01.
Apa itu HashMicro
02.
ERP itu cocok untuk perusahaan seperti apa
03.
Kenali Produk HashMicro
04.
Keunggulan HashMicro
05.
Proses Implementasi
06.
Apakah demo nya gratis?
0:00 / 0:00
BerandaProductsHRM/PayrollTips Membuat Offering Letter yang Menarik bagi HR

Tips Membuat Offering Letter yang Menarik bagi HR

Setelah bersusah payah untuk melamar pekerjaan dan melalui rangkaian proses rekrutmen yang panjang, akhirnya calon karyawan menerima offering letter. Surat ini menjadi hal yang paling calon karyawan harapkan saat melamar pekerjaan. Proses rekrutmen merupakan hal yang harus karyawan dan perusahaan lalui. Perusahaan khususnya HR juga sering mengalami kesulitan dalam proses tersebut, sehingga kini banyak perusahaan yang telah memilih menggunakan Software Rekrutmen untuk memudahkannya, misalnya untuk screening CV dan memantau proses rekrutmen secara otomatis. 

download skema harga software erp
download skema harga software erp

Offering leter dapat menjadi image perusahaan karena didalamnya mengandung fasilitas yang perusahaan sediakan bagi karyawan. Pada dasarnya karyawan adalah aset yang paling menggambarkan citra perusahaan. Sehingga kesejahteraan karyawan dapat mengangkat atau memperbagus image perusahaan. Saat menerima offering letter, terdapat beberapa hal yang harus calon karyawan lakukan. Salah satunya adalah meninjau kembali penawaran yang calon karyawan terima melalui surat tersebut. Namun kenyataannya, walaupun sudah menerima surat tersebut, calon karyawan belum resmi menjadi karyawan di perusahaan. Mengapa demikian? 

offering letter

Daftar Isi

Pengertian Offering Letter

Surat offering letter atau dalam Bahasa Indonesia surat penawaran kerja, merupakan pemberitahuan tertulis resmi yang menyatakan calon karyawan yang  telah terpilih sebagai kandidat  untuk bergabung dengan perusahaan sebagai karyawan baru. Offering letter juga menjelaskan hak dan kewajiban pekerja setelah semua persyaratan selama fase perekrutan awal disetujui. Surat penawaran kerja juga membantu menjelaskan apa yang perusahaan harapkan dari karyawannya. 

Bagi calon karyawan, surat ini akan membantu mereka memahami hak dan kewajiban mereka selama bekerja di perusahaan tersebut. Penawaran kerja sebetulnya bisa perusahaan lakukan secara lisan. Namun, untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi di kemudian hari, perlu adanya bukti resmi hitam di atas putih agar kedua belah pihak memahami dan menyetujui peran masing-masing.

Baca juga: Contoh dan Tips Menulis Motivation Letter untuk Melamar Kerja

Isi dari Offering Letter

Surat penawaran kerja biasanya berisikan informasi tentang posisi dan pekerjaan yang sebelumnya telah dibicarakan selama wawancara berlangsung, melalui panggilan kerja lewat telepon, ataupun secara langsung. Setiap perusahaan dapat memiliki syarat dan ketentuannya sendiri. Namun, komponen yang paling dasar dari surat penawaran biasanya terdiri atas:

  • Keterangan jabatan.
  • Deskripsi pekerjaan, termasuk detail terkait tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, atau ketentuan kerja lainnya.
  • Gaji, termasuk rincian gaji kotor sebelum pemotongan pajak, nominal take home pay (gaji bersih), dan tunjangan lainnya seperti THR dan/atau bonus akhir tahun.
  • Fasilitas, benefit, insentif, dan kompensasi yang akan calon karyawan peroleh, misalnya asuransi kesehatan wajib dari pemerintah (BPJS) beserta iurannya, asuransi swasta, pinjaman fasilitas kantor, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan benefit lainnya yang sudah dijabarkan saat proses wawancara.
  • Jatah cuti berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, serta kebijakan tentang percutian khusus lainnya.
  • Tanggal efektif mulai bekerja yang telah recruiter dan calon karyawan sepakati.
  • Tanggal tenggat waktu bagi calon karyawan untuk selambat-lambatnya menyerahkan kembali surat tawaran kerja yang sudah ditandatangani.

Di akhir surat penawaran kerja, biasanya terdapat dua kolom untuk tanda tangan sebagai bukti pengikatan. Satu kolom untuk perusahaan, biasanya ditandatangani oleh perwakilan HRD atau pemimpin perusahaan, sedangkan kolom lainnya adalah untuk calon karyawan baru.

sumber: freepik.com

Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Perjanjian Kerja

Meskipun masih banyak yang kadang keliru, namun nyatanya offering letter berbeda dengan kontrak perjanjian kerja. Offering letter merupakan surat yang menyatakan minat perusahaan terhadap kandidat untuk mengisi lowongan. Bisa dibilang, offering letter merupakan awal dari kontrak kerja yang sah antara perusahaan dan karyawan. Selain itu, surat penawaran kerja tidak bersifat mengikat secara hukum.

Berbeda dengan surat kontrak kerja lebih mengikat secara hukum antara perusahaan dan karyawan. Kontrak kerja memuat secara lebih rinci mengenai semua ketentuan kerja, termasuk hak dan kewajiban kedua belah pihak. Selain itu, kontrak kerja juga memberikan kepastian kepada karyawan tentang status kepegawaiannya, apakah ia merupakan karyawan purna waktu, paruh waktu, dan lainnya. Bukan hanya itu, kontrak kerja juga mengandung informasi mengenai ketentuan pemutusan kerja, sedangkan surat penawaran kerja tidak memilikinya. 

Dengan hanya menandatangani surat penawaran kerja, seorang calon karyawan belum secara resmi menjadi karyawan di suatu perusahaan. Seseorang akan secara resmi berstatus sebagai karyawan setelah menandatangani surat kontrak kerja dengan syarat legalitas berupa materai. Surat kontrak kerja biasanya akan perusahaan kirimkan setelah karyawan dan perusahaan menandatangani surat penawaran. Sebagai salah satu dokumen penting, perusahaan perlu menyimpan kontrak-kontraknya dalam satu dokumen terpusat. 

Poin dalam Offering Letter

Setelah memahai apa itu offering letter dan isi dan perbedaannya dengan kontrak kerja. Sekarang kita akan membahas poin yang ada dalam surat lamaran. Di dalam offering letter ada beberapa poin yang harus Anda perhatikan, terutama bagi orang yang hendak menerima penawaran tersebut. Berikut beberapa poinya:

Employment type

Poin yang pertama membahas tentang status kerja dari calon karyawan. Pada masa ini kebanyakan perusahaan melakukan kegiatan perekrutan karyawan dengan status kontrak. kontrak biasanya perusahaan lakukan selama kurang lebih 3 hingga 6 bulan terhitung dari tanggal karyawan mulai bekerja.

Selama masa kontrak perusahaan atau atasan atau manajer akan memantau kinerja karyawan baru. Biasanya jika memang kinerja dan sikap karyawan baru baik maka kontrak kerja dapat perusahaan perpanjang. Namun bila perusahaan merasa bahwa karyawan baru tidak bekerja sesuai dengan keinginan perusahaan maka karyawan dapat perusahaan berhentikan atau tidak memperpanjang kontrak.

Basic salary dan allowance serta incentive

Dalam offering letter perlu perusahaan tuliskan berapa besar gaji yang akan karyawan terima pada saat mulai bekerja di perusahaan. Gaji harus perusahaan tuliskan secara rinci agar calon karyawan dapat mengetahui rincian gaji yang akan diterima dengan jelas. Besar gaji kotor, bonus, tunjangan, dan beban pajak penghasilan adalah hal yang perlu untuk perusahaan informasikan kepada calon karyawan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara karyawan dengan perusahaan mengenai gaji.

Privileges

Sebuah surat lamaran di dalamnya harus mengandung hak khusus yang perusahaan berikan kepada karyawannya. Hak khusus ini dapat berupa akun email kantor. lainnya berupa kendaraan. Beberapa perusahaan memberikan hak berupa tempat tinggal sementara bagi karyawannya. Setiap fasilitas ini dapat karaywan nikmati hanya selama bekerja di perusahaan terkait.

Setiap perusahaan memiliki fasilitas yang berbeda untuk para karyawannya. Namun sebaiknya fasilitas apa saja yang dapat karyawan gunakan tetap dituliskan pada surat kontrak kerja agar karyawan dapat mengerti apa yang menjadi haknya dan apa yang tidak menjadi haknya.

Annual leave

Selanjutnya annual leave adalah hal penting yang harus perusahaan atur dalam offering letter. Setiap karyawan membutuhkan waktu cuti sehingga harus paham tentang jumlah cuti yang ia peroleh pada tiap tahunnya. Biasanya perusahaan memberikan hak cuti pada karyawannya selama 12 hingga 14 hari di tiap tahunnya. Masa cuti ini berlaku bagi karyawan yang baru saja mulai bekerja di perusahaan. Jumlah cuti ini dapat bertambah sebanyak 1 hingga 2 hari di tiap tahunnya selama karyawan masih bersedia untuk bekerja di perusahaan tersebut.

Job description

Poin yang terkakhir adalah job description. Poin ini adalah bagian yang sangat penting untuk perusahaan cantumkan dalam offering letter. Dalam job description akan perusahaan jelaskan tentang setiap tugas yang harus karyawan baru kerjakan. Biasanya poin ini perusahaan berikan penjelasan lebih lanjut pada lembar lampiran. Penjelasan ini secara spesifik akan perusahaan berikan pada karyawan agar dapat benar-benar memahami tugasnya. Jadi karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan keinginan dari perusahaan.

Selain tertulis dalam surat kontrak kerja biasanya job description ini juga dapat perusahaan bicarakan oleh HRD kepada karyawan yang diterima. Pembicaraan ini dilakukan secara umum sehingga karyawan baru dapat mengerti tugas dan pekerjaannya selama bekerja di perusahaan.

Manfaat Offering Letter

Offering letter dapat menjadi simbol kesepakatan antara pihak perusahaan, sebagai pemberi kerja, dan calon karyawan. Bukan hanya itu, kehadiran surat penawaran ini  sangat membantu dalam menjelaskan apa yang perusahaan ingin karyawannya lakukan. Surat penawaran kerja yang telah berisi tanda tangan dari calon karyawan juga mengartikan bahwa karyawan tersebut menyetujui dan menerima penawaran yang perusahaan berikan di dalamnya. Oleh karena itu, surat penawaran kerja diharapkan mampu menjadi sebuah kesepakatan yang sah antara karyawan dan perusahaan sebelum nantinya menandatangani kontrak kerja.

Contoh Offering Letter

contoh offering letter

download skema harga software erp
download skema harga software erp

Kesimpulan

Offering letter atau surat penawaran kerja, merupakan pemberitahuan tertulis resmi yang menyatakan calon karyawan telah terpilih sebagai kandidat untuk bergabung dengan perusahaan sebagai karyawan baru. Surat penawaran kerja dapat menjadi simbol kesepakatan antara pihak perusahaan sebagai pemberi kerja dan calon karyawan. Oleh karena itu, akan sangat baik apabila HR mengetahui cara untuk memudahkan segala pekerjaannya dalam membuat offering letter. Calon karyawan juga hendaknya menerima offering letter dan mengirimkan balasan secepat mungkin untuk menunjukkan keseriusan serta profesionalitasnya kepada perusahaan. 

offering letter

HashMicro sebagai perusahaan penyedia ERP Software di Indonesia hadir untuk membantu efisiensi operasional perusahaan Anda. Sistem HRM memudahkan Anda dalam mengelola portal lowongan, resume, pelacakan kandidat, proses screening, komunikasi, dan jadwal tes dalam satu platform secara otomatis dan terintegrasi.Untuk mengestimasi besaran biaya yang Anda butuhkan, Anda dapat mengunjungi skema perhitungan harga dari kami. Dapatkan juga free demo!

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Anak Agung Istri Karlita Aprilianti
Anak Agung Istri Karlita Aprilianti
Junior Creative Content Writer at Hashmicro.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Nadia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
628111961171
×
Dapatkan Demo Gratis!