Sistem HRIS: Definisi, Fitur, Fungsi, dan Contoh

HRIS atau Human Resource Information System adalah software yang digunakan untuk mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, gaji, absensi, kinerja, dan manfaat lainnya. Sistem ini mempermudah perusahaan dalam mengotomatiskan proses HR dan meningkatkan efisiensi manajemen SDM.

Salah satu sistem yang dapat Anda pertimbangkan adalah Sistem HRIS HashMicro. Dilengkapi fitur penggajian otomatis, absensi berbasis cloud, dan laporan kinerja yang akurat, sistem ini membantu divisi HR mengelola karyawan dengan efisien.

Untuk penjelasan lengkap mengenai sistem HRIS, artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fungsi-fungsi utama HRIS system, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis jika menggunakan sistem HR ini.

Apa Itu HRIS?

Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data karyawan. Berbagai fungsi HR seperti manajemen data karyawan, administrasi payroll, proses rekrutmen, serta pengelolaan kinerja.

Melalui pemanfaatan aplikasi HR yang andal, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas tim HR. Aplikasi HR juga menyimpan informasi di cloud, sehingga mengurangi risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat atau human error.

Sistem HRIS juga dapat dikatakan sebagai suatu sistem infrormasi berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu departemen Sumber Daya Alam (SDM) dalam mengelola data dan proses terkait karyawan secara efisien.

Manfaat HRIS untuk Karyawan

Tak hanya memberi keuntungan bagi perusahaan, sistem HRIS juga menghadirkan berbagai manfaat langsung bagi karyawan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Self-Service untuk Karyawan dan Manajer (Employee & Manager Self-Services)

Seperti namanya, fitur ini memberikan akses bagi karyawan dan manajer untuk mengelola data secara mandiri tanpa harus bergantung pada tim HR.

Karyawan dapat mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau memperbarui informasi pribadi kapan saja melalui sistem. Dengan proses yang lebih mandiri ini, efisiensi dan akurasi administrasi pun meningkat secara signifikan.

2. Orientasi Karyawan Baru (Onboarding)

Fitur onboarding membantu karyawan baru memahami budaya perusahaan dan tanggung jawab mereka sejak hari pertama. Mulai dari pengenalan nilai-nilai perusahaan, pelatihan dasar, hingga SOP kerja, semuanya dapat diakses langsung melalui platform HRIS.

Hasilnya, proses adaptasi berjalan lebih cepat dan pengalaman kerja awal terasa lebih menyenangkan.

3. Akses Informasi Internal (Access to Information)

Melalui HRIS, karyawan memiliki akses mudah ke berbagai dokumen penting perusahaan seperti panduan kerja, kebijakan internal, dan pakta integritas.

Akses yang transparan ini meningkatkan kepercayaan antara karyawan dan manajemen serta memperkuat komunikasi internal di tempat kerja.

4. Pelatihan dan Pengembangan Karier (Training & Development)

Perusahaan yang mendorong peningkatan kemampuan karyawan cenderung lebih kompetitif. HRIS mendukung hal ini dengan menyediakan platform pelatihan digital dan talent management system software.

Karyawan dapat mengikuti berbagai program pengembangan skill sesuai posisi dan jenjang karier mereka. Dengan akses mudah ke materi pelatihan, peningkatan kompetensi menjadi lebih terukur dan berkelanjutan.

Baca juga: Review Sunfish HRIS, bahas tuntas kelebihan dan kekurangannya.

Fungsi HRIS bagi Perusahaan

HRIS memiliki beragam fungsi yang dirancang untuk menyederhanakan proses HR dan mendukung efisiensi perusahaan. Berikut adalah fungsi utama HRIS beserta manfaatnya:

1. Mempercepat Proses Pekerjaan

Dengan otomatisasi yang dimiliki HRIS, banyak tugas administratif seperti penggajian dan manajemen cuti dapat diselesaikan lebih cepat.

Proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan jam, sehingga tim HR dapat fokus pada strategi pengembangan karyawan.

2. Mengurangi Penggunaan Kertas 

Semua data tersimpan dalam sistem digital, sehingga perusahaan tidak lagi bergantung pada dokumen fisik. Selain ramah lingkungan, hal ini juga mengurangi risiko kehilangan data penting.

Sebagai contoh, pengajuan cuti dapat dilakukan sepenuhnya secara online tanpa perlu mencetak formulir.

3. Mempermudah Analisis dan Visualisasi Data

Beberapa HRIS modern menyediakan alat analitik untuk membantu HR memahami tren tenaga kerja. Melalui fitur ini, HR dapat membuat prediksi berbasis data, seperti memperkirakan tingkat turnover berdasarkan pola historis.

Visualisasi tersebut membantu manajemen dalam perencanaan tenaga kerja dan pengambilan keputusan strategis.

4. Meningkatkan Kemandirian Karyawan 

HRIS memberi keleluasaan bagi karyawan untuk mengelola informasi pribadinya, seperti pengajuan cuti, memeriksa sisa cuti atau slip gaji. Kemudahan ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan memperkuat kepercayaan antara karyawan dan manajemen.

5. Mendorong Produktivitas

Karena banyak proses administratif dijalankan otomatis, tim HR dapat memusatkan perhatian pada hal-hal strategis seperti perencanaan tenaga kerja dan pengembangan kompetensi. Hasilnya, produktivitas dan efisiensi perusahaan meningkat secara keseluruhan.

Fungsi-fungsi lainnya dirangkum dalam tabel sebagai berikut.

Tahukah Anda?

HashMicro menghadirkan sistem HRIS berbasis AI yang dapat mengelola SDM sekaligus terhubung dengan sistem lain seperti pemasaran, keuangan, dan supply chain. Semua bisa dipantau dalam satu dashboard dengan insight real-time.

Dapatkan demo gratis sekarang!

5. Pelatihan dan pengembangan

Fungsi HRIS system juga terdapat untuk mengatur program pelatihan dan pengembangan karyawan, memfasilitasi pendaftaran, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan.

Dengan demikian, sistem HRIS meningkatkan loyalitas karyawan, mengurangi turnover rate, dan membentuk tim yang stabil dan produktif. Karyawan juga menjadi lebih terlibat, mandiri, puas, dan loyal.

6. Manajemen absensi dan cuti

Aplikasi absensi karyawan mengelola absensi, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi melalui sistem, begitu pula dengan HRD yang dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan.

7. Pengambilan keputusan

Fungsi HRIS adalah menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM. Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

8. Pengumuman perusahaan

Sistem HRIS memungkinkan perusahaan menyampaikan informasi penting dengan cepat, seperti perubahan kebijakan, pengumuman acara, atau informasi terkait kesehatan dan keselamatan kerja.

9. Integrasi antar karyawan

Sistem HRIS juga meningkatkan integrasi antar karyawan. Fungsi dari aplikasi HRD ini menyediakan platform yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi dan berkolaborasi, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih terhubung.

Selain itu, dukungan teknologi AI dari HashMicro membantu HR dalam menghasilkan insight real-time untuk mendukung keputusan strategis. Dengan sistem yang fleksibel dan user-friendly, HashMicro menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM sekaligus produktivitas karyawan.

Fitur Sistem HRIS 

Fitur utama dalam HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian, absensi, rekrutmen, pelatihan, dan evaluasi kinerja. HRIS juga menyediakan laporan analitik untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia. Berikut penjelasannya:

1. HRIS Core

Sebagai fondasi sistem manajemen SDM digital, HR Core berfungsi menyimpan dan mengatur data penting karyawan secara terpusat. Melalui fitur ini, informasi pribadi, jabatan, dan kualifikasi tersusun rapi dan mudah diakses kapan saja.

Proses administratif seperti pengajuan cuti, pencatatan kehadiran, hingga klaim reimburse juga berjalan otomatis dan real-time.

2. Manajemen Data Master

Bagian ini menangani data utama seperti struktur organisasi, posisi, dan lokasi kerja. Setiap pembaruan atau penambahan departemen baru dapat dilakukan langsung melalui sistem tanpa risiko duplikasi data.

Dengan pengaturan yang tersentralisasi, konsistensi data HR dapat terus terjaga di seluruh organisasi.

3. Manajemen Organisasi

Fitur ini menghadirkan visualisasi hierarki organisasi secara digital. HR dapat menyesuaikan posisi, jabatan, dan hubungan antardivisi dengan lebih mudah. Struktur perusahaan pun menjadi lebih transparan dan adaptif terhadap perubahan.

4. Absensi dan Jadwal Kerja

Absensi face recognition dengan integrasi GPS memastikan kehadiran karyawan tercatat secara akurat dan bebas kecurangan. Sistem kerja roster juga mendukung pengaturan shift, rotasi jadwal, serta hari libur dengan fleksibilitas tinggi. Data kehadiran otomatis terhubung ke sistem payroll untuk proses penggajian yang tepat waktu.

5. Payroll Otomatis dan Administrasi Tunjangan

Fitur HRM payroll otomatis mengelola perhitungan gaji berdasarkan data absensi, lembur, dan performa.

Setiap karyawan menerima payslip digital lengkap dengan rincian pajak dan benefit yang berlaku. Selain itu, tunjangan seperti asuransi, bonus, atau dana pensiun dapat disesuaikan langsung melalui sistem.

Proses penggajian menjadi lebih cepat, tepat, dan bebas kesalahan karena terintegrasi langsung dengan data absensi dan kinerja.

6. Database dan Administrasi Karyawan

Semua informasi karyawan tersimpan aman di dalam sistem berbasis cloud. Melalui fitur seperti orientation request, proses onboarding dan offboarding berlangsung lebih cepat dan terstruktur.

Selain itu, HR dapat membuat laporan SDM dan surat resmi karyawan secara otomatis melalui fitur HRIS Report dan HR Letter.

7. Rekrutmen dan Peninjauan Pelamar

Proses rekrutmen kini lebih efisien berkat sistem penyaringan dan penjadwalan otomatis. Tahapan seperti screening CV, wawancara, hingga pelacakan status kandidat dapat dilakukan dari satu platform.

Alur onboarding pun menjadi lebih terarah tanpa tumpang tindih data antar divisi.

8. Alur Kerja Otomatis (Workflow)

Dengan alur kerja digital, setiap proses seperti cuti, reimburse, dan evaluasi berjalan tanpa hambatan. Sistem akan mengirim notifikasi otomatis ke pihak terkait untuk mempercepat persetujuan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal.

Alhasil, waktu proses administrasi dapat ditekan secara signifikan.

9. Manajemen Kinerja dan Pelatihan

Evaluasi kinerja berbasis KPI memungkinkan perusahaan menilai performa secara objektif dan transparan. Karyawan juga dapat menerima umpan balik langsung dari atasan atau rekan kerja untuk mendukung pengembangan karier.

Tak hanya itu, HR dapat memantau pelatihan dan sertifikasi wajib untuk memastikan peningkatan kompetensi berkelanjutan.

10. Keamanan dan Kerahasiaan Data Karyawan

Sistem HRIS menyediakan kontrol akses berlapis agar data karyawan tetap aman dari kebocoran informasi. Banyak dari sistem HR yang telah bersertifikat ISO 27001, yang menandakan bahwa sistemnay telah lolos uji standar keamanan.

Setiap pengguna memperoleh otorisasi berbeda sesuai jabatan dan tanggung jawab mereka.

11. Pelaporan dan Analisis Dasar (Reporting and Basic Analytics)

Selain mendukung operasional harian, HRIS juga menyediakan alat pelaporan dan analisis dasar yang membantu manajemen memahami kondisi SDM secara menyeluruh. Laporan seperti tingkat absensi, turnover karyawan, hingga efektivitas pelatihan dapat dihasilkan otomatis.

