Key Takeaways
Manajemen gudang cloud adalah sistem pengelolaan operasional gudang yang berjalan di infrastruktur cloud.
Anda dapat memilih antara public, private, atau hybrid cloud warehouse management system (WMS) untuk perusahaan Anda.
Anda dapat menggunakan software manajemen gudang cloud dalam proses receiving, putaway, storage, picking, packing, dan shipping.
Apa Itu Manajemen Gudang Cloud?
Manajemen gudang cloud adalah sistem pengelolaan operasional gudang yang berjalan di infrastruktur cloud. Sistem ini menyimpan data dalam server cloud provider, sehingga tim dapat mengakses data stok dan pergerakan barang secara online dan real-time. Software manajemen gudang cloud membantu bisnis memantau stok barang dengan lebih akurat tanpa memerlukan infrastruktur server lokal yang kompleks.
Sebagai perkembangan dari WMS tradisional, manajemen gudang cloud mengintegrasikan proses warehouse dalam satu platform terpusat. Ini memudahkan koordinasi antar tim, meningkatkan efisiensi kerja, dan memastikan data gudang selalu up-to-date.
Perbedaan Aplikasi Gudang Berbasis Cloud vs. On-premise
| ASPEK | SISTEM GUDANG CLOUD | SISTEM GUDANG ON-PREMISE |
|---|---|---|
| Pengertian | Sistem pengelolaan operasional gudang yang berjalan di infrastruktur cloud. | Sistem pergudangan yang berjalan secara lokal di server perusahaan. |
| Biaya | Lebih murah daripada sistem gudang on-premise. Namun, tanpa kontrol yang ketat, biaya operasional aplikasi gudang berbasis cloud dapat membengkak. | Biaya software on-premise besar akibat kebutuhan investasi, implementasi, maintenace, dan update. |
| Konektivitas | Konektivitas memengaruhi kinerja sistem gudang cloud. | Konektivitas tidak memengaruhi performa sistem on-premise. |
| Skalabilitas | Aplikasi gudang berbasis cloud mudah diskalakan. | Skalabilitas sistem gudang on-premise terbatas. Apabila Anda menambahkan gudang baru, Anda harus setup dari awal. |
| Kontrol dan kustomisasi. | Kontrol bisnis atas aplikasi gudang berbasis cloud terbatas. | Tim memiliki kendali penuh untuk mengkustomisasi software on premise sesuai dengan keperluan bisnis. |
| Keamanan data | Data dalam cloud rentan bila ada kesalahan konfiguarasi atau serangan siber. | Data dalam server on-premise cenderung aman karena dihosting secara lokal. |
| Maintennace | Vendor yang melaksanakan maintenance server. Akan tetapi, bisnis yang menggunakan cloud hybrid atau privat perlu melakukannya sendiri. | Bisnis yang melakukan maintenance. |
| Cocok untuk | Bisnis dengan banyak gudang atau tim warehouse remote. | Perusahaan yang perlu mengikuti regulasi data yang ketat. |
Alur Kerja Cloud Warehouse Management
Aplikasi gudang berbasis cloud dapat digunakan dalam aktivitas pergudangan sehari-hari. Berikut cara kerja manajemen gudang cloud:
- Receiving: Saat Anda memindai label barcode atau RFID, sistem gudang cloud akan mengkonfirmasi jenis dan kuantitas barang dengan data di Purchase Order (PO). Jika cocok, sistem akan mencatat stok tersebut secara otomatis.
- Putaway: Berdasarkan metode penyimpanan barang, software manajemen gudang cloud akan menentukan lokasi yang paling optimal. Sistem ini akan mengecek kapasitas rak lebih dulu sebelum mengirim instruksi ke staf gudang.
- Storage: Aplikasi gudang berbasis cloud menyinkronkan data stok antar lokasi gudang. Ini mempermudah pelacakan inventaris warehouse, sehingga mengurangi risiko overstock dan stockout. Dari sana, Anda dapat menghemat carrying cost.
- Picking: WMS akan membuat picking list setelah sistem menerima pesanan dari ERP atau OMS. Lalu, sistem ini akan memilih rute pengambilan barang yang tepat.
- Packing: Sistem gudang cloud akan mengotomatiskan pembuatan shipping label dan packing slip untuk suatu order.
- Shipping: Cloud WMS akan membuat bills of lading (BOL) dan faktur untuk pesanan. Anda dapat mengintegrasikan sistem gudang dengan sistem manajemen transportasi (TMS) untuk pelacakan status dan lokasi pesanan in transit.
Mengapa Manajemen Gudang Cloud Penting bagi Bisnis?
Penggunaan sistem gudang cloud mendukung integrasi antar sistem, itulah alasan mengapa banyak perusahaan beralih ke sistem jenis ini. Selain itu, software berbasis cloud menawarkan beberapa manfaat lain, seperti:
- Aksesibel. Tim gudang dapat mengakses sistem gudang berbasis cloud melalui aplikasi mobile atau web. Data dari semua gudang terkumpul dalam satu platform, yang dapat Anda akses di masa saja.
- Layanan pelanggan yang lebih baik. Software cloud membantu tim dalam mempercepat order fulfillment dan mengurangi kesalahan order picking.
- Mengefisienkan aktivitas gudang. Sistem WMS berbasis cloud mendukung alur kerja gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Sistem ini akan memperbarui database ketika ada stok barang yang masuk (receiving) atau keluar (shipping).
- Meningkatkan visibilitas stok secara real-time. Dengan real-time visibility, tim dapat memonitor gerakan dan melacak perpindahan stok antar gudang. Mereka akan mendapatkan alert dari sistem apabila jumlah barang mencapai level stok minimum.
- Minim investasi infrastruktur IT. Cloud warehouse management software menghilangkan atau meminimalkan kebutuhan investasi infrastruktur. Sistem cloud WMS publik berjalan di server provider. Sementara itu, sistem gudang cloud privat atau hybrid menggunakan lebih sedikit hardware daripada sistem on-premise.
- Multi-warehouse management lebih efisien. Aplikasi gudang cloud memungkinkan pengelolaan multi-gudang. Ini juga mempermudah pembuatan gudang baru atau ekspansi gudang yang ada.
- Skalabilitas tinggi. Meskipun tingkat skalabilitas cloud WMS bergantung pada jenisnya, Anda dapat meningkatkan skala sistem dengan mudah.
- Pemeliharaan dan pembaruan dari vendor. Maintenance dan update cloud server dilaksanakan oleh vendor cloud WMS sehingga dapat meringankan beban kerja tim IT Anda.
Jenis-jenis Cloud Warehouse Management
Ada tiga jenis software manajemen cloud gudang yang dapat Anda gunakan, yaitu:
| Jenis | kelebihan | kekurangan | cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Public Cloud WMS |
|
|
|
| Private cloud WMS |
|
|
|
| Hybrid cloud WMS |
|
|
|
Marimas: Contoh Penerapan Manajemen Gudang Cloud
Salah satu perusahaan yang menerapkan manajemen gudang cloud adalah Marimas. Sebagai produsen berbagai minuman serbuk, mereka harus mengelola banyak bahan baku atau berisiko kehabisan stok.
Dengan sistem ERP manufaktur HashMicro, Marimas dapat memantau ketersediaan stok dengan mudah. Menggunakan fitur barcode scanning, mereka dapat melacak pergerakan stok barang. Saat barcode dipindai, sistem akan mengirimkan informasi ke database utama. Jadi, mereka tidak perlu memeriksa barang secara manual.
Hash Manufacturing Automation juga mencegah stockout atau overstock. Waktu stok hampir habis, sistem ini akan memberikan pengingat secara otomatis.
Masalah Umum Manajemen Gudang Cloud
Terdapat beberapa kesalahan umum dalam manajemen gudang cloud, yaitu:
1. Keamanan data warehouse dalam server cloud
Cloud WMS berjalan di server cloud milik penyedia layanan sistem gudang. Sistem dengan konfigurasi atau security measure yang lemah dapat menyebabkan data breach, data loss, pembajakan akun, dan serangan DdoS. Hal ini bisa mengganggu operasional gudang.
Solusi: Pertama, pastikan vendor Anda memiliki sertifikat SNI ISO/IEC 27001. Kemudian, Anda dapat menyiapkan cadangan dan rencana pemulihan bencana untuk berjaga-jaga. Anda juga dapat menerapkan enkripsi in transit dan at rest atau otentikasi multi-faktor untuk jaga-jaga.
2. Learning curve di antara tenaga kerja
Ketika Anda bermigrasi ke sistem gudang cloud, tim Anda harus mempelajari cara menggunakannya. Namun, kecepatan anggota tim untuk menguasai sistem ini bisa bervariasi. Semakin besar kurva pembelajarannya, semakin tinggi biaya migrasinya.
Solusi: Susun program onboarding untuk software gudang cloud bagi pekerja lama. Ini akan memperlancar proses migrasi sistem.
3. Sistem gudang cloud memerlukan koneksi internet
Anda memerlukan koneksi internet untuk mengakses software manajemen gudang cloud. Karena itu, penggunaan sistem gudang berbasis cloud tidak disarankan untuk warehouse dengan koneksi yang labil.
Solusi: Aktifkan atau terapkan mode offline dalam cloud WMS Anda. Jika perlu, perbarui dan optimalkan lokasi router Anda supaya koneksinya stabil.
