Employee Experience Management: Strategi Tingkatkan Kinerja Karyawan

Employee Experience Management (EXM) adalah manajemen karyawan yang mengutamakan kepuasan dan kesejahteraan karyawan. Ini menjadi salah satu strategi dalam menjaga retensi workforce di perusahaan sehingga kinerja perusahaan tetap terjaga dan karyawan betah bekerja di kantor.

Pemantauan kesejahteraan dilakukan dengan survei karyawan dan diintegrasikan dengan penggunaan perangkat digital seperti software HRM (Human Resources Management) sehingga persentase quiet quitting dan kompetisi sehat antar karyawan dapat dipantau dengan akurat.

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian dari EXM beserta peranan dan cara menerapkannya di lingkungan kantor perusahaan Anda.

Apa Sebenarnya EXM Itu?

Employee Experience Management atau manajemen pengalaman karyawan adalah strategi manajemen untuk meningkatkan kepuasan karyawan di kantor dan menjaga persepsi perusahaan tetap baik di mata mereka. Sebelum membahas apa itu EXM lebih lanjut, Anda perlu memahami apa itu employee experience terlebih dahulu.

Experience pegawai merupakan tingkat kepuasan karyawan bekerja di suatu perusahaan. Hal-hal seperti pemberian hak karyawan seperti proses onboarding, izin cuti, transparansi dalam penggajian, kesejahteraan seperti dari penggunaan BPJS, bahkan hal yang terlihat sepele seperti fasilitas kantor yang berguna berpengaruh pada tingkat kepuasan ini. Lingkungan kantor juga turut memengaruhi seberapa puas karyawan bekerja dengan environment yang perusahaan sediakan.

Jadi, di sini EXM berperan dalam memantau kepuasan karyawan dan mengantisipasi jika ada kekurangan yang bisa menurunkan kinerja karyawan karena karyawan merasa kurang puas dengan layanan yang diberikan perusahaan. Manajemen kepuasan pegawai berpegang pada 3 pilar utama, yaitu:

• Budaya: Mencakup budaya kerja dan tipe leadership perusahaan
• Teknologi: Device digital yang digunakan karyawan dalam bekerja, dan 
• Lingkungan Fisik: Lingkungan kerja yang mendukung kinerja karyawan baik onsite atau hybrid

Ketiga pilar tersebut menjadi target dasar untuk dipenuhi perusahaan untuk menunjang kesejahteraan dan output yang diberikan karyawan. Ketika 3 pilar tersebut sudah terpenuhi, maka risiko seperti quiet quitting atau persaingan yang tidak sehat antar karyawan dapat ditekan.

Mengapa EXM Menjadi Prioritas Strategis bagi Perusahaan Modern?

Manajemen employee experience menjadi semakin penting bagi kelangsungan perusahaan modern karena kepuasan karyawan dapat memengaruhi output atau kinerja yang perusahaan berikan ke pasaran. Anda dapat memahami dampak positif EXM lebih lanjut di bawah:

1. EX yang baik dapat meningkatkan profitabilitas

Pengalaman karyawan yang baik berdampak pada kepuasan dan kesejahteraan karyawan yang dapat membuat karyawan lebih ramah dan mau engage dalam pekerjaan karena merasa dihargai. Hal ini dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. Sebagai contoh, jika sales produk ramah dan berkompeten, maka kemungkinan terjadinya pembelian oleh customer akan lebih besar.

Riset dari Gallup juga mencatat bahwa perusahaan dengan karyawan yang engaged menerima keuntungan 23% lebih besar ketimbang perusahaan dari kuartil bawah. Dari sini, dapat dibuktikan jika employee engagement tinggi maka produktivitas bisnis akan lebih efisien.

2. Mencegah biaya turnover yang besar

Karyawan yang hengkang dari perusahaan berdampak pada biaya turnover perusahaan karena perusahaan Anda perlu merekrut kembali karyawan pekerja di bidang yang sama dan memerlukan training employee yang biayanya tidak sedikit. Lebih baik menjaga retensi ketimbang merekrut ulang karyawan.

3. Menghindari krisis pada proses onboarding

Onboarding karyawan menjadi fase penting agar karyawan lebih memahami budaya kerja perusahaan. Proses onboarding sangat krusial karena di sinilah image perusahaan dipertaruhkan. Jika onboarding buruk, pekerja baru akan menilai perusahaan tidak profesional dan kompetensinya jelek, sehingga sangat mungkin pegawai akan langsung melakukan quiet quitting.

4. Mendorong produktivitas dan layanan perusahaan

Karyawan yang puas dan bahagia bekerja di suatu perusahaan akan menunjukkan kompetensi yang lebih baik dalam mengerjakan pekerjaan mereka, sehingga ini akan berdampak pada pelayanan perusahaan pada khalayak luas. Pelanggan pun akan senang dengan service yang diberikan oleh karyawan yang ramah dan profesional.

Menurut riset MIT tahun 2019, perusahaan dengan employee experience terbaik mencatat kepuasan pelanggan 2x lebih tinggi dan profit 25% lebih besar.

5. Meningkatkan employer branding dan persaingan perusahaan di market

Perusahaan dengan karyawan yang profesional dan berkompeten akan berkembang lebih baik dalam menghadapi pasaran atau market bisnis yang kompetitif. Karyawan yang sudah sejahtera dan bahagia lebih mau untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Employer branding juga akan naik karena kinerja perusahaan terlihat dari seberapa profesional pegawai dalam menghadapi klien, meningkatkan citra organisasi sehingga akan lebih banyak karyawan yang melamar pada perusahaan.

Peran penting EXM dalam menjamin karyawan tetap bahagia dan profitabilitas perusahaan tetap stabil menjadi bukti bahwa manajemen kepuasan pegawai menjadi strategi manajerial yang tidak hanya menjadi tanggung jawab departemen Human Resources, tetapi juga harus dilakukan bersama dengan direksi perusahaan.

Tahapan Kunci Memetakan Employee Journey

Employee journey atau perjalanan karier karyawan dalam perusahaan menjadi langkah yang penting untuk diperhatikan karena ini akan dijadikan dasar Employee Experience Management. Apa saja langkah perjalanan karyawan?

1. Fase penarikan atau attract: Tahap pertama merupakan fase di mana employer brand Anda dipertaruhkan. Jika perusahaan Anda memiliki reputasi yang baik, calon karyawan akan menunjukkan ketertarikan untuk melamar di perusahaan Anda.
2. Fase rekrutmen: Setelah karyawan tertarik, pegawai akan mengikuti serangkaian proses recruitment, dimulai dari pengecekan resume, mengikuti tes, hingga ke tahapan interview. Jika karyawan dinyatakan diterima kerja, maka karyawan akan lanjut ke proses onboarding.
3. Onboarding karyawan: Proses onboarding adalah tahap pengenalan karyawan terhadap lingkungan kantor, budaya perusahaan, dan juga tata cara yang harus dipatuhi di lingkungan kerja. Onboarding yang terstruktur akan membuat persepsi perusahaan di mata karyawan menjadi bagus.
4. Engagement pegawai: Di sinilah keterlibatan karyawan terlihat, apakah karyawan hadir bekerja setiap hari dan juga antusias dan apakah perusahaan membangun tujuan mereka?
5. Fase kinerja atau performance: Pastikan untuk meninjau apakah performance review sudah adil bagi seluruh karyawan. Karyawan yang setuju bahwa evaluasi memotivasi mereka dalam bekerja akan lebih baik kinerjanya.
6. Pengembangan karier: Sampai di tahap ini, yang perlu ditinjau yaitu apakah karyawan melihat perusahaan sebagai tempat berkembang atau kurang dalam memberikan value.
7. Offboarding karyawan: Tahap terakhir ini dimulai ketika masa kerja karyawan sudah habis dan di sinilah terbentuk employer branding yang baru. Reputasi perusahaan akan dibicarakan oleh karyawan dari mulut ke mulut di luar sana.

Strategi Praktis Membangun Program EXM yang Berdampak

Program manajemen well-being employee perlu dieksekusi dengan cermat dan terstruktur agar EXM berhasil dalam meningkatkan kesejahteraan karyawan. Berikut langkah-langkah menerapkannya:

1. Mulai dengan mendengarkan kebutuhan karyawan: Gunakan berbagai channel untuk mengumpulkan umpan balik karyawan, seperti survei keterlibatan tahunan, pulse surveys yang lebih singkat, sesi focus group discussion (FGD), dan kotak saran anonim atau feedback dari karyawan. Data-data ini perlu digunakan perusahaan untuk menemukan tren dan akar masalah untuk perbaikan EX ke depannya.
2. Libatkan pihak direksi atau manajerial: Dukungan dari jajaran eksekutif menjadi faktor penentu keberhasilan program EXM karena para pemimpin menjadi motor penggerak utama dalam mengomunikasikan pentingnya pengalaman karyawan dan menjadi teladan dalam menerapkan nilai-nilai perusahaan.
3. Personalisasi pengalaman karyawan: Penggunaan data demografis dan feedback untuk mempersonalisasi pengalaman, misalnya menawarkan opsi kerja yang fleksibel atau program pengembangan pekerja sesuai minat dan bakat akan meningkatkan kompetensi karyawan.
4. Perkuat budaya recognition dan terbuka dengan tujuan perusahaan: Selalu upayakan untuk mengakui pencapaian karyawan agar karyawan merasa dihargai kontribusinya bagi perusahaan. Perusahaan juga perlu mengomunikasikan dengan terbuka jika ada perubahan pada strategi bisnis.
5. Hubungkan data EX dengan bisnis: Data EX menjadi cerminan kinerja perusahaan secara tidak langsung. Dari sini terlihat seberapa serius dan baik output yang dihasilkan karyawan, sehingga data EX menjadi fondasi penting dalam penentuan strategi bisnis perusahaan.

