Bayangkan Anda kehilangan pelanggan hanya karena stok barang tidak terdata dengan benar. Hal sederhana seperti ini bisa berdampak besar bagi bisnis. Laporan stock opname membantu Anda memantau jumlah dan kualitas produk secara real-time sehingga operasional tetap lancar dan penjualan tidak terganggu.
Sayangnya, proses manual sering kali memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan sistem stok barang, Anda dapat memantau persediaan dan efisiensi stok di setiap lokasi secara otomatis.
Lalu, untuk mengetahui lebih jelas mengenai laporan stock opname berikut ulasannya!
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Laporan Stock Opname?
Laporan stock opname adalah dokumen yang mencatat hasil pemeriksaan fisik persediaan untuk mencocokkan dengan data sistem. Laporan ini dibuat dengan menghitung stock secara langsung dan mencatat selisih jika ada perbedaan.
Penyusunan laporan ini dapat dilakukan secara manual menggunakan lembar kerja atau dengan bantuan software inventory untuk hasil yang lebih akurat dan efisien.
Laporan stock opname berperan penting dalam mencegah kerugian akibat kehilangan barang, kesalahan pencatatan, atau kecurangan. Data dari laporan ini juga membantu manajemen dalam mengambil keputusan pembelian dan perencanaan persediaan.
Dengan pelaksanaan yang rutin, laporan stock opname memastikan ketersediaan barang selalu sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
Langkah-Langkah Membuat Laporan Stock Opname
Agar mendapatkan laporan dengan hasil yang maksimal, Anda butuh beberapa langkah persiapan untuk mendapatkan informasi yang akurat. Hal ini yang membuat Anda membutuhkan Software Inventory untuk informasi yang otomatis. Berikut langkah-langkah yang harus Anda siapkan untuk membuat contoh laporan stock barang:
1. Menghentikan pergerakan barang
Sebelum menerapkan pembuatannya, Anda perlu mendapatkan data langsung di lapangan. Lalu, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan menghentikan pergerakan barang untuk sementara.
Tujuan pemberhentian ini untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang sedang berproduksi atau beroperasi sehingga seluruh barang dapat tercatat dengan baik.
Sebelum memberhentikan pergerakan barang, Anda perlu memberitahukan ke pihak-pihak penyuplai dan pelanggan untuk tidak melakukan transaksi apapun dalam waktu yang ditentukan.
2. Pembagian lokasi
Banyaknya gudang yang Anda miliki membuat proses pencatatan stock opname harus dilakukan oleh beberapa orang. Hal ini bertujuan untuk membagi beberapa orang ke lokasi gudang dan jenis barang yang berbeda-beda.
Proses pencatatan stock opname cukup memakan waktu, maka dari itu Anda bisa mengelompokkan setiap barang berdasarkan kategorinya. Setelah itu, Anda bisa menyesuaikannya berdasarkan kode batang.
Penggunaan teknologi seperti software gudang juga dapat mempermudah proses ini. Langkah yang satu ini tidak hanya mempercepat tetapi juga berguna untuk mengakuratkan jumlah barang yang ada di gudang.
3. Persiapkan dokumen untuk membuat contoh laporan stock opname
Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan ketika ingin mencatat stock opname adalah mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan nantinya. Macam-macam dokumen yang biasanya Anda butuhkan ketika mempersiapkan pencatatan stock opname adalah:
- Kartu dari barang yang memberikan keterangan secara rinci mengenai pergerakan barang.
- Tanda masuknya barang yang juga berisi informasi mengenai pemasok dan harga awal dari barang tersebut.
- Tanda keluarnya barang yang berisi tentang tanggal, kuantitas, biaya, dan tujuan dari barang tersebut Anda jual.
- Kartu yang berisi count tag yang berisi informasi mengenai nama, tipe, lokasi, space yang kosong untuk barang, jenis satuan hitung yang digunakan untuk barang, serta bukti dari petugas yang bertanggung jawab baik itu petugas gudang, non gudang, dan auditor).
- Terakhir, perlengkapan yang Anda gunakan untuk perhitungan seperti kartu kuning, alat tulis, dan kalkulator.
4. Perhitungan Stock Opname
Untuk membuat laporan ini, Anda membutuhkan data perhitungan stock opname. Kegiatan stock take ini berisi pengelompokkan setiap barang, memperhitungkan kuantitas dari barang tersebut, dan menyajikan data berbentuk tabel sehingga mudah untuk Anda baca.
Berikut tahapan untuk menghitung stock opname:
- Memeriksa kembali apakah seluruh persediaan barang sudah tercatat lengkap di program.
- Menyalin persediaan dari program lalu Anda bisa cetak untuk menjadi pedoman bagi accounting di bagian tim stock opname.
- Memberikan hasil catatan yang berisi stock opname pada setiap lembar persediaan untuk dimasukan ke Ms. Excel.
5. Membandingkan hasil
Kemudian, langkah yang harus Anda lakukan sebelum membuat laporan ini adalah membandingkan hasil. Langkah yang satu ini membantu Anda mengecek apakah catatan data stock opname sesuai dengan data persediaan secara real time.
Selain mempermudah Anda, membandingkan hasil persediaan membantu Anda menindaklanjuti apabila ada perbedaan terhadap data dengan jumlah barang yang tersedia.
6. Membuat laporan stock opname
Terakhir, setelah mendapatkan informasi mengenai stock opname di gudang, Anda bisa segera menerima hasilnya. Hal ini karena pekerja yang bertugas membuat laporan akan langsung menyelesaikan pekerjaannya dan nantinya laporan stock opname akan mereka berikan ke pihak manajemen terkait.
Anda bisa menyusun dan memperoleh laporan ini secara otomatis dan akurat dengan menggunakan aplikasi stock opname.
Mengapa Perlu Membuat Contoh Laporan Stock Opname?
Membuat laporan stock opname memiliki peran penting dalam menjaga akurasi data persediaan dan mengoptimalkan manajemen stok. Berikut beberapa alasan mengapa laporan ini perlu diterapkan dalam bisnis Anda:
- Mengetahui Jumlah Barang yang Dimiliki: Laporan stock opname memberikan gambaran jelas tentang jumlah barang yang tersedia, sehingga memudahkan Anda memantau ketersediaan persediaan.
- Mengidentifikasi Kelebihan dan Kekurangan Barang: Melalui laporan ini, Anda dapat menemukan selisih stok, baik kelebihan maupun kekurangan barang, seperti pada laporan stock opname restoran atau obat.
- Mengontrol Bahan Baku dan Barang Jadi: Laporan membantu mengawasi jumlah bahan baku maupun barang jadi yang siap dijual, sehingga stok selalu sesuai kebutuhan operasional.
- Mempercepat dan Mempermudah Proses Stock Opname: Dengan data yang tercatat, proses pemeriksaan stok bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan pencatatan.
- Mencegah Selisih dan Kerugian: Jika ditemukan selisih barang, laporan ini membantu menyesuaikan catatan di jurnal penyesuaian, sehingga kerugian bisa dihindari.
Manfaat Laporan Stock Opname
Melakukan stock opname barang secara berkala bukan hanya penting untuk memastikan ketersediaan stock, tetapi juga memberikan berbagai manfaat lainnya bagi kelancaran operasional perusahaan.
Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa didapatkan dari proses stock opname:
1. Menjamin akurasi data persediaan
Stock opname memastikan jumlah barang yang tercatat di sistem sesuai dengan yang ada di gudang. Proses ini membantu mendeteksi kesalahan pencatatan atau barang yang hilang, sehingga dapat segera diperbaiki.
2. Mendukung perencanaan keuangan yang lebih baik
Dengan data stock yang akurat, perusahaan dapat merencanakan pengadaan barang dengan lebih tepat, menghindari pembelian berlebih, dan mengoptimalkan anggaran yang tersedia. Hal ini juga mempermudah perhitungan biaya persediaan dalam laporan keuangan.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Stock opname mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari barang yang hilang atau tidak terdata dengan benar. Pengetahuan yang jelas tentang stock yang tersedia memungkinkan pelayanan yang lebih cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Mematuhi regulasi yang berlaku
Banyak industri yang diwajibkan untuk melakukan stock opname sesuai dengan ketentuan hukum. Melakukan pengecekan persediaan secara rutin membantu perusahaan menghindari masalah hukum atau audit yang dapat merugikan.
Penjelasan singkat mengenai manfaat laporan stok opname:
| Manfaat | Penjelasan |
|---|---|
| Menjamin akurasi data persediaan | Data stok sesuai kondisi gudang, mendeteksi selisih atau kehilangan. |
| Mendukung perencanaan keuangan | Membantu perencanaan pengadaan dan mencegah pembelian berlebih. |
| Meningkatkan efisiensi operasional | Mengurangi waktu mencari barang dan mempercepat layanan. |
| Kepatuhan regulasi | Memenuhi aturan hukum dan meminimalkan risiko audit. |
Prosedur Operasional Stock Opname
Stock opname harus dilakukan secara sistematis untuk memastikan kesesuaian antara data persediaan dalam sistem dan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang. Berikut adalah lima langkah utama dalam prosedur stock opname:
1. Perencanaan
Langkah pertama adalah menentukan jadwal stock opname, memilih tim yang bertanggung jawab, dan memastikan sistem pencatatan sudah diperbarui. Perencanaan yang baik mencegah gangguan pada operasional bisnis saat proses perhitungan stock berlangsung.
2. Persiapan gudang
Sebelum perhitungan dimulai, barang harus dikelompokkan sesuai kategori dan disusun secara rapi untuk memudahkan proses pengecekan. Area penyimpanan juga harus ditata agar akses ke barang lebih mudah dan efisien.
Selain itu, tim perlu menandai barang yang telah dihitung agar tidak terjadi perhitungan ganda atau kelalaian.
3. Perhitungan fisik
Tim stock opname melakukan pencatatan jumlah barang secara langsung di gudang dengan membandingkannya dengan catatan sistem.
Perhitungan ini dapat dilakukan secara manual dengan lembar kerja atau menggunakan perangkat lunak inventory untuk meningkatkan akurasi. Selama proses ini, penting untuk menjaga ketelitian agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.
3. Verifikasi data
Setelah perhitungan selesai, hasilnya dibandingkan dengan data dalam sistem untuk mengidentifikasi adanya selisih stock. Jika ditemukan perbedaan, tim harus melakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa data yang diperoleh benar.
4. Pembuatan laporan
Langkah terakhir adalah menyusun laporan stock opname yang mencakup hasil perhitungan fisik, selisih stock, serta analisis penyebabnya. Laporan ini menjadi dasar bagi perusahaan untuk mengambil tindakan korektif guna memperbaiki kesalahan dalam pencatatan stock.
Contoh Laporan Stock Opname
Setelah mengetahui lebih lanjut mengenai laporan stock opname, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai contoh membuatnya. Ada beberapa tahapan untuk membuatnya. Berikut contoh cara membuatnya:
- Anda bisa menggunakan Ms. Excel di perangkat Anda atau menggunakan spreadsheet secara online untuk membuat format laporan seperti nama perusahaan, jenis laporan, dan periode laporan.
- Anda bisa menambahkan informasi mengenai hasil dari data stock opname, contohnya seperti nama produk, kode barang, harga satuan, dan sebagainya, seperti pada contoh laporan stock opname restoran atau obat.
- Setelah kedua tahapan diatas selesai, Anda bisa memasukan secara manual ke format yang sudah Anda buat.
Melalui artikel ini, kami juga menyediakan template laporan stock opname dengan berbagai format yang bisa Anda gunakan. Anda bisa mengunduh contoh stock opname tersebut melalui tautan di bawah ini:
Download Laporan Stock Opname
Percepat Pembuatan Laporan Stock Opname dengan HashMicro Inventory Management
Membuat laporan stock opname sering kali menjadi tantangan bagi banyak bisnis. Proses manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko menimbulkan kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian data stok. Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu mengelola inventaris secara akurat, cepat, dan terintegrasi.
HashMicro Inventory Management hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan pengelolaan stok dan pelaporan persediaan. Sistem ini membantu Anda mencatat, melacak, dan memantau stok secara real-time, sekaligus meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Beberapa fitur unggulannya meliputi:
- Product Master Data: Mengelola produk, varian, lot, dan nomor seri dengan detail dan akurat.
- Reordering Rules: Memberikan rekomendasi otomatis untuk pemesanan ulang stok berdasarkan tingkat pemakaian barang.
- Barcode Configuration: Terintegrasi dengan sistem barcode, QR code, dan RFID untuk mempercepat pembuatan laporan stock opname.
Dengan HashMicro, pengelolaan stok menjadi lebih efisien, terstruktur, dan minim risiko kesalahan. Coba demo gratis HashMicro sekarang dan rasakan kemudahan dalam membuat laporan stock opname secara otomatis.
Kesimpulan
Laporan stock opname adalah kegiatan mencatat jumlah barang di gudang dan mencocokkannya dengan data stok dalam sistem yang mencakup bahan baku, produk setengah jadi, dan produk siap jual.
Maka dari itu, Anda perlu mengaplikasikan Software Inventaris dari HashMicro untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stock transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stock di setiap.
Dengan inventory management software yang baik, Anda bisa membuat laporan stock opname dengan cepat, tepat, dan sedikit peluang terjadinya kesalahan.
Jadwalkan demo gratis Anda atau klik banner dibawah ini sekarang!
Pertanyaan Seputar Laporan Stock Opname
-
Stock opname meliputi apa saja?
Stock opname mencakup proses pemeriksaan fisik barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan untuk memastikan kecocokan antara jumlah stock yang tercatat dengan jumlah stock yang ada. Proses ini meliputi penghitungan barang, pemeriksaan kondisi, dan pencatatan data terkait.
-
Apa yang dimaksud dengan laporan stock opname?
Laporan stock opname adalah dokumen yang berisi hasil pemeriksaan dan pencatatan jumlah barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan. Laporan ini mencakup informasi tentang jumlah stock, pergerakan barang, dan selisih antara stock yang tercatat dengan stock fisik yang ada.
-
Dokumen apa saja yang disiapkan dalam proses stock opname?
Dokumen yang diperlukan dalam proses stock opname antara lain kartu stock barang, tanda masuk dan keluar barang, laporan pergerakan barang, dan formulir khusus untuk pencatatan hasil penghitungan fisik. Dokumen ini membantu memastikan akurasi data dan mempermudah proses pencatatan.
