Mengenal Sistem Inventory Gudang & Cara Pengelolaannya

Stok sering habis saat dibutuhkan, tapi gudang Anda penuh barang yang tak bergerak? Tanpa sistem inventory gudang yang terstruktur, risiko ini bisa terjadi kapan saja, bahkan berulang kali, dan tentunya Anda akan mengalami kerugian.

Sedikit saja kesalahan dalam pencatatan bisa berarti kehilangan puluhan transaksi dalam sehari. Banyak pemilik usaha justru kehilangan visibilitas terhadap pergerakan stok dan posisi barang di gudang. Akibatnya, keputusan pembelian, penjualan, dan bahkan produksi berubah jadi tebakan.

Maka dari itu, penggunaan sistem inventory digital merupakan kebutuhan. Software HashMicro, misalnya, mampu untuk mempercepat proses picking dan restock, sekaligus mengurangi kesalahan pencatatan lewat sistem barcode dan dashboard real-time.

Baca artikel ini lebih lanjut untuk mengetahui bagaimana mengelola stok dengan lebih cerdas, cepat, dan akurat.

Apa itu Sistem Inventory Gudang?

Sistem inventory gudang adalah perangkat lunak yang mencatat, memantau, dan mengelola stok barang di gudang. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengetahui posisi, jumlah, dan pergerakan barang untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Implementasi inventory management system berbanding lurus dengan manfaatnya dalam mempercepat proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Ia juga meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Manfaat Sistem Inventory Gudang

Aplikasi inventaris barang membawa segudang manfaat dalam alur operasional bisnis Anda. Berikut adalah daftar penjelasannya:

1. Menghindari kekurangan bahan (out of stock)

Produk paling laku habis, pelanggan sudah checkout, tapi gudang bilang barang kosong. Dalam bisnis ritel dan distribusi, satu hari out of stock bisa berarti ratusan transaksi gagal.

Sistem inventory membantu Anda mencegah situasi ini lewat pemantauan stok otomatis dan notifikasi saat level barang menyentuh batas minimum. Bahkan, sistem yang terintegrasi bisa langsung mengirim permintaan pembelian ke vendor sebelum barang benar-benar habis.

2. Pelanggan tidak pergi ke kompetitor

Pelanggan digital saat ini tidak mau menunggu. Jika barang yang mereka cari kosong, mereka pindah ke kompetitor dalam hitungan menit. Sistem inventory memastikan Anda selalu tahu barang mana yang cepat habis, mana yang harus diprioritaskan untuk restock, dan di lokasi mana permintaan tertinggi terjadi.

3. Meningkatkan kualitas pelayanan permintaan pelanggan

Tanpa sistem yang terintegrasi, banyak bisnis harus mengecek stok secara manual sebelum memproses pesanan.

Sistem inventory yang terhubung langsung dengan penjualan membantu Anda memproses permintaan lebih cepat dan akurat. Stok bisa dicek otomatis, pesanan masuk langsung ke sistem, dan gudang tahu apa yang harus disiapkan.

4. Anda dapat mengambil keputusan berdasarkan data

Sistem inventory berbasis AI membantu Anda melihat pola stok masuk dan keluar, memantau permintaan tiap cabang, dan menghitung biaya restock otomatis. Dengan data yang selalu ter-update, Anda bisa menentukan kapan restock, berapa banyak, dan di lokasi yang membutuhkan.

5. Mengelola banyak cabang dan gudang

Koordinasi stok antar cabang sering mejadi masalah: cabang A kehabisan barang, cabang B kelebihan, tapi semua saling tunggu kabar. Aplikasi gudang yang terintegrasi membantu setiap cabang bekerja dengan data yang sama secara real-time.

Anda bisa memantau stok per lokasi, mengatur transfer antar gudang, dan menetapkan approval otomatis untuk permintaan restock dari tim di lapangan.

Apa Sajakah Teknik-teknik dalam Sistem Inventory Gudang?

Terlepas dari seberapa besar skala usaha Anda, teknik manajemen inventory stok dan implementasinya menjadi strategi jitu agar Anda sukses menata persediaan barang.

Berikut adalah lima teknik manajemen gudang yang dapat Anda pertimbangkan:

1. Analisis inventory ABC

Analisis ABC adalah teknik menggolongkan atau mengklasifikasikan barang ke berbagai tingkatan dari yang tertinggi hingga terendah. Tujuannya untuk mengidentifikasi persediaan untuk memperoleh keuntungan dari nilai investasi yang tinggi.

Misalnya, kelas A akan terisi oleh barang-barang dalam jumlah unit kisaran 60-80% dari biaya persediaan barang, kelas B untuk unit kisaran 30-50% dari biaya persediaan, dan C untuk unit kisaran di bawahnya.

2. Dropshipping

Pengiriman drop atau dropshipping adalah salah satu cara populer dalam membangun bisnis online. Biasanya, bisnis melakukan outsourcing untuk menghilangkan biaya pengelolaan, seperti pembelian dan penyimpanan barang.

3. Pengiriman massal (bulk shipments)

Bisnis yang menggunakan teknik ini berasumsi bahwa mengirim banyak barang sekaligus dapat menekan anggaran delivery atau perjalanan. Namun, Anda perlu memastikan bahwa barang tersebut memiliki umur simpan yang layak dan penjualannya akan selalu laku.

4. Backorder

Dalam warehouse management system, backorder adalah teknik manajemen gudang di mana perusahaan tetap menerima pesanan meskipun stok barang sedang kosong.

Contohnya, jika pelanggan memesan 100 unit sementara hanya tersedia 60, maka 60 unit dikirim lebih dulu, sisanya menyusul setelah stok tersedia.

Strategi ini menjaga kontinuitas penjualan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, backorder membantu perusahaan merencanakan restock secara lebih efisien dan terukur.

5. Konsinyasi

Teknik konsinyasi adalah manajemen inventory yang Anda lakukan dengan memberikan barang-barang produksi pabrik kepada para pengecer. Namun, pengecer tidak membayar di muka atas barang tersebut. Pihaknya akan membayar barang ketika barang telah terjual.

Proses Manajemen Sistem Inventory Gudang

Secara komprehensif, proses manajemen inventory terdiri dari lima tahap, meliputi:

1. Pembelian: Pencatatan stok dimulai saat Anda membeli bahan baku atau barang siap jual. Sistem inventory mencatat otomatis barang masuk, sekaligus memberi notifikasi jika stok lama sudah habis.
2. Produksi (jika ada): Untuk perusahaan manufaktur, bahan baku akan masuk proses produksi lalu dicek melalui quality control. Sistem inventory mencatat hasil produksi sebagai barang jadi siap jual.
3. Penyimpanan: Barang jadi dan bahan baku disimpan di lokasi yang sudah diatur berdasarkan kategori atau permintaan. Sistem inventory memantau lokasi dan sisa kapasitas gudang secara real-time.
4. Penjualan: Saat ada pesanan masuk, sistem inventory langsung cek ketersediaan stok dan update sisa barang setelah transaksi. Integrasi dengan aplikasi sales mencegah overpromising dan keterlambatan pengiriman.
5. Pelaporan: Semua aktivitas tercatat dan disusun otomatis dalam laporan stok barang harian, mingguan, atau bulanan. Mulai dari mutasi stok, nilai barang, hingga performa cabang tertentu.

Metode-metode Inventory Manajemen 

Berikut adalah beberapa metode inventory manajemen yang dapat Anda implementasikan dalam gudang penyimpanan barang:

1. Just-In-Time Management (JIT)

JIT adalah metode manajemen stok yang hanya menyimpan barang saat dibutuhkan untuk produksi atau penjualan. Tujuannya adalah menekan biaya gudang, menghindari penumpukan barang, dan mempercepat perputaran stok.

Metode ini cocok untuk bisnis manufaktur dan retail dengan permintaan stabil atau dapat diprediksi. Akan tetapi, jika permintaan mendadak melonjak, ketersediaan barang bisa jadi kendala karena stok cadangan minim atau bahkan nol.

2. Material Requirement Planning (MRP)

MRP adalah metode manajemen sistem inventory yang merencanakan kebutuhan bahan baku berdasarkan jadwal produksi dan proyeksi penjualan. Jika prediksi akurat, produksi bisa berjalan lancar tanpa kelebihan atau kekurangan stok.

Meskipun demikian, metode ini sangat bergantung pada keakuratan forecast. Jika estimasi penjualan meleset, Anda bisa kehabisan bahan saat dibutuhkan atau justru rugi karena overstock. Kunci utamanya ada di pencatatan yang rapi dan komunikasi cepat ke supplier.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode manajemen sistem inventory ini menghitung jumlah unit yang harus Anda tambahkan ke dalam persediaan. Hasil perhitungan harus dengan gelombang pemesanan untuk mengurangi biaya persediaan.

Metode EOQ memastikan bahwa jumlah persediaan yang terpesan sesuai dengan batch yang tepat. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu membuat pesanan terlalu sering dan tidak ada kelebihan persediaan di gudang.

4. Days Sales of Inventory (DSI)

Cara menghitung DOI (Days of Inventory) adalah dengan mengkalkulasikan waktu rata-rata per hari untuk mengubah inventaris menjadi barang jadi.

Hasil perhitungan DSI akan menunjukkan berapa lama persediaan perusahaan mampu bertahan. Semakin rendah hasil DSI, semakin pendek durasi pengosongan inventaris perusahaan.

Tips Mudah Mengelola Barang dengan Sistem Inventory Gudang

Software stok barang meskipun bersifat otomatis, memerlukan Anda yang menjadi “nyawa” pengelolaan operasional gudang. Untuk itu, berikut kami sajikan tips mengelola stok barang yang dapat memudahkan pekerjaan Anda:

• Tatalah penyimpanan gudang Anda secara efektif dengan memisahkan barang berdasarkan kategori, lalu beri label pada tiap jenis atau kelompok barang agar mudah staf kenali.
• Susunlah sistem pencatatan yang rapi. Tentukan apakah pencatatan akan berdasarkan waktu kedatangan barang atau jumlah stok yang tersedia.
• Pahami kebutuhan perusahaan Anda. Jika skala usaha cukup besar, pertimbangkan penggunaan software inventory untuk mencatat dan mengelola stok secara otomatis dan efisien.
• Sesuaikan pilihan sistem dengan anggaran yang dimiliki. Baik menggunakan staf manual maupun teknologi, pastikan Anda menghitung kelebihan dan kekurangannya.
• Terakhir, disiplinkan proses pencatatan. Dengan pencatatan yang konsisten, Anda bisa memantau stok dengan mudah dan menghindari kesalahan yang bisa mengganggu operasional bisnis.

Tingkatkan Efisiensi Pengelolaan Warehouse Anda dengan Sistem Inventory Gudang HashMicro

HashMicro adalah penyedia sistem inventory yang terkenal akan fitur-fiturnya yang komprehensif. Dengan pengalaman sejak tahun 2015, vendor ini terus berupaya dalam menyajikan warehouse management system terpadu dan mengikuti kebutuhan ekonomi digital masa kini.

HashMicro kini telah berdiri bersama 2.000+ perusahaan nasional dan internasional, membuktikan ketangguhan sistemnya dalam mengelola operasional gudang. UI/UX sistem HashMicro tampil prima dan mudah digunakan, bahkan untuk pemula.

Melalui demo gratis dan konsultasi bisnis gratis dengan pakarnya langsung, Anda dapat mencoba mengoperasikan sistem ini sebelum pembelian. Fitur-fiturnya yang canggih pun patut untuk Anda pertimbangkan, seperti:

• Manajemen barcode: Lacak pengiriman dan penerimaan barang secara cepat dan akurat, meskipun berada di lokasi berbeda.
• Pelacakan lot & serial number: Sistem inventory gudang mudah melacak stok berdasarkan nomor seri dan lot untuk barang dengan spesifikasi khusus.
• Manajemen permintaan stok: Kelola permintaan stok dari seluruh cabang dengan sistem approval otomatis untuk mempercepat proses pemenuhan pesanan.
• Inventory forecasting: Sistem inventory gudang memprediksi kebutuhan stok di masa depan berdasarkan tren dan data penjualan sebelumnya.
• Inventory valuation: Hitung valuasi stok di seluruh gudang secara otomatis di akhir periode pelaporan.
• Analisis usia stok: Pantau usia stok untuk mencegah penumpukan produk lama dan optimalkan rotasi barang cepat dan lambat.
• Hashy AI: Seluruh fitur HashMicro terlindungi dan berbasis kecerdasan buatan. Ini membuat HashMicro unggul dan selalu memenuhi kebutuhan kompetitif perusahaan Anda yang mencakup:
  • Cek level stok: Pantau jumlah stok secara real-time tanpa pengecekan manual.
  • Peringatan stok rendah: Dapatkan notifikasi dan saran jumlah pesanan saat stok menipis.
  • Pemesanan ulang otomatis: Kirim permintaan pembelian ke pemasok secara otomatis.
  • Lacak status PR: Pantau status permintaan pembelian dengan pembaruan real-time.
  • Peringatan kedaluwarsa: Dapatkan notifikasi untuk stok yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
  • Permintaan transfer internal: Pindahkan barang antar lokasi sesuai kebutuhan dan ketersediaan.

Jika Anda masih ragu atau ingin mengetahui lebih dalam mengenai salah satu kisah sukses klien HashMicro, Anda dapat melihat kisah perusahaan Banban bersama HashMicro berikut ini.

Kesimpulan

Sistem inventory gudang sebagai solusi dalam mencegah penumpukan stok barang di gudang. Perangkat lunak ini juga akan memastikan bisnis Anda selalu mampu memenuhi permintaan pasar tanpa mengalami understock, overstock, atau bahkan deadstock.

Dari beragam vendor yang ada di Indonesia saat ini, software inventory HashMicro menyediakan kemudahan dalam mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang. Fitur-fiturnya yang canggih dan berbasis AI akan membawa perusahaan Anda menjadi juara di pasar lokal maupun global.

Coba demo gratis software-nya sekarang untuk pengalaman mengoperasikan sistemnya langsung tanpa komitmen!

Pertanyaan Seputar Sistem Inventory

• Bagaimana Cara Membuat Daftar Inventaris Yang Benar?

  Langkah-langkah untuk membuat daftar inventaris yang benar adalah sebagai berikut:
  1. Menyiapkan format tabel yang sesuai.
  2. Menyertakan informasi yang relevan sesuai kebutuhan.
  3. Membuat waktu khusus untuk melakukan tugas tersebut.

• Apa Yang Dimaksud Dengan Stock Opname?

  Stock opname dapat dijelaskan sebagai kegiatan penghitungan persediaan barang di gudang sebelum dijual atau dipasarkan. Kegiatan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, sehingga tidak ada barang yang terlewat terdata.

• Apa Yang Terjadi Jika Perusahaan Kelebihan Persediaan Atau Kekurangan Persediaan?

  Persediaan yang berlebihan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan karena memerlukan modal besar, meningkatkan biaya penyimpanan, menghadapi pajak dan asuransi tambahan, dan berpotensi menyebabkan penurunan harga atau kualitas produk, serta risiko kerusakan atau kehilangan. Di sisi lain, kekurangan persediaan dapat menghambat kelancaran produksi.

• Mengapa Persediaan Gudang Harus Dikontrol?

  Pengawasan persediaan bahan sangat penting untuk mencegah kehabisan. Kehabisan persediaan dapat mengganggu proses produksi dan penjualan. Oleh karena itu, manajemen persediaan bertanggung jawab dalam mengawasi produk yang ada dalam stok, serta mengatur aliran keluar dan masuknya barang.

• Jelaskan Sistem Manajemen Persediaan Gudang Yang Baik Itu Seperti Apa?

  Terdapat tiga karakteristik utama yang menjadi dasar dari sistem manajemen persediaan gudang, yaitu efisiensi waktu, pengurangan biaya, dan membantu dalam menyusun anggaran bisnis. Baca selengkapnya di sini!