Optimalkan Manajemen Pengalaman Karyawan Anda dengan Software HRM

Software HRM terintegrasi dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh siklus hidup karyawan. Software digital ini membantu perusahaan dalam mengatasi tantangan seperti mengelola pengalaman karyawan, dari proses rekrutmen, onboarding, dan juga pelacakan kinerja karyawan dengan objektif.

Solusi HR ini memiliki berbagai fitur dalam menunjang pengalaman karyawan yang lebih baik sebagai berikut:

• Employee Database Management: Mengelola seluruh data karyawan secara terpusat, mulai dari informasi pribadi, kontrak, hingga riwayat kinerja dalam satu platform yang aman dan mudah diakses.
• Recruitment Management: Mengotomatiskan proses rekrutmen dari publikasi lowongan, penyaringan CV, sampai penjadwalan wawancara untuk menciptakan pengalaman kandidat yang positif dan efisien.
• Performance Appraisal Management: Menyediakan sistem penilaian kinerja yang dapat dikonfigurasi berdasarkan KPI (Key Performance Indicator) dan memungkinkan evaluasi yang objektif dan feedback yang konstruktif untuk pengembangan karyawan.
• Employee Self-Service (ESS) Portal: Memberdayakan karyawan untuk mengelola data pribadi mereka sendiri, seperti mengajukan cuti, melihat slip gaji, dan mengakses informasi perusahaan secara mandiri.
• Integration with Payroll & Accounting: Terintegrasi langsung dengan sistem penggajian dan akuntansi untuk memastikan perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan selalu akurat dan tepat waktu.

Jika digabungkan dengan manajemen dan pemantauan yang terstruktur dan fleksibel, software HR ini akan mempercepat kemajuan pemberdayaan karyawan di environment perusahaan Anda.

Kesimpulan

Employee Experience Management merupakan pekerjaan yang harus dibarengi dengan komunikasi yang terbuka dari tim Human Resources perusahaan. Meskipun direksi bertindak sebagai penggerak utama jalannya suatu kebijakan EX, divisi HR menjadi garda terdepan yang langsung berhadapan dengan karyawan dan mendengarkan semua umpan balik dan saran dari mereka.

HR yang terbuka dan berempati terhadap pegawai akan menjamin pemberdayaan karyawan yang lebih baik lagi karena segala saran dan feedback dapat ditampung dan diteruskan ke pihak direksi untuk diambil langkah manajemen pengalaman yang lebih efisien dan relevan.

FAQ Seputar Employee Experience Management

• Apa itu Employee Performance Management?
  

  Manajemen performa karyawan adalah proses berkelanjutan yang dilakukan oleh departemen HR dalam memantau kinerja tiap karyawan dan jika kinerja menurun, HR akan mencari langkah progresif untuk mendorong kinerja agar meningkat lagi dan perusahaan tetap bisa bersaing di pasaran.

• Apa saja 4 kunci manajemen?
  

  Kunci manajemen dibagi menjadi 4 fondasi penting yaitu Planning atau Perencanaan, Monitoring atau Pemantauan, Developing (Pengembangan), dan Rewarding atau bisa juga disebut Penghargaan. Perencanaan merupakan fase di mana manajemen menetapkan objektif dan regulasi yang wajib dipatuhi untuk mencapai tujuan, tahap Pemantauan menekankan pada penegakan aturan agar karyawan tetap mematuhi standar operasional yang berlaku, lalu tahap Pengembangan di mana skill dan kompetensi karyawan dilatih agar menjadi pekerja yang lebih profesional, dan terakhir tahap Pengakuan atau Penghargaan yaitu kontribusi karyawan diakui dan diberikan penghargaan untuk memastikan environment kerja tetap sehat.

• Apa saja ciri-ciri dari karyawan yang sedang dalam masalah?
  

  Karyawan yang sedang dalam masalah dapat terlihat dari tanda-tanda berikut seperti penurunan kinerja kerja secara mendadak, menarik diri dari berbagai kesempatan kerja seperti kolaborasi, dan meningkatnya frekuensi ketidakhadiran atau cuti. Penting untuk coba bertanya pada karyawan Anda apa yang mereka alami untuk memahami akar permasalahannya.

• Bagaimana cara mengelola karyawan yang sensitif?
  

  Cara mengelola karyawan yang sensitif yaitu dengan memahami penyebab masalah mereka terlebih dahulu. Anda bisa mencoba approach dengan berbicara secara dua mata mengenai masalah yang mereka alami. Jika ada kesalahan atau dibutuhkan evaluasi dalam pekerjaan mereka, berikan umpan balik yang konstruktif dan tidak menyudutkan. Penghargaan pada karyawan seperti ini akan memastikan mereka lebih bahagia dalam bekerja.