5 Tips untuk Manajemen Waktu Proyek yang Paling Efektif

Syifa Fadiyah
manajemen waktu proyek

Sebagai seorang Project Manager (PM), Anda harus menyelesaikan berbagai macam tugas. Tugas tersebut berupa mengelola beban kerja tim, berkomunikasi dengan para stakeholders, menyelaraskan tujuan dengan klien, dan seterusnya. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu proyek yang baik sangat dibutuhkan.

Apa itu manajemen waktu proyek?

Manajemen waktu proyek adalah sebuah strategi yang mengatur bagaimana kita memanfaatkan waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan melalui pembagian tugas-tugas. Tujuannya manajemen waktu adalah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.

Bagaimana cara mengatur jalannya sebuah proyek sambil memperhatikan aspek lain seperti budget? Berikut kami rangkum tips mengelola waktu untuk Project Manager. 

Buat rencana kerja dan atur prioritas

Kesuksesan sebuah proyek dapat dilihat dari kualitas perencanaannya. Semakin matang rencana kerja, semakin tinggi pula tingkat keberhasilan dan efisiensi anggaran. Perencanaan ini bisa dikerjakan sesederhana mungkin seperti mencatat apa-apa saja yang harus dicapai dan ingin dicapai.

Terkadang daftar tersebut bisa sangat banyak. Di sini Anda harus bisa menyusun prioritas berdasarkan pentingnya, gentingnya, dan usaha yang harus dikeluarkan untuk sebuah tugas. Matriks Eisenhower di bawah ini dapat membantu Anda menyusun tugas Anda.

Image result for eisenhower matrix

Bangun alur komunikasi yang jelas

Seorang PM tidak hanya bertanggung jawab membagikan tugas kepada anggota timnya, tapi juga memastikan seluruh anggota tim mengetahui hal yang sama.  Ketika cakupan kerja cukup luas dan ada banyak stakeholder yang terlibat, PM perlu menetapkan alur komunikasi yang jelas.

Software Manajemen Proyek adalah solusi yang bisa diandalkan. Semua orang di tim dapat berbagi update terkini mengenai proyek mereka dalam satu platform yang sama. Berbagai macam dokumen dapat diakses secara real-time. Dengan demikian, sebelum melanjutkan tugas individu, seluruh anggota tim dapat merujuk kepada update tersebut.

Platform ini juga dapat menghubungkan para stakeholder dengan anggota tim karena pemberian akses dapat diatur. Sistem dapat memfasilitasi komunikasi yang transparan, hemat waktu, dan minim hambatan.

Artikel terkait: 5 Software Penting untuk Perusahaan Konstruksi

Terapkan aturan 80/20

Aturan 80/20 ini membantu Anda dalam mengatur manajemen waktu proyek. Misalnya, jika Anda bekerja 10 jam sehari, akan ada 2 jam di mana Anda sangat produktif dan 8 jam sisanya Anda bekerja seperti biasa. Anda harus bisa mengidentifikasikan tugas genting dan tugas yang tidak terlalu genting lalu mengerjakannya di jam-jam tertentu.

Lihat daftar harian Anda dan tentukan di jam berapa Anda bisa mengerjakan tugas-tugas tersebut secara optimal. Tugas-tugas penting dan mendesak sebaiknya dikerjakan di dua jam produktif Anda dan tugas lainnya bisa dikerjakan di 8 jam tersebut. Cara yang seperti ini juga bisa membantu Anda memonitor sekaligus mengukur peforma dan hasil kerja tim Anda.

Delegasikan tugas Anda

Anda tidak bisa mengerjakan semua tugas dalam satu waktu. Anda sebaiknya belajar mendelegasikan beberapa tugas ke anggota tim Anda. Dengan demikian, Anda bisa fokus pada hal-hal yang lebih penting.

Di sini Anda juga perlu memperhatikan ketersediaan dan kemampuan anggota tim Anda. Melalui software yang menyimpan database karyawan, termasuk skill mereka, Anda bisa mencari anggota tim mana yang sekiranya bisa diembani tugas tertentu. Fitur kalender juga membantu Anda melihat jadwal dan ketersediaan waktu mereka untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dengan mendelegasikan tugas, Anda bisa mengetahui kinerja dan nilai anggota tim Anda. Anda bisa mendorong mereka untuk membuat keputusan agar mereka bisa belajar secara profesional pula.

Artikel terkait: 7 Tips Tingkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

Pastikan rapat produktif

Rapat dengan tim Anda sangat penting untuk menyelaraskan pemikiran dan rencana, atau untuk menyelesaikan sebuah masalah. Tapi rapat juga merupakan salah satu aktivitas yang memakan waktu, apalagi jika digunakan untuk menyampaikan update kerja per individu.

Untuk menyiasatinya, Anda bisa menyusun tujuan rapat sebelum memulainya dan menentukan lama rapat untuk menghargai waktu orang lain. Dengan sistem, Anda bisa mengikuti update dari setiap tim sebelum rapat dimulai sehingga waktu rapat betul-betul digunakan untuk pembahasan yang penting.

Kesimpulan

Manajemen waktu proyek adalah sebuah skill yang harus Anda kuasai sebagai seorang PM. Keberhasilan Anda dalam mengatur waktu berpengaruh pada biaya yang akan dihabiskan proyek dan menentukan tingkat keberhasilannya.

Anda memerlukan perangkat yang dapat membantu Anda membagi waktu Anda secara efisien dan produktif seperti Software Manajemen Proyek. Software tersebut dapat mempermudah alur komunikasi, penyimpanan dokumen, mencatat jadwal harian tim Anda, dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik bagaimana Software Manajemen Proyek bekerja, klik di sini untuk mendapatkan demo gratis!

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles