Sistem Penggajian Karyawan: Pengertian dan Prosedur yang Harus Dipahami

Sistem penggajian adalah proses penghitungan, pengelolaan, dan distribusi gaji kepada karyawan dalam sebuah perusahaan. Sistem ini mengintegrasikan data absensi, tunjangan karyawan, dan potongan sesuai kebijakan perusahaan.  

Namun, masih banyak perusahaan menghadapi tantangan seperti keterlambatan pembayaran atau perhitungan gaji karyawan yang tidak akurat. Kesalahan ini dapat memengaruhi kepuasan karyawan dan reputasi perusahaan, serta menyebabkan kerugian finansial.

Oleh karena itu, artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai sistem penggajian, pentingnya siklus penggajian yang benar, dan solusi software modern. 

Apa itu Sistem Penggajian?

Sistem penggajian adalah proses perusahaan dalam menghitung dan membayar gaji karyawan sesuai regulasi. Sistem ini bekerja dengan mencatat data, menghitung komponen gaji, dan mengotomatiskan pembayaran.

Dalam perkembangannya, sistem gaji berjalan dengan dukungan payroll management ataupun payroll outsourcing. Ini bermanfaat untuk perusahaan dalam hal menjaga transparansi perhitungan gaji, kepatuhan pajak, dan kemudahan audit.

Prosedur Penggajian Karyawan

Prosedur penggajian karyawan dibagi menjadi tiga tahap utama, yaitu pra-penggajian, penggajian aktual, dan pasca-penggajian. Berikut adalah penjelasannya:

1. Pra-penggajian

Tahap ini mencakup penetapan kebijakan gaji, tunjangan, dan pemotongan sesuai aturan perusahaan. Data seperti kehadiran, lembur, dan revisi gaji dikumpulkan dari berbagai departemen untuk memastikan akurasi.  

Setelah data terkumpul, dilakukan validasi untuk memverifikasi keabsahannya. Langkah ini memastikan hanya karyawan aktif yang masuk daftar penggajian.  

2. Penggajian aktual

Pada tahap ini, data divalidasi dan dimasukkan ke dalam sistem untuk menghitung gaji kotor. Komponen seperti pajak, BPJS, dan potongan lain diperhitungkan untuk mendapatkan gaji bersih yang akan diterima karyawan.  

Setelah semua data akurat, siklus penggajian atau pembayaran gaji terjadi melalui transfer bank atau metode lain sesuai kebijakan perusahaan. 

3. Pasca-penggajian

Tahap akhir melibatkan pembuatan laporan penggajian untuk keperluan internal, pajak, dan kepatuhan hukum. Laporan ini memberikan transparansi dan memudahkan audit perusahaan di kemudian hari.

Semua catatan penggajian disimpan secara rapi sebagai arsip resmi. Penyimpanan yang baik memastikan perusahaan memiliki data lengkap untuk evaluasi, pelacakan, atau kebutuhan hukum di masa mendatang.  

4. Pelaporan

Tahap pelaporan penggajian merupakan bagian akhir dari prosedur payroll yang sangat penting bagi perusahaan. Setelah semua proses perhitungan gaji, potongan, dan tunjangan selesai, bagian keuangan atau HR perlu membuat laporan resmi yang merangkum seluruh aktivitas penggajian dalam periode tertentu.

Laporan ini berfungsi sebagai bukti administrasi, alat analisis keuangan, dan dokumen audit yang harus tersimpan dengan rapi dan akurat.

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Data yang Dibutuhkan Sistem Penggajian Karyawan

Dalam sistem penggajian, terdapat dua jenis data utama yang digunakan, yaitu:

1. Data konstan

Data konstan adalah data yang bersifat tetap dan tidak berubah dalam setiap periode penggajian, kecuali ada pembaruan kebijakan perusahaan atau perubahan status karyawan. Contoh data konstan dalam sistem penggajian meliputi:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap (misalnya tunjangan jabatan atau keluarga)
• Nomor rekening bank karyawan
• Tarif pajak dan potongan tetap (PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan)

2. Data variabel

Data variabel adalah data yang dapat berubah setiap periode penggajian tergantung pada kondisi atau aktivitas karyawan. Contoh data variabel dalam sistem penggajian meliputi:

• Kehadiran karyawan (jumlah hari kerja, cuti, dan ketidakhadiran)
• Lembur dan insentif tambahan
• Bonus atau komisi yang diberikan berdasarkan kinerja
• Potongan yang bersifat tidak tetap (misalnya cicilan pinjaman karyawan)

Metode Penggajian Karyawan

Memilih metode penggajian yang tepat penting untuk memastikan proses penggajian berjalan efisien. Berikut adalah tiga metode penggajian karyawan yang sering perusahaan gunakan di Indonesia:

1. Metode penggajian berbasis Excel

Metode ini menggunakan software Excel untuk menghitung gaji karyawan. Data seperti jam kerja, tunjangan, dan potongan dimasukkan secara manual, lalu dihitung menggunakan formula, cocok untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan terbatas.  

Namun, metode ini rentan terhadap kesalahan manual seperti input data yang salah. Selain itu, seiring pertumbuhan jumlah karyawan, sistem ini menjadi kurang efisien karena membutuhkan waktu lebih lama dan lebih banyak tenaga kerja untuk pengolahan data.  

2. Metode gaji outsourcing

Dalam metode ini, perusahaan menyerahkan proses penggajian kepada pihak ketiga yang mengelola data, perhitungan, hingga pembayaran gaji. Metode ini menghemat waktu dan sumber daya internal perusahaan.  

Meskipun efisien, payroll outsourcing dapat menimbulkan risiko seperti kurangnya kontrol atas data karyawan. Selain itu, perusahaan perlu memastikan transparansi dan keandalan mitra outsourcing agar tidak terjadi kesalahan dalam penggajian.  

3. Metode otomatis dengan aplikasi penggajian karyawan

Aplikasi penggajian mengotomatisasi proses perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan, serta pembuatan slip gaji. Solusi ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses penggajian karyawan.  

Keunggulannya meliputi integrasi mudah dengan sistem HRIS dan akurasi tinggi dalam perhitungan. Untuk standarisasi data SDM lintas modul, padukan proses payroll dengan software hris agar absensi, cuti, lembur, dan komponen pajak tersinkron otomatis.

Klik banner di bawah ini untuk melihat skema harganya.

Skala Sistem Penggajian di Indonesia

Sistem penggajian di Indonesia umumnya terbagi menjadi tiga skala, yaitu skala tunggal, skala ganda, dan skala gabungan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

1. Skala tunggal

Skala tunggal menetapkan gaji berdasarkan golongan dan masa kerja tanpa memperhitungkan tanggung jawab atau beban kerja. Semua karyawan dengan golongan dan masa kerja yang sama menerima gaji setara.

Namun, skala ini kurang fleksibel dalam mengakomodasi perbedaan tanggung jawab dan kontribusi individu. Akibatnya, karyawan dengan beban kerja lebih besar sering merasa kurang dihargai, yang dapat memengaruhi motivasi dan produktivitas.

2. Skala ganda

Skala ganda mempertimbangkan faktor tambahan seperti tanggung jawab, beban kerja, dan prestasi karyawan. Selain golongan dan masa kerja, perusahaan menetapkan gaji berdasarkan tingkat kesulitan pekerjaan dan kontribusi individu. 

Metode ini membutuhkan evaluasi karyawan yang mendalam untuk menentukan besaran gaji. Walaupun lebih kompleks, skala ini meningkatkan kepuasan karyawan karena memberikan penghargaan yang sesuai dengan kinerja dan tanggung jawab mereka.  

3. Skala gabungan

Skala gabungan adalah kombinasi dari elemen skala tunggal dan ganda untuk menciptakan keseimbangan. Gaji pokok ditentukan berdasarkan golongan dan masa kerja, sementara tunjangan tambahan diberikan sesuai tanggung jawab, prestasi, atau kinerja karyawan.  

Skala ini cocok untuk perusahaan yang ingin mengadopsi pendekatan fleksibel namun tetap terstruktur.

Bagaimana Prosedur Penggajian yang Baik?

Prosedut penggajian yang baik memproses data absensi, jam kerja, dan lembur karyawan secara akurat. Gunakan software penggajian seperti HashMicro untuk memudahkan manajemen dalam menghitung gaji kotor, memotong pajak dan BPJS, serta menghasilkan gaji bersih sesuai aturan.

• Dalam proses perhitungan upah karyawan, tim HRD terlebih dahulu mengumpulkan data konstan dan variabel yang telah diverifikasi untuk menentukan total penghasilan setiap individu.
• Selanjutnya, HRD akan menghitung pajak penghasilan (PPh 21) sesuai dengan status jabatan dan tanggungan keluarga masing-masing karyawan.
• Setelah itu, bagian pajak memberikan rekapan hasil revisi perhitungan pajak, yang kemudian digunakan HRD untuk menyusun daftar gaji dan slip gaji seluruh karyawan. Hasil perhitungan ini kemudian diperiksa kembali oleh divisi keuangan perusahaan guna memastikan tidak ada kesalahan.
• Jika semua data telah valid, HRD akan menyiapkan cek tunai berisi total gaji karyawan, yang kemudian diserahkan kepada pimpinan perusahaan untuk mendapatkan persetujuan.
• Tahap akhir dari proses ini adalah pencairan atau transfer gaji melalui payroll bank mitra, sehingga dana dapat diteruskan langsung ke rekening masing-masing karyawan.

Selain akurat dan efisien, sistem ini menghasilkan laporan penggajian untuk kebutuhan audit dan dokumentasi. Dengan otomatisasi, perusahaan meminimalkan kesalahan manual, meningkatkan kepatuhan hukum, dan memastikan pengelolaan gaji berjalan lancar.

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Sistem Penggajian?

esalahan kecil dalam perhitungan gaji dapat berdampak besar pada kepercayaan karyawan, kepatuhan hukum, dan stabilitas keuangan perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan sistem penggajian otomatis menjadi solusi penting bagi perusahaan untuk mengelola gaji dengan cepat, akurat, dan sesuai regulasi.

Berikut alasan mengapa setiap perusahaan perlu mengadopsi sistem ini:

1. Meningkatkan efisiensi waktu dan produktivitas HRD

Dengan software penggajian, seluruh proses dari input data hingga slip gaji bisa dilakukan hanya dalam hitungan menit. Efisiensi ini memungkinkan tim HR fokus pada tugas strategis seperti pengembangan SDM dan peningkatan budaya kerja.

2. Transparansi dan kepuasan karyawan

Dengan fitur seperti employee self-service, karyawan dapat mengakses slip gaji, riwayat potongan, dan tunjangan secara mandiri. Transparansi ini meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan dan mengurangi pertanyaan atau komplain terkait gaji.

3. Kepatuhan terhadap regulasi dan pajak

Sistem penggajian modern dirancang mengikuti aturan ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia, termasuk potongan BPJS, PPh 21, dan tunjangan wajib lainnya. Hal ini membantu perusahaan mematuhi hukum tanpa risiko denda atau kesalahan pelaporan pajak.

4. Pelaporan keuangan lebih akurat

Sistem penggajian menyediakan laporan otomatis seperti total gaji bulanan, pajak, dan biaya tunjangan. Data ini membantu manajemen dalam membuat keputusan keuangan yang lebih cepat dan akurat, serta mempermudah proses audit internal maupun eksternal.

Optimalkan Sistem Penggajian dengan Software HRM HashMicro

HashMicro HRM adalah software manajemen SDM yang mengotomatisasi penggajian, perhitungan pajak, dan manajemen data karyawan. Sistem ini memproses data absensi, tunjangan, dan potongan secara akurat untuk menghasilkan gaji bersih.

Selain itu, HashMicro menawarkan demo gratis dan konsultasi untuk membantu bisnis memahami keunggulan software. Dengan layanan ini, bisnis dapat mengeksplorasi fitur-fitur seperti slip gaji otomatis dan laporan penggajian real-time.

Fitur:

1. Face Recognition & GPS Attendance: Fitur ini memastikan kehadiran karyawan tercatat secara akurat menggunakan teknologi pengenalan wajah dan GPS. Sistem ini juga mendeteksi manipulasi lokasi untuk mendapatkan data absensi yang valid.
2. Overtime Management: Fitur ini menghitung lembur secara otomatis berdasarkan data absensi. Sistem payroll ini memastikan lembur dihitung secara akurat dan langsung terintegrasi ke dalam penggajian.
3. Daily/Hourly Worker Payslip Management: Mendukung pengelolaan gaji karyawan harian atau per jam dengan slip gaji otomatis. Fitur ini memudahkan pembayaran tepat waktu sesuai jam kerja aktual karyawan.
4. Localized Payroll with Tax Calculation: Mengelola penggajian otomatis sesuai peraturan pajak di Indonesia. Fitur ini menghitung pajak dan potongan lainnya secara akurat, menghemat waktu dan meminimalkan risiko kesalahan.
5. Approval Delegation with Auto Follow-up Notification: Fitur ini memudahkan proses persetujuan penggajian dengan notifikasi untuk memastikan tidak ada persetujuan yang terlewat, sehingga pembayaran gaji berjalan tepat waktu.
6. Templates for Contract & Payslip: HashMicro menyediakan template profesional untuk kontrak kerja dan slip gaji. Perusahaan dapat dengan mudah menghasilkan dokumen formal yang rapi dan sesuai standar.
7. Mobile Apps for Employee Self-service: Aplikasi ini memungkinkan karyawan mengakses data penggajian, absensi, dan permintaan cuti secara mandiri. Solusi ini meningkatkan transparansi dan mengurangi beban administratif HR.

Solusi Penentuan Sistem Penggajian Efisien dengan Slip Gaji Generator Online dari HashMicro

Sebagai bagian dari komitmen terhadap solusi HRM, HashMicro menghadirkan Slip Gaji Generator Online yang memenuhi kebutuhan anda. Alat ini memudahkan pembuatan slip gaji karyawan secara cepat dan akurat, sangat cocok untuk perusahaan yang ingin mengotomatiskan proses penggajian dan menghemat waktu.

Kesimpulan

Sistem penggajian karyawan mempermudah pembayaran gaji dan pajak dengan mudah dan akurat, serta membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Dengan menggunakan aplikasi HRM HashMicro, Anda dapat mengelola data karyawan dengan mudah, seperti informasi gaji, absensi, dan kinerja. Coba demo gratis dan temukan bagaimana software HashMicro dapat memenuhi kebutuhan penggajian perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Sistem Penggajian

• Apa itu manajemen penggajian?

  Manajemen penggajian adalah proses administrasi untuk menghitung, mengelola, dan mendistribusikan gaji karyawan. Sistem ini memastikan akurasi pembayaran dengan memperhitungkan absensi, lembur, pajak, dan tunjangan sesuai peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku.

• Apa itu sistem penggajian hari kerja?

  Sistem penggajian hari kerja menghitung gaji berdasarkan jumlah hari kerja aktual karyawan. Sistem ini cocok untuk karyawan kontrak atau harian, di mana pembayaran disesuaikan dengan kehadiran dan jam kerja mereka selama periode tertentu.

• Metode payroll apa saja?

  Metode Netto, Metode Gross, Metode Gross Up.

• Apa alur kerja penggajian?

  Proses penggajian dimulai dengan menyusun daftar karyawan yang berhak menerima gaji dan berakhir dengan pencatatan pengeluaran. Dalam proses ini, perhitungan gaji dilakukan berdasarkan siklus penggajian tertentu, setelah menyesuaikan berbagai potongan seperti kontribusi dana pensiun, TDS, dan kupon makan.

• Sistem penggajian ada 3 apa saja?

  Sistem penggajian terdiri dari tiga jenis. Skala tunggal menetapkan gaji berdasarkan pangkat atau jabatan. Skala ganda mempertimbangkan faktor lain seperti masa kerja. Skala campuran menggabungkan keduanya untuk sistem yang lebih fleksibel.