak bagi kesehatan. Hasil dari sebuah studi di University of London membuktikan bahwa peserta yang multitasking mengalami penurunan IQ hingga 15 poin ketika melakukan uji kognitif.
Beberapa peneliti di University of Sussex menyatakan bahwa orang yang sering multitasking memiliki densitas otak yang lebih rendah di korteks cingulate anterior, yaitu bagian yang bertanggung jawab atas rasa empati serta kontrol kognitif dan emosional.
Selain itu, multitasking dapat membuat stres. Seseorang bisa merasa kewalahan dengan semua beban yang ia tanggung sendiri dan pada akhirnya burnout.
Taktik untuk Mengurangi Dampak Multitasking
Meskipun memiliki dampak negatif, kebiasaan multitasking sudah tertanam di lingkungan rumah maupun pekerjaan. Sulit jika harus benar-benar berhenti multitasking karena terkadang seseorang berada dalam situasi yang mengharuskannya untuk menyelesaikan banyak hal sekaligus. Maka dari itu, kami memberikan beberapa tips untuk meminimalisasi efek negatif dari multitasking.
1. Kerjakan tidak lebih dari dua tugas
Mengerjakan terlalu banyak tugas dapat membuat Anda stres dan cemas berlebihan. Otak Anda juga akan dipaksa untuk bekerja lebih keras dan bisa mengakibatkan penurunan produktivitas. Oleh karena itu, tentukan target yang realistis dan tidak akan memberatkan diri sendiri. Dua tugas memang terasa sedikit, tetapi jika dilakukan dengan efektif, maka pekerjaan tersebut akan cepat tuntas. Kemudian, Anda bisa lanjut mengerjakan dua tugas lainnya.
2. Membuat to-do list beserta deadline
Menulis daftar pekerjaan dan tenggat waktunya dapat membuat Anda percaya diri dan merasa mampu untuk menyelesaikan semuanya. Selain itu, Anda tidak akan lupa dengan hal-hal penting. Anda bisa menulis to-do list di atas kertas dan menempelnya di tempat yang sering Anda lihat. Anda juga bisa membuat to-do list di aplikasi notes dengan fitur pengingat.
3. Membuat skala prioritas
Skala prioritas membantu Anda untuk mengatur waktu dan energi untuk menuntaskan pekerjaan. Gunakan matriks prioritas, yaitu suatu tool analisis bisnis yang dilengkapi kriteria spesifik dan memungkinkan individu atau tim untuk membandingkan beberapa pilihan secara objektif agar dapat menentukan proyek mana yang penting dan mendesak, yang paling berharga untuk perusahaan, serta yang memiliki peluang sukses paling besar.
Salah satu jenis matrik prioritas adalah matriks 2×2 atau Eisenhower yang membagi tugas menjadi empat kuadran, yaitu penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak, tidak penting-tidak mendesak. Selain itu, ada matriks Six Sigma yang membandingkan setidaknya dua set data menggunakan weighted criteria.
4. Membuat rencana harian dan alokasi waktu
Tujuan membuat rencana harian dan alokasi waktu adalah agar Anda dapat membagi tugas setiap harinya sesuai kemampuan sehingga Anda bisa lebih fokus dan menyelesaikannya dengan cepat. Anda juga bisa memperkirakan jumlah tugas yang bisa dikerjakan serta waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mempersiapkan jadwal yang efektif:
- Ketahui waktu yang Anda miliki
- Utamakan tugas-tugas yang penting dan mendesak
- Masukkan waktu kontingensi untuk peristiwa yang tidak terduga
- Jadwalkan aktivitas yang berhubungan dengan personal goal Anda di waktu yang tersisa
- Setelah selesai, analisis seluruh aktivitas Anda untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang bisa didelegasi, di-outsource, atau dihapus
Apabila Anda adalah seorang pengusaha, Anda bisa menggunakan Software Manajemen Timesheet untuk membuat jadwal dan memantau jam kerja karyawan.
Baca juga: 5 Tips Manajemen Waktu untuk Tingkatkan Produktivitas Anda
5. Bekerja dengan kecepatan tetap dan kurangi distraksi
Bekerja secara terburu-buru akan memberikan hasil yang kurang maksimal. Sebaiknya, Anda bekerja dengan tenang di lingkungan yang mendukung, seperti tempat yang sepi dan nyaman.
Jika pekerjaan Anda tidak membutuhkan handphone, Anda bisa mematikannya untuk sementara karena itu akan mengganggu pikiran Anda. Beritahu rekan-rekan kerja Anda dengan sopan bahwa Anda sedang fokus dan mereka bisa menghubungi Anda setelah pekerjaan Anda selesai.
6. Selingi dengan istirahat
Bekerja keras memang penting, tetapi Anda harus menyeimbangkannya dengan istirahat. Tetapkan durasi tertentu untuk bekerja, misalnya 60 menit, lalu izinkan diri Anda untuk beristirahat sebentar.
Apabila Anda mulai merasa lelah dan kehilangan fokus, Anda bisa melakukan stretching, berbaring sesaat sambil menutup mata, membereskan kamar, membuat kopi atau teh, mengobrol dengan orang lain, atau berjalan kaki di sekitar tempat kerja Anda selama beberapa menit. Namun, tetap perhatikan waktunya dan jangan lupa untuk kembali ke pekerjaan.
Artikel terkait: 7 Tips Tingkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda
Kesimpulan
Saat ini, orang-orang sudah tidak asing dengan multitasking. Metode ini dapat menghemat waktu dan biaya, tetapi bisa membuat stres dan memecah fokus. Anda harus menyusun strategi agar kualitas pekerjaan Anda tidak menurun.
Di dunia kerja, multitasking sering dilakukan oleh project manager. Tanggung jawabnya sangat banyak, mulai dari penyusunan timeline, pemantauan progres, dan pengaturan anggaran. Software Manajemen Proyek dari HashMicro menyediakan platform komunikasi yang memudahkan pendistribusian tugas, ketepatan penyelesaian proyek, dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki. Dengan bantuan software kami, Anda bisa ber-multitasking dengan mudah.
