Chart of Account (CoA): Pengertian, Manfaat, dan Cara Menyusunnya

Penyusunan laporan keuangan seringkali rumit karena banyaknya transaksi yang harus tercatat secara detail. Jika tidak ditangani dengan baik, hal ini bisa menimbulkan masalah jangka panjang bagi bisnis. Untuk mengatasinya, Anda perlu menggunakan Chart of Account (CoA).

Singkatnya, Chart of Account (CoA) adalah bagan berisi daftar akun yang digunakan dalam bisnis untuk memudahkan pencatatan keuangan. Setiap akun memiliki kode unik, sehingga proses pencatatan lebih cepat, praktis, dan terstruktur. CoA juga dapat didukung dengan sistem manajemen dokumen untuk efisiensi yang lebih baik.

Pelajari lebih lanjut pengertian lebih mendalam, manfaat, dan jenis-jenis bagan akun di bawah ini.

Pengertian Chart of Account (COA)

Chart of Account (CoA), atau dalam Bahasa Indonesia, Bagan Akun, adalah sebuah daftar berbentuk serangkaian kode-kode secara sistematis untuk menyusun struktur tertentu. CoA di dalamnya terdapat unsur-unsur kode akun dan nama akun.

Dengan memanfaatkan bagan akun, perusahaan dapat membuat atau memodifikasi bagan akuntansinya sendiri. Biasanya, bagan akun akan menyertakan simbol numerik untuk menunjukkan perbedaan antara jenis akun.

Selain itu, Bagan Akun sering digunakan untuk menampilkan laporan keuangan, seperti neraca dan laporan laba rugi. Kemudian, berbagai rekening lain, seperti modal atau ekuitas, utang, biaya kewajiban, dan biaya lainnya juga dapat ditambahkan bagan akun sesuai kebutuhan perusahaan.

Tahukah Anda?

Atur struktur keuangan bisnis Anda lebih rapi dengan Chart of Account dari sistem akuntansi HashMicro. Pantau, kelola, dan klasifikasikan setiap transaksi secara otomatis dan efisien!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Manfaat Chart of Account (COA)

Untuk memahami peran penting CoA dalam pengelolaan keuangan bisnis, simak beberapa manfaat utamanya berikut ini:

• Mempermudah pengelolaan dan analisis data: CoA membantu menyusun data keuangan secara sistematis, sehingga mudah dibandingkan dan dianalisis untuk pengambilan keputusan.
• Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pencatatan: Memudahkan identifikasi perubahan akibat kesalahan input atau transaksi tambahan.
• Mengontrol proses pencatatan keuangan: Setiap transaksi tercatat secara rapi dan terstruktur, sehingga lebih mudah terkontrol.
• Mendukung penyusunan laporan keuangan: Mempercepat proses penyusunan laporan karena akun-akun sudah dikelompokkan secara jelas.
• Memudahkan pembacaan laporan oleh pihak terkait: Laporan keuangan lebih mudah dipahami, sehingga membantu pengambilan keputusan yang tepat dan cepat.

Karena peranannya yang penting dalam pengambilan keputusan, bisnis Anda dapat meningkatkan efektivitas keputusan dengan menggunakan Sistem ERP yang mengotomatisasi berbagai proses bisnis secara menyeluruh.

Jenis Chart of Account

Chart of Account (CoA) adalah daftar kode akun yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Kode ini bisa berupa angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Tujuannya adalah untuk memudahkan pengelompokan, pencatatan, pelaporan, dan pengendalian transaksi keuangan secara rapi dan terstruktur.

Terdapat tiga macam kode akun, yaitu kode akun angka, kode akun huruf, dan kode paduan angka dan huruf. Simak penjabaran masing-masing jenis CoA, antara lain:

1. Angka (Numerik)

Angka merupakan simbol yang paling banyak digunakan untuk membuat kode akun di bagan akun.

Contoh:

• 001: Kas Besar
• 002: Kas Kecil
• 003: Piutang Dagang

2. Huruf (Alfabet)

Dibanding angka, huruf adalah karakter simbolis yang masih jarang digunakan saat membuat Bagan Akun atau kode akun. Umumnya, huruf lebih sering digunakan untuk menunjukkan nama perusahaan, nama pembeli atau pelanggan, nama bank, nama pemasok, dan nama wilayah.

Meski begitu, membuat CoA tetap dapat menggunakan huruf.

Contoh:

• KSB: Kas Besar
• KKC: Kas Kecil
• PD: Piutang Dagang

3. Campuran angka dan huruf

Ketika simbol huruf telah digunakan untuk nama kode wilayah, nama pemasok, nama perusahaan, nama bank, atau nama pelanggan, tetapi kode masih memerlukan divisi lebih lanjut untuk menjadi jelas dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat, simbol campuran huruf dan angka akan sangat berguna.

Contoh:

• KAS 01: Kas Besar Umum
• KAS 02: Kas Besar Khusus
• PD 01: Piutang Dagang Lunas
• PD 02: Piutang Dagang Tertunggak

Contoh Chart of Account

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur makanan ringan, baru saja menerima pesanan besar dari salah satu distributor. Setelah menerima pembayaran awal sebesar Rp50 juta, transaksi tersebut dicatat di akun Kas (1-100). Dana ini masuk sebagai aset lancar karena langsung tersedia untuk digunakan.

Untuk memenuhi pesanan, perusahaan membeli bahan baku yang dicatat dalam akun Persediaan Bahan Baku (1-120). Setelah digunakan dalam produksi, nilainya dipindahkan ke Beban Bahan Baku (5-110) sebagai biaya produksi.

Gaji pekerja produksi dicatat di akun Beban Tenaga Kerja Langsung (5-120), sementara biaya listrik dan penyusutan mesin masuk ke Beban Overhead Pabrik (5-130).

Setelah produk selesai dibuat dan dikirim ke distributor, nilai produk jadi tersebut sebelumnya dicatat di Persediaan Barang Jadi (1-140), lalu ketika produk terjual, nilai penjualannya masuk ke akun Penjualan Produk Jadi (4-100).

Struktur akun seperti ini membantu perusahaan mencatat dan memantau arus transaksi secara rapi. Anda bisa melihat bagaimana proses ini tercermin dalam contoh laporan keuangan perusahaan yang menggunakan CoA secara sistematis.

Tahapan Penyusunan Chart of Account

Menyusun Chart of Account (CoA) yang efektif memerlukan perencanaan yang matang agar dapat digunakan secara konsisten dan memudahkan pencatatan keuangan bisnis Anda. Berikut ini adalah tahapan-tahapan umum dalam penyusunannya:

1. Pahami struktur organisasi dan kebutuhan bisnis

Mulailah dengan memahami aktivitas utama bisnis, model operasional, serta kebutuhan laporan keuangan. Misalnya, bisnis manufaktur akan membutuhkan akun-akun yang berbeda dengan bisnis jasa. Struktur akun pada bisnis jasa biasanya lebih sederhana, seperti yang bisa dilihat pada contoh laporan keuangan perusahaan jasa.

2. Tentukan kategori akun utama

Kelompokkan akun-akun ke dalam kategori utama seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban. Ini akan menjadi kerangka dasar dalam penyusunan CoA.

3. Buat sub kategori dan rincian akun

Di bawah kategori utama, buat sub kategori seperti Aset Lancar (kas, piutang), Pendapatan Usaha, Beban Operasional, dll. Pastikan nama akun jelas dan relevan dengan transaksi bisnis.

4. Tentukan kode akun yang konsisten

Gunakan sistem penomoran atau kombinasi huruf-angka yang sistematis agar mudah dikenali dan dikelola. Misalnya, 1-100 untuk kas, 5-120 untuk beban tenaga kerja langsung.

5. Uji dan evaluasi

Setelah dibuat, uji CoA tersebut dengan mencatat transaksi nyata. Evaluasi apakah struktur akunnya sudah efisien dan mudah digunakan oleh tim keuangan Anda.

6. Integrasikan dengan sistem akuntansi

Setelah final, integrasikan CoA ke dalam sistem akuntansi atau ERP agar pencatatan berjalan otomatis dan minim kesalahan.

Tips Menyusun Chart of Account yang Efektif

Agar Chart of Account bekerja secara optimal, Anda perlu menyusunnya dengan cermat dan sesuai kebutuhan bisnis. Berikut beberapa tips praktis yang bisa membantu Anda menyusun CoA yang efektif dan efisien:

1. Gunakan struktur kode yang konsisten

Susun kode akun dengan pola yang rapi dan konsisten. Gunakan urutan angka atau kombinasi huruf dan angka yang mudah dipahami. Dengan struktur ini, tim keuangan dapat menelusuri transaksi dengan cepat dan efisien.

2. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Identifikasi jenis transaksi dan kebutuhan pelaporan bisnis Anda. Misalnya, bisnis manufaktur perlu menambahkan akun untuk persediaan, beban pabrik, dan proses produksi. Hindari menggunakan template umum tanpa penyesuaian.

3. Kelompokkan akun berdasarkan kategori

Klasifikasikan akun ke dalam kelompok seperti aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban. Gunakan subkategori jika perlu agar pelaporan menjadi lebih detail dan mudah dianalisis, termasuk saat menyusun laporan neraca keuangan.

4. Buat nama akun yang jelas dan deskriptif

Tulis nama akun secara jelas agar mudah dikenali. Hindari singkatan yang membingungkan atau istilah teknis yang tidak umum. Nama akun yang informatif akan memudahkan pencarian dan penggunaan.

5. Lakukan review secara berkala

Tinjau struktur CoA secara rutin. Tambahkan akun baru jika ada jenis transaksi baru, dan hapus akun yang sudah tidak digunakan. Review rutin memastikan CoA tetap relevan dengan perkembangan bisnis.

6. Libatkan tim keuangan dalam penyusunan

Ajak tim akuntansi atau keuangan terlibat sejak awal. Mereka memahami kebutuhan pencatatan dan pelaporan dengan lebih mendalam, sehingga dapat membantu menyusun struktur akun yang sesuai.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Chart of Account

Meskipun Chart of Account dapat menyederhanakan pencatatan keuangan, proses penyusunannya tetap perlu perhatian khusus. Tanpa perencanaan yang tepat, CoA justru bisa menimbulkan kebingungan. Berikut beberapa kesalahan umum yang sebaiknya Anda hindari:

1. Membuat struktur akun terlalu rumit

Banyak bisnis menggunakan kode akun yang terlalu panjang, terlalu detail, atau tidak konsisten. Hal ini justru menyulitkan tim keuangan saat mencatat dan membaca laporan. Sebaiknya, buat struktur akun yang proporsional, cukup rinci untuk analisis, namun tetap mudah dipahami dan digunakan oleh seluruh tim.

2. Tidak memperbarui CoA seiring perubahan bisnis

Bisnis terus berkembang, baik dari sisi produk, layanan, maupun struktur organisasi. Jika Anda tidak menyesuaikan Chart of Account, maka laporan keuangan bisa kehilangan relevansi. Pastikan Anda meninjau dan memperbarui CoA secara berkala agar tetap mencerminkan kondisi operasional bisnis terkini.

3. Tidak menghubungkan CoA dengan software akuntansi

Kesalahan umum lainnya adalah menyusun CoA secara manual tanpa integrasi ke software akuntansi. Akibatnya, pencatatan menjadi lambat, rawan kesalahan, dan sulit dipantau secara real-time. Integrasikan CoA langsung ke sistem untuk mempercepat proses akuntansi dan memastikan data selalu akurat.

Sistem Akuntansi Cerdas HashMicro untuk CoA yang Lebih Terstruktur

Kelola keuangan bisnis Anda dengan lebih terstruktur dan efisien bersama software akuntansi HashMicro untuk otomatisasi penuh proses pencatatan dan pelaporan keuangan. HashMicro hadir sebagai solusi cerdas untuk menyusun Chart of Account (CoA) secara rapi dan terintegrasi

Dengan dukungan Hashy AI, Anda bisa mengakses laporan keuangan yang akurat dalam hitungan detik dan mengambil keputusan bisnis berdasarkan data real-time. Sistem ini juga terintegrasi langsung dengan berbagai bank ternama di Indonesia seperti BCA, BRI, CIMB, hingga DBS, untuk rekonsiliasi keuangan yang cepat dan aman.

Untuk memberikan gambaran menyeluruh, berikut beberapa fitur utama HashMicro yang dapat membantu Anda menyusun dan mengelola CoA secara optimal:

• Chart of accounts hierarchy: Atur struktur akun dengan sistem hierarki yang jelas dan fleksibel agar pelacakan transaksi dan pelaporan keuangan menjadi lebih mudah.
• Financial dashboard: Pantau kondisi keuangan secara menyeluruh. Mulai dari saldo kas, piutang, hingga utang, melalui tampilan dashboard yang intuitif dan real-time.
• Analytical reporting: Hasilkan laporan laba rugi, neraca, arus kas, dan laporan keuangan lainnya secara otomatis untuk mendukung keputusan bisnis yang cepat dan akurat.
• Budget management: Kelola anggaran dengan efisien menggunakan fitur perencanaan dan pengendalian budget yang terintegrasi langsung dengan proses pembelian dan approval matrix.
• Cash flow forecasting: Prediksi arus kas masuk dan keluar untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memaksimalkan profitabilitas.

Tertarik menyusun CoA bisnis Anda secara otomatis dan lebih terstruktur? Coba demo gratis HashMicro sekarang dan rasakan langsung kemudahan mengelola keuangan secara cerdas dan efisien.

Kesimpulan

Chart of Account (CoA) sangat penting untuk membantu bisnis mengelola dan mengawasi transaksi keuangan secara terstruktur. Penyusunan CoA yang tepat memudahkan pelaporan keuangan, analisis data, dan pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Software Akuntansi HashMicro memudahkan Anda menyusun dan mengelola CoA secara otomatis dengan fitur lengkap dan akurat. Dengan dukungan teknologi canggih seperti Hashy AI, sistem ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan keuangan.

Jangan lewatkan kesempatan untuk mencoba demo gratis sekarang. Temukan bagaimana sistem ini bisa membantu bisnis Anda bekerja lebih cerdas dan efisien!

Pertanyaan Seputar Chart of Account

• Apa bedanya Chart of Account dengan laporan keuangan?

  Chart of Account (CoA) adalah daftar sistematis kode dan nama akun yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan. Sedangkan laporan keuangan adalah hasil akhir yang menyajikan ringkasan kondisi keuangan perusahaan berdasarkan data yang dicatat dalam CoA.

• Apakah COA harus mengikuti standar tertentu?

  CoA sebaiknya disusun sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku dan kebutuhan bisnis, agar pelaporan keuangan konsisten dan dapat dipahami oleh semua pihak terkait.

• Apakah satu perusahaan bisa memiliki lebih dari satu COA?

  Biasanya perusahaan menggunakan satu CoA utama untuk seluruh operasional, tetapi perusahaan besar dengan banyak divisi atau anak perusahaan dapat memiliki CoA terpisah sesuai kebutuhan masing-masing.

• Seberapa sering COA perlu diperbarui?

  CoA perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala, misalnya setiap tahun atau saat terjadi perubahan signifikan dalam bisnis, agar tetap relevan dengan aktivitas perusahaan.