4. Vendor bermasalah
Vendor yang buruk dapat merusak proses implementasi aplikasi gudang berbasis cloud. Jadwal yang tidak realistis dan dukungan vendor yang minim akan memperpanjang proses penerapan. Selain itu, keamanan sistem Anda bergantung pada server mereka. Vendor dengan langkah-langkah keamanan yang buruk hanya akan membahayakan data Anda.
Solusi: Sebelum memilih sistem, cek cloud provider-nya terlebih dahulu. Di samping itu, Anda dapat menggunakan sistem multi-cloud atau hybrid untuk mencegah vendor lock-in.
Bagaimana Cara Memilih Cloud WMS yang Tepat?
Terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat memilih sistem gudang cloud:
1. Analisis Kekurangan dan Kebutuhan gudang
Tinjau sistem dan alur kerja gudang Anda sekarang. Lalu, identifikasi kekurangan dan area yang ingin Anda tingkatkan dalam workflow tersebut. Hal ini akan memengaruhi jenis software gudang cloud mana yang sebaiknya Anda gunakan.
2. Tentukan fitur yang Anda butuhkan
Cari tahu sistem gudang berbasis cloud yang tersedia untuk Anda, dan review fitur-fitur yang ada. Beberapa fitur yang wajib dimiliki adalah:
- Automation. Untuk mengotomatiskan proses manual dan berulang, seperti pencatatan dan pelaporan stok barang.
- Integration. Sistem gudang cloud harus terintegrasi dengan sistem yang sudah ada dan modul lain (misalnya ERP).
- Mobile access. Tim warehouse Anda harus dapat memonitor pergerakan dan perpindahan stok melalui HP atau mobile.
- Multi-warehouse management. Cloud WMS memungkinkan pengelolaan beberapa gudang. Anda dapat melacak perpindahan antar stok, serta meningkatkan skala untuk gudang baru.
- Real-time tracking. Untuk memantau dan melacak stok secara real-time.
- RFID or barcode integration. Anda harus bisa mengintegrasikan RFID atau barcode dengan sistem manajemen gudang cloud.
- Security measure. Aplikasi gudang berbasis cloud harus memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat. Ini dapat berupa role-based access control hingga enkripsi data.
Sebagai tambahan, Anda mungkin harus berkompromi dan memprioritaskan fitur-fitur penting saja. Jadi, tuliskan keperluan Anda terlebih dahulu.
3. Evaluasi vendor sistem gudang cloud
Buat daftar pendek (shortlist) berdasarkan kebutuhan bisnis. Anda harus memastikan bahwa:
- Vendor menawarkan demo gratis atau free trial,
- Vendor memiliki 24/7 customer support yang memandai,
- Vendor memiliki pengalaman dalam industri pergudangan,
- Vendor memiliki SLA (Service Level Agreement) uptime,
- Vendor memiliki track record yang baik, serta
- Vendor transparan dan mudah dihubungi.
Kesimpulan
Manajemen gudang cloud menggunakan cloud computing untuk meningkatkan aktivitas pergudangan. Sistem gudang berbasis cloud mampu mengotomatiskan laporan dan dokumen terkait kegiatan warehouse. Dibandingkan WMS lokal, Anda dapat mengakses cloud WMS di masa saja, kapan saja. Hal ini meningkatkan visibilitas terhadap stok barang, memungkinkan Anda untuk menghindari penyusutan dan kekurangan persediaan.
Sistem manajemen gudang cloud yang tepat untuk Anda tentu bergantung pada kebutuhan bisnis. Namun, beberapa kriteria yang wajib Anda ingat adalah sistem skalabel, aman, terintegrasi, melacak inventaris secara real-time, dan dari vendor yang baik. Ini akan memastikan bahwa aplikasi gudang berbasis cloud dapat memenuhi kebutuhan bisnis sekaligus berkembang seiring dengannya.
FAQ
Ya, sistem gudang cloud aman untuk data apabila vendor Anda andal atau Anda menerapkan security measure tambahan. Anda dapat mengimplementasikan enkripsi saat transit dan at rest, kontrol akses, serta third party authentication untuk menjaga keamanan data. Selain itu, Anda juga bisa membuat SOP keamanan data dan memantau miskonfigurasi agar tidak ada celah dalam hal keamanan.
Ya, software manajemen gudang berbasis cloud cocok untuk usaha kecil dan menengah. Sistem pergudangan cloud membutuhkan lebih sedikit hardware dan server dibandingkan sistem pergudangan on-premise. UMKM juga tidak memerlukan tim maintenance khusus untuk pemeliharaan dan perawatan sistem
Anda akan kehilangan akses terhadap software manajemen gudang cloud ketika internet terputus. Sistem Anda tidak dapat diakses sampai warehouse Anda mendapatkan kembali koneksi yang stabil. Semua pekerjaan yang belum Anda simpan dalam sistem gudang cloud akan menghilang.
