Vendor management adalah suatu proses yang bertujuan untuk mengelola dan mengawasi aktivitas bisnis yang dilakukan dengan pihak ketiga yang bekerja sama dengan perusahaan.
Vendor management selalu berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa (procurement). Alur kerja dari pengelolaan vendor melalui beberapa tahapan, mulai dari mengidentifikasi vendor hingga evaluasi kinerja pemasok.
Proses tersebut akan melibatkan berbagai departemen dalam sebuah perusahaan, seperti purchasing, accounting, dan logistic. Tentunya hal ini akan membantu perusahaan untuk mengelola proses vendor management secara terintegrasi.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam mengenai cara kerja, fitur, dan manfaat dari penggunaan aplikasi vendor management system.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Vendor Management?
Vendor management adalah proses pengelolaan hubungan antara perusahaan dengan vendor atau supplier yang menjadi mitra dalam memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Sebagai contoh, dalam kegiatan dunia industri, ketika perusahaan yang bergerak di bidang industri pengolahan baju harus selalu memasok kain dalam jumlah besar setiap harinya, perusahaan tentu harus mencari supplier atau vendor yang mampu menjadi pemasok kain.
Oleh karena itu, manajemen vendor penting bagi kesuksesan suatu bisnis karena dapat mempengaruhi efisiensi, kualitas dan keuntungan perusahaan.
Dalam pengelolaannya, perusahaan perlu membutuhkan aplikasi vendor management system untuk memudahkan pengelolaan dan pemantauan hubungan dengan vendor atau supplier.
Pentingnya Efisiensi Vendor Management
Pentingnya efisiensi dari manajemen vendor yang meliputi beberapa hal, diantaranya adalah meningkatkan value for money dari vendor, memastikan bahwa kinerja vendor dapat memenuhi harapan perusahaan, seperti memenuhi pasokan barang atau jasa tepat waktu, serta menjamin kualitas dan jumlah yang memadai.
Tujuan lainnya adalah untuk mengelola hubungan agar vendor dapat mendukung strategi dan kinerja perusahaan.
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Alur Kerja Vendor Management
Mengelola vendor secara efektif dan efisien harus melalui beberapa proses. Berikut merupakan tahapan kerja dari aplikasi vendor management system:
1. Kualifikasi vendor
Tahapan ini perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa perusahaan memilih vendor yang tepat dan berkualitas. Kualifikasi vendor perusahaan dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap vendor, pemilihan vendor berdasarkan kriteria tertentu, yang terdiri dari 2 tipe proses kualifikasi, yang pertama adalah pre-kualifikasi (ketika vendor akan mendaftar) dan yang kedua re-kualifikasi (penilaian saat vendor aktif dan terdaftar).
2. Vendor onboarding
Tahapan ini meliputi proses penerimaan vendor baru yang terintegrasi ke dalam satu sistem dan proses bisnis. Proses onboarding vendor yang efektif, akan membantu mempercepat waktu pelaksanaan proyek dan memastikan vendor dapat memenuhi standar kualitas yang perusahaan telah tetapkan.
Proses ini perlu memberikan informasi yang jelas mengenai prosedur, serta proses pembayaran dan pelaporan yang harus vendor lakukan. Dengan melakukan proses onboarding yang baik, perusahaan akan dapat meningkatkan efisiensi dan kinerja vendor.
3. Pemesanan dan pengiriman
Dalam tahapan ini perusahaan harus memastikan bahwa vendor telah mengirimkan dokumen-dokumen yang perusahaan perlukan, seperti faktur dan bukti pengiriman. Biasanya proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan purchase order.
Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan faktor-faktor lain, seperti biaya pengiriman, metode pembayaran, dan jadwal pengiriman yang efektif. Tentunya hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa persediaan barang atau jasa tersedia dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik.
4. Pembayaran vendor
Ketika perusahaan memesan jasa atau barang, kemudian barang atau jasa tersebut telah perusahaan terima. Langkah selanjutnya yaitu perusahaan harus mengecek invoice dengan purchase order yang ada. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa dan memproses pembayaran dengan mudah terhadap pengelolaan vendor
Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa setiap transaksi pembayaran tercatat dengan baik dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa transaksi pembelian barang atau jasa dari vendor dapat berjalan dengan lancar.
5. Alur kerja akhir vendor management Vendor Offboarding
Ketika kontrak antara perusahaan dengan vendor selesai. Perusahaan harus memastikan bahwa semua transaksi dan kewajiban telah terpenuhi sebelum mengakhiri hubungan bisnis dengan vendor. Langkah ini sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem Anda agar mencegah terjadinya kehilangan biaya dan waktu.
Dengan melakukan tahapan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa hubungan bisnis dengan vendor berakhir dengan baik dan dapat membuka peluang untuk menjalin kerja sama dengan vendor yang lebih baik kedepannya.
4 Fitur Unggulan Aplikasi Supply Chain untuk Vendor Management
Berikut 4 fitur unggulan dari aplikasi supply chain:
1. Inventory Management
Penting dalam mengembangkan bisnis perusahaan untuk melacak dan mengelola persediaan barang dari pemasok atau vendor. Dengan menggunakan fitur unggulan ini perusahaan dapat memantau stok barang secara real-time, memperbarui informasi tentang persediaan barang, dan menyesuaikan pesanan dengan permintaan pelanggan.
Selain itu, fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan stok. Sistem inventory management dapat membantu perusahaan dalam mengelola persediaan barang dengan lebih efektif dan efisien.
Baca juga: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Contohnya
2. Procurement Management
Procurement adalah proses mengelola pengadaan barang dan jasa, mulai dari perencanaan, pengadaan, hingga pengiriman barang, semua kegiatan tersebut dapat terintegrasi dengan satu sistem. Dengan menggunakan sistem SCM yang telah memiliki fitur procurement management sehingga dapat memungkinkan perusahaan meminimalisir biaya pengadaan dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.
3. Order Management
Sistem SCM sangat bermanfaat untuk vendor management, salah satu fiturnya yaitu order management. Fitur ini memungkinkan supplier untuk mengelola proses pesanan secara terintegrasi, mulai dari pemesanan hingga pengiriman barang.
Terlebih lagi, fitur order management dapat memantau pesanan dari pelanggan, mengelola persediaan barang dan memproses pengiriman barang. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses dan mempercepat jadwal pengiriman sehingga memastikan bahwa pesanan dikirim tepat waktu.
4. Planning & Forecasting Management
Fitur ini memungkinkan para vendor untuk memprediksi kebutuhan akan produk atau jasa dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu sehingga mereka dapat mempersiapkan persediaan yang cukup dan mengoptimalkan produksi atau layanan mereka.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memastikan pasokan produk atau jasa yang stabil dan konsisten dari para vendor. Selain itu, planning & forecasting management juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategis jangka panjang sehingga dapat mengoptimalkan operasional perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, aplikasi ini sangat penting untuk vendor management yang efektif dan efisien.
Kesimpulan
Keempat fitur unggulan aplikasi supply chain management (SCM) untuk vendor management ini memainkan peran yang sangat penting dalam mengoptimalkan proses pengelolaan vendor. Dengan adanya fitur yang sudah terintegrasi sistem, memungkinkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka dalam pengelolaan pasokan.
Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan kualitas dan ketepatan pengadaan produk atau jasa dari vendor sehingga dapat memperbaiki efisiensi kinerja secara keseluruhan. Jika Anda tertarik dan ingin mengelola vendor secara optimal. Software Supply Chain Management dari HashMicro dapat menjadi solusi yang tepat dan Anda dapat membuat jadwal demo gratis sekarang!
