Pelajari Manajemen Gudang Logistik dan Panduannya Secara Lengkap

Logistik adalah proses pemindahan barang dan jasa dari titik awal hingga sampai ke tangan konsumen. Dalam proses ini, gudang logistik memegang peranan penting sebagai pusat penyimpanan dan distribusi.

Manajemen SOP gudang logistik membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengoordinasikan permintaan dan ketersediaan barang, serta mendukung analisis kebutuhan produksi dan pemasaran.

Simak artikel berikut untuk memahami lebih lanjut tentang pentingnya pengelolaan gudang logistik secara profesional.

Apa Itu Manajemen Gudang Logistik?

Manajemen gudang logistik adalah proses pengelolaan aktivitas penyimpanan, pengaturan, dan distribusi barang dalam sistem logistik. Proses ini dilakukan dengan mengatur alur masuk dan keluar barang secara efisien untuk mendukung kelancaran operasional.

Secara umum, manajemen rantai pasokan gudang logistik merupakan sistem pengaturan yang memastikan segala aspek pengelolaan logistik berjalan dengan efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan perusahaan.

Pengimplementasian manajemen ini bertujuan agar pengelolaan dan pendistribusian barang tetap dalam keadaan yang baik sebelum proses distribusi ke konsumen.

Tujuan Gudang Logistik

Gudang logistik bukan sekadar tempat penyimpanan barang, tetapi memiliki peran strategis dalam rantai pasok. Berikut beberapa tujuan utama dari gudang logistik:

1. Menjaga ketersediaan stok barang

Gudang membantu perusahaan memastikan bahwa stok barang selalu tersedia sesuai permintaan pasar, sehingga mencegah kekosongan yang dapat menghambat penjualan atau produksi.

2. Mendukung kelancaran distribusi

Dengan lokasi dan sistem yang terorganisir, gudang memungkinkan proses pengiriman ke berbagai titik distribusi berjalan lebih cepat dan terencana.

3. Mengoptimalkan pengelolaan persediaan

Gudang logistik memungkinkan perusahaan memantau arus masuk dan keluar barang secara akurat, sehingga pengelolaan persediaan lebih efisien dan minim pemborosan.

4. Menekan biaya operasional

Manajemen gudang yang baik dapat membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan berlebih, kerusakan barang, hingga biaya distribusi yang tidak efisien.

Cakupan Kegiatan Manajemen Gudang Logistik

Terdapat beberapa cakupan kegiatan yang biasanya dilakukan saat mengatur gudang logistik. Beberapa cakupan kegiatannya terbagi menjadi tujuh proses berurut, yaitu:

1. Receiving gudang

Kegiatan receiving gudang adalah proses pengecekan barang yang sudah masuk di gudang. Hal-hal seperti kualitas dan kuantitas barang adalah hal yang akan karyawan cek di tahap ini. Apabila terjadi kerusakan maka pihak gudang harus mengisi laporan.

2. Penyimpanan

Setelah barang karyawan identifikasi, langkah selanjutnya adalah mencatat dan memindahkan barang di tempat yang sesuai dengan kategorinya.

3. Pemeliharaan

Selanjutnya, karyawan gudang memastikan bahwa tempat penyimpanan barang mendapatkan perlindungan yang sesuai sehingga barang akan tetap dalam kondisi yang baik hingga waktunya pendistribusian.

Terdapat tiga prinsip dalam pemeliharaan, yaitu FEFO (First Expired First Out), FIFO (First in First Out), dan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin).

4. Pendistribusian

Setelah itu barang logistik dikeluarkan, dikirim, atau langsung diserahkan kepada penerima. Agar proses ini berjalan dengan lancar, antara kedua belah pihak memerlukan tanda terima yang disepakati.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan kegiatan mengawasi proses pendistribusian. Hal ini  agar operasionalisasi manajemen gudang logistik dapat berjalan dengan akurat, akuntabel, dan efektif.

6. Pemusnahan

Proses ini merupakan proses akhir dalam manajemen gudang logistik. Pemusnahan merupakan proses pemusnahan barang-barang logistik berdasarkan aturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuannya adalah untuk menghindari pencemaran lingkungan. Selain itu, pemusnahan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan.

Tahukah Anda?

Dengan sistem inventaris HashMicro berbasis AI, Anda dapat memantau stok secara real-time, menerima notifikasi stok menipis, melakukan reorder dan pengajuan pembelian, meninjau status permintaan, hingga mengajukan transfer internal secara instan.

Dapatkan demo gratis sekarang!

