BerandaProductsManajemen Event: Pengertian, Karakteristik, Tahapan, serta Contohnya

Manajemen Event: Pengertian, Karakteristik, Tahapan, serta Contohnya

Banyaknya acara yang diselenggarakan, terutama yang bersifat virtual pada era pandemi ini membuat para penyelenggara harus melaksanakan manajemen event dengan baik melalui Event Software terbaik. Penyelenggara harus dengan cermat merencanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan acara dengan baik agar acara sukses. Hal ini dapat dibantu dengan penggunaan Event Planning Software yang lengkap

Penyelenggara acara dapat meningkatkan efektivitas perencanaan acara dengan Sistem Manajemen Event dari HashMicro sebagai sistem serba bisa yang akan mempermudah pekerjaan. Dengan fitur lengkap Sistem Manajemen Acara, pihak penyelenggara event dapat mengatur hal-hal dari registrasi peserta hingga manajemen keuangan hanya dari satu platform. Namun, simak penjelasan mengenai manajemen event terlebih dahulu pada artikel berikut.

manajemen event

Pengertian Manajemen Event

Secara umum, manajemen event merupakan hal yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk menyelenggarakan suatu kegiatan. Kegiatan ini dilaksanakan secara rinci dan terorganisasi sehingga acara dapat berjalan dengan lancar dan memuaskan. Namun, beberapa ahli mendefinisikan manajemen event dengan sedikit berbeda, yaitu sebagai berikut:

  • Menurut Noor (2009), manajemen event adalah pengorganisasian sebuah kegiatan oleh suatu komunitas/lembaga profesional dan dilakukan secara efisien dan efektif mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan hingga berakhirnya kegiatan.
  • Selanjutnya, menurut Goldblatt, manajemen event merupakan kegiatan profesional dalam mengumpulkan serta mempertemukan sekelompok orang yang memiliki tujuan tertentu. Yaitu, untuk melaksanakan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni. Selain itu, ada juga tanggung jawab dalam mengadakan penelitian, merancang desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.

Baca juga: 6 Manfaat Event Management Software yang Harus Anda Ketahui

Karakteristik Manajemen Event

kalender
Sumber: freepik.com

Event yang menarik tentu harus memiliki karakteristik dalam proses manajemennya, yaitu dengan adanya personal interaction, intangibility, uniqueness, dan perishability. Penjelasannya dapat Anda lihat di bawah ini.

Personal interaction

Karakteristik yang penting pada saat event berlangsung adalah personal interaction karena pengunjung dari suatu event memiliki peran yang krusial terhadap suksesnya acara. Contohnya, keterlibatan penonton pada acara konser musik seperti ketika penonton dilibatkan untuk bernyanyi adalah bentuk kontribusi terhadap acara dan dapat menjadi salah satu faktor dari suksesnya event tersebut.

Intangibility

Pengalaman yang baik dan mengesankan yang pengunjung dapatkan setelah menghadiri event adalah suatu tujuan dari terselenggaranya acara. Hal ini adalah salah satu tantangan yang penyelenggara harus hadapi. Yaitu, mengubah suatu intangibility menjadi sesuatu yang acara mampu meninggalkan kesan yang baik bagi pengunjung, seperti penggunaan audio visual yang spektakuler sehingga akan pengunjung acara  selalu ingat.

Uniquenesses

Selanjutnya, kunci lain dari suksesnya sebuah acara adalah keunikan dari event yang diadakan. Acara dengan suasana dan rasa yang berbeda, tidak akan mudah pengunjung lupakan meski acara sudah berakhir. Keunikan dapat berasal dari mana saja, peserta yang hadir, ide dasar yang perencanaan dan eksekusinya berbeda, bahkan hingga lingkungan sekitar diadakannya event.

Perishability

Terakhir, adanya perishability atau kemungkinan event yang tidak berjalan dengan sesuai rencana atau acara kurang meriah dan hidup sehingga terlihat tidak memuaskan. Sehingga, acara harus penyelenggara rencanakan dengan matang dan cermat sehingga acara dapat berjalan dengan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan-tujuan dari terselenggaranya acara.

Tahapan Manajemen Event

Manajemen Event
Sumber: freepik.com

Dalam melaksanakan manajemen event, terdapat beberapa tahapan atau langkah yang harus diperhatikan agar acara dapat terlaksana dengan lancar. Simak penjelasannya dalam tulisan di bawah ini.

Research

Tahapan yang pertama dalam manajemen acara adalah melakukan riset. Terdapat lima pertanyaan yang dapat penyelenggara gunakan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan event, yaitu apa yang akan dimunculkan atau ditampilkan dalam acara, dimana serta mengapa acara harus dilaksanakan, lalu kapan acara tersebut akan dilaksanakan, dan, yang terakhir, siapa atau pihak mana saja yang akan terlibat di dalam acara.

Design

Kedua, desain atau ide yang unik dapat membantu pelaksanaan sebuah acara. Ide yang unik dan berbeda dapat penyelenggara dapat melalui proses brainstorming dan mind-mapping. Kegiatan ini berguna saat merencanakan apa tema dan konsep acara, lalu bagaimana rencana dekorasi dan hiburan apa yang akan ada selama acara, dan lainnya. Setelah itu, penyelenggara juga melakukan studi kelayakan acara untuk menyaring ide-ide kreatif yang muncul selama proses brainstorming serta mind-mapping sambil memperhatikan anggaran dan SDM.

Planning

Ketiga, ada kegiatan planning atau perencanaan. Hal ini adalah tahapan yang akan memakan cukup banyak selama proses manajemen event. Namun, hal ini dapat dilakukan dengan mudah jika tahap riset dan desain sudah terpenuhi. Jika dua tahap sebelumnya tidak maksimal, tahapan ketiga ini akan menghambat manajemen acara secara keseluruhan.

Coordination

Keempat, ada tahap koordinasi atau tahapan mengeksekusi rencana yang telah terbentuk dengan saksama melalui tiga tahapannya sebelumnya. Pada tahap ini, peran event manager sangat penting karena mereka harus melakukan pengambilan keputusan secara profesional ketika terdapat suatu hambatan yang membutuhkan keputusan terbaik dengan segera sehingga akan berdampak baik acara yang akan penyelenggara adakan.

Evaluation

Terakhir, ada tahapan evaluasi, yaitu penilaian pada acara dari tahap pertama hingga acara selesai. Proses penilaian dan pengukuran dari strategi dalam manajemen acara akan menjadi data akan digunakan sebagai dasar. Hal ini bertujuan untuk proses analisis perencanaan acara di masa yang akan datang. Hal ini memiliki tujuan untuk melihat kelebihan dan kelemahan acara serta keberhasilan dari acara yang sudah terselenggara sejak dahulu.

Contoh Manajemen Event

Contoh kegiatan manajemen event dapat dilihat pada saat melaksanakan perencanaan pesta pernikahan. Pesta pernikahan harus mempersiapkan banyak hal dari awal hingga akhir supaya acara atau pesta dapat berjalan sesuai dengan harapan, misalnya pemilihan venue, tanggal pernikahan, dll. Selain itu, contoh manajemen event lainnya juga ada pada saat merencanakan pameran lukisan. Proses ini dimulai dengan mencari lukisan apa saja yang akan dipajang hingga evaluasi setelah pameran selesai yang juga harus diperhatikan.

Sistem Manajemen Event oleh HashMicro

Setelah memahami apa itu manajemen event, saatnya mempelajari suatu sistem yang dapat memudahkan Anda selama proses perencanaan acara. Yaitu, dengan menggunakan Event Management Software berbasis cloud untuk meningkatkan efektivitas perencanaan acara. Dengan sistem yang terpusat, Anda bisa memantau banyak hal seperti jumlah peserta, jumlah tiket terjual, dan info lainnya hanya dalam satu platform. Sistem yang sudah terotomatisasi ini juga akan meminimalisasi human error selama proses dan terintegrasi dengan modul lainnya. Sehingga, dapat dengan mudah melakukan proses perencanaan acara bersama departemen lainnya. Terdapat fitur-fitur dari sistem ini, yaitu sebagai berikut.

Event Registration Portal

Anda dapat mengatur sehingga peserta dapat mendaftar melalui sistem, menyelesaikan tahapan registrasi, dan mendapatkan update status pendaftaran secara real-time. Fitur ini berguna untuk menghindari penumpukan massa pada booth pendaftaran di lokasi acara.

Attendance Management

Selain mengatur proses pendaftaran, dengan sistem ini, Anda juga dapat mengatur batas jumlah peserta, serta membuat kartu ID peserta yang dapat penyelenggara integrasikan dengan barcode secara otomatis. Lalu, Anda juga dapat mencatat konfirmasi kehadiran peserta.

Ticketing Management

Proses ticketing pun dapat menjadi mudah juga dengan menggunakan software ini. Anda dapat membuat berbagai macam jenis tiket dengan harga yang berbeda, serta mengelola reservasi, dan menghentikan penjualan ketika tiket sudah sold-out.

Notification Reminder

Fitur lainnya yaitu, Anda bisa mengatur agar peserta mendapat notifikasi otomatis mengenai batas waktu registrasi. Status pendaftaran dan hitung mundur menuju hari acara berlangsung pun ada remindernya sehingga peserta tidak terlambat menghadiri acara.

Budgeting for Events

Dengan sistem ini juga, Anda dapat mengelola seluruh anggaran untuk setiap acara. Lalu melacak transaksi, mengontrol margin, serta mendapatkan prediksi keuntungan dengan mudah dan otomatis tanpa harus melakukannya secara manual.

Comprehensive Reporting

Terakhir, laporan acara secara keseluruhan, mulai dari proses persiapan hingga eksekusi acara, juga dapat sistem buat secara otomatis. Sistem akan membuat laporan melalui pemrosesan data-data dalam sistem yang sudah tersimpan secara detail.

Kesimpulan 

Setelah mengetahui seluk beluk mengenai manajemen event dan sistem atau software yang dapat mempermudah prosesnya, keputusan untuk menggunakan event management software kembali kepada kebutuhan perusahaan dan bisnis Anda. 

manajemen event

Event Software terlengkap oleh HashMicro yang tercipta dengan user interface yang sederhana dan praktis untuk memberikan kemudahan dalam melakukan proses perencanaan acara, dapat menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan Anda. Sistem yang terintegrasi dengan Marketing Automation System untuk mengatur publikasi acara ini dapat membantu Anda memudahkan proses pengelolaan segala urusan terkait manajemen event. Dapatkan demo gratis di sini!

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Farrosa Aini
Farrosa Aini
An aspiring writer; passionate about language, writing, and pop culture. For business inquiries, please contact me through the email [email protected]!

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA