e-Procurement merupakan kegiatan pembelian atau pengadaan barang untuk melengkapi barang yang kosong. Tujuannya untuk memperlancar kegiatan operasional atau proses produksi suatu perusahaan secara online.
Serta membantu Anda dalam pemenuhan permintaan barang dari perusahaan; baik dari segi kualitas, waktu pengerjaan maupun harga. HashMicro telah menyediakan software procurement yang dapat mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien. Anda bahkan dapat mengajukan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier.
Perlu Anda ketahui bahwa saat ini proses procurement dapat Anda lakukan secara elektronik dengan memanfaatkan web atau internet. Bahkan ada berbagai jenis software e-Procurement yang memiliki fokus berbeda.
Penting bagi Anda mengetahui jenis-jenis software procurement sebelum Anda melakukan pembelian agar Anda bisa mengelola proses pengadaan barang secara tepat dan efisien. Pada artikel ini akan membahas tentang jenis-jenis dari Software e-Procurement hingga skema perhitungan harga.
Daftar Isi
Jenis-Jenis Software e-Procurement
Berikut ini Anda akan mengetahui dengan jelas jenis-jenis software e-Procurement yang dapat mempermudah proses pembelian atau pengadaan barang pada perusahaan Anda:
Purchase Order Software
Dengan mengotomatiskan proses purchase order, software ini Anda dapat melakukan manajemen pengeluaran dengan memberikan catatan lengkap dari setiap pembelian, pelacak dan penyimpan semua data pengeluaran untuk akses yang lebih mudah, serta dapat meminimalisir potensi kehilangan waktu dan biaya yang terbuang akibat resiko human error baik itu kelalaian, korupsi maupun penipuan.
Dengan menggunakan software ini, Anda dapat membuat pesanan pembelian dari template, pengisian data secara otomatis melalui informasi permintaan pembelian, syarat, serta informasi harga yang ditawarkan oleh vendor. Alur kerja persetujuan pesanan pembelian bersifat otomatis sehingga dapat mencegah terjadinya kecurangan.
Untuk mendapatkan manfaat tersebut Anda dapat menggunakan Software Procurement dari HashMicro yang lengkap dengan berbagai keutamaan salah satunya yaitu persetujuan list pembelian barang secara otomatis, informasi harga dari vendor bahkan Anda bisa mendapatkan harga terbaik dari vendor.
Spend Analytics
Banyak bentuk aplikasi atau software analisis pengeluaran atau pembelian yang memungkinkan Anda mengefisiensikan pengeluaran berdasarkan pemasok, kategori, proyek, dll. Anda dapat menggunakan Software CRM-Sales untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan permintaan pelanggan untuk mencegah pemborosan dan penumpukan barang pada perusahaan.
Baca juga: Pengertian Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan)
Supplier Relationship Management
Software ini berfungsi untuk mencari vendor berdasarkan kriteria spesifik, mulai dari kapasitas, lokasi, riwayat kepatuhan, sampai sertifikasi khusus. Software supplier relationship management berguna untuk mencatat informasi pemasok yang akurat dan terkini, melacak riwayat kinerja pemasok, profil risiko.
Tak hanya itu saja, sistem procurement memudahkan Anda untuk mengembangkan pemasok utama secara efektif dan merehabilitasi kinerja yang kurang baik. Anda dapat menggunakan Software Supply Chain Management dari HashMicro sebagai upaya menjalin hubungan yang baik dengan vendor untuk perkembangan bisnis Anda.
Electronic Sourcing
Dengan software ini, Anda akan mendapatkan pemasok potensial. Saat ini aplikasi tersebut berguna untuk menanggapi permintaan requests for proposal (RFP), requests for quotes (RFQ), requests for information (RFI), dan lain-lain. Anda juga dapat mendorong persaingan sehat antar supplier dengan melihat peringkat dan nilai penawaran mereka dibanding pesaing mereka.
Manajemen Kontrak
Dengan menyediakan template, content library, dan dukungan untuk konten khusus pengguna, software manajemen kontrak memudahkan pengguna membuat kontrak sesuai permintaan dengan waktu dan upaya minimal. Pengguna sendiri dapat menentukan kontrak secara elektronik untuk persetujuan, pelacakan, penambahan atau revisi.
Selain itu juga dapat memberi tahu tim procurement dan bagian hukum ketika kontrak akan habis. Anda dapat menggunakan Aplikasi Manajemen Kontrak dari HashMicro untuk membantu Anda mengelola semua jenis kontrak pada satu tempat, mengakses langsung dari mana saja, mendapatkan pemberitahuan otomatis ketika kontrak sudah mendekati expired, dan masih banyak lagi.
Software Procurement
Software procurement menciptakan pengalaman berbelanja bagi pengguna yang mirip dengan apa yang mungkin mereka temukan saat membeli barang pribadi pada website. E-procurement memungkinkan pihak procurement profesional untuk membuat katalog barang dan jasa yang telah diisi sebelumnya dan belum diisi dari vendor yang disetujui.
Pengguna dapat memilih barang dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Pengguna juga dapat memeriksanya setelah permintaan pembelian dibuat dan dialihkan, baik untuk persetujuan atau maupun langsung ke procurement untuk menghasilkan purchase order. Semua kemudahan tersebut dapat Anda akses dengan menggunakan Software Procurement dari HashMicro.
Electronic Invoicing (e-Invoicing)
Tujuannya untuk memastikan pengguna hanya memesan barang dari vendor serta mematuhi syarat, ketentuan, dan harga yang telah disetujui secara kontrak. Anda juga dapat menggunakan Sistem e-Invoicing dari HashMicro untuk mengetahui usia faktur Anda dan menemukan faktur-faktur yang belum Anda bayar untuk mengetahui total pendapatan Anda.
Baca juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!
Custom Procurement Software Packages
Kesimpulan
Procurement merupakan kegiatan pembelian atau pengadaan barang untuk melengkapi barang yang kosong dengan tujuan memperlancar kegiatan operasional atau proses produksi suatu perusahaan.
Juga membantu Anda dalam memenuhi permintaan barang perusahaan baik dari segi kualitas, waktu pengerjaan maupun harganya. HashMicro telah menyediakan Software Procurement yang dapat mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien.
Bahkan Anda dapat mengajukan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software procurement untuk mengetahui gambaran harganya. Selain itu, Anda juga dapat menghubungi kami untuk menemukan solusi dari permasalahan bisnis Anda agar bisnis yang Anda kelola dapat semakin berkembang.
