Vendor management tidak hanya sekadar memilih dan bertransaksi dengan vendor. Tantangan seperti maverick cost, vendor tidak responsif, produk yang tidak sesuai, serta harga yang tidak kompetitif sering kali membuat proses ini rumit.
Di sisi lain, perusahaan harus menjaga hubungan baik dengan vendor tanpa memicu konflik, supaya proses pengadaan (procurement) bisa berjalan lancar.
Proses ini melibatkan departemen seperti purchasing, accounting, dan logistic, sehingga pengelolaan yang terintegrasi menjadi sangat penting. Tanpa sistem yang baik, kesalahan kecil bisa berdampak pada biaya dan kualitas.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam mengenai cara kerja, fitur, dan manfaat dari penggunaan aplikasi vendor management system untuk mengelola vendor secara efektif.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Vendor Management?
Vendor management adalah proses pengelolaan hubungan antara perusahaan dengan vendor/supplier yang menjadi mitra dalam memenuhi kebutuhan. Proses ini mencakup penginisiasian, pengelolaan risiko, serta upaya meningkatkan nilai kerja sama dengan vendor untuk memberdayakan bisnis dengan efektif.
Sebagai contoh, dalam kegiatan dunia industri, ketika perusahaan yang bergerak di bidang industri pengolahan baju harus selalu memasok kain dalam jumlah besar setiap harinya, perusahaan tentu harus mencari supplier atau vendor yang mampu menjadi pemasok kain.
Oleh karena itu, manajemen vendor penting bagi kesuksesan suatu bisnis karena dapat mempengaruhi efisiensi, kualitas dan keuntungan perusahaan.
Dalam pengelolaannya, perusahaan perlu membutuhkan aplikasi vendor management system untuk memudahkan pengelolaan dan pemantauan hubungan dengan vendor atau supplier.
Manfaat Efisiensi Vendor Management
Efisiensi dalam vendor management membawa berbagai manfaat bagi perusahaan diantaranya:
Pertama, efisiensi ini membantu mengurangi biaya operasional dengan memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar dan sesuai anggaran.
Kedua, manajemen vendor yang efektif meningkatkan kualitas layanan atau produk yang diterima, karena perusahaan dapat memilih vendor yang paling kompeten dan sesuai kebutuhan.
Ketiga, efisiensi dalam mengelola vendor mempercepat waktu respon terhadap permintaan dan masalah yang muncul, sehingga mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Terakhir, hubungan yang baik dengan vendor dapat terjaga lebih lama, yang berdampak positif pada kerjasama jangka panjang.
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Ruang lingkup Vendor Management System
Vendor Management System (VMS) adalah solusi digital yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola hubungan dan aktivitas dengan vendor secara lebih terstruktur dan efisien. Berikut adalah ruang lingkup utama dari Vendor Management System:
- Seleksi dan evaluasi vendor: VMS memfasilitasi proses seleksi vendor yang tepat dengan menyediakan alat untuk membandingkan, menilai, dan mengevaluasi vendor berdasarkan berbagai kriteria. Dengan demikian, perusahaan dapat memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi harga, kualitas, maupun kapasitas layanan.
- Manajemen kontrak dan kepatuhan: Pengelolaan kontrak dengan vendor menjadi lebih mudah melalui VMS, yang memungkinkan perusahaan menyimpan, mengelola, dan meninjau semua perjanjian secara digital. Fitur ini memastikan kepatuhan terhadap syarat dan ketentuan yang telah disepakati, serta meminimalisir risiko pelanggaran kontrak.
- Pemantauan kinerja vendor: VMS memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja vendor secara berkala, termasuk kualitas produk atau layanan, ketepatan waktu pengiriman, dan kepatuhan terhadap standar perusahaan. Informasi ini berguna untuk melakukan evaluasi performa secara objektif dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Pengelolaan biaya dan efisiensi: Sistem ini menyediakan laporan terkait pengeluaran, membandingkan biaya dari berbagai vendor, serta memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, sehingga menghindari biaya yang tidak terkontrol.
Alur Kerja Vendor Management
Mengelola vendor secara efektif dan efisien harus melalui beberapa proses. Berikut merupakan tahapan kerja dari aplikasi vendor management system:
1. Menyusun database vendor
Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi vendor, termasuk data kontak, riwayat kerjasama, dan produk atau layanan yang mereka tawarkan. Dengan memiliki database vendor yang lengkap dan terorganisir, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan saat memilih atau bernegosiasi dengan vendor di masa mendatang.
2. Kualifikasi vendor
Tahapan ini perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa perusahaan memilih vendor yang tepat dan berkualitas. Kualifikasi vendor perusahaan dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap vendor, pemilihan vendor berdasarkan kriteria tertentu, yang terdiri dari 2 tipe proses kualifikasi, yang pertama adalah pre-kualifikasi (ketika vendor akan mendaftar) dan yang kedua re-kualifikasi (penilaian saat vendor aktif dan terdaftar).
3. Vendor onboarding
Tahapan ini meliputi proses penerimaan vendor baru yang terintegrasi ke dalam satu sistem dan proses bisnis. Proses onboarding vendor yang efektif, akan membantu mempercepat waktu pelaksanaan proyek dan memastikan vendor dapat memenuhi standar kualitas yang perusahaan telah tetapkan.
Proses ini perlu memberikan informasi yang jelas mengenai prosedur, serta proses pembayaran dan pelaporan yang harus vendor lakukan. Dengan melakukan proses onboarding yang baik, perusahaan akan dapat meningkatkan efisiensi dan kinerja vendor.
4. Pemesanan dan pengiriman
Dalam tahapan ini perusahaan harus memastikan bahwa vendor telah mengirimkan dokumen-dokumen yang perusahaan perlukan, seperti faktur dan bukti pengiriman. Biasanya proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan purchase order.
Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan faktor-faktor lain, seperti biaya pengiriman, metode pembayaran, dan jadwal pengiriman yang efektif. Tentunya hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa persediaan barang atau jasa tersedia dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik.
5. Pembayaran vendor
Ketika perusahaan memesan jasa atau barang, kemudian barang atau jasa tersebut telah perusahaan terima. Langkah selanjutnya yaitu perusahaan harus mengecek invoice dengan purchase order yang ada. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa dan memproses pembayaran dengan mudah terhadap pengelolaan vendor
Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa setiap transaksi pembayaran tercatat dengan baik dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa transaksi pembelian barang atau jasa dari vendor dapat berjalan dengan lancar.
6. Evaluasi kinerja dan pembinaan vendor
Perusahaan harus secara rutin mengevaluasi kinerja vendor untuk memastikan mereka terus memberikan layanan sesuai standar yang ditetapkan. Jika diperlukan, perusahaan bisa memberikan pembinaan kepada vendor guna meningkatkan kualitas layanan dan memperbaiki kelemahan yang ditemukan selama evaluasi.
7. Vendor Offboarding
Ketika kontrak antara perusahaan dengan vendor selesai. Perusahaan harus memastikan bahwa semua transaksi dan kewajiban telah terpenuhi sebelum mengakhiri hubungan bisnis dengan vendor.
Langkah ini sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem Anda agar mencegah terjadinya kehilangan biaya dan waktu.
Dengan melakukan tahapan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa hubungan bisnis dengan vendor berakhir dengan baik dan dapat membuka peluang untuk menjalin kerja sama dengan vendor yang lebih baik kedepannya.
Tantangan dalam Pengelolaan Vendor Management System
Pengelolaan Vendor Management System (VMS) memiliki sejumlah tantangan yang perlu diatasi oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa tantangan utama:
- Kompleksitas integrasi dengan sistem lain: Mengintegrasikan VMS dengan sistem operasional lain seperti ERP atau CRM sering kali menjadi tantangan tersendiri. Jika tidak dikelola dengan baik, integrasi yang buruk dapat menyebabkan data tidak sinkron atau bahkan terjadi kesalahan dalam pengelolaan informasi.
- Kepatuhan dan pengelolaan kontrak: Mengelola banyak vendor dengan berbagai kontrak yang berbeda membutuhkan perhatian khusus. Tantangan ini sering muncul dalam memastikan semua pihak mematuhi ketentuan yang disepakati, terutama dalam kontrak yang melibatkan detail dan syarat yang kompleks.
- Pemantauan kinerja yang konsisten: Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala dan konsisten bisa menjadi tantangan, terutama jika perusahaan bekerja dengan banyak vendor. Tanpa sistem evaluasi yang baik, sulit untuk memastikan vendor terus memenuhi standar yang telah ditetapkan.
- Keamanan dan manajemen data: VMS menangani sejumlah besar data vendor, termasuk informasi sensitif seperti kontrak dan data keuangan. Keamanan siber menjadi tantangan utama karena adanya risiko kebocoran data atau serangan siber yang dapat mengganggu operasional perusahaan.
4 Fitur Unggulan Aplikasi Supply Chain untuk Vendor Management
Berikut 4 fitur unggulan dari aplikasi supply chain:
1. Inventory Management
Penting dalam mengembangkan bisnis perusahaan untuk melacak dan mengelola persediaan barang dari pemasok atau vendor. Dengan menggunakan fitur unggulan ini perusahaan dapat memantau stok barang secara real-time, memperbarui informasi tentang persediaan barang, dan menyesuaikan pesanan dengan permintaan pelanggan.
Selain itu, fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan stok. Sistem inventory management dapat membantu perusahaan dalam mengelola persediaan barang dengan lebih efektif dan efisien.
Baca juga: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Contohnya
2. Procurement Management
Procurement adalah proses mengelola pengadaan barang dan jasa, mulai dari perencanaan, pengadaan, hingga pengiriman barang, semua kegiatan tersebut dapat terintegrasi dengan satu sistem. Dengan menggunakan sistem SCM yang telah memiliki fitur procurement management sehingga dapat memungkinkan perusahaan meminimalisir biaya pengadaan dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.
3. Order Management
Sistem SCM sangat bermanfaat untuk vendor management, salah satu fiturnya yaitu order management. Fitur ini memungkinkan supplier untuk mengelola proses pesanan secara terintegrasi, mulai dari pemesanan hingga pengiriman barang.
Terlebih lagi, fitur order management dapat memantau pesanan dari pelanggan, mengelola persediaan barang dan memproses pengiriman barang. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses dan mempercepat jadwal pengiriman sehingga memastikan bahwa pesanan dikirim tepat waktu.
4. Planning & Forecasting Management
Fitur ini memungkinkan para vendor untuk memprediksi kebutuhan akan produk atau jasa dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu sehingga mereka dapat mempersiapkan persediaan yang cukup dan mengoptimalkan produksi atau layanan mereka.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memastikan pasokan produk atau jasa yang stabil dan konsisten dari para vendor. Selain itu, planning & forecasting management juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategis jangka panjang sehingga dapat mengoptimalkan operasional perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, aplikasi ini sangat penting untuk vendor management yang efektif dan efisien.
Kesimpulan
Keempat fitur unggulan aplikasi supply chain management (SCM) untuk vendor management ini memainkan peran yang sangat penting dalam mengoptimalkan proses pengelolaan vendor. Dengan adanya fitur yang sudah terintegrasi sistem, memungkinkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka dalam pengelolaan pasokan.
Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan kualitas dan ketepatan pengadaan produk atau jasa dari vendor sehingga dapat memperbaiki efisiensi kinerja secara keseluruhan. Jika Anda tertarik dan ingin mengelola vendor secara optimal. Software Supply Chain Management dari HashMicro dapat menjadi solusi yang tepat dan Anda dapat membuat jadwal demo gratis sekarang!
