15 KPI Inventory Management yang Wajib Dipantau dan Cara Ukurnya

Inventory KPI (Key Performance Indicator) adalah tolok ukur seberapa baik operasional inventaris gudang Anda berjalan. KPI ini memberikan informasi seberapa efisien pengelolaan inventaris di gudang seperti pengiriman, penerimaan, maupun restock dan stockout.

KPI inventaris membantu Anda memahami besaran biaya yang tertahan dalam bentuk barang atau disebut juga overstock dan barang slow moving, serta membantu dalam analisis kinerja staf gudang Anda dan juga keuntungan yang didapat dari penjualan barang.

Inventory KPI ini juga penting untuk menjamin kepatuhan perusahaan pada regulasi di Indonesia. Permendag No. 90 Pasal 6 Tahun 2014 mengatur bahwa setiap pemilik gudang wajib menyampaikan laporan administrasi gudang secara berkala yang mencakup jenis, jumlah, dan arus barang.

Memahami Peran KPI Inventory dalam Pengelolaan Gudang

KPI inventory memiliki peranan kunci dalam menjamin operasional gudang yang baik dan lancar. KPI ini membantu menerjemahkan keseluruhan kebutuhan gudang menjadi metrik yang dapat diukur baik dari segi kualitas maupun kuantitas operasional. 

Berikut, Anda dapat memahami peran-peran KPI inventaris dengan lebih detail:

• Pembantu pengambil keputusan bisnis: KPI gudang memberikan data konkrit yang dapat dipakai manajemen untuk memutuskan kapan waktunya restock, produk yang perlu diperbanyak atau dikurangi, dan juga supplier yang paling andal.
• Pengontrol biaya gudang: Membantu dalam analisis barang mana saja yang dead stock atau slow moving untuk mencegah pembelian barang yang berlebihan yang dapat membebani biaya sewa gudang.
• Warning awal terhadap masalah: KPI memberikan informasi apakah semua operasional gudang berjalan lancar berdasarkan angka output yang ditetapkan KPI dengan angka output sebenarnya.
• Penilai kinerja tim dan supplier: Memberikan detail tentang penempatan stok dan lama pembelian yang dapat digunakan manajemen gudang membuat Standar Operasional (SOP) gudang yang lebih baik atau untuk pelatihan karyawan.
• Penjaga kepuasan pelanggan: KPI memastikan pengelolaan inventaris lebih terarah, terutama dalam manajemen restock barang untuk kebutuhan pelanggan, yang dapat meningkatkan customer satisfaction secara tidak langsung.
• Menjadi dasar perencanaan strategis: Singkatnya, KPI gudang memberikan informasi rinci mengenai output penjualan yang dapat digunakan pemilik perusahaan dalam menentukan strategi penjualan seperti promosi pada barang dan penempatan stok di cabang gudang yang permintaan barangnya tinggi.

Memahami peran-peran di atas membantu Anda untuk mempertimbangkan apa saja yang diperlukan dalam menentukan inventory KPI yang Anda perlukan.

Sebuah studi dari Deloitte menyatakan bahwa perusahaan yang mengimplementasikan KPI inventory dan mengintegrasikan supply chain berhasil menurunkan Lead Time sebesar 30-40%.

15 KPI Inventaris & Metrik yang Perlu Dipantau

Membuat KPI inventory yang baik memerlukan pertimbangan komponen apa saja yang dimiliki gudang dan memerlukan metrik yang tepat dan realistis untuk operasional. Anda bisa mempelajari apa saja metrik yang umum digunakan untuk membuat KPI gudang:

1. Inventory Turnover Ratio

Berfungsi untuk menghitung angka perputaran stok di gudang. Rumusnya yaitu:

2. Gross Margin per produk

Digunakan untuk menghitung keuntungan atau profitabilitas kasar masing-masing produk. Berikut rumusnya:

3. Turn-earn Index

Untuk mengidentifikasi stok yang menghasilkan margin tinggi meskipun pergerakannya lambat. Rumusnya:

4. Days on Hand

Metrik ini digunakan untuk mengetahui berapa hari stok masih tersedia untuk persiapan restock barang. Rumusnya ialah:

5. Sell-through Rate 

Berguna untuk mengetahui besaran persentase inventaris yang terjual. Rumusnya yaitu:

6. Inventory Accuracy 

Metrik ini dipakai untuk mengukur seberapa akurat data sistem dengan kondisi fisik stok di gudang. Cara menghitungnya menggunakan rumus:

7. Inventory Shrinkage 

Dipakai untuk menghitung tingkat penyusutan nilai inventaris yang diakibatkan kelalaian, kerusakan barang, atau pencurian. Nilai penyusutan ini dihitung dengan rumus:

8. Lead Time

Digunakan untuk menghitung total waktu yang diperlukan dari pemesanan barang hingga siap digunakan customer. Cara menghitungnya menggunakan:

9. Dead Stock

Metrik ini dipakai untuk mengidentifikasi seberapa besar stok yang sudah tidak memiliki pergerakan dan membebani penyimpanan gudang. Rumus penghitungannya yaitu:

10. Holding Cost

Digunakan untuk mengetahui total biaya untuk menyimpan inventaris yang belum terjual, mencakup biaya pergudangan, asuransi, utilitas, dan depresiasi. Rumusnya ialah:

11. Cash-to-Cash Cycle Time

Fungsi metrik ini untuk mengetahui berapa lama kas yang digunakan membeli persediaan menjadi kas lagi berupa keuntungan dari penjualan. Rumusnya yaitu:

12. Supplier Quality Index

Metrik ini dipakai untuk mengetahui seberapa baik performa vendor atau supplier dalam menyediakan barang untuk perusahaan. Cara menghitungnya dengan menggunakan:

13. Demand Forecast Accuracy

Metrik KPI ini berfungsi untuk mengecek seberapa dekat jumlah on-hand aktual dengan angka yang sudah diramal (forecast). Cara menghitungnya menggunakan:

14. Backorder Rate

Berfungsi untuk mengukur seberapa banyak jumlah pesanan yang tidak bisa dipenuhi saat pelanggan melakukan pemesanan. Rumus untuk menghitungnya yaitu:

15. Put-away Time

Digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyimpan inventory pada section gudang yang dituju. Rumus menghitungnya ialah:

Metrik-metrik di atas dapat Anda gunakan untuk menjamin operasional gudang yang lebih efisien karena mengukur kinerja staf gudang dilihat dari output yang dihasilkan berdasarkan hasil hitungan rumus-rumus di atas.

Bagaimana Jika Perusahaan Memiliki Banyak Gudang?

Perusahaan pada realitanya memiliki beberapa gudang yang tersebar di berbagai daerah. Jadi, metrik dengan angka tinggi artinya belum tentu operasional gudang perusahaan sudah berjalan tanpa hambatan dan efisien.

Sebagai contoh, berikut tabel yang menunjukkan perusahaan dengan 5 gudang yang berbeda di berbagai daerah.

Operasional gudang terlihat baik-baik saja karena metrik keseluruhannya menunjukkan angka tinggi, tetapi jika dibedah, gudang-gudang yang kurang efisien terlihat dari hasil persentasenya.

Anda bisa memakai strategi berikut untuk menangani perusahaan yang memiliki gudang dengan banyak cabang:

1. Tentukan model jaringan gudang yang tepat terlebih dulu: Model jaringan gudang yang tepat akan membantu dalam memastikan alur pengiriman yang lancar. Jenis-jenis model jaringan ini yaitu centralized warehouse, decentralized warehouse, dan hybrid warehouse.
2. Implementasikan sistem terpusat menggunakan software warehouse: Visibilitas operasional gudang memegang peranan krusial di sini. Software warehouse dan inventory terintegrasi dapat memantau pergerakan tiap barang, kinerja pengelolaan barang, proses pengiriman dan penerimaan secara real-time.
3. Lakukan forecast permintaan per lokasi: Tiap lokasi gudang memiliki demand atau permintaan terhadap suatu barang yang berbeda. Pastikan manajemen tiap gudang Anda melakukan forecasting pada kebutuhan di daerah gudang yang mereka kelola.
4. Tetapkan Safety Stock dan Reorder Point per lokasi: Hitung kebutuhan Safety Stock (stok cadangan) dan interval Reorder Point (kapan harus restock) untuk memastikan pengadaan stok dapat dilakukan sesuai ritme gudang.
5. Tetapkan SOP yang jelas, tapi tetap sesuaikan dengan kondisi lokal gudang: SOP seperti proses pengiriman, penerimaan, penyimpanan, dan packing juga perlu menjadi perhatian. Tetapkan satu SOP yang terpusat untuk dipakai semua gudang, tetapi juga fleksibel dengan kemungkinan dan kondisi tiap gudang di daerah yang berbeda.
6. Terapkan Cycle Count terjadwal menyesuaikan frekuensi tiap lokasi: Cycle Count yang baik akan dapat menyesuaikan frekuensi procurement inventaris tiap gudang Anda karena berbeda lokasi gudang, angka permintaan barangnya juga berbeda.
7. Buat protokol transfer barang yang jelas antar gudang: Transfer antar gudang bisa menjadi titik rawan dalam manajemen barang yang berlebih dan barang stockout. Manajemen gudang Anda perlu menentukan siapa yang berhak melakukan transfer request barang tiap lokasi, batas minimum barang yang boleh dipindah, penanggung biaya transfer, dan metode pencatatan goods in transit yang tepat.

Kesimpulan

Inventory KPI merupakan tulang punggung dari keberhasilan operasional suatu gudang dalam mendukung perkembangan bisnis. KPI ini melibatkan banyak variabel kebutuhan gudang dan juga metrik-metrik yang perlu dicapai untuk mencapai efisiensi gudang yang ideal.

Meskipun peran KPI inventaris penting dalam pengelolaan gudang, komunikasi yang baik antar tim gudang dan juga cabang gudang yang lain akan memastikan seluruh kegiatan yang dilakukan menjadi lebih lancar dan efektif.

FAQ Seputar KPI Inventory

• Berapa nilai inventory turnover yang baik?

  Tidak ada angka perputaran inventaris mutlak yang terbaik bagi semua kondisi bisnis karena kembali lagi pada keadaan bisnis dan gudang perusahaan Anda. Anda bisa menggunakan rumus ini untuk menentukan inventory turnover yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda: Inventory Turnover = HPP (COGS) / Rata-rata Inventaris.

• Apa saja 4 jenis persediaan?

  Persediaan dibagi menjadi 4 jenis, yaitu: bahan mentah untuk produksi, WIP (Work in Progress) goods atau barang yang sedang dalam proses pembuatan, barang jadi, dan MRO (Maintenance, Repair, and Operating Supplies) atau barang-barang dalam perawatan.

• Inventory masuk aset apa pada bisnis?

  Dalam bisnis, inventaris terhitung sebagai aset lancar, yaitu aset yang bisa dikonversi menjadi bentuk kas atau uang hasil penjualan.

• Bagaimana cara menghitung KPI?

  Cara menghitung KPI cukup mudah dan bisa menggunakan rumus sederhana ini: KPI = (Hasil Aktual / Target) × 100%. Contohnya yaitu jika target penjualan= 1.000 unit, realisasi penjualan= 850 unit, berarti KPI= 850 / 1.000 × 100%= 85%.