Perbedaan Manajemen Gudang Logistik dan Manajemen Gudang Biasa

Gudang logistik tentu memiliki perbedaan dengan gudang biasa. Perbedaan tersebut terbagi dari beberapa segi:

1. Aspek manajemen penyimpanan

Gudang biasa memiliki manajemen yang sederhana karena hanya melibatkan pengelolaan persediaan di gudang. Di sisi lain, gudang logistik memiliki sistem yang kompleks karena mencakup berbagai aspek, seperti transportasi, pemasok, mitra bisnis, dan pelanggan.

2. Pengguna utamanya

Manajemen gudang logistik biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang memiliki rantai pasok yang kompleks sehingga membutuhkan pengaturan persediaan dan distribusi yang efektif dan efisien.

Sedangkan manajemen gudang sederhana mayoritas digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah dengan kebutuhan penyimpanan dan pengelolaan persediaan yang relatif sederhana.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Laporan Stok Barang

Komponen Utama Manajemen Gudang Logistik

Dalam rantai logistik, gudang berperan penting bukan hanya sebagai tempat penyimpanan, tetapi juga sebagai pusat pengendalian operasional. Cara pengelolaan gudang akan sangat menentukan efisiensi biaya, ketepatan distribusi, hingga kepuasan pelanggan. Untuk itu, ada beberapa komponen kunci yang perlu diperhatikan:

1. Pengelolaan persediaan

Stok barang harus direncanakan dengan cermat, mulai dari jumlah yang disimpan, waktu pengisian ulang, hingga lokasi penempatan. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan bisa menghindari kelebihan stok maupun kekurangan barang, sehingga biaya penyimpanan lebih terkendali dan potensi kehilangan penjualan bisa dicegah.

2. Pengelolaan transportasi

Kendaraan logistik seperti truk atau kontainer harus dikelola secara optimal. Pemeliharaan rutin, pemilihan armada sesuai kebutuhan, dan penentuan rute yang efisien akan membantu mempercepat pengiriman, menjaga kualitas barang, sekaligus menekan biaya operasional.

3. Proses logistik masuk (Inbound)

Komponen ini mencakup alur barang dari pemasok hingga masuk ke gudang, mulai dari pembelian, penerimaan, pengecekan, hingga transportasi. Pengendalian yang baik memastikan barang atau bahan baku diterima dalam kondisi sesuai standar dan tepat waktu.

4. Proses logistik keluar (Outbound)

Setelah barang disimpan, tahap berikutnya adalah pengemasan, penyortiran, hingga distribusi ke konsumen. Proses ini harus berjalan cepat, aman, dan akurat agar pelanggan menerima produk sesuai pesanan dalam kondisi terbaik.

5. Peramalan permintaan (Demand forecasting)

Demand forecasting berfungsi untuk memprediksi kebutuhan pasar dengan mengandalkan data penjualan sebelumnya, tren industri, serta perilaku konsumen. Dengan peramalan yang akurat, perusahaan bisa menyeimbangkan persediaan dan memastikan gudang selalu siap memenuhi permintaan tanpa terjadi pemborosan.

Baca juga: 21 Aplikasi Scan Barcode Terbaik yang Praktis dan Mudah Digunakan

Tiga Prinsip Manajemen Gudang Logistik

Apabila perusahaan menginginkan gudang barang berjalan dengan optimal, maka penataan gudang harus perusahaan perhatikan dengan baik. Penataan gudang yang baik adalah penataan yang memenuhi tiga prinsip pengelolaan pergudangan. Tiga prinsip tersebut adalah:

1. Mempertahankan kualitas barang

Prinsip pertama dalam penataan gudang yang baik adalah memperhatikan kualitas barang. Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan kondisi gudang tetap ideal, seperti menjaga suhu, kelembaban, dan kebersihan agar barang tetap dalam kondisi baik selama disimpan.

2. Efisiensi penyaluran barang

Gudang harus mendukung proses distribusi yang cepat dan efisien. Untuk mencapainya, perusahaan dapat menggunakan strategi digital seperti aplikasi gudang guna mempercepat penyaluran dan meminimalkan hambatan pengiriman.

3. Pengelompokan barang

Pengelompokan barang penting untuk mempermudah pencarian dan meminimalkan risiko seperti kehilangan atau pencampuran barang. Barang dapat dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, atau masa kedaluwarsa sesuai standar operasional gudang.

Panduan dalam Manajemen Gudang Logistik

Dalam melakukan manajemen gudang logistik, perlu ada panduan khusus yang telah disesuaikan dengan kebutuhan gudang. Biasanya panduan tersebut disediakan oleh kepala gudang selaku penanggung jawab gudang.

Setiap kebijakan ini tentunya disusun berdasarkan pemahaman terhadap pengertian gudang sebagai ruang penyimpanan yang harus dikelola secara efisien dan terstruktur. Anda dapat melihat panduan secara umum berikut ini:

1. Membuat data yang Akurat

Agar manajemen gudang logistik berjalan dengan baik, pengurus gudang perlu melakukan penyusunan data yang sistematis dan akurat. Data yang disusun akan berguna untuk mengetahui target barang yang dikirim, informasi tentang pengiriman hingga transportasi yang digunakan untuk mengirimkan barang.

2. Membuat prediksi persediaan

Selanjutnya, pihak manajemen membuat prediksi persediaan dan alur stok barang atau forecast. Hal ini agar Anda dapat menentukan prosedur pengambilan barang yang tepat dan efektif. Forecast harus tersusun sebaik mungkin agar alur penerimaan dan pengiriman barang berjalan dengan teratur dan tidak terhambat.

3. Melakukan pengecekan

Manajemen penyimpanan gudang yang baik adalah manajemen yang melakukan pengecekan secara berkala oleh karyawan yang bertugas. Pengecekan barang dapat menggunakan kode angka atau kode batang (sistem barcode scanner), agar lebih memudahkan karyawan. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai dapat langsung karyawan laporkan ke dalam sistem.

4. Menjadwalkan persediaan barang

Panduan selanjutnya dalam manajemen gudang logistik adalah membuat jadwal persediaan dan pengiriman barang. Hal ini sangat penting agar perusahaan dapat mengetahui jadwal serta jumlah barang yang berada di gudang dan barang yang akan dikirim.

5. Menyesuaikan tata letak barang

Tata letak penyimpanan dari barang perlu untuk karyawan susun sedemikian rupa agar alur penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dapat berjalan lancar. Pihak manajemen dapat mengatur tata letak berdasarkan karakter tiap barang. Selain itu, perusahaan dapat memberi kode di masing-masing barang untuk mempermudah proses pencarian barang.

Cara Memilih Gudang Logistik yang Baik

Memilih gudang logistik yang tepat adalah langkah penting untuk menjaga kelancaran rantai pasok dan kepuasan pelanggan. Gudang yang salah bisa menimbulkan masalah serius, seperti biaya operasional yang membengkak, keterlambatan pengiriman, hingga stok yang tidak akurat.

Agar hal ini tidak terjadi, Anda perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting sebelum menentukan pilihan. Berikut panduan lengkapnya:

1. Lokasi yang strategis

Pastikan gudang berada di lokasi yang mudah diakses oleh jalur transportasi utama, dekat dengan pasar atau pelanggan, serta memiliki infrastruktur pendukung yang memadai. Lokasi strategis akan mempersingkat waktu pengiriman, mengurangi biaya transportasi, dan meningkatkan efisiensi distribusi.

2. Kapasitas dan tata letak gudang

Periksa apakah gudang memiliki kapasitas yang sesuai dengan volume barang Anda saat ini dan potensi pertumbuhan bisnis di masa depan. Tata letak gudang yang terorganisir dengan baik juga memudahkan proses penyimpanan, pengambilan barang, dan pergerakan stok secara efisien.

3. Keamanan dan sistem pengawasan

Gudang yang baik harus dilengkapi dengan sistem keamanan, seperti CCTV, kontrol akses, hingga petugas keamanan. Fasilitas ini sangat penting untuk melindungi barang dari risiko pencurian, kerusakan, atau kehilangan.

4. Fasilitas pendukung modern

Cek ketersediaan fasilitas pendukung, seperti sistem rak penyimpanan yang fleksibel, alat bongkar muat, hingga sistem manajemen gudang berbasis teknologi. Fasilitas modern akan membantu mempercepat operasional sekaligus meminimalisir kesalahan manusia.

5. Fleksibilitas sewa gudang

Pilih gudang yang menawarkan opsi sewa yang fleksibel, baik dari sisi durasi kontrak maupun kapasitas ruang penyimpanan. Dengan fleksibilitas ini, Anda bisa menyesuaikan kebutuhan gudang sesuai musim penjualan, fluktuasi permintaan, atau ekspansi bisnis tanpa harus terbebani kontrak jangka panjang yang kaku.

Manajemen Gudang logistik Lebih Efisien dengan Software Inventory

Mengelola gudang logistik tanpa sistem yang tepat sering menimbulkan banyak masalah, mulai dari kesalahan pencatatan stok, keterlambatan distribusi, hingga biaya operasional yang membengkak. Di sinilah software inventaris HahMicro hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan bekerja lebih efisien, cepat, dan akurat.

HashMicro Inventory menawarkan sistem manajemen gudang yang terintegrasi dan otomatis, sehingga setiap pergerakan stok bisa dipantau secara real-time. Dengan dukungan teknologi ini, perusahaan bisa meminimalisir kesalahan, mempercepat alur distribusi, sekaligus memastikan ketersediaan barang selalu sesuai dengan permintaan pasar. Coba demo gratis sekarang juga.

Berikut adalah fitur utama yang dimiliki oleh software inventaris HashMicro:

• RFID Warehouse Rack Stock In-Out Automation: Menggunakan fitur ini untuk mengotomatiskan pelacakan pergerakan barang di rak gudang, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen inventaris secara keseluruhan.
• 3D Warehouse: Dengan fitur ini, Anda dapat merencanakan penempatan barang, mengoptimalkan ruang, dan mendeteksi masalah logistik dengan lebih efektif.
• OCR for Receiving: Fitur ini mempercepat proses penerimaan barang dan memastikan bahwa data inventaris tetap akurat dan selalu terbarui.
• Stock Forecasting: Menggunakan fitur ini untuk melakukan pengaturan ulang stok secara proaktif, mengoptimalkan tingkat persediaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Fast Moving & Slow Moving Stocks Analysis: Dengan fitur ini, Anda dapat mengidentifikasi produk dengan tingkat perputaran tinggi dan rendah, yang memungkinkan perencanaan strategi.
• Racking Capacity with Putaway Strategy: Menggunakan fitur ini, tim gudang dapat memperoleh detail tentang penempatan barang dan memudahkan pencarian barang.
• Stock Optimizer per Warehouse: Fitur ini memaksimalkan penggunaan ruang gudang secara keseluruhan dan meningkatkan efisiensi operasional dalam manajemen stok.
• Pick, Pack, Delivery 3-Step Route Warehousing: Meningkatkan kinerja operasional gudang dan memastikan pengiriman barang berjalan lancar dengan menggunakan strategi tiga langkah untuk pemilihan, pengepakan, dan pengiriman.
• Hashy AI: Asisten cerdas berbasis AI yang mendukung efisiensi manajemen inventaris melalui pemantauan stok secara real-time, otomatisasi pemesanan ulang, serta analisis pergerakan barang guna meningkatkan akurasi dan produktivitas operasional.

“Efisiensi gudang modern tidak hanya bergantung pada jumlah tenaga kerja atau luas ruang penyimpanan, tetapi pada sistem yang mampu mengendalikan semua proses secara otomatis. Software inventaris seperti HashMicro adalah kunci untuk mengurangi kesalahan, mempercepat distribusi, dan menjaga ketersediaan stok tetap ideal.”

—Irfan Syahputra, Senior Product Manager.

Kesimpulan

Proses manajemen gudang logistik secara keseluruhan merupakan hal yang kompleks dan sulit. Terlebih, apabila manajemen gudang logistik masih menggunakan sistem yang manual. Seringkali manajemen yang manual menjumpai kesalahan-kesalahan fatal akibat human-error.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software inventory dalam memudahkan proses manajemen gudang logistik.

Di bisnis digital ini, sudah banyak software inventory yang berkembang. Penting bagi perusahaan untuk memilih software yang tepat sesuai dengan kebutuhan manajemen gudang logistik.

Salah satu software yang dapat Anda gunakan adalah Software Inventory HashMicro. Selain fitur-fitur bawaan, software HashMicro dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Apabila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.

Pertanyaan Seputar Manajemen Gudang Logistik

• Apa itu manajemen gudang logistik?

  Manajemen gudang logistik merupakan sistem pengaturan yang memastikan segala aspek pengelolaan logistik berjalan dengan efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan perusahaan.

• Apa perbedaan manajemen gudang logistik dan manajemen gudang biasa?

  Gudang logistik tentu memiliki perbedaan dengan gudang biasa. Perbedaan tersebut terletak pada manajemen penyimpanan barang. Gudang biasa memiliki manajemen yang sederhana karena hanya melibatkan pengelolaan persediaan di gudang. Di sisi lain, gudang logistik memiliki sistem yang kompleks karena mencakup berbagai aspek, seperti transportasi, pemasok, mitra bisnis, dan pelanggan.

• Apa saja prinsip manajemen gudang logistik?

  1. Mempertahankan kualitas barang
  2. Efisiensi penyaluran barang
  3. Pengelompokan barang