Pada era digital saat ini, proses procurement telah berubah dengan cukup signifikan. Setiap prosesnya tidak lagi membutuhkan dokumen kertas atau perundingan melalui telepon. Sekarang, semuanya lebih fokus pada keefisienan, otomatisasi, dan analisis data yang mumpuni.
E-procurement software sendiri memainkan peran penting dalam modernisasi dan meningkatkan efisiensi proses, dengan memastikan bahwa perusahaan Anda bisa mendapatkan barang dan jasa dengan cara yang paling efisien dan menguntungkan.
Namun, di tengah banyaknya pilihan di pasaran, Anda mungkin mengalami kesulitan dalam memilih e-procurement software terbaik untuk perusahaan Anda. Artikel ini membahas rekomendasi aplikasi e-procurement terbaik yang dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas. Simak artikel berikut!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat Software E-Procurement untuk Proses Pengadaan
Aplikasi e-procurement memberikan banyak manfaat bagi bisnis, terlebih lagi jika seluruh fitur dan modul di dalamnya digunakan dengan optimal. Berikut empat manfaat utama yang perusahaan bisa dapatkan dengan menggunakan procurement software:
1. Mengurangi biaya pengadaan
Menerapkan software e-procurement dalam bisnis menawarkan keuntungan yang berbeda dari pengurangan biaya. Pengurangan biaya ini tercapai melalui otomatisasi berbagai tugas, analisis pola pengeluaran yang cermat, dan fasilitasi negosiasi pemasok yang lebih strategis.
2. Meningkatkan efisiensi
Implementasi procurement software dapat meningkatkan efisiensi dalam sebuah organisasi. Dengan menyederhanakan proses pengadaan, software ini meminimalkan intervensi manual, sehingga mengurangi kesalahan dan menghilangkan kebutuhan dokumen.
3. Visibilitas yang lebih baik
E-procurement software menawarkan alat bantu yang berharga bagi perusahaan untuk meningkatkan visibilitas ke dalam lanskap pengeluaran mereka.
Dengan menyediakan akses real-time ke data pengeluaran, teknologi ini membantu organisasi untuk melihat tren dan pola, memfasilitasi keputusan pembelian yang lebih terinformasi dan strategis.
4. Mengurangi risiko
Software procurement berperan penting dalam pengurangan risiko untuk bisnis.
Teknologi ini meningkatkan strategi manajemen risiko secara keseluruhan dengan mengidentifikasi dan memitigasi potensi masalah seperti kecurangan pemasok atau masalah kualitas produk.
Software ini menggunakan fitur-fitur canggih yang memungkinkan perusahaan memantau aktivitas pemasok secara cermat, memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan.
Rekomendasi Software Procurement Terbaik di Indonesia
1. HashMicro
Apabila Anda sedang mencari aplikasi procurement terbaik di Indonesia, ada baiknya mempertimbangkan HashMicro sebagai pilihan utama. Dengan segala kelebihannya, HashMicro bukan sekadar software procurement, melainkan investasi cerdas bagi masa depan bisnis Anda.
HashMicro menyajikan fitur-fitur lengkap untuk pengelolaan inventaris yang efisien, diantaranya adalah fitur purchase request approval management meningkatkan kontrol dan transparansi keuangan dalam organisasi. Fitur online portal for suppliers mempermudah pemasok dalam mengelola pesanan dan berkomunikasi secara efisien dan masih banyak fitur-fitur lainnya.
Integrasi fitur-fitur ini memberikan solusi komprehensif untuk meningkatkan kontrol, efisiensi operasional, dan kerjasama dengan pemasok. HashMicro menonjol karena adaptabilitasnya terhadap berbagai industri dan integrasi dengan ERP untuk sinkronisasi optimal. Cocok untuk berbagai model bisnis, sistem ini tidak hanya menyajikan fitur lengkap, tetapi juga solusi disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang beragam.
Keunggulan lainnya termasuk akses unlimited user tanpa biaya lisensi tambahan, serta kemudahan akses melalui web dan aplikasi mobile. Dengan fitur ini, platform e-procurement terbaik dari HashMicro menjadi solusi efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Uniknya, HashMicro menyediakan demo dan konsultasi gratis yang dapat Anda coba. Ini cocok untuk Anda yang ingin merasakan kualitas produk sebelum memutuskan. Anda juga dapat mengunduh skema harga untuk mengetahui perkiraan biaya implementasi yang dibutuhkan.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Telah digunakan dan dipercaya oleh banyak prusahaan multinasional dan BUMN | × Fitur-fitur kompleks yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan |
| ✓ Kapasitas pengguna tanpa batas, tidak ada biaya tambahan untuk setiap pengguna baru. | |
| ✓ Desain dasbor yang ramah pengguna dan mudah diakses. | |
| ✓ Analisis pembelian mendalam memberikan wawasan tentang produk yang sering dibeli, vendor terbaik, dan rata-rata harga per produk. | |
| ✓ Pelaporan otomatis dan real-time berdasarkan data yang akurat. |
2. Oracle
Aplikasi e-procurement Oracle adalah solusi software yang dikembangkan oleh Oracle Corporation untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola dan mengotomatisasi proses procurement mereka.
Software ini dirancang untuk mempermudah seluruh siklus procurement, mulai dari permintaan barang atau layanan hingga pengiriman dan pembayaran Anda kepada pemasok.
Salah satu fitur utama dari procurement software Oracle adalah fitur pengajuan permintaan yang memungkinkan Anda untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau layanan yang Anda butuhkan.
Selain itu, juga terdapat fitur manajemen kontrak yang membuat Anda bisa membuat kontrak dengan mudah dan cepat, menyimpannya dengan aman, dan bahkan memantau kontrak-kontrak tersebut dengan pemasok Anda.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Beragam fitur proses procurement, manajemen persediaan, analisis pengeluaran. | × Cenderung kompleks, sehingga memerlukan pelatihan dan pemahaman yang mendalam. |
| ✓ Sistem dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. | × Membutuhkan biaya lebih untuk fitur tambahannya. |
| ✓ Procurement dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam ekosistem Oracle. | × Cocok untuk bisnis besar dan menengah, sehingga terlalu mahal bagi bisnis kecil. |
| × Merupakan perusahaan yang berbasis di Amerika, sehingga agak sulit untuk berkomunikasi dan konsultasi. |
3. Microsoft Dynamics
Aplikasi procurement dari Microsoft Dynamics merupakan solusi berbasis cloud yang dirancang untuk memfasilitasi analisis dan manajemen pembelanjaan dengan kemudahan akses bagi pengguna.
Dengan platform ini, Anda dapat melakukan analisis mendalam terhadap data pembelanjaan, mengolah informasi, serta menjalankan berbagai tugas terkait lainnya secara terintegrasi.
Adapun sejumlah fitur kunci yang ditawarkan oleh Microsoft Dynamics melibatkan kategorisasi ,manajemen lisensi, manajemen aset tetap, serta manajemen persediaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Dashboard yang lengkap. Mulai dari tingkat kategori hingga tingkat pemasok individu | × Kurangnya akurasi data |
| ✓ Sistem dapat dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik | × Tingkat pelayanan pelanggan dibawah standar, dengan alasan waktu respons yang lambat terhadap suatu masalah terhadap sistem |
4. SAP Ariba
SAP Ariba adalah salah satu perusahaan yang mengkhususkan diri dalam software procurement berbasis cloud.
E-procurement software SAP Ariba menyediakan berbagai produk dan layanan yang membantu perusahaan Anda dalam mengelola proses procurement, pembelian, kolaborasi dengan pemasok, analisis biaya, dan manajemen risiko.
Sistem procurement dari SAP Ariba hadir dengan fitur Procure-to-Pay, supplier management, dan spend analysis. Dengan layanan ini, Anda dapat mencari barang yang dibutuhkan, menilai kinerja pemasok serta Anda dapat dengan mudah mengetahui di mana uang perusahaan dihabiskan.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis dan dapat dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis Anda. | × Ketergantungan pada koneksi internet dapat memengaruhi pengalaman pengguna. |
| ✓ SAP Ariba menyediakan alat analisis data yang kuat yang membantu departemen pengadaan untuk membuat keputusan yang lebih baik. | × Biaya yang mahal dan memakan waktu, apabila dibutuhkan perubahan atau kustomisasi aplikasi. |
| ✓ Memfasilitasi kolaborasi yang lebih erat dengan vendor. | × Solusi yang cenderung kompleks, sehingga memerlukan pelatihan yang mendalam. |
| × Perusahaan berbasis di luar Indonesia, sehingga lebih sulit untuk berkomunikasi dengan tim ahli. | |
| × Hanya cocok digunakan oleh perusahaan besar dan kompleks |
5. Total ERP
Dalam era bisnis modern seperti saat ini, memilih solusi yang tepat sambil menjaga efisiensi anggaran tentunya menjadi prioritas. Total ERP memahami hal ini dan hadir sebagai jawaban dari kebutuhan tersebut.
Salah satu keunggulan yang membedakan Total ERP dari kompetitor lainnya adalah harga yang sepadan apabila dibandingkan dengan fitur-fiturnya yang lengkap. Ini menawarkan solusi bisnis yang efisien tanpa mengorbankan kualitas.
Rekomendasi untuk mempertimbangkan Aplikasi procurement dari Total ERP bukan tanpa alasan. Total ERP memiliki banyak kelebihan yang dapat meningkatkan keefektifan proses procurement Anda.
Aplikasi procurment dari Total ERP mampu menyeleksi vendor berkualitas secara otomatis berdasarkan kriteria untuk mempermudah proses tender. Hal ini dapat menghemat banyak waktu dan biaya, serta meningkatkan keefisienan dalam proses procurement.
Anda juga dapat memantau proses procurement secara real-time, dan mendapatkan laporan yang akurat.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Harga yang lebih terjangkau dari software lainnya. | × Fitur dengan jangkauan luas dan kompleks, lebih cocok untuk perusahaan berskala besar. |
| ✓ Terintegrasi dengan sistem Akuntansi, Inventaris dan CRM-Sales. | |
| ✓ Seleksi vendor otomatis berdasarkan kriteria khusus dari perusahaan. | |
| ✓ Dilengkapi dengan aplikasi seluler yang fleksibel untuk diakses kapanpun dan di manapun. |
6. Coupa
Aplikasi procurement Coupa ini seperti alat yang membantu dalam mengurus pembelian barang-barang. Hadirnya sistem ini untuk memudahkan dan mengotomatisasi fungsi pembelian perusahaan Anda, selain itu sistem ini memiliki beberapa fitur unggulan lainnya.
Fitur manajemen vendor yang berfungsi untuk memastikan bahwa semua departemen dan karyawan Anda hanya menggunakan pemasok yang telah disetujui.
Selain itu, Coupa juga hadir dengan fitur rekonsiliasi tagihan yang berfungsi untuk membandingkan tagihan yang datang dengan pesanan yang telah Anda buat. Tujuannya sederhana: memastikan bahwa jumlah dan detailnya sesuai.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Interface yang ramah pengguna dan mudah digunakan. | × Perubahan dan kustomisasi aplikasi sangat terbatas. |
| ✓ Dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dengan mudah . | × Memerlukan investasi awal yang signifikan dalam hal biaya lisensi, biaya pelatihan, dan biaya konsultan. |
| ✓ Diintegrasikan dengan berbagai sistem ERP, sistem keuangan, dan sistem lainnya. | × Cocok untuk bisnis menengah hingga besar, terlalu mahal bagi bisnis kecil, karena biaya lisensi, biaya pelatihan, dan biaya konsultan. |
| × Berasal dari luar negeri, sehingga sulit untuk melakukan konsultasi |
7. Procurify
E-procurement software Procurify adalah tools yang sangat berguna dalam mengelola pembelian, persetujuan, pemantauan pengeluaran, dan hubungan Anda dengan pemasok.
Procurify menjawab tantangan dengan menghadirkan fitur dukungan dan pelatihan yang akan memberikan pelatihan untuk memastikan bahwa semua orang dalam perusahaan Anda dapat menggunakan sistem ini dengan baik.
Selain itu juga terdapat fitur keamanan dan catatan audit. Ini berfungsi untuk mengetahui adanya hal yang mencurigakan yang perlu diikuti, Anda selalu dapat merujuk ke catatan audit untuk pemahaman yang lebih baik.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Antarmuka pengguna yang intuitif dan mudah digunakan, yang mempermudah penggunaan oleh seluruh tim. | × Bagi bisnis yang berkembang pesat, Procurify mungkin memiliki batasan dalam hal skalabilitas. |
| ✓ Kemampuan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data procurement. | × Pilihan integrasi mungkin terbatas. |
| ✓ Dapat diintegrasikan dengan beberapa sistem keuangan dan aplikasi lainnya. | × Dukungan pelanggan kurang lengkap. |
8. Koneksi
Dalam dunia digital saat ini, Koneksi tampil sebagai salah satu software procurement terbaik berbasis cloud yang patut diperhitungkan di Indonesia.
Dengan Koneksi, perusahaan akan lebih cepat membuat keputusan mengenai procurement. Hal ini dikarenakan sistem Koneksi mampu menyetujui atau menolak pengajuan RFQ, PR, dan PO karena sistemnya terintegrasi dengan berbagai departemen.
Koneksi juga menghadirkan notifikasi tagihan yang otomatis, memastikan tidak ada keterlambatan pembayaran.Tiada lagi kekhawatiran melewatkan tenggat waktu.
Fitur-fitur lain yang ditawarkan oleh Koneksi juga impresif. Mulai dari Blanket Purchase Order Management untuk kontrak jangka panjang, hingga analisis rating vendor yang mendalam. Semua didesain untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Koneksi menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang menginginkan proses procurement yang modern, efisien, dan terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Harga yang bersahabat. | × Waktu implementasi yang sedikit lebih panjang dari sistem lain karena banyaknya fitur yang harus diinstal |
| ✓ Integrasi dengan modul dan aplikasi lainnya yang terhubung. | |
| ✓ Dapat menyetujui atau menolak procurement di berbagai cabang secara online. | |
| ✓ Cocok untuk semua jenis perusahaan, mulai dari UMKM hingga Enterprise. |
9. Precoro
Precoro, sebuah software procurement terbaik berbasis cloud, dapat menjadi mitra yang sangat berguna bagi perusahaan progresif. Kenapa? Karena Precoro memiliki kemampuan untuk menghemat waktu dan uang Anda dengan menghilangkan semua kerumitan pekerjaan manual yang seringkali melelahkan.
Dilengkapi dengan kemampuan untuk meningkatkan transparansi dalam mengelola arus kas perusahaan. Anda bisa memantau pengeluaran perusahaan dengan lebih detail, termasuk biaya penggantian yang mungkin terlewatkan.
Precoro juga menyediakan berbagai fitur unggulan seperti fitur keamanan total, termasuk Single Sign-On (SSO) dan autentikasi 2 faktor yang sangat andal. Semua ini akan memberikan Anda visibilitas yang lebih besar terhadap seluruh proses procurement melalui pelaporan otomatis yang disediakan oleh Precoro.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Mengotomatisasi sebagian besar proses procurement | × Biaya implementasi yang besar |
| ✓ Transparansi dalam setiap proses procurement | × Memerlukan pelatihan pengguna sebelum akan digunakan |
| ✓ Pemantauan anggaran secara tepat | × Jika sistem vendor bermasalah, maka akan mengganggu proses operasional |
10. Xelix
Xelix merupakan sebuah perusahaan SaaS yang menyediakan Pusat Kontrol yang didukung oleh Artificial Intelligence. Platform dari Xelix adalah salah satu contoh aplikasi e-procurement yang terpercaya.
Dengan memanfaatkan teknologi AI terbaru, Xelix berhasil meningkatkan dan mengotomatisasi pengendalian inti dalam proses AP, sehingga hasilnya adalah penghematan biaya yang signifikan, perbaikan dalam proses, dan tim yang lebih puas.
E-procurement software Xelix mampu menangani empat proses inti yang mencakup deteksi kelebihan pembayaran dan pencegahan penipuan, otomatisasi rekonsiliasi pernyataan vendor, manajemen data vendor utama, serta pelaporan AP/P2P.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Mengelola berbagai kontrak dengan berbagai vendor atau mitra bisnis | × Tingkat kompleksitas software cukup tinggi |
| ✓ Memantau kinerja vendor untuk memberikan layanan dan produk yang baik. | × Kustomisasi software yang terbatas |
| ✓ Transparansi Penggunaan dengan melihat bagaimana sumber daya digunakan, termasuk aset keuangan. |
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Software Procurement
Keputusan menjadi salah satu langkah terpenting dalam menghadirkan kesuksesan. Sebelum Anda melangkah lebih jauh, terdapat beberapa hal yang perlu anda pertimbangkan dan pikirkan dengan cermat sebelum memilih aplikasi procurement terbaik untuk perusahaan Anda, antara lain:
1. Kebutuhan bisnis yang jelas
Sebelum memilih software, pertimbangkan dengan seksama apa yang benar-benar Anda butuhkan. Pastikan software yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan solusi yang tepat untuk pekerjaan yang benar-benar diperlukan.
2. Integrasi dengan sistem lain
Jika Anda ingin mempertahankan sistem yang sudah terimplementasi di perusahaan Anda, maka Aplikasi procurement yang Anda pilih harus dapat terintegrasi dengan sistem tersebut. Ini akan menghindari masalah kompatibilitas dan memastikan bahwa semua sistem berjalan dengan lancar.
3. Keamanan yang solid
Jangan pernah mengabaikan aspek keamanan. Data bisnis Anda adalah aset yang sangat berharga, dan software yang tidak aman dapat membahayakannya. Pastikan software memiliki tingkat keamanan yang tinggi.
4. Dukungan pelanggan
Memilih penyedia software yang memiliki dukungan pelanggan yang baik adalah langkah penting. Anda mungkin menghadapi masalah di masa depan, dan Anda ingin yakin bahwa ada sumber yang dapat Anda andalkan untuk membantu Anda mengatasinya.
5. Biaya dan ROI
Tentu saja, biaya adalah pertimbangan yang penting. Hitung dengan cermat biaya procurement software dan bandingkan dengan manfaat yang akan Anda terima. Perhitungkan juga berapa lama Anda akan melihat pengembalian investasi (ROI).
Ingatlah, pemilihan software bukanlah keputusan yang boleh diambil secara sembarangan. Ini adalah investasi dalam kesuksesan masa depan bisnis Anda.
Jika Anda mempertimbangkan semua aspek yang telah disebutkan di atas dengan hati-hati, Anda akan berada pada jalur yang benar untuk mengambil keputusan yang bijak dalam memilih software procurement yang tepat untuk perusahaan Anda.
Tingkatkan Efisiensi Pengadaan Anda denga E-Procurement Software HashMicro
Jika Anda mendambakan aplikasi procurement terbaik yang dapat menyesuaikan semua jenis perusahaan, HashMicro adalah jawaban yang tepat. HashMicro dapat menyesuaikan seluruh kebutuhan bisnis Anda, mengingat Anda dapat secara bebas mengkustomisasi software ini sesuai dengan kemauan Anda.
Selain itu, kelebihan unlimited user mampu memudahkan operasional perusahaan Anda tanpa mengeluarkan banyak biaya. Dapatkan harga dan pelayanan terbaik untuk solusi kesuksesan bisnis Anda! Coba gratis sistem Procurement HashMicro sekarang!
Anda juga bisa segera mendapatkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Provider Software Procurement
-
Apa Itu Provider Software Procurement?
Provider software procurement adalah perusahaan yang berspesialisasi dalam membantu bisnis dengan kebutuhan pengadaan mereka. Mereka menyediakan berbagai layanan, termasuk mencari, menegosiasikan, dan mengelola pembelian barang dan jasa dari pemasok.
-
Kategori Apa Saja Yang Ada Di Procurement?
Terdapat 5 kategori procurement, antara lain:
1. Dukungan administratif.
2. Travel.
3. Layanan profesional.
4. Asuransi.
5. Teknologi informasi.Baca selengkapnya di sini!
-
Mengapa Harus Menggunakan Software Procurement?
Salah satu manfaat yang membuat software procurement menjadi yang terbaik untuk digunakan di perusahaan saat ini adalah peningkatan efisiensi dalam operasi. Proses otomatis meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk mendokumentasikan pembelian. Hal ini mengurangi kesalahan dalam entri data dan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada area penting lainnya. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Model Dari Procurement?
Model procurement adalah serangkaian prosedur dan sistem yang digunakan untuk memperoleh barang dan jasa dari pemasok eksternal. Model ini digunakan untuk memastikan bahwa barang dan jasa diperoleh dengan biaya serendah mungkin dan dengan kualitas terbaik. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Saja Hal Utama Dari Procurement?
Secara garis besar, proses pengadaan klasik terdiri dari lima langkah yang perlu diperiksa secara menyeluruh. Tahapan-tahapan tersebut meliputi menetapkan persyaratan, memilih pemasok, membuat perjanjian, mengelola sehari-hari, dan menilai kinerja. Baca selengkapnya di sini!