Informasi ini menjadi tolok ukur penting dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Baca juga: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Contoh dari Sitem Payroll

Bagaimana Cara Kerja Sistem HRIS?

HRIS bekerja dengan mengintegrasikan data karyawan dalam satu platform, memudahkan proses seperti rekrutmen, absensi, penggajian, dan evaluasi kinerja. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan memperbarui data secara real-time, serta menghasilkan laporan HR secara otomatis.

1. Perekaman dan pengelolaan data karyawan

HRIS berfungsi sebagai pusat data utama bagi divisi HR, di mana semua informasi karyawan, seperti biodata, jabatan, riwayat pekerjaan, dan kontrak kerja, tersimpan dalam satu sistem. 

2. Otomatisasi penggajian dan manajemen cuti

Salah satu manfaat utama HRIS adalah kemampuannya dalam mengotomatisasi proses penggajian. Sistem ini dapat menghitung gaji berdasarkan jam kerja, kehadiran, tunjangan, serta pajak yang berlaku. 

3. Pemantauan absensi dan jadwal kerja

HRIS memungkinkan divisi HR untuk melacak kehadiran karyawan secara real-time, baik melalui fingerprint, face recognition, maupun aplikasi berbasis cloud. 

Data absensi misalnya pada absensi GPS ini terintegrasi dengan sistem penggajian dan manajemen jadwal kerja, sehingga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan jam kerja dan overtime.

4. Pelacakan performa dan pengembangan karyawan

Software HRIS memungkinkan HR untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala melalui sistem berbasis KPI (Key Performance Indicator). 

Selain itu, HRIS juga dapat mengelola program pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan serta produktivitas tim.

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat?

Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih aplikasi HR terbaik yang tepat:

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan. 
2. Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Pastikan sistem HR yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan dan absensi, serta analisis.
   
3. Evaluasi keamanan data: Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan.
4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan sistem lainnya.
5. Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pilih penyedia HRIS yang menawarkan pelatihan agar pengguna dapat memahami semua fitur sistem HR dengan baik. Dukungan ini akan membantu dalam mempercepat adopsi sistem oleh pengguna.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih aplikasi HR terbaik yang tepat, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Software HashMicro sebagai Solusi Sistem HRIS Terpercaya

HashMicro HRIS System adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola berbagai aspek sumber daya manusia. Sistem ini menyediakan fitur-fitur yang mempermudah pengelolaan data karyawan, penggajian, hingga penjadwalan kerja secara efisien.

Sistem-sistem yang HashMicro tawarkan mematuhi standar industri yang ketat dan telah diuji untuk keandalannya. Anda bisa mencoba demo gratis untuk merasakan sendiri fitur sistem HRIS yang tersedia.

Berikut ini adalah fitur-fitur unggulan yang tersedia pada HashMicro HRIS System:

1. Hashy AI: Menggunakan AI untuk otomatisasi proses administratif, seperti penghitungan gaji, cuti, dan absensi. Selain itu, menganalisis performa karyawan secara real-time dan memberikan insight mendalam untuk pengambilan keputusan.
2. Terintegrasi dengan Perangkat Biometrik dan Absensi: Dimulai dari pencatatan kehadiran otomatis yang terintegrasi dengan perangkat biometrik, memungkinkan data kehadiran yang akurat dan real-time.
3. Aplikasi Mobile untuk Layanan Mandiri Karyawan: Karyawan dapat mengakses informasi mandiri, seperti melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau memeriksa absensi, yang mempercepat proses administratif.
4. Manajemen Cuti yang Mendalam: Fitur manajemen cuti membantu dalam mengatur hak cuti karyawan, termasuk carryover dan expiry, memberikan fleksibilitas bagi karyawan dan transparansi dalam prosesnya.
5. Payroll Lokal dengan Perhitungan Pajak: Penggajian terlokalisasi dengan perhitungan pajak yang sesuai aturan, memastikan akurasi dalam pembayaran gaji dan kepatuhan terhadap regulasi.
6. Manajemen Pelatihan Karyawan: HR system HashMicro mengelola program pelatihan dan pengembangan melalui e-learning, meningkatkan keterampilan karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
7. Analisis Kinerja dengan 9 Box Matrix: Sistem HR ini menyediakan analisis performa karyawan mendalam menggunakan matriks sembilan kotak, membantu HR dalam perencanaan suksesi dan pengembangan karir karyawan.

Kesimpulan

Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan fitur-fitur seperti manajemen data karyawan, penggajian, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional. 

HashMicro HRIS adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola SDM dengan efisien. Sistem ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan diintegrasikan dengan software akuntansi atau sistem lain yang dibutuhkan oleh tim HR.

Lihat sendiri bagaimana HashMicro HRIS dapat memaksimalkan performa bisnis Anda dengan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS

• Apa perbedaan HRM, HCM, dan HRIS?

  1. HRM (Human Resource Management) mengelola seluruh siklus hidup karyawan dan proses SDM, termasuk rekrutmen, onboarding, hingga exit.

  2. HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi yang fokus pada penyimpanan, pengolahan, dan otomatisasi data serta kebijakan SDM.

  3. HCM (Human Capital Management) mencakup pendekatan strategis dalam manajemen SDM secara menyeluruh, termasuk pelatihan, pengembangan kompetensi, hingga analitik kinerja.

• Apakah sistem HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  Sistem HRIS tidak bersifat wajib, tetapi sangat direkomendasikan untuk berbagai jenis perusahaan, terutama yang ingin meningkatkan efisiensi operasional HR. Sistem ini mempermudah pertukaran informasi, mempercepat proses administrasi, dan meningkatkan akurasi data karyawan. Tidak hanya membantu divisi HR, HRIS juga memberikan manfaat langsung bagi karyawan, seperti akses mandiri ke data pribadi, pengajuan cuti, dan slip gaji online.

• Apa saja yang termasuk komponen sistem HRIS?

  Komponen utama sistem HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian (payroll), absensi, evaluasi kinerja, rekrutmen, dan pengelolaan tunjangan. Sistem ini juga biasanya dilengkapi dengan fitur employee self-service, yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, hingga mengelola dokumen secara mandiri.

• Bagaimana sistem HRIS membantu proses rekrutmen?

  HRIS mempermudah dan mempercepat proses rekrutmen melalui otomatisasi berbagai tahapan, mulai dari penerimaan lamaran, penyaringan kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding. Sistem ini juga mendukung komunikasi yang lebih terstruktur dengan pelamar.

  Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi seleksi, mengurangi risiko human error, dan memperbesar peluang mendapatkan kandidat terbaik.

• Apa saja masalah yang terjadi pada manajemen HR?

  1. Proses rekrutmen yang masih manual dan memakan banyak waktu.
  2. Onboarding karyawan baru yang tidak terstruktur dan membingungkan.
  3. Pengelolaan data karyawan yang kompleks dan sulit diorganisir.
  4. Prosedur pengajuan cuti yang ribet dan tidak efisien.
  5. Sulitnya memantau serta mengevaluasi kinerja dan pengembangan karyawan.
  6. Kurangnya komunikasi dan kolaborasi antar tim dan departemen.

• Bagaimana sistem HRIS bisa menghemat uang perusahaan?

  Sistem HRIS membantu menghemat biaya dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Otomatisasi tugas-tugas seperti payroll, absensi, dan administrasi karyawan secara langsung menurunkan beban operasional dan kebutuhan tenaga kerja tambahan.

  Selain itu, HRIS menyediakan data yang akurat untuk pengambilan keputusan, sehingga perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi biaya HR secara keseluruhan.