Reorder Point: Definisi, Rumus dan Cara Menghitungnya

Stockout bukan sekadar kehabisan barang. Di baliknya ada penjualan yang hilang, pelanggan yang kecewa, dan reputasi yang tergerus. Salah satu penyebab utamanya sederhana: pemesanan ulang yang baru dilakukan ketika stok sudah terlihat menipis, bukan ketika data menunjukkan saatnya memesan.

Reorder point (ROP) hadir untuk menjawab masalah ini. Dengan menghitung kombinasi rata-rata permintaan harian dan lead time pemasok, ROP memberi sinyal otomatis kapan harus memesan agar stok tidak pernah jatuh ke nol. Artikel ini akan memandu Anda menghitung ROP dari nol — lengkap dengan rumus, komponen, dan studi kasusnya.

Apa itu Reorder Point?

Reorder Point (ROP) adalah level stok minimum yang menjadi sinyal otomatis untuk melakukan pemesanan ulang ke pemasok. Titik ini dihitung berdasarkan dua faktor utama: rata-rata permintaan harian dan lead time pengiriman pemasok, ditambah safety stock sebagai penyangga terhadap fluktuasi permintaan.

Rumus dasarnya:

ROP = (Permintaan Harian Rata-rata × Lead Time) + Safety Stock

Dengan ROP yang akurat, bisnis dapat memesan tepat waktu; tidak terlalu cepat (yang menambah holding cost) dan tidak terlalu lambat (yang menyebabkan stockout, kehilangan penjualan, dan menurunkan kepercayaan pelanggan).

Pentingnya Sistem Reorder Point

Sistem Reorder Point (ROP) sangat penting untuk mencegah kerugian akibat kehabisan stok, yang dapat mengurangi hingga 4% dari pendapatan tahunan perusahaan ritel. Dengan ROP, bisnis dapat meminimalkan risiko kehilangan penjualan dan memastikan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

Selain itu, sistem ROP bekerja bersama dengan Reorder Quantity (ROQ) untuk menentukan jumlah barang yang harus dipesan, sehingga stok tetap terjaga dengan baik tanpa kekurangan atau kelebihan.

Dengan sistem otomatis, perusahaan juga dapat mengurangi kesalahan dan ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu. Pemesanan ulang yang terlambat atau terlewat bisa dihindari, menjaga kelancaran operasional. Namun, penting untuk memilih sistem inventaris yang tepat, termasuk mempertimbangkan biaya implementasinya.

Masalah yang Timbul Tanpa Reorder Point

Tanpa penerapan Reorder Point (ROP) yang jelas, perusahaan dapat mengalami berbagai masalah dalam manajemen persediaan. Berikut adalah beberapa dampak utama yang dapat terjadi:  

1. Kehabisan stok (stockout) dan gangguan operasional

Tanpa reorder point, perusahaan tidak memiliki batasan kapan harus melakukan pemesanan ulang. Hal ini berisiko menyebabkan kehabisan stok, yang dapat menghambat operasional manajemen pergudangan, mengganggu proses produksi, atau menurunkan kepuasan pelanggan akibat keterlambatan pengiriman barang.

2. Pelanggan beralih ke kompetitor

Ketika perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan karena stok kosong, pelanggan cenderung mencari alternatif lain. Jika ini terjadi secara berulang, pelanggan bisa kehilangan kepercayaan dan lebih memilih kompetitor yang memiliki ketersediaan produk lebih baik.

3. Pemesanan darurat dengan biaya tinggi

Tanpa reorder point, perusahaan mungkin harus melakukan pemesanan mendadak untuk memenuhi kebutuhan stok. Pemesanan darurat sering kali lebih mahal karena biaya ekspedisi kilat atau pembelian dalam jumlah kecil yang tidak efisien secara ekonomi.

4. Penumpukan stok yang tidak efisien

Di sisi lain, jika perusahaan memesan terlalu banyak tanpa perhitungan yang jelas, stok bisa menumpuk dan meningkatkan biaya penyimpanan. Barang yang tidak terjual dalam waktu lama juga berisiko menjadi stok mati (dead stock), terutama untuk produk dengan masa kedaluwarsa atau tren pasar yang cepat berubah.

5. Ketidakakuratan dalam perencanaan produksi

Dalam industri manufaktur, tidak adanya reorder point dapat mengakibatkan bahan baku tidak tersedia tepat waktu. Hal ini bisa memperlambat produksi, meningkatkan lead time pemenuhan pesanan, dan menyebabkan ketidakseimbangan dalam rantai pasokan.

Fungsi Reorder Point

Sistem Reorder Point (ROP) membantu bisnis dalam banyak hal di bidang inventaris. Dengan ini, ROP memiliki beragam fungsi yang patut Anda pertimbangkan, seperti:

1. Mencegah kehabisan stok

Dengan menetapkan reorder point yang tepat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional dan mengurangi kepuasan pelanggan.

2. Memastikan ketersediaan produk

ROP membantu memastikan bahwa produk selalu tersedia ketika dibutuhkan, baik untuk produksi maupun untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga meningkatkan kelancaran bisnis.

3. Mengoptimalkan manajemen inventaris

Dengan menentukan reorder point yang sesuai, perusahaan dapat menghindari penumpukan stok berlebih yang berisiko menyebabkan biaya penyimpanan tinggi dan produk kadaluarsa.

4. Mengurangi biaya darurat

Tanpa reorder point, perusahaan mungkin harus melakukan pemesanan mendadak yang sering kali lebih mahal karena adanya biaya ekspedisi kilat atau pembelian dalam jumlah kecil.

5. Meningkatkan efisiensi operasional

Penerapan reorder point yang optimal memungkinkan proses pengadaan berjalan lebih lancar, mengurangi kebutuhan untuk pengawasan stok secara manual dan memastikan aliran barang tetap stabil.

Dengan bantuan aplikasi stok barang dapat membantu memantau level stok secara otomatis, memberi notifikasi saat barang mendekati ROP, dan memastikan proses restocking berjalan lancar tanpa gangguan.

Komponen Utama Sistem Reorder Point

Dalam manajemen persediaan, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan agar stok tetap seimbang dan operasional berjalan lancar. Berikut adalah tiga komponen utama yang biasanya menjadi dasar perhitungan:

1. Permintaan konsumen

Komponen ini menunjukkan jumlah barang yang dipakai atau dijual setiap harinya. Dengan memahami pola konsumsi, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan stok secara lebih akurat sehingga tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan persediaan.

2. Waktu tunggu pengiriman (Lead time)

Lead time adalah periode antara pemesanan barang hingga barang tersebut tiba di gudang. Faktor ini penting untuk diperhitungkan karena semakin lama lead time, semakin besar risiko kekurangan stok jika tidak dikelola dengan baik.

3. Stok pengaman (Safety stock)

Safety stock berfungsi sebagai cadangan ekstra untuk menghadapi situasi tak terduga, seperti lonjakan permintaan atau keterlambatan distribusi. Dengan adanya persediaan tambahan ini, perusahaan bisa tetap memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa harus menghentikan operasi.

Cara Menghitung Reorder Point EOQ

EOQ dan reorder point adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Economic order quantity (EOQ) adalah suatu konsep dalam manajemen persediaan yang mencari jumlah pesanan optimal yang harus dilakukan untuk barang tertentu agar biaya persediaan dapat diminimalkan.

Berikut adalah rumus cara menghitung reorder point atau EOQ:

1. Lead time demand

Lead time adalah jeda waktu antara pemesanan sampai dengan barang tersebut masuk ke gudang. Lead time ini berkisar antara beberapa minggu atau bulan, tergantung pada tingkat kesulitan barang yang dipesan, jumlah, hingga jarak tempuh pengiriman barang tersebut.

Contoh lead demand:

Bayangkan Anda menjual dompet kulit impor dari Cina, di mana supplier selalu siap mengirim barang kapan saja, namun membutuhkan dua hari untuk pengambilan dan pengepakan.

Pesanan kemudian membutuhkan lima hari perjalanan menuju pelabuhan, diikuti dengan 30 hari pelayaran ke Indonesia. Setibanya di pelabuhan, proses pemeriksaan bea cukai memakan waktu seminggu, dan barang akhirnya dikirim ke toko Anda melalui jalur darat selama lima hari.

Total lead time: 2 + 5 + 30 + 7 + 5 = 49 hari

Ini berarti, Anda harus memiliki stok dompet kulit untuk dijual sampai pengiriman barang yang berikutnya tiba. Jangan sampai Anda kehabisan persediaan sebelum barang yang dipesan dari supplier datang.

Cara khusus menghitung lead demand:

Cara khususnya, Anda dapat mengalikan angka lead time dengan rata-rata penjualan per-hari. Kita ibaratkan Anda menjual 10 dompet kulit per hari, maka lead time demand bisnis Anda adalah:

Lead Time Demand = Lead Time x Rata-Rata Penjualan per-Hari

49 x 10 pcs = 490 pcs

Ini artinya Anda harus menyediakan 490 dompet kulit untuk mengantisipasi pesanan dari pelanggan Anda sampai barang yang dikirim supplier tiba. Mudah? Nanti dulu! Perhitungan ini hanya bisa berjalan, jika tak ada hal-hal yang di luar dugaan terjadi.

2. Reorder point safety stock

Dalam manajemen inventory, Anda harus mengantisipasi kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi dan berpotensi mengganggu persediaan barang. Misalnya, ada artis yang tiba-tiba menggunakan dompet kulit yang Anda jual dan membuat Anda kebanjiran pesanan, dll.

Faktor-faktor tak terduga ini harus Anda perhitungkan sebelumnya dengan menyediakan reorder point safety stock, atau lebih dikenal sebagai persediaan tambahan. Berikut rumus reorder point EOQ safety stock:

Contoh safety stock:

Dari data sebelumnya kita sudah mengetahui bahwa Anda berhasil menjual dompet kulit kurang lebih 10 per hari, namun di hari sabtu minggu angka penjualan naik sampai 20 per hari.

Untuk lead time, biasanya pengiriman dompet kulit dari China makan waktu 49 hari. Namun karena terjadi musibah yang mengakibatkan truk yang mengantar barang pesanan Anda ke pelabuhan di China mengalami kecelakaan, pengiriman jadi molor hingga 54 hari.

Jika dimasukkan ke rumus di atas, maka kita akan mendapatkan safety stock sebagai berikut:

(20 x 54) – (49 x 10) = 590 pcs

Ini artinya Anda harus menyiapkan 590 dompet kulit sebagai safety stock untuk mengantisipasi hal-hal yang tak perusahaan inginkan terjadi. Kemudian, kita bisa mendapatkan nilai reorder point baru dengan perhitungan:

490 pcs (lead time demand) + 590 pcs (safety stock) = 1080 pcs (reorder point)

Ini artinya Anda harus mulai membuat pesanan kepada supplier jika sisa dompet kulit yang ada di gudang berjumlah 1080 buah. Dengan ini Anda memastikan persediaan dompet kulit Anda akan cukup sampai pesanan berikutnya sampai, apapun yang terjadi.

3. Reorder point dari dua vendor yang berbeda

Dalam manajemen persediaan, pemesanan barang tidak selalu dilakukan dari satu vendor saja. Perusahaan sering bekerja sama dengan beberapa vendor untuk mendapatkan harga terbaik. Setiap vendor memiliki lead time yang berbeda, sehingga perhitungan reorder point perlu disesuaikan 

Lalu, bagaimana cara menghitung reorder point jika menggunakan vendor yang berbeda? Berikut penjelasannya:

Sebuah perusahaan manufaktur memiliki dua vendor untuk bahan baku.

• Vendor A menawarkan harga lebih murah tetapi butuh 10 hari untuk pengiriman.
• Vendor B lebih mahal tetapi hanya butuh 5 hari untuk mengirim.
• Rata-rata penggunaan bahan baku adalah 50 unit per hari.

Menghitung ROP untuk Vendor A

Jika menggunakan Vendor A, perusahaan harus memesan ulang saat stok mencapai 500 unit.

Menghitung ROP untuk Vendor B

Jika menggunakan Vendor B, pemesanan ulang dilakukan saat stok tersisa 250 unit.

Contoh Penerapan Reorder Point

Supaya lebih mudah dipahami, mari kita lihat bagaimana reorder point diterapkan dalam bisnis sehari-hari.

Anggaplah Anda menjalankan toko perlengkapan olahraga dan salah satu produk terlaris Anda adalah sepatu lari. Rata-rata, toko Anda menjual 15 pasang sepatu per hari. Supplier Anda butuh waktu 14 hari untuk mengirimkan pesanan sejak Anda transfer, termasuk proses produksi dan pengiriman dari luar kota.

Dari data beberapa bulan terakhir, Anda juga tahu bahwa di akhir pekan penjualan bisa naik dua kali lipat, sekitar 30 pasang per hari. Dan pernah sekali, pengiriman molor sampai 18 hari karena masalah di ekspedisi.

Dengan data ini, Anda bisa menghitung:

Lead time demand: 14 hari × 15 pasang = 210 pasang

Safety stock: (30 × 18) – (14 × 15) = 540 – 210 = 330 pasang

Reorder point: 210 + 330 = 540 pasang

Artinya, begitu stok sepatu lari di gudang Anda menyentuh angka 540 pasang, saat itulah Anda harus langsung menghubungi supplier.

Contoh 2: Bisnis F&B (Kedai Kopi)

Sekarang bayangkan Anda punya kedai kopi dengan satu bahan baku yang tidak boleh sampai habis: biji kopi arabika. Rata-rata kedai Anda menghabiskan 8 kg per hari. Supplier lokal Anda butuh waktu 5 hari untuk kirim setelah Anda pesan, tapi pernah sekali molor sampai 8 hari karena panen terlambat.

Di akhir pekan dan musim liburan, konsumsi bisa naik jadi 14 kg per hari.

Lead time demand: 5 × 8 = 40 kg

Safety stock: (14 × 8) – (5 × 8) = 112 – 40 = 72 kg

Reorder point: 40 + 72 = 112 kg

Begitu stok biji kopi Anda tinggal 112 kg, langsung pesan. Tidak perlu nunggu hampir habis dulu baru panik telepon supplier.

Kesimpulan

Pada dasarnya, reorder point adalah cara Anda untuk selalu selangkah lebih maju dari kehabisan stok. Bukan dengan menimbun barang sebanyak-banyaknya di gudang tapi dengan tahu persis kapan waktu yang tepat untuk memesan ulang.

Memang, di awal perhitungannya terasa sedikit merepotkan. Tapi begitu Anda sudah punya angkanya, proses pemesanan jadi jauh lebih tenang, tidak ada lagi panik mendadak karena stok tiba-tiba habis di tengah permintaan yang tinggi.

Coba mulai dari satu produk dulu, yang paling sering membuat Anda khawatir. Dari situ, Anda akan lebih mudah menerapkannya ke produk-produk lain secara bertahap.

Pertanyaan Seputar Reorder Point

• Kapan sebaiknya menggunakan metode ROP?

  Metode ROP digunakan untuk menghitung kapan perusahaan melakukan pemesanan barang kembali, apabila perhitungan ROP tidak cermat maka akan terjadi kemungkinan kekurangan stok dan dapat menambah biaya penyimpanan tambahan (Exstra Carrying Cost).

• Apa manfaat dari ROP?

  Reorder Point (ROP) memiliki keuntungan sebagai berikut: Salah satu manfaat utama dari sistem ini adalah memungkinkan aliran inventaris yang lancar tanpa jeda di antaranya. Ini selanjutnya membangun disiplin inventaris bisnis Anda.

• Metode apa saja yang digunakan dalam pengendalian persediaan?

  Beberapa metode pengendalian persediaan yang paling populer digunakan adalah metode Economic Order Quantity (EOQ), metode Periodic Order Quantity (POQ), dan metode Min-Max.

• Kesalahan apa yang sering terjadi dalam manajemen persediaan?

  (1).Kurangnya Pengukuran Kinerja (2).Karyawan Tidak Memenuhi Syarat Untuk Mengelola Persediaan Barang (3).Perencanaan Tidak Dapat Dilakukan, Apabila Kurangnya Perkiraan (4).Menggunakan Cara Manual (5).Tidak Melakukan Penghitungan Persediaan Barang.