Contoh Daftar Inventaris dan Tips Membuatnya

Perusahaan perlu mengetahui contoh daftar inventaris yang tepat bagi kelancaran bisnisnya. Terlebih, daftar inventaris adalah salah satu hal penting yang harus dipahami dalam sebuah perusahaan atau bisnis.

Berbagai perusahaan membutuhkan daftar inventaris untuk mempermudah pekerjaannya dalam mengelola tingkat persediaan. Tidak hanya daftar saja, perusahaan juga perlu mengelola inventarisnya dengan benar. Saat ini, banyak perusahaan mulai beralih dari pengelolaan manual menjadi digital dengan bantuan Software Inventory.

Dengan bantuan software ini, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stok transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok, bahkan di banyak lokasi sekalipun. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara, tips, hingga contoh daftar inventaris yang tepat.

Daftar Isi

Fungsi Daftar Inventaris
Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat
Tips Membuat Daftar Inventaris
Contoh Daftar Inventaris Kantor
Kesimpulan

Apa itu Daftar Inventaris?

Daftar inventaris adalah daftar atau catatan yang berisi informasi mengenai semua barang atau aset yang dimiliki oleh suatu organisasi, perusahaan, instansi, atau individu pada suatu waktu tertentu. Ini mencakup berbagai jenis barang, mulai dari peralatan, properti, bahan baku, produk jadi, dan lain sebagainya.

Daftar inventaris biasanya mencakup informasi seperti nama atau deskripsi barang, jumlah, nilai, kondisi, tanggal perolehan, lokasi, dan mungkin juga nomor identifikasi unik jika diterapkan. Hal ini bertujuan untuk melacak dan mengelola aset-aset yang dimiliki oleh entitas tersebut, sehingga memudahkan dalam pengawasan, pemeliharaan, penilaian nilai, dan perencanaan pengadaan atau penggantian aset di masa depan.

Penting untuk mencatat dan memelihara daftar inventaris dengan cermat karena hal ini dapat membantu menghindari kehilangan aset, mengoptimalkan penggunaan aset yang ada, dan juga menjadi alat yang berguna dalam proses akuntansi, pelaporan keuangan, atau dalam situasi audit.

Cara Mengelola Inventaris yang Tepat

Mengelola inventaris dengan tepat sangat penting untuk menjaga aset organisasi atau perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengelola inventaris dengan baik:

Pencatatan dan identifikasi aset

Pencatatan dan identifikasi aset merupakan langkah pertama dalam mengelola inventaris dengan efektif. Setiap barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan perlu dicatat secara rinci.

Berikan nama atau nomor identifikasi unik pada setiap aset untuk memudahkan pelacakan. Selain itu, buat deskripsi lengkap yang mencakup merek, model, spesifikasi teknis, dan kondisi barang. Informasi ini akan membantu dalam mengidentifikasi dengan tepat setiap aset saat diperlukan.

Penggunaan sistem manajemen inventaris

Penggunaan sistem manajemen inventaris, baik dalam bentuk perangkat lunak atau platform online, sangat penting. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris dengan lebih terstruktur dan efisien.

Anda dapat mencatat perubahan, seperti perolehan baru atau pemindahan, dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang status inventaris secara keseluruhan. Sistem ini juga dapat membantu Anda memprediksi kebutuhan pengadaan, sehingga Anda dapat menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

Pengawasan dan pemeliharaan

Pengawasan dan pemeliharaan teratur terhadap aset sangat penting untuk memastikan mereka tetap dalam kondisi optimal. Tetapkan tim atau individu yang bertanggung jawab atas pemeliharaan aset, termasuk perawatan rutin, perbaikan, dan inspeksi berkala.

Dengan melakukan pemeliharaan yang baik, Anda dapat memperpanjang umur pakai aset dan menghindari biaya perbaikan yang tidak perlu.

Penilaian nilai aset

Secara berkala, lakukan penilaian ulang terhadap nilai-nilai aset. Nilai aset dapat berubah seiring waktu karena faktor seperti depresiasi atau peningkatan nilai. Penilaian nilai yang akurat penting untuk keperluan akuntansi dan pelaporan keuangan.

Dengan mengetahui nilai aktual aset, Anda juga dapat membuat keputusan yang lebih informasional dalam hal perbaikan, penggantian, atau penjualan.

Pengadaan dan pensiun aset

Pengadaan aset harus dipertimbangkan dengan matang. Identifikasi kebutuhan sebelum menambahkan atau mengganti barang. Pertimbangkan faktor seperti biaya, manfaat, dan kebutuhan nyata.

Di sisi lain, kelola pensiun aset usang dengan baik. Pertimbangkan opsi seperti penjualan jika masih memiliki nilai atau pemusnahan yang sesuai dengan regulasi jika tidak lagi memiliki nilai ekonomi.

Keamanan dan keamanan aset

Keamanan aset adalah hal penting untuk dijaga. Lindungi aset dari risiko pencurian, kerusakan, atau kerugian lainnya. Terapkan tindakan keamanan seperti penguncian yang aman, pengawasan, dan pemantauan. Ini khususnya penting untuk barang-barang yang memiliki nilai tinggi atau sensitif.

Pelaporan dan analisis

Pembuatan laporan berkala tentang inventaris sangat membantu dalam pengambilan keputusan yang informasional. Laporan-laporan ini mencakup status inventaris, perubahan terbaru, dan kinerja aset.

Analisis data ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tren, merencanakan pengadaan dengan lebih baik, dan mengoptimalkan penggunaan aset secara keseluruhan.

Fungsi Daftar Inventaris

Pembuatan daftar inventaris bertujuan untuk mengetahui tingkat persediaan barang atau produk jadi, siap jual, terjual, tersimpan, ataupun diterima serta aset yang berguna bagi operasional perusahaan. Dengan mengetahuinya, perusahaan dapat lebih mudah mengawasi dan mengontrol inventaris yang dimiliki, sehingga memungkinkan meningkatnya transparansi dan akuntabilitas perusahaan.

Daftar inventaris ini perlu perusahaan perbarui secara rutin, sehingga perusahaan dapat mengetahui waktu yang tepat untuk membeli bahan baku atau aset. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih menghemat pengeluaran dan menghindari terjadinya penumpukan stok. Bahkan, dapat membantu stakeholders perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Misalnya, dalam bidang F&B yang berkaitan erat dengan raw material dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda-beda.

Fungsi lain dari daftar inventaris adalah meningkatkan keamanan aset atau barang perusahaan dengan memuat informasi lengkap, sehingga terhindar dari pencurian atau kehilangan. Bahkan, dapat berguna untuk mempermudah perhitungan kekayaan perusahaan. Meski begitu, masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan jika membuat daftar inventaris secara manual. Hal ini dapat perusahaan hindari dengan memanfaatkan Software Inventory untuk mengotomatiskan kegiatan operasional terkait inventaris perusahaan.

Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat

Contoh pembuatan daftar inventaris dapat perusahaan lakukan secara manual maupun digital. Perusahaan dapat menggunakan buku dan mengumpulkan data untuk membuat daftar inventaris secara manual. Sedangkan, cara digital yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan memanfaatkan sistem atau aplikasi. Berikut ini, cara membuat daftar inventaris yang tepat.

1. Membuat format tabel

Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah membuat format tabel. Tujuannya adalah mempermudah pembuatan daftar inventaris. Perusahaan dapat membuatnya secara manual dengan buku folio atau menggunakan aplikasi. Penggunaan buku folio bertujuan agar dapat memuat lebih banyak tabel daripada buku biasa karena ukuran bukunya yang lebih besar.

2. Masukkan informasi inventaris sesuai kebutuhan

Langkah selanjutnya yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan memasukkan informasi mengenai inventaris sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, nama atau jenis barang, jumlah, status, harga, kode produk, dan informasi lain sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini terjadi karena umumnya setiap jenis bisnis mempunyai informasi daftar inventaris yang berbeda.

3. Sediakan waktu khusus

Dalam membuat daftar inventaris, perusahaan perlu menyediakan waktu khusus karena pembuatannya tidak dapat perusahaan sepelekan. Dalam melakukannya, pemilik perusahaan dapat meminta bantuan kepada pegawai yang jujur dan teliti atau memanfaatkan teknologi, seperti Sistem Inventaris. Hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan menghindari terjadinya penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.

Tips Membuat Daftar Inventaris

Perusahaan perlu mengetahui contoh daftar inventaris yang baik dan benar agar terhindar dari kesalahan pencatatan. Namun, sebelum mengetahui contohnya, perusahaan juga perlu mengetahui tips untuk mempermudah pembuatan daftar inventaris. Berikut beberapa contoh tips yang dapat perusahaan lakukan dalam membuat daftar inventaris.

1. Membuat daftar inventaris dua rangkap

Tips pertama dalam mempermudah pembuatan daftar inventaris adalah dengan membuatnya menjadi dua rangkap. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk berjaga-jaga ketika terjadi kehilangan salah satu dokumen. Selain itu, perusahaan juga dapat menyimpannya pada memori cadangan di dalam hardisk atau USB untuk meningkatkan keamanan dan mempermudah pemindahan dokumen.

2. Memperbarui daftar inventaris secara berkala

Seiring berjalannya waktu, tentu saja barang inventaris perusahaan akan mengalami perubahan. Perusahaan perlu melakukan pembaharuan secara berkala mengenai inventarisnya. Hal ini bertujuan agar informasi yang tercantum dalam daftar inventaris dapat selalu ter-update.

3. Melakukan kategorisasi

Tips selanjutnya yang dapat perusahaan lakukan adalah melakukan kategorisasi. Hal ini bertujuan untuk membantu perusahaan mempermudah pembuatan daftar inventaris dengan mengelompokkan data inventaris yang ada. Misalnya, mengelompokkan benda menjadi peralatan kantor dan aksesorisnya, persediaan, alat tulis, peralatan elektronik, kertas, dan dokumen.

4. Memanfaatkan aplikasi

Tips lainnya adalah dengan memanfaatkan aplikasi untuk menyederhanakan dan mempermudah proses pembuatan daftar inventaris. Terlebih, di tengah era digitalisasi ini berkembang banyak aplikasi yang dapat perusahaan manfaatkan. Misalnya, Aplikasi Inventaris yang dapat mengelola inventaris secara otomatis dan akurat. Bahkan, untuk stok inventaris yang berada di banyak lokasi sekalipun. Otomatisasi ini pada akhirnya juga dapat meminimalkan human error dan kesalahan pencatatan.

Contoh Daftar Inventaris Kantor

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan tips membuat daftar inventaris, kini perusahaan perlu mengetahui contoh daftar inventaris dengan benar. Meskipun umumnya daftar inventaris setiap perusahaan memuat informasi yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut merupakan contoh format daftar inventaris yang umumnya perusahaan gunakan.

Kesimpulan

Itulah pengertian, fungsi, contoh dan tips membuat daftar inventaris yang tepat. Perusahaan dapat membuatnya dengan cara manual ataupun digital menggunakan Software Inventory untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan. Pemanfaatan software juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau stok, stok transfer, mengetahui estimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok di banyak lokasi. Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Daftar Program Inventaris

Apa Itu Aplikasi Inventaris Barang?

Aplikasi inventaris adalah perangkat lunak yang dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memonitor, mencatat, dan mengelola perawatan aset inventaris kantor dan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga nilai barang-barang tersebut dan mengurangi biaya penyimpanan. Baca selengkapnya di sini!
Apa Saja Contoh Barang Inventaris?

Beberapa contoh barang inventaris meliputi komputer, speaker, mesin ketik, telepon, mesin fotokopi, printer, dan lain-lain. Baca selengkapnya di sini!
Apa Saja Langkah-Langkah Kegiatan Inventarisasi?

Langkah-langkah dalam inventarisasi adalah:
1. Menyiapkan semua informasi mengenai aset.
2. Mencatat informasi mengenai aset.
3. Menyelaraskan informasi aset dengan data yang ada.
4. Mempermudah pengendalian aset.
5. Meningkatkan keamanan aset.

Baca selengkapnya di sini!
Apa Tujuan Adanya Inventarisasi?

Beberapa tujuan inventarisasi sarana dan prasarana meliputi:
a. Mencegah terjadinya kehilangan peralatan.
b. Mencatat secara tertulis kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Baca selengkapnya di sini!
Dokumen Apa Saja Yang Harus Dipersiapkan Dalam Proses Inventarisasi?

Untuk proses penerimaan sarana dan prasarana perusahaan, terdapat lima dokumen yang diperlukan, yaitu:
1. Surat perintah pengiriman (Delivery order).
2. Surat pengantar barang (Surat jalan).
3. Dokumen pemesanan (Purchase order).
4. Tanda terima barang (Bukti tanda terima barang).
5. Faktur penagihan (Bukti penagihan).

Contoh dan Tips Membuat Daftar Inventaris untuk Mempermudah Pencatatan Persediaan Barang Perusahaan

Daftar Isi

Apa itu Daftar Inventaris?