Mengelola administrasi karyawan secara manual tanpa vendor HRIS Indonesia seringkali memicu berbagai masalah, mulai dari data yang tercecer, proses penggajian yang rawan kesalahan, hingga sulitnya mengelola absensi dan cuti dalam jumlah besar.
Menurut survei Pew Research Center, 75% perusahaan yang menggunakan software HRIS (Human Resource Information System) mengalami peningkatan efisiensi operasional. Artikel ini akan menyajikan tips memilih vendor HRIS Indonesia yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.
Mari baca lebih lanjut artikel ini untuk mengetahui bagaimana vendor HRIS dapat hadir sebagai solusi memberikan sistem terintegrasi yang mampu mengotomatisasi seluruh proses HR, meningkatkan akurasi, dan memastikan setiap aktivitas SDM berjalan lebih cepat, praktis, dan transparan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Software HRIS?
Software HRIS adalah sistem yang mengelola data dan proses HR, termasuk perekrutan dan penggajian. Dengan mengotomatisasi tugas administratif, HRIS meningkatkan efisiensi dan akurasi data, memungkinkan perusahaan fokus pada pengembangan karyawan.
Melalui vendor HRIS Indonesia yang menyediakan sistem ini, perusahaan-perusahaan di Indonesia diharapkan mampu mengelola kesejahteraan karyawan dengan lebih baik.
Meskipun begitu, manfaat apa yang software HRIS bawa? Mari kita simak penjelasannya di bawah ini.
Manfaat Menggunakan HRIS
Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan HRIS yang dapat mendukung efisiensi perusahaan:
- Meningkatkan efisiensi operasional: HRIS mengotomatisasi tugas HR seperti penggajian dan absensi, mempercepat pekerjaan administratif.
- Mengurangi risiko kesalahan: Sistem digital meminimalkan kesalahan manual dalam perhitungan gaji dan data karyawan.
- Mempermudah akses data: Data karyawan tersimpan secara digital, memudahkan HR mencari dan mengelola informasi.
- Memperkuat kepatuhan regulasi: HRIS membantu perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan dengan fitur yang selalu diperbarui.
- Mendukung pengembangan karyawan: Fitur manajemen kinerja dan pelatihan membantu memantau perkembangan dan merencanakan pelatihan.
- Meningkatkan transparansi: HRIS memungkinkan karyawan mengakses informasi penting secara mandiri.
- Mengoptimalkan penggajian: Penggajian terintegrasi memudahkan perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan dengan cepat dan akurat.
8 Tips Memilih Vendor HRIS Indonesia yang Tepat untuk Perusahaan
Berikut ini adalah penjelasan yang lebih detail mengenai tips-tips yang dapat membantu Anda dalam memilih vendor yang tepat di Indonesia:
1. Menentukan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan
Tips memilih vendor di Indonesia yang pertama yaitu perusahaan harus menentukan spesifikasi software HRIS yang dibutuhkan. Hal ini meliputi fitur yang diperlukan, kebutuhan kustomisasi, dan kemampuan integrasi sistem HRIS dengan sistem perusahaan yang sudah ada.
Dengan menentukan spesifikasi yang jelas, perusahaan bisa memperkecil kemungkinan memilih HRIS vendor yang kurang sesuai.
2. Prioritaskan keamanan data dan kontrol akses
Data karyawan termasuk data sensitif, sehingga perusahaan perlu memastikan vendor memiliki perlindungan yang memadai. Minimal, vendor menyediakan enkripsi data dan pengaturan hak akses berbasis peran agar data tertentu tidak bisa dibuka oleh semua pengguna.
Langkah ini penting untuk menjaga kerahasiaan data, terutama saat HRIS digunakan lintas departemen dan cabang.
3. Uji akurasi data, terutama untuk payroll dan absensi
Sistem HRIS yang baik harus mampu menampilkan data yang konsisten dan mudah ditelusuri, terutama ketika dipakai untuk penggajian.
Karena itu, perusahaan perlu mengecek bagaimana sistem mencatat absensi, lembur, serta perubahan data karyawan agar hasil payroll tidak menimbulkan selisih. Jika memungkinkan, minta vendor menunjukkan log perubahan atau riwayat revisi data agar lebih mudah diaudit.
4. Pastikan vendor memahami regulasi ketenagakerjaan Indonesia
Vendor HRIS yang beroperasi di Indonesia seharusnya sudah terbiasa dengan aturan seperti PPh 21, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, THR, serta perubahan kebijakan ketenagakerjaan. Bukan hanya tersedia sebagai fitur, tetapi juga fleksibel ketika ada penyesuaian regulasi.
Tanyakan bagaimana vendor menangani perubahan aturan pajak atau BPJS di tengah tahun, serta apakah sistemnya memungkinkan pembaruan tanpa mengganggu proses payroll berjalan.
5. Cek fleksibilitas sistem terhadap struktur perusahaan
Struktur organisasi di Indonesia bisa sangat beragam, mulai dari kantor pusat dan cabang, site operasional, hingga sistem kerja shift dan roster. HRIS yang baik harus mampu menyesuaikan hierarki, approval flow, dan kebijakan yang berbeda antar unit.
Mintalah contoh bagaimana sistem mengelola kebijakan cuti, absensi, atau lembur yang tidak seragam di seluruh divisi.
6. Periksa dukungan layanan purna jual
Pastikan HRIS vendor yang Anda pilih menyediakan dukungan layanan purna jual yang baik. Dukungan ini mencakup pemeliharaan sistem, bantuan teknis, serta pembaruan software.
Dengan layanan purna jual yang andal, perusahaan Anda dapat memastikan software HRIS berjalan lancar tanpa gangguan, serta mendapatkan solusi cepat jika terjadi masalah teknis.
7. Bandingkan biaya secara wajar, termasuk potensi biaya tambahan
Biaya implementasi HRIS merupakan faktor penting yang harus diperhitungkan. Pilih vendor yang menawarkan solusi HRIS dengan biaya yang sesuai anggaran perusahaan, namun tetap menyediakan fitur yang diperlukan.
Bandingkan berbagai penawaran dari HRIS vendor, serta perhatikan apakah ada biaya tersembunyi seperti biaya lisensi tambahan atau biaya pemeliharaan jangka panjang.
8. Melakukan uji coba sebelum memutuskan
Sebelum memutuskan untuk menggunakan software HRIS dari vendor tertentu, perusahaan sebaiknya melakukan uji coba terlebih dahulu. Dengan melakukan uji coba, perusahaan bisa mengevaluasi apakah software HRIS tersebut sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka.
Selain itu, uji coba juga dapat membantu perusahaan dalam memilih vendor HR software Indonesia yang dapat memberikan layanan terbaik dan fungsi HRIS yang lebih maksimal.
Dampak Jika Perusahaan di Indonesia Salah Memilih Vendor HRIS
Vendor HRIS adalah penyedia layanan yang menawarkan sistem/software untuk membantu perusahaan dalam mengelola SDM. Kesalahan dalam memilih vendor HRIS Indonesia tentunya membawa dampak negatif bagi perusahaan di Indonesia dalam mengelola SDM.
Hal ini juga berdampak negatif terhadap performa kinerja HR dan berbahaya bagi pertumbuhan perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai keempat bahaya tersebut:
1. Kebutuhan perusahaan jadi tidak terpenuhi
Jika perusahaan salah memilih vendor HRIS Indonesia, software tersebut mungkin tidak bisa memenuhi kebutuhan perusahaan. Misalnya, fitur yang tersedia di software HRIS tidak sesuai dengan kebutuhan atau tidak bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang sedang berkembang.
Akibatnya kesalahan pemilihan HRIS vendor tersebut, pekerjaan HR menjadi produktif sehingga bisa memperlambat pertumbuhan perusahaan.
2. Data perusahaan bocor
Memilih vendor HRIS Indonesia yang tidak memperhatikan keamanan data bisa berdampak buruk pada perusahaan. Jika data perusahaan bocor, maka perusahaan akan kehilangan informasi penting yang bisa membahayakan keberlangsungan bisnis.
Selain itu, bocornya data perusahaan bisa menimbulkan kerugian finansial karena harus mengeluarkan biaya untuk memulihkan data atau bahkan membayar ganti rugi.
3. Error dalam penggunaan software vendor HRIS Indonesia
Jika memilih vendor di Indonesia yang tidak memberikan layanan yang baik atau tidak memperhatikan kualitas software, maka bisa terjadi error dalam penggunaan software.
Misalnya, data karyawan bisa hilang atau salah sehingga bisa menimbulkan masalah dalam penggajian dan administrasi karyawan. Hal ini bisa menimbulkan ketidakpuasan karyawan dan bahkan berdampak pada reputasi perusahaan.
4. Kerugian finansial
Salah memilih vendor HRIS Indonesia bisa menimbulkan kerugian finansial yang cukup besar. Biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli software HRIS dan layanan vendor bisa sangat mahal.
Jika HRIS vendor tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan atau memberikan layanan yang buruk, maka perusahaan bisa mengalami kerugian finansial yang signifikan.
Oleh karena itu, perusahaan harus memilih vendor yang ada di Indonesia dengan hati-hati dan mempertimbangkan berbagai faktor seperti fitur, kualitas layanan, keamanan data, harga, dan kebutuhan perusahaan.
Kesimpulan
Memilih vendor HRIS di Indonesia perlu dilakukan dengan pertimbangan yang jelas, mulai dari kesesuaian kebutuhan fitur, keamanan data, hingga keakuratan informasi yang dihasilkan sistem.
Selain aspek teknis, proses seleksi juga sebaiknya melibatkan tim yang akan menggunakan sistem setiap hari. Uji coba dengan skenario kerja yang umum membantu perusahaan menilai apakah alur HRIS mudah dipakai, konsisten, dan mendukung proses administrasi secara lebih tertib.
Untuk membantu proses pengambilan keputusan, perusahaan dapat mempertimbangkan konsultasi gratis sebagai langkah awal. Pendekatan ini memudahkan perusahaan menilai kesiapan internal dan menyusun prioritas sebelum menentukan solusi HRIS yang akan digunakan.
Pertanyaan Seputar Vendor HRIS Indonesia
-
Apa itu software HRIS dan mengapa penting untuk perusahaan?
Software HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola dan mengotomatisasi fungsi-fungsi HR seperti penggajian, absensi, rekrutmen, dan manajemen data karyawan.
HRIS sangat penting karena membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan menyediakan data yang akurat untuk pengambilan keputusan strategis. Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan karyawan, memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif, dan mendukung pertumbuhan bisnis di era kompetitif.
-
Apa saja fitur yang harus dimiliki oleh software HRIS yang baik?
Software HRIS yang baik harus memiliki fitur-fitur berikut:
a. Administrasi karyawan: Mengelola data karyawan secara terpusat.
b. Penggajian: Otomatisasi penghitungan gaji, BPJS, dan pajak.
c. Absensi: Solusi sistem absensi terintegrasi terintegrasi dengan teknologi seperti fingerprint atau face recognition.
d. Manajemen kinerja: Alat untuk menilai kinerja karyawan dan menetapkan KPI.
e. Self-service karyawan: Fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengelola data mereka sendiri, seperti mengajukan cuti atau reimbursement.
f. Laporan dan analitik: Kemampuan untuk menghasilkan laporan real-time dan analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. -
Apakah software HRIS dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan?
Ya, banyak vendor HRIS yang menawarkan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Misalnya, HashMicro menyediakan software HRIS yang bisa dikustomisasi untuk berbagai fungsi HR seperti pengelolaan absensi, payroll, manajemen kinerja, dan lain-lain.
Penyesuaian ini memastikan bahwa sistem dapat mendukung proses bisnis unik perusahaan dan memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan operasional.
-
Apa manfaat utama menggunakan software HRIS di perusahaan?
Menggunakan software HRIS memiliki banyak manfaat, di antaranya:
a. Peningkatan efisiensi: Otomatisasi tugas-tugas HR mengurangi beban kerja manual dan mempercepat proses.
b. Akurasi data: Mengurangi kesalahan manual dalam pengelolaan data karyawan dan penggajian.
c. Kemudahan akses data: Data karyawan tersimpan dalam satu sistem terpusat, memudahkan akses dan manajemen informasi.
d. Pengambilan keputusan berbasis data: Menyediakan laporan dan analitik yang membantu manajemen membuat keputusan yang lebih baik.
e. Kepatuhan regulasi: Memastikan perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan dengan lebih mudah. -
Apa saja vendor HRIS terbaik yang ada di Indonesia?
Berikut ini beberapa HRIS vendor terbaik di Indonesia:
1. HashMicro: HashMicro menyediakan solusi HRIS terbaik untuk berbagai jenis perusahaan di Indonesia. Fitur-fitur unggulannya membantu perusahaan untuk mengelola tenaga kerjanya dengan efektif dan efisien.
2. SAP Hana HRM: SAP, sebagai penyedia solusi HR terkemuka di dunia, menawarkan software berbasis cloud yang otomatis dan dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya.
3. Zoho People HCM: Tujuan utama dari Zoho People adalah untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan berbagai tugas dan proses di divisi HR
4. Bamboo HR: Bamboo HR cocok untuk bisnis kecil yang ingin beralih dari penggunaan spreadsheet ke otomasi menggunakan software sistem.
5. Cezanne HR: Cezanne menghadirkan platform HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia untuk berbagai ukuran perusahaan, mulai dari menengah hingga level internasional.
