KPI (Key Performance Indicator): Jenis, Faktor & Penerapan

Pentingnya KPI dalam Penilaian Kinerja Karyawan

Apakah Anda pernah mengalami kewalahan dalam memastikan karyawan dapat berkembang dari segi kemampuan kerjanya?

KPI karyawan adalah elemen yang penting untuk memastikan staff Anda mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan.  Berikut adalah beberapa alasan terbesar mengapa Anda memerlukan parameter KPI di perusahaan:

1. Menjaga keselarasan tim: KPI karyawan memastikan bahwa seluruh tim bergerak menuju tujuan bersama dengan seirama.
2. Menyediakan pemeriksaan kesehatan karyawan: Parameter KPI memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi perusahaan dari potensi risiko hingga aspek keuangan.
3. Mengkalkulasi perubahan kinerja karyawan: KPI karyawan memungkinkan Anda untuk fokus pada upaya untuk mengurangi tindakan bisnis yang tidak efektif.
4. Meminta pertanggungjawaban karyawan: KPI karyawan adalah sarana mengajak staff untuk berperan aktif dengan indikator yang membantu mereka melacak kemajuan kerja.

Mengetahui pentingnya parameter KPI ini, apabila Anda ingin mengadopsi sistem ini, software HRM dari HashMicro dapat menjadi pilihan yang ideal. Tidak hanya melalui demo gratis, Anda juga dapat mengetahui skema harga sebelum benar-benar mengadopsi teknologinya.

Opsi-opsi ini menjadi solusi untuk Anda mendapat pengalaman penggunaan sistem tanpa investasi langsung.

Jenis-jenis KPI dalam Perusahaan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, pemantauan dan pengukuran kinerja menggunakan parameter KPI menjadi kunci kesuksesan.

Jenis-jenis KPI yang digunakan dalam perusahaan bervariasi dan pemahaman tentang berbagai jenis ini adalah langkah awal untuk meningkatkan operasi dan mencapai tujuan bisnis. Berikut adalah penjelasannya:

1. Financial metrics

Dalam dunia bisnis, KPI yang terkait dengan aspek finansial biasanya berfokus pada pendapatan atau profit margin. 

Jika proses pengukuran laba bersih telah dilakukan dengan cermat, maka data ini akan mencerminkan sisa pendapatan yang sah. Sisa pendapatan ini adalah laba yang tersisa setelah mengurangkan semua pengeluaran, seperti pajak, pembayaran bunga, dan lain-lain. 

Anda dapat mengakses data financial metrics melalui laporan keuangan perusahaan. Beberapa contoh KPI yang berkaitan dengan keuangan, seperti liquidity ratios, profitability ratios, solvability ratios, dan turnover ratios.

Liquidity ratios dapat mengukur kemampuan perusahaan dalam mengelola dan membayar utang jangka pendek berdasarkan aset yang dimilikinya. Anda dapat menghitung rasio ini dengan membagi aset lancar dengan hutang atau kewajiban lancar.

Profitability ratios atau yang lebih dikenal dengan net profit margin digunakan untuk menilai seberapa efisien perusahaan dalam menghasilkan penjualan dengan biaya yang sekecil mungkin.

Solvability ratios mengukur total hutang, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dalam hubungannya dengan total aset perusahaan. Ini membantu menilai kemampuan perusahaan dalam membayar utang jangka panjangnya dalam jangka waktu tertentu.

Turnover ratios mengukur seberapa cepat perusahaan dapat memproduksi dan menjual barangnya, serta mengindikasikan efisiensi perusahaan dalam mengelola persediaan dan penjualan.

2. Customer experience metrics

Jenis KPI ini menjadi alat yang sangat berguna bagi tim customer service untuk memahami dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Penilaian KPI ini digunakan untuk menghitung jumlah permintaan layanan pelanggan terkait dengan masalah baru yang muncul.

Anda juga dapat mengevaluasi tingkat keberhasilan dengan membandingkan jumlah permintaan layanan dengan jumlah resolusi tahun baru yang berhasil, serta mengukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan layanan pelanggan terkait dengan suatu masalah.

Selain itu, Anda dapat mengukur pengalaman pelanggan dengan perusahaan. Biasanya, parameter KPI ini diperoleh melalui pengumpulan data survei dan informasi tambahan secara internal.

Dengan menggunakan KPI ini, Anda dapat lebih memahami dan mengelola hubungan dengan pelanggan, dengan tujuan meningkatkan tingkat kepuasan dan retensi pelanggan.

3. Marketing KPI

Dalam ranah marketing, KPI karyawan digunakan sebagai alat untuk menilai sejauh mana upaya pemasaran dan promosi perusahaan telah efektif. Jenis ini sering digunakan untuk mengukur seberapa sering calon pelanggan merespons media pemasaran yang digunakan.

Anda dapat menggunakan marketing KPI untuk melacak jumlah pengunjung yang mengakses halaman-halaman tertentu di situs web perusahaan. Anda dapat memahami apakah online traffic memiliki potensi untuk meningkatkan tingkat penjualan atau tidak.

Selain itu, Anda dapat melacak dan memperhatikan interaksi di profil media sosial perusahaan. Ini membantu dalam memahami sejauh mana media sosial berperan dalam menarik perhatian pelanggan.

KPI karyawan adalah metrik yang juga berfokus pada program promosi yang mendorong pelanggan untuk melakukan tindakan tertentu, seperti mengisi formulir atau melakukan pembelian.

Dengan memahami dan menggunakan jenis penilaian KPI ini, Anda mencapai hasil yang lebih baik dalam menarik pelanggan dan meningkatkan penjualan.

4. IT KPI Parameter

Penilaian KPI ini mirip dengan yang digunakan dalam layanan pelanggan, tetapi lebih berfokus pada permintaan dan permasalahan yang dihadapi oleh staf internal, seperti permintaan hardware atau software, masalah jaringan, atau isu-isu teknologi internal lainnya.

Anda dapat menghitung jumlah waktu keseluruhan ketika sistem tidak dapat beroperasi karena perbaikan atau pemeliharaan. Downtime ini dapat berdampak pada kemampuan pelanggan untuk menjalankan tugas mereka.

Anda juga dapat mengukur kemajuan dalam pengembangan produk internal dengan menghitung jumlah perubahan yang telah diterapkan pada produk tersebut. Jenis ini menghitung jumlah masalah kritis yang ditemukan dalam sistem atau program perusahaan yang dapat berdampak pada kinerja dan keamanan sistem.

Selain itu, Anda dapat mengukur seberapa sering data penting disimpan dan dicadangkan di lokasi yang aman. Pencadangan data yang teratur adalah langkah penting dalam menjaga keamanan dan ketersediaan informasi yang krusial bagi perusahaan.

Dengan memantau dan menggunakan jenis ini, Anda dapat mengukur kinerja karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. 

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan dari KPI?

Key Performance Indicator adalah bagian integral dalam mengukur dan mengelola kinerja di berbagai bidang bisnis. 

Namun, seperti halnya alat manajemen lainnya, parameter KPI juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan dengan cermat. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari KPI karyawan:

Kelebihan	Kekurangan
Mengembangkan kinerja karyawan dengan cara yang telah perusahaan tentukan Membantu memegang pertanggungjawaban karyawan atas tindakan mereka  Dapat memotivasi karyawan secara positif untuk memenuhi target Menetapkan tujuan dan mengukur kemajuan menuju visi-misi perusahaan	Mengumpulkan data secara konsisten dalam jangka waktu yang lama Memerlukan pemantauan yang berkelanjutan untuk keakuratan data Mendorong HR untuk fokus pada penilaian KPI, bukan pada strategi yang lebih luas Dapat membuat karyawan enggan, jika target KPI tidak masuk akal

Bagaimana Cara Membuat KPI Parameter Menjadi Lebih Efektif?

Penentuan KPI parameter yang efektif bisa menjadi tantangan tersendiri. Mencari KPI yang paling berguna dan berdampak dalam pengambilan keputusan memerlukan pendekatan yang baik. 

Ketika Anda memulai proses penyusunan laporan KPI, pertimbangkan langkah-langkah berikut ini:

1. Klarifikasi tujuan adanya KPI karyawan

Diskusikan dengan mitra bisnis Anda tentang tujuan dan maksudnya.  Ingatlah, parameter KPI hanya bermanfaat jika pengguna memahaminya.  Sebelum Anda menyusun laporan, pastikan Anda memahami apa yang ingin dicapai oleh Anda atau mitra bisnis Anda.

2. Persyaratan KPI yang jelas

Pastikan bahwa KPI parameter yang Anda pilih memenuhi kriteria yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.  KPI yang tidak jelas, sulit diukur, atau tidak realistis hampir tidak memiliki nilai. 

3. Kemampuan beradaptasi

Ketika Anda menyusun laporan KPI, bersiaplah untuk menghadapi perubahan bisnis dan perhatian yang dapat berubah.  Seiring dengan perkembangan kebutuhan bisnis dan pelanggan, KPI juga harus beradaptasi, mengikuti perubahan dalam angka, metrik, dan tujuan.

4. Hindari KPI yang berlebihan 

Terkadang, ada dorongan untuk memasukkan sebanyak mungkin KPI ke dalam laporan. Namun, ingatlah bahwa KPI yang terlalu banyak dapat membuat laporan sulit dipahami, dan mungkin mengaburkan metrik yang benar-benar penting untuk difokuskan.

5. Menggunakan Sistem HRM

Anda tidak perlu merasa cemas saat menghadapi proses evaluasi dan manajemen karyawan. Salah satu solusi terbaik yang dapat Anda manfaatkan adalah sistem HRM dari HashMicro.

HashMicro adalah penyedia solusi HR yang unggul dalam menawarkan solusi manajemen karyawan terbaik di Indonesia. Sistem ini menyajikan beragam fitur penilaian untuk mengevaluasi kinerja serta potensi karyawan secara terstruktur, seperti:

• Employee performance management: Pantau kinerja karyawan, lakukan appraisal, dan atur program training dengan sistem KPI yang mudah.
• Payroll management: Aplikasi Payroll HashMicro memudahkan perhitungan gaji yang akurat berdasarkan waktu kerja, lembur, dan kehadiran karyawan.
• Expense management: Kelola cash advance, allowance, dan reimbursement dengan mudah serta hasilkan laporan akurat menggunakan Payroll Software HashMicro.
• Leaves management: Permudah pengajuan cuti, otomatisasi update jatah cuti, dan atur ketentuan lainnya dengan software HR terbaik.
• Recruitment management: Kelola portal lowongan, resume, pelacakan kandidat, screening, jadwal tes, dan interview dalam satu platform.
• Business trip management: Kelola jadwal dan akomodasi trip bisnis, atur approval, dan buat laporan komprehensif secara otomatis.
• Employee loan program: Permudah pengajuan dan persetujuan pinjaman karyawan, atur pencairan dana, dan hitung bunga otomatis.

Percayakah Anda jika segudang fitur dan manfaat di atas dapat Anda akses lebih awal tanpa investasi awal? Melalui demo gratis sistem HRM HashMicro, Anda bisa mendapatkannya mulai dari hari ini.

Pertanyaan Seputar KPI

• Apakah HR bertanggung jawab atas pengukuran KPI karyawan?

  HR memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa KPI (Key Performance Indicator) yang digunakan relevan, terukur, dan sesuai dengan tujuan organisasi. Namun, dalam praktiknya, manajer langsung sering kali terlibat dalam menetapkan KPI karyawan.

• Bagaimana HR menggunakan KPI dalam manajemen kinerja karyawan?

  HR menggunakan parameter KPI atau Key Performance Indicator sebagai pedoman untuk menetapkan tujuan karyawan, melakukan evaluasi kinerja, memberikan umpan balik, mengidentifikasi area pengembangan, dan mengarahkan kegiatan pelatihan dan pengembangan.

• Bagaimana cara menentukan KPI?

  Untuk menentukan Key Performance Indicator yang efektif, langkah awalnya adalah memahami tujuan organisasi atau tim, mengidentifikasi area-area kunci yang memengaruhi pencapaian tujuan tersebut, dan kemudian merumuskan indikator yang dapat diukur untuk mengukur kemajuan.

• Bagaimana sistem HRM membantu dalam pengukuran KPI karyawan?

  Sistem HRM dapat memfasilitasi proses pengukuran KPI parameter karyawan dengan menyediakan platform untuk mengelola dan melacak indikator kinerja, menghasilkan laporan terkait pencapaian target, dan memudahkan evaluasi kinerja secara sistematis.

• Apakah sistem HRM dapat menyesuaikan KPI sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

  Ya, sistem HRM sering kali dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, memungkinkan penyesuaian dan pengaturan Key Performance Indicator yang spesifik sesuai dengan tujuan bisnis, departemen, atau peran karyawan tertentu.