BerandaProductsHRM/PayrollMengenal Pentingnya Offering Letter bagi Calon Karyawan

Mengenal Pentingnya Offering Letter bagi Calon Karyawan

Setelah bersusah payah untuk melamar pekerjaan dan melalui rangkaian proses rekrutmen yang panjang, akhirnya Anda menerima offering letter. Surat ini menjadi hal yang paling calon karyawan harapkan saat melamar pekerjaan. Proses rekrutmen merupakan hal yang harus karyawan dan perusahaan lalui. Perusahaan juga sering mengalami kesulitan dalam proses tersebut, sehingga kini banyak perusahaan yang telah memilih menggunakan software rekrutmen untuk memudahkannya, misalnya untuk screening CV dan memantau proses rekrutmen secara otomatis. 

Saat menerima offering letter, terdapat beberapa hal yang harus Anda lakukan. Salah satunya adalah meninjau kembali penawaran yang Anda terima melalui surat tersebut. Namun kenyataannya, walaupun Anda menerima surat tersebut, Anda belum resmi menjadi karyawan di perusahaan. Mengapa demikian? 

offering letter

Daftar Isi

Pengertian Offering Letter

Surat offering letter atau dalam Bahasa Indonesia surat penawaran kerja, merupakan pemberitahuan tertulis resmi yang menyatakan Anda telah terpilih sebagai kandidat  untuk bergabung dengan perusahaan sebagai karyawan baru. Offering letter juga menjelaskan hak dan kewajiban pekerja setelah semua persyaratan selama fase perekrutan awal disetujui. Surat penawaran kerja juga membantu menjelaskan apa yang perusahaan harapkan dari karyawannya. 

Bagi calon karyawan, surat ini akan membantu mereka memahami hak dan kewajiban mereka selama bekerja di perusahaan tersebut. Penawaran kerja sebetulnya bisa perusahaan lakukan secara lisan. Namun, untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi di kemudian hari, perlu adanya bukti resmi hitam di atas putih agar kedua belah pihak memahami dan menyetujui peran masing-masing.

Baca juga: Contoh dan Tips Menulis Motivation Letter untuk Melamar Kerja

Isi dari Offering Letter

Surat penawaran kerja biasanya berisikan informasi tentang posisi dan pekerjaan yang sebelumnya telah dibicarakan selama wawancara berlangsung, melalui panggilan kerja lewat telepon, ataupun secara langsung. Setiap perusahaan dapat memiliki syarat dan ketentuannya sendiri. Namun, komponen yang paling dasar dari surat penawaran biasanya terdiri atas:

  • Keterangan jabatan.
  • Deskripsi pekerjaan, termasuk detail terkait tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, atau ketentuan kerja lainnya.
  • Gaji, termasuk rincian gaji kotor sebelum pemotongan pajak, nominal take home pay (gaji bersih), dan tunjangan lainnya seperti THR dan/atau bonus akhir tahun.
  • Fasilitas, benefit, insentif, dan kompensasi yang akan Anda peroleh, misalnya asuransi kesehatan wajib dari pemerintah (BPJS) beserta iurannya, asuransi swasta, pinjaman fasilitas kantor, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan benefit–benefit lainnya yang sudah dijabarkan saat proses wawancara.
  • Jatah cuti berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, serta kebijakan tentang percutian khusus lainnya.
  • Tanggal efektif mulai bekerja yang telah recruiter dan calon karyawan sepakati.
  • Tanggal tenggat waktu bagi calon karyawan untuk selambat-lambatnya menyerahkan kembali surat tawaran kerja yang sudah ditandatangani.

Di akhir surat penawaran kerja, biasanya terdapat dua kolom untuk tanda tangan sebagai bukti pengikatan. Satu kolom untuk perusahaan, biasanya ditandatangani oleh perwakilan HRD atau pemimpin perusahaan, sedangkan kolom lainnya adalah untuk calon karyawan baru.

sumber: freepik.com

Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Perjanjian Kerja

Meskipun masih banyak yang kadang keliru, namun nyatanya offer letter berbeda dengan kontrak perjanjian kerja. Offer letter merupakan surat yang menyatakan minat perusahaan terhadap kandidat untuk mengisi lowongan. Bisa dibilang, offering letter merupakan awal dari kontrak kerja yang sah antara perusahaan dan karyawan. Selain itu, surat penawaran kerja tidak bersifat mengikat secara hukum.

Berbeda dengan surat kontrak kerja lebih mengikat secara hukum antara perusahaan dan karyawan. Kontrak kerja memuat secara lebih rinci mengenai semua ketentuan kerja, termasuk hak dan kewajiban kedua belah pihak. Selain itu, kontrak kerja juga memberikan kepastian kepada karyawan tentang status kepegawaiannya, apakah ia merupakan karyawan purna waktu, paruh waktu, dan lainnya. Bukan hanya itu, kontrak kerja juga mengandung informasi mengenai ketentuan pemutusan kerja, sedangkan surat penawaran kerja tidak memilikinya. 

Dengan hanya menandatangani surat penawaran kerja, seorang calon karyawan belum secara resmi menjadi karyawan di suatu perusahaan. Seseorang akan secara resmi berstatus sebagai karyawan setelah menandatangani surat kontrak kerja dengan syarat legalitas berupa materai. Surat kontrak kerja biasanya akan perusahaan kirimkan setelah karyawan dan perusahaan menandatangani surat penawaran.

Sebagai salah satu dokumen penting, perusahaan perlu menyimpan kontrak-kontraknya dalam satu dokumen terpusat. Kelola segala dokumen perusahaan dengan sistem manajemen dokumen berbasis cloud dari HashMicro.

Manfaat Offering Letter

Offering letter dapat menjadi simbol kesepakatan antara pihak perusahaan, sebagai pemberi kerja, dan calon karyawan. Bukan hanya itu, kehadiran surat penawaran ini  sangat membantu dalam menjelaskan apa yang perusahaan ingin karyawannya lakukan. Surat penawaran kerja yang telah berisi tanda tangan dari calon karyawan juga mengartikan bahwa karyawan tersebut menyetujui dan menerima penawaran yang perusahaan berikan di dalamnya. Oleh karena itu, surat penawaran kerja diharapkan mampu menjadi sebuah kesepakatan yang sah antara karyawan dan perusahaan sebelum nantinya menandatangani kontrak kerja.

Contoh Offering Letter

contoh offering letter

Kesimpulan

Offering letter atau surat penawaran kerja, merupakan pemberitahuan tertulis resmi yang menyatakan Anda telah terpilih sebagai kandidat untuk bergabung dengan perusahaan sebagai karyawan baru. Surat penawaran kerja dapat menjadi simbol kesepakatan antara pihak perusahaan, sebagai pemberi kerja, dan calon karyawan. Oleh karena itu, akan sangat baik apabila Anda menerima offer letter untuk mengirimkan balasan secepat mungkin untuk menunjukkan keseriusan serta profesionalitas Anda kepada perusahaan.

offering letter

HashMicro sebagai perusahaan penyedia ERP Software terbaik di Indonesia hadir untuk membantu efisiensi operasional perusahaan Anda. Sistem HRM memudahkan Anda dalam mengelola portal lowongan, resume, pelacakan kandidat, proses screening, komunikasi, dan jadwal tes, dalam satu platform secara otomatis dan terintegrasi.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Anak Agung Istri Karlita Aprilianti
Anak Agung Istri Karlita Aprilianti
Junior Creative Content Writer at Hashmicro